Aprobación de solicitudes de compra

Como usuario final con el rol de Aprobador de solicitudes de compra en Concur Invoice, tiene la capacidad de gestionar solicitudes de compra (PR) pendientes a través de la página de aprobación. Este rol, asignado por el administrador, le concede la autoridad para revisar, aprobar o devolver solicitudes que se le han enrutado.

Para acceder a la página de aprobación, vaya a la página Aprobaciones y seleccione Solicitudes de compra. Esta acción abrirá la página Solicitudes pendientes de aprobación, que proporciona una lista completa de todas las solicitudes de compra que esperan su atención.

La página ofrece un resumen claro de los detalles esenciales de cada solicitud, incluidos:

• Nombre de solicitud
• ID de solicitud
• Remitente
• Cantidad
• Estado

Esta información de un vistazo le permite identificar y priorizar elementos que requieren una acción inmediata rápidamente. Si no hay solicitudes pendientes de su aprobación, la página lo indicará claramente.

La página incluye enlaces directos que le llevan directamente a la página de aprobación, lo que le permite acceder también a la página de aprobación a través de notificaciones recibidas en su correo electrónico. Estas notificaciones contienen enlaces directos que le llevan directamente a la página de aprobación, lo que permite un procesamiento eficiente incluso cuando está sobre la marcha.

Para optimizar aún más su flujo de trabajo, la página ofrece opciones de filtrado que le permiten clasificar o limitar los resultados en función de criterios como la fecha o el estado. Esto mejora la organización y facilita el enfoque en solicitudes específicas. Este punto de acceso centralizado garantiza una gestión eficiente del flujo de trabajo de las solicitudes de compra.

El proceso de aprobación para las solicitudes de compra es fundamental para garantizar que todas las solicitudes de compra cumplan con las políticas de la empresa antes de que se conviertan en pedidos de compra (PO). Como aprobador, su responsabilidad principal es revisar y tomar medidas en estas solicitudes. Esto implica aprobarlos, enviarlos de vuelta para las revisiones o aprobarlos y reenviarlos a revisores adicionales si es necesario.

Para iniciar el proceso de aprobación, vaya a la página Solicitudes pendientes de aprobación. Desde allí, seleccione la solicitud de pedido específica que desea revisar haciendo clic en su nombre o ID. Esta acción abrirá los detalles de la solicitud de compra.

Dentro de la vista detallada, puede examinar varios elementos de la solicitud de pedido, incluidos:

• Descripciones de artículos
• Cantidades
• Precios
• Proveedores
• Adjuntos (p. ej., imágenes o documentos)
• Asignaciones
• Cronología del flujo de trabajo de aprobación

Para aprobar una solicitud de compra:

1. Abra la solicitud de compra desde la lista de aprobaciones.
2. Revise detenidamente todos los detalles para garantizar la precisión y el cumplimiento de las políticas de la empresa. Seleccione el botón Aprobar.
3. A continuación, el sistema transferirá la solicitud de pedido al flujo de trabajo. Si la solicitud de pedido recibe la aprobación final, puede generar automáticamente un pedido de compra.

Para devolver una solicitud de compra:

Si identifica cualquier problema o requiere modificaciones en la solicitud de pedido (por ejemplo, correcciones de importes o detalles), puede devolverlo al remitente para que lo revise.

1. En la solicitud de compra, seleccione Devolver.
2. En la ventana de diálogo que aparece, introduzca un motivo claro y conciso para devolver la solicitud. Seleccione OK.

La solicitud de pedido se devolverá al remitente para que la edite. Sus comentarios serán visibles en el seguimiento de auditoría, lo que proporcionará transparencia y contexto para los cambios necesarios.

Es importante tener en cuenta que los aprobadores suelen tener capacidades de edición limitadas dentro de Concur Invoice. Por lo tanto, a menudo es necesario devolver la solicitud de pedido o coordinarla con un procesador (si corresponde) para realizar los ajustes necesarios.

Este proceso de aprobación de varios niveles, si está configurado, promueve la responsabilidad y garantiza un control efectivo de los gastos dentro de la organización.

El procesamiento de solicitudes de compra en Concur Invoice abarca la gestión completa e integral de las solicitudes de compra desde el momento en que se envían. Esto incluye la revisión, los ajustes, la aprobación y la gestión integral de las solicitudes de compra desde el envío hasta la finalización, como las aprobaciones de órdenes de compra, y la gestión integral de las solicitudes de compra desde el envío hasta la finalización, incluida la transmisión.

Para procesar solicitudes de compra (con el rol Administrador de compras), su objetivo principal es validar la solicitud y avanzar a través del flujo de trabajo definido.

Para comenzar, acceda a la página Solicitudes pendientes de revisión del procesador seleccionando Procesar solicitudes de compra en el menú. Desde esta página, puede procesar de forma eficiente varias solicitudes.

Los pasos clave en el procesamiento de solicitudes de compra incluyen:

1. Revisión: abra la solicitud de compra para inspeccionar minuciosamente todos los detalles, incluidas las imágenes adjuntas, los comentarios y el registro de auditoría. Marque cualquier problema que identifique, como infracciones de la política o discrepancias.
2. Acciones: Tiene varias opciones para actuar en la solicitud de pedido:
   • Aprobar tal cual: si la solicitud de compra es precisa y cumple con las normas, apruébela sin cambios.
   • Devolver para cambios: si se necesitan correcciones o modificaciones, envíe la solicitud de compra de vuelta al remitente con instrucciones claras.
   • Aprobar y reenviar: si necesita añadir un aprobador adicional al flujo de trabajo, utilice la ventana Aprobar y reenviar. Introduzca el nombre del aprobador, agregue un comentario que explique por qué reenvía la solicitud y haga clic en Aprobar y reenviar.
   
3. Aprobación posterior: una vez que la solicitud de compra recibe la aprobación final, se convierte automáticamente en una orden de compra. Si tiene los permisos de procesamiento necesarios, puede transmitir la orden de compra al proveedor por correo electrónico o mediante la integración del sistema. Supervise el estado del pedido de compra para asegurarse de que se reciba y procese correctamente. Las notificaciones se envían a las partes relevantes a lo largo del proceso. El pedido de compra se puede cotejar con las facturas dentro de Concur Invoice.

   El procesamiento de solicitudes de compra garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa y optimiza el ciclo de la compra al pago. También ofrece opciones para ver el flujo de aprobación completo, agregar comentarios o incluso finalizar la solicitud si es necesario.

   Para escenarios complejos, puede ser necesario coordinarse con los remitentes o administradores para resolver cualquier problema.

   Este enfoque integrado reduce los errores, mejora la eficiencia y contribuye a un proceso de aprovisionamiento más optimizado y eficaz.

• Puede acceder a la página Aprobación de solicitud de compra navegando a Aprobaciones > Solicitudes de compra.
• Puede aprobar solicitudes de compra después de revisar los detalles o devolverlas al remitente para que las revise con comentarios.
• El procesamiento de solicitudes de compra implica revisar, ajustar, aprobar y gestionar acciones posteriores a la aprobación, como la generación y transmisión de órdenes de compra.