Configuración de su perfil de usuario

Su perfil de usuario de Concur es la base para utilizar el módulo Factura de forma efectiva. Contiene detalles personales, información de la empresa, información de contacto y preferencias que garantizan una creación, envío y aprobación de facturas fluidas. Normalmente, el administrador de su empresa crea su perfil inicial y usted recibe un correo electrónico con instrucciones de inicio de sesión. Una vez que haya iniciado sesión, complete y personalice su perfil como se describe a continuación. Mantener su perfil actualizado ayuda con el cumplimiento, las notificaciones y la delegación.

1. En la página de inicio de Concur, seleccione el icono de perfil en la esquina superior derecha.
2. Seleccione Opciones en el menú desplegable.

Esto abre la página Opciones de perfil, donde puede navegar a varias secciones como Información personal, Preferencias de factura y Delegados de facturas.

Su Sección de Información garantiza una identificación y comunicación precisas dentro del sistema.

1. En Opciones de perfil, seleccione Información personal.
2. Revise y rellene los campos obligatorios (marcados con una barra roja o un asterisco), incluidos:
   • Información personal: Nombre, Apellido, Segundo nombre (si corresponde), Nombre preferido, Dirección, Ciudad, Estado/Provincia, Código postal, País/Región.
   • Información de la empresa: ID de empleado (normalmente rellenado previamente por el administrador), Cargo, Departamento, Gerente (para aprobaciones).
   • Información de la tarjeta de crédito: añada cualquier tarjeta de crédito personal o de la empresa si su rol implica gastos (opcional para usuarios puros de Invoice, pero útil si está integrado con el módulo Travel y/o Expense).
   • Información de contacto: Números de teléfono (trabajo, móvil, domicilio) y detalles de contacto de emergencia (nombre, relación, teléfono).
3. Seleccione Guardar en la parte inferior de la página.

Algunos campos pueden estar atenuados y solo los administradores pueden editarlos. Póngase en contacto con el administrador si necesita realizar cambios. Es crucial proporcionar detalles precisos para el enrutamiento y las aprobaciones de facturas.

La verificación de correo electrónico es esencial para recibir notificaciones, restablecer contraseñas y alertas relacionadas con facturas.

1. En Direcciones de correo electrónico (o en Su información en Configuración de perfil), localice su correo electrónico principal.
2. Si no se verifica, seleccione Verificar.
3. Concur enviará un correo electrónico de verificación. Compruebe su bandeja de entrada y copie el código proporcionado.
4. Vuelva a Concur y pegue el código para confirmar la verificación.

Personalice la forma en que interactúa con las facturas, incluidas las notificaciones y las opciones de visualización de imágenes.

1. Seleccione Preferencias de factura (en la sección Configuración de factura del menú de la izquierda).
2. Revise y marque/desmarque las casillas de selección de las opciones deseadas:
   • Notificaciones: habilitar correos electrónicos para asignaciones, aprobaciones, rechazos o recordatorios de facturas (p. ej., "Enviar correo electrónico cuando... Una factura está pendiente de aprobación").
   • Imágenes: Seleccione "Mostrar imágenes de factura en una ventana nueva" para facilitar la visualización durante la codificación/aprobación. Además, habilite "Mostrar automáticamente la imagen al abrir una factura" por conveniencia.
3. Seleccione Guardar.

En función de la configuración de su empresa, pueden aparecer preferencias adicionales. Estas opciones optimizan su flujo de trabajo adaptando las alertas y visualizaciones a sus necesidades.

Los delegados pueden realizar tareas en su nombre, como crear o aprobar facturas, lo cual es útil durante las ausencias.

1. Seleccione Delegados de facturas (en la sección Configuración de facturas).
2. Seleccione Añadir delegado. Aparece un área de búsqueda.
3. Escriba al menos las tres primeras letras del nombre del delegado, el ID de inicio de sesión o el correo electrónico. Seleccione la persona de los resultados.
4. Asigne permisos marcando casillas de selección:
   • Puede preparar: permite que el delegado cree y edite facturas por usted.
   • Puede enviar: permite el envío de sus facturas.
   • Puede aprobar: les permite aprobar facturas (si tienen el permiso de aprobador).
   • Recibe correos electrónicos: envía copias de los correos electrónicos relacionados con las facturas al delegado.
   • Puede ver comprobantes: otorga acceso para ver las imágenes/comprobantes adjuntos.
5. Opcionalmente, fije un período temporal marcando "Delegación temporal" e introduciendo fechas de inicio/fin.
6. Seleccione Guardar.

Los delegados deben tener permisos equivalentes o superiores a los suyos. Puede añadir varios delegados y editarlos/eliminarlos en cualquier momento. Para actuar como delegado de otra persona, seleccione su nombre en el menú desplegable Actuar como otro usuario en su menú de perfil.

• En el menú Perfil, seleccione Configuración de perfil para gestionar los detalles y las preferencias; manténgase actualizado para admitir un procesamiento de facturas fluido.
• Rellene su información: introduzca los campos necesarios, guarde los cambios y póngase en contacto con el administrador para ver los campos bloqueados.
• Verifique su correo electrónico principal para recibir notificaciones, restablecimientos de contraseñas y alertas de facturas; agregue correos electrónicos secundarios como copias de seguridad.
• Configurar preferencias de factura: habilite correos electrónicos de notificación, establezca recordatorios y elija opciones de visualización de imagen de factura; luego guarde.
• Agregue Delegados de facturas, asigne permisos para preparar, enviar, aprobar, recibir correos electrónicos o ver recibos; establezca fechas temporales si es necesario.