Creación de una solicitud de compra

Para comenzar a utilizar solicitudes de compra en Concur Invoice, primero debe acceder a la función. Asegúrese de que su rol de usuario tenga la autorización Usuario de solicitud de compra. A continuación se muestra cómo navegar a la página Solicitudes de compra:

1. Navegue a Solicitudes: seleccione la pestaña Solicitudes en el menú de navegación superior. Seleccione Solicitudes de compra. Esta acción abre un submenú con varias opciones, incluidas "Solicitudes pendientes" y "Solicitar artículos". Las vistas específicas disponibles pueden variar en función de su rol y de la configuración de su organización.
2. Gestionar solicitudes: para ver o gestionar solicitudes pendientes de acción, vaya a Solicitudes pendientes.

Dentro de Concur Invoice, una solicitud de elemento (a menudo conocida como "elemento de solicitud" en la documentación) es un componente fundamental de una solicitud de compra. Proporciona una especificación detallada de un solo bien, servicio o artículo que desea comprar. Piense en ello como un módulo que conforma una solicitud de compra más grande, donde describe meticulosamente lo que se debe adquirir antes de solicitar la aprobación.

Objetivo: Las solicitudes de artículos le permiten desglosar las compras para mejorar los procesos de seguimiento, presupuestación y aprobación. Al capturar detalles esenciales como la cantidad, el coste estimado y la información del proveedor, ayudan a garantizar el cumplimiento. Estos detalles se pueden convertir en pedidos de compra o facturas después de la aprobación.

Elementos clave: Al crear una solicitud de artículo, normalmente incluirá los siguientes campos:

• Descripción del artículo (por ejemplo, "Silla ergonómica de oficina")
• Cantidad (p. ej., "1")
• Precio por unidad (por ejemplo, "$250")
• Importe total (por ejemplo, "$250")
• Detalles del proveedor (por ejemplo, "Office Supply Co.")
• Cualquier campo personalizado requerido por su empresa (por ejemplo, centro de coste, código de proyecto)

Relación con la solicitud de compra: se pueden combinar varias solicitudes de elementos en una única solicitud de compra para su envío. Este paso de aprobación previa es crucial para controlar los gastos al requerir autorización gerencial antes de que se realicen las compras reales.

Beneficios: el uso de solicitudes de elementos optimiza el proceso de compra, minimiza los gastos inesperados y se integra sin problemas con la función de cotejo de facturas de Concur para automatizar los pagos más adelante.

La creación de una solicitud de compra en Concur Invoice implica añadir elementos, proporcionar los detalles necesarios y enviar la solicitud para su aprobación. Esta función, un complemento de Concur Invoice, ayuda a automatizar todo el proceso, desde la solicitud inicial hasta el pago final. Siga estos pasos para crear una solicitud de compra (tenga en cuenta que los elementos exactos de la interfaz pueden variar ligeramente en función de su versión o configuración personalizada):

1. Añadir posiciones: En la sección Posiciones del carrito, seleccione Añadir posición nueva. Para cada posición:
   • Introduzca la descripción del artículo (por ejemplo, "Portátil de oficina").
   • Especifique la cantidad, el precio por unidad y el coste total estimado.
   • Seleccione o introduzca el proveedor.
   • Rellene los campos obligatorios, como el número de artículo, los detalles de expedición, el centro de coste o cualquier atributo personalizado definido por su empresa.
   • Repita este proceso para añadir varias posiciones si es necesario.
2. Ensamblar la solicitud de compra: una vez que haya agregado todos los artículos necesarios, agrúpelos en una única solicitud de compra. Proporcione un título descriptivo (por ejemplo, "Compra de equipo de TI del tercer trimestre"), la fecha de entrega prevista y cualquier nota o adjunto de soporte (como presupuestos o justificaciones).
3. Revisar y enviar: Revise detenidamente el importe total y todos los detalles para comprobar su exactitud. Seleccione Enviar para enviar la solicitud a través del flujo de trabajo de aprobación de su empresa. Los responsables de aprobación recibirán una notificación y puede realizar un seguimiento del estado de su solicitud en Posiciones activas.
4. Postenvío: las solicitudes de compra procesadas pueden generar automáticamente órdenes de compra o vincularlas a las facturas recibidas para su emparejamiento y pago, optimizando aún más el proceso de compra.

• Acceder a solicitudes de compra en Concur Invoice requiere el rol de usuario adecuado y navegar a través de la pestaña "Solicitudes".
• Una solicitud de artículo es una especificación detallada de un solo bien, servicio o artículo que desea comprar, que contiene elementos clave como descripción, cantidad y detalles del proveedor.
• La creación de una solicitud de compra implica añadir posiciones, proporcionar detalles y enviar la solicitud para su aprobación, lo que automatiza el proceso desde la solicitud hasta el pago.