Exploración de la página Solicitud de compra

Las funciones Solicitud de compra (PR) y Orden de compra (PO) de Concur están diseñadas para integrarse con Concur Invoice, lo que proporciona a las organizaciones una potente herramienta para la autorización de gastos internos y procesos de procure-to-pay optimizados.

Este módulo de add-on permite a los empleados crear solicitudes formales de bienes o servicios. Estas solicitudes se someten a un proceso de aprobación, lo que garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa y ayuda a controlar los costos evitando gastos no autorizados.

Una vez que una solicitud de compra se aprueba a través de flujos de trabajo configurables de varios niveles, genera automáticamente una orden de compra. El pedido sirve como documento vinculante, autorizando a los proveedores a entregar artículos especificados a precios y cantidades acordados a cambio de un pago.

La integración con Concur Invoice crea un ciclo de vida integral, desde la autorización inicial de gastos hasta el cotejo de facturas (incluido el cotejo doble o triple con recibos) y el pago. Esta automatización facilita las verificaciones de conformidad, marca discrepancias y mejora la visibilidad de los patrones de gasto. Los beneficios clave incluyen:

• Control de costes ampliado
• Tiempos de procesamiento reducidos
• Errores minimizados a través de la automatización
• Auditabilidad mejorada

La página de inicio de Solicitud de compra sirve como hub central para que los usuarios creen, gestionen y realicen un seguimiento de las solicitudes de compra. Puede acceder a ella a través de Solicitudes > Solicitudes de compra > Elementos de solicitud en el menú principal. Esta página está diseñada específicamente para los usuarios con el rol Usuario de solicitud de compra, lo que proporciona una vista intuitiva optimizada para una entrada y revisión de solicitudes eficientes. Las solicitudes no enviadas se muestran en la parte superior, mientras que los elementos activos (enviados) se enumeran a continuación, lo que permite acciones rápidas como editar, eliminar, copiar o recuperar solicitudes.

Exploremos las funciones clave:

Creación de solicitudes: para iniciar una nueva solicitud, haga clic en Agregar nuevo artículo. A continuación, seleccionará el tipo de artículo (Mercancías o Servicios), seleccionará un proveedor de listas recientes o buscará uno (con la opción de solicitar un nuevo proveedor si es necesario) e introducirá detalles como cantidades, precios y cualquier campo personalizado.

Después de agregar los artículos necesarios, vaya a la página Detalles de compra para especificar la información de cabecera, incluidas las direcciones Expedir a y Facturar a de las listas preconfiguradas, antes de enviar la solicitud.

Herramientas de gestión:

• Edite las solicitudes existentes haciendo doble clic en ellas. Utilice Editar para editar uno o varios campos para las actualizaciones en masa.
• Distribuya los costes entre diferentes departamentos mediante el Resumen de distribución (por importe, porcentaje o importación de Excel).
• Las acciones adicionales incluyen la carga de imágenes o documentos mediante Acciones > Cargar imagen, la visualización de flujos de aprobación, la adición de comentarios y el acceso a seguimientos de auditoría para un historial completo de la solicitud.
• Buscar y filtrar: encuentre fácilmente las solicitudes enviadas buscando criterios específicos como el nombre del proveedor, el total de artículos o el número de pedido. También puede filtrar vistas por posiciones activas o intervalos de fechas mediante la opción Modificar vista.
• Funcionalidades avanzadas: para los pedidos aprobados, cree órdenes de modificación mediante Acciones > Crear orden de modificación. Generar facturas directamente a partir de pedidos de compra mediante Crear factura. Los usuarios sustitutos también pueden gestionar solicitudes en nombre de otros.
• Acceso basado en roles: según sus roles asignados (p. ej., aprobador, administrador de compras, gerente de proveedores), los usuarios tienen diferentes capacidades. Los aprobadores pueden aprobar o rechazar solicitudes, los administradores de compras pueden transmitir órdenes de compra a los proveedores (con archivos adjuntos en PDF) y los administradores de proveedores pueden gestionar las aprobaciones de proveedores. Las notificaciones por correo electrónico para los cambios de estado se pueden configurar en los perfiles de usuario, lo que garantiza que todos estén informados.

La página de inicio de solicitudes de compra prioriza la eficiencia, ofreciendo opciones específicas de rol y transiciones fluidas a funciones relacionadas, como la transmisión de pedidos de compra y la creación de facturas. Esto garantiza una experiencia fácil de usar para todas las tareas de compras.

• Solicitud de compra y Pedido de compra optimizan el proceso de la compra al pago, lo que permite a las organizaciones controlar los gastos y garantizar el cumplimiento de las políticas.
• La página de inicio de Solicitud de compra proporciona una interfaz centralizada para crear, gestionar y realizar un seguimiento de las solicitudes de compra.
• Las funciones clave incluyen herramientas para crear solicitudes, gestionar solicitudes existentes, buscar y filtrar y funcionalidades avanzadas como los pedidos de cambio y la generación de facturas.