Trabajar con facturas

En Concur Invoice, la creación manual de facturas permite a los usuarios, normalmente aquellos con los roles Propietario de factura o Usuario de AP, introducir detalles de factura directamente en el sistema sin depender de métodos de captura automatizados. Esto es especialmente útil en escenarios en los que una imagen de factura digital no está disponible o cuando se necesita una entrada rápida para un proveedor aprobado.

Para crear una factura manual, navegue a la página Administrador de facturas desde la página de inicio de Concur seleccionando Crear nueva factura en Factura.

Seleccione un proveedor aprobado existente de la lista. Si el proveedor no aparece en la lista, se puede iniciar una nueva solicitud de proveedor durante este proceso, sujeto a aprobación. Introduzca detalles clave como el número de factura, la fecha, el importe y las partidas individuales. Desglose los gastos si es necesario, adjunte cualquier documento de soporte y envíe la factura para su aprobación.

La creación manual garantiza flexibilidad, pero implica más entrada de datos en comparación con las opciones automatizadas. Sigue el flujo de trabajo estándar para la revisión y aprobación, lo que garantiza que todas las facturas se examinen adecuadamente antes del pago.

Las facturas asignadas por un usuario de cuentas a pagar (AP) hacen referencia al proceso en el que los usuarios con el rol de usuario de cuentas a pagar de facturas gestionan la revisión inicial, la edición y la asignación de facturas al propietario de la factura adecuado para su procesamiento posterior. Los usuarios AP desempeñan un papel fundamental a la hora de garantizar que las facturas se enruten y gestionen correctamente.

Los usuarios AP tienen acceso al panel de control Administrador de facturas, donde pueden ver las facturas no asignadas. Pueden abrir estas facturas para editarlas, como corregir detalles o cambiar políticas, y asignarlas a los propietarios en función de criterios como los detalles del departamento o de la compra.

Este rol es distinto del Procesador de facturas, que se centra más en las tareas administrativas, como adjuntar imágenes de facturas, crear solicitudes de pago y enrutar a los usuarios empresariales para su aprobación antes de la revisión final.

La configuración implica habilitar ¿Es usuario de cuentas a pagar de facturas? casilla de verificación en la configuración de usuario, que otorga acceso a herramientas para gestionar la visibilidad del proveedor y los grupos globales. Para las facturas basadas en PO, la asignación se puede automatizar al propietario de la solicitud de compra, lo que reduce el esfuerzo manual. Este paso garantiza que las facturas se dirijan correctamente en el flujo de trabajo, minimizando los retrasos.

Las facturas creadas con Captura de facturas aprovechan el servicio automatizado de Concur para procesar las facturas enviadas por el proveedor por correo electrónico, carga, fax o copia impresa. El sistema utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el aprendizaje automático para extraer datos, lo que reduce significativamente la entrada manual.

Este proceso captura detalles como el nombre del proveedor, el número de factura, la fecha, los artículos en línea, los números de orden de compra y los códigos de libro mayor automáticamente. Una vez extraídos, un auditor o verificador valida la exactitud de los datos. A continuación, la factura se crea en el sistema y se asigna a un propietario. Los administradores configuran esta función en los ajustes, después de lo cual un representante de Concur verifica la configuración.

Invoice Capture se integra sin problemas con Concur Invoice para un procesamiento más rápido, lo que reduce los tiempos de respuesta, mejora la precisión y libera a los equipos de AP para tareas de mayor valor. Esto es ideal para entornos de gran volumen, ya que maneja el papel y los formatos electrónicos de manera eficiente.

Las facturas basadas en órdenes de compra (PO) en Concur Invoice se comparan con las órdenes de compra aprobadas previamente para garantizar el cumplimiento y controlar el gasto. El sistema verifica detalles como la cantidad, el precio y la entrada de mercancías.

El sistema puede copiar automáticamente los datos relevantes del pedido de compra (por ejemplo, proveedor, artículos, importes) en la factura, lo que reduce la entrada manual y marca las discrepancias mediante cotejo doble o triple (de factura a pedido de compra y, opcionalmente, a recibos).

Para crear o asignar una factura basada en un pedido, introduzca o seleccione el número de pedido durante la creación de facturas. Active la coincidencia a nivel de línea si hay varias órdenes de compra implicadas agregando el campo Número de orden de compra en las opciones de formulario y utilizando Acciones > Activar orden de compra de nivel de línea.

El flujo de trabajo enruta estas facturas al propietario de la factura para su revisión, con una asignación automática al propietario de la solicitud de compra posible. Esta función se integra con sistemas ERP externos para la importación de datos de pedidos de compra, lo que ayuda a identificar discrepancias y garantizar un procesamiento de facturas preciso.

Como se ha indicado anteriormente, las facturas en Concur se pueden crear de varias maneras:

• Manualmente: comience desde cero en el módulo Factura, ingresando todos los detalles usted mismo.
• Por usuarios AP: los miembros del equipo de cuentas a pagar crean la factura, a menudo en función de los documentos recibidos del proveedor, y se la envían para que la revise.
• A través de Captura de facturas: las facturas se escanean o se envían por correo electrónico a una dirección específica, donde la tecnología OCR rellena automáticamente los datos de cabecera y de artículo en línea. A esto le sigue la validación humana para garantizar su precisión antes de que se le envíe.

El proceso de envío varía ligeramente en función del método, ya que las facturas creadas manualmente requieren una entrada de datos completa, mientras que otras se centran en la verificación.

Al crear facturas manualmente, es responsable de introducir toda la información necesaria. Este método requiere una atención meticulosa al detalle para garantizar la precisión.

1. Vaya a la sección Mis facturas y haga clic en el nombre de la factura. Si la factura no se ha creado, consulte la sección titulada "Facturas creadas manualmente" en esta lección.
2. Introducir detalles de la factura: rellene todos los campos obligatorios, marcados con una barra roja o un asterisco. Los campos clave incluyen:
   • Nombre de la factura (para referencia interna)
   • Número de factura
   • Fecha de factura
   • Importe total de factura
   • Moneda
   • Número de pedido (si corresponde)
   • Cualquier campo adicional como Expedición o Impuesto, dependiendo de la configuración de su empresa. Introduzca los campos opcionales según sea necesario y, a continuación, haga clic en Guardar.
   
3. Desglosar elementos de línea: En la página Importe restante por desglosar, seleccione los tipos de gastos para cada línea y complete los detalles como la cantidad, el precio por unidad y la descripción de cada elemento. Añada más posiciones según sea necesario y guarde.
4. Distribuir costos: seleccione Distribuir para asignar costos entre departamentos o centros de costos. Elija distribuir por porcentaje o importe, agregar distribuciones y guardar.
5.  Revisar y enviar: compruebe que toda la información sea correcta. En la página Factura, seleccione Enviar factura. De forma alternativa, desde la página Mis facturas, seleccione la factura y seleccione Enviar.

Una vez enviada, la factura entra en el flujo de trabajo de aprobación. Asegúrese siempre de que los campos obligatorios estén completos para evitar errores durante el envío. Si su empresa utiliza campos personalizados, verifíquelos también.

Para las facturas creadas por los usuarios de AP o a través de Captura de facturas, gran parte de los datos se completan previamente. Su función principal es verificar la precisión de la información y realizar los ajustes necesarios antes del envío.

1. Localice la factura: Las facturas creadas de esta manera aparecerán en su lista Mis facturas como borradores o pendientes de revisión, y seleccione el nombre de la factura para abrirla.
2. Revisar los detalles rellenados previamente: Abra la factura y verifique que todos los campos sean correctos con el documento original:
   • Información del proveedor
   • Número de factura, fecha e importe
   • Artículos en línea (cantidades, descripciones, precios)
   • Cualquier dato extraído automáticamente de Captura de facturas. Corregir cualquier discrepancia manualmente
3.  Desglosar o Ajustar si es necesario: si los artículos en línea no están completamente detallados, agréguelos o edítelos como en el proceso manual.
4. Distribuir costos: si aún no se asignaron, haga clic en Distribuir y asigne a los departamentos o códigos adecuados por porcentaje o monto.
5. Adjuntar o verificar documentos: asegúrese de que la imagen de la factura esté adjunta (a menudo cargada automáticamente a través de Capturar). Añada los recibos que falten.
6. Enviar la factura: una vez verificada, seleccione Enviar en la página Factura o desde Mis facturas. Esto lo envía para su aprobación.

• Crear facturas manualmente: seleccione el proveedor, ingrese los detalles requeridos, desglose, adjunte documentos, distribuya costos y envíelo para su aprobación.
• Asignar y enrutar facturas: los usuarios de cuentas a pagar revisan, editan y asignan facturas a los propietarios, lo que reduce los retrasos.
• Automatice la entrada con Captura de facturas: extraiga y valide datos, asigne facturas, acelere el procesamiento y reduzca el trabajo manual.
• Procesar facturas basadas en pedidos de compra: copiar datos de pedidos de compra, vincular detalles, marcar discrepancias y garantizar el cumplimiento.
• Enviar con precisión: verifique los campos obligatorios, los elementos de línea, las distribuciones y los adjuntos antes de enviarlos para todos los métodos.