Trabajar con pedidos

Como usuario final en Concur Invoice con el rol adecuado, como Usuario de solicitud de compra o Procesador de órdenes de compra, puede acceder a la página Orden de compra (PO) para ver y gestionar las órdenes de compra generadas a partir de solicitudes de compra aprobadas. Esta página enumera sus pedidos de compra, lo que le permite realizar un seguimiento de su estado, revisar los detalles y realizar acciones como editar o transmitir.

Para acceder a la página Pedido de compra, siga estos pasos:

1. Vaya al menú Solicitudes en la página de inicio.
2. En Solicitudes de compra, seleccione Mis pedidos para ver los pedidos resultantes de sus propias solicitudes de compra.
3. La página muestra una lista de pedidos de compra con detalles como el número de pedido, el proveedor, el importe, el estado (por ejemplo, Aprobado, Transmitido) y las acciones disponibles en función de su rol.
4. Utilice las opciones de búsqueda o filtro (por ejemplo, por fecha, proveedor o estado) para localizar pedidos de compra específicos.

Si es un aprobador o tiene un acceso más amplio, otras opciones de menú, como Aprobaciones, pueden conducir indirectamente a vistas de orden de compra. Asegúrese de que su perfil de usuario tenga las notificaciones por correo electrónico activadas para que las actualizaciones de pedidos de compra se mantengan informadas sin inicios de sesión constantes.

Editar una orden de compra normalmente implica crear una orden de cambio, ya que las ediciones directas de las órdenes de compra aprobadas se limitan para mantener la integridad de la auditoría. Este proceso le permite agregar, modificar o eliminar artículos en línea, ajustar cantidades, precios o distribuciones y volver a enviarlos para su aprobación. Necesita el usuario de solicitud de compra y es posible que los cambios requieran una nueva aprobación según la configuración.

A continuación se muestra cómo editar un pedido:

1. Acceda a la lista de pedidos navegando a Mis pedidos. Modifique la vista a Todas las órdenes.
2. Localice el pedido de compra que desea editar y seleccione Crear pedido de cambio en Acciones. Esto revierte la orden de compra a un estado de solicitud de compra no enviado, marcado con un icono de cambio.
3. En la solicitud reabierta, agregue nuevos artículos en línea seleccionando Agregar nuevo artículo o edite los existentes (por ejemplo, cambiar la cantidad, el precio o la descripción). También puede borrar o distribuir los costes entre los departamentos.
4. Actualice los detalles de cabecera si es necesario, como las direcciones Expedir a/Facturar a o los grupos de políticas.
5. Seleccione Enviar para enrutar de nuevo el pedido de cambio a través del flujo de trabajo de aprobación.
6. Una vez que se vuelve a aprobar, se genera una nueva versión del pedido de compra y el original se actualiza o reemplaza.

Al transmitir una orden de compra, se envía la orden de compra aprobada al proveedor, normalmente por correo electrónico con un adjunto en PDF, para autorizar el suministro de bienes o servicios. Este paso puede ser manual o automático en función de la configuración de la empresa y requiere el rol Administrador de compras o un permiso específico para que los propietarios transmitan sus propias órdenes de compra.

Siga estos pasos para transmitir una orden de compra:

1. Acceda al pedido de compra en Mis pedidos de compra.
2. Abra el pedido deseado haciendo clic en su nombre o ID.
3. Revise los detalles del pedido, incluidas las partidas individuales, el correo electrónico del proveedor y los anexos.
4. Haga clic en Transmitir para enviar el pedido de compra. Si la transmisión automática está habilitada, puede ocurrir después de la aprobación final sin intervención manual.

El sistema envía un PDF del pedido al proveedor por correo electrónico y actualiza el estado a "Transmitido". Puede previsualizar la orden de compra antes de transmitirla haciendo clic en Vista previa. Para volver a transmitir (por ejemplo, si el proveedor no lo ha recibido), vuelva a abrir la orden de compra y haga clic en Transmitir de nuevo.

Si no puede transmitir sus propios pedidos, póngase en contacto con el administrador para activar la opción. La transmisión se integra con el cotejo de facturas, lo que garantiza que las facturas futuras se alineen con las condiciones de la orden de compra.

• Acceder a la página Orden de compra implica navegar por el menú Solicitudes en Concur Invoice y seleccionar la lista de órdenes de compra adecuada según su rol.
• Editar una orden de compra requiere crear una orden de cambio, que le permita modificar los detalles de la orden de compra y volver a enviarla para su aprobación, lo que garantiza la integridad de la auditoría.
• Transmitir una orden de compra envía la orden de compra aprobada al proveedor, ya sea manual o automáticamente, y actualiza el estado de la orden de compra a Transmitida.