Approbation des demandes d'achat

En tant qu’utilisateur final ayant le rôle d’approbateur de demandes d’achat dans Concur Invoice, vous pouvez gérer les demandes d’achat en attente via la page d’approbation. Ce rôle, affecté par votre administrateur, vous donne l'autorisation de vérifier, d'approuver ou de renvoyer les demandes qui vous sont transmises.

Pour accéder à la page d'approbation, accédez à la page Approbations et sélectionnez Demandes d'achat. Cette action ouvre la page Demandes en attente de votre approbation, qui fournit une liste complète de toutes les demandes d’achat en attente de votre attention.

La page offre une synthèse claire des principaux détails de chaque demande, notamment :

• Nom de la demande
• ID de demande
• Émetteur
• Montant
• Statut

Ces informations vous permettent d'identifier et de hiérarchiser rapidement les éléments qui nécessitent une action immédiate. Si aucune demande n’est en attente de votre approbation, la page l’indiquera clairement.

La page inclut des liens directs qui vous permettent d'accéder directement à la page d'approbation, ce qui vous permet également d'accéder à la page d'approbation via les notifications reçues dans votre e-mail. Ces notifications contiennent des liens directs qui vous permettent d'accéder directement à la page d'approbation, ce qui permet un traitement efficace même lorsque vous êtes en déplacement.

Pour rationaliser davantage votre workflow, la page propose des options de filtrage qui vous permettent de trier ou de limiter les résultats en fonction de critères tels que la date ou le statut. Cela améliore l'organisation et facilite la concentration sur des demandes spécifiques. Ce point d'accès centralisé garantit une gestion efficace du workflow des demandes d'achat.

Le processus d'approbation des demandes d'achat est essentiel pour garantir que toutes les demandes d'achat respectent les règles de la société avant d'être converties en commandes d'achat. En tant qu'approbateur, votre principale responsabilité est de vérifier et d'agir sur ces demandes. Cela implique soit de les approuver, de les renvoyer pour révision, soit de les approuver et de les transférer à d'autres réviseurs si nécessaire.

Pour lancer le processus d’approbation, accédez à la page Ordres de mission en attente de votre approbation. À partir de là, sélectionnez la demande d'achat spécifique que vous voulez vérifier en cliquant sur son nom ou son ID. Cette action ouvre les détails de la demande d'achat.

Dans la vue détaillée, vous pouvez examiner différents éléments de la demande d'achat, notamment :

• Descriptions des postes
• Quantités
• Prix
• Fournisseurs
• Pièces jointes (par exemple, images ou documents)
• Imputations
• Chronologie du workflow d'approbation

Pour approuver une demande d’achat :

1. Ouvrez la demande d'achat à partir de la liste des approbations.
2. Examinez attentivement tous les détails pour garantir l'exactitude et la conformité aux politiques de l'entreprise. Cliquez sur le bouton Approuver.
3. Le système transfère alors la demande d'achat dans le workflow. Si la demande d'achat reçoit l'approbation finale, elle peut générer automatiquement un bon de commande.

Pour renvoyer une demande d’achat :

Si vous identifiez des problèmes ou si vous avez besoin de modifier la demande d'achat (par exemple, des corrections de montants ou de détails), vous pouvez la renvoyer à l'émetteur pour révision.

1. Dans la demande d'achat, sélectionnez Renvoyer.
2. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, saisissez un motif clair et concis pour renvoyer la demande. Sélectionnez OK.

La demande d'achat sera alors renvoyée à l'émetteur pour modification. Vos commentaires seront visibles dans l'historique des modifications, offrant ainsi transparence et contexte pour les modifications requises.

Il est important de noter que les approbateurs disposent généralement de fonctionnalités de modification limitées dans Concur Invoice. Par conséquent, le renvoi de la demande d'achat ou la coordination avec un gestionnaire (le cas échéant) est souvent nécessaire pour effectuer les ajustements requis.

Ce processus d'approbation multiniveau, s'il est configuré, favorise la responsabilisation et garantit un contrôle efficace des dépenses au sein de l'organisation.

Le traitement des demandes d’achat dans Concur Invoice englobe le traitement complet de bout en bout des demandes d’achat à partir du moment où elles sont soumises. Cela inclut la vérification, les ajustements, l'approbation et la gestion de bout en bout des demandes d'achat, de la soumission à l'achèvement, telles que les approbations de commandes d'achat, et la gestion de bout en bout des demandes d'achat, de la soumission à l'achèvement, y compris la transmission.

Pour traiter les demandes d’achat (avec le rôle Administrateur d’achat), votre principal objectif est de valider la demande et de la faire avancer dans le workflow défini.

Pour commencer, accédez à la page Demandes en attente de vérification par le gestionnaire en sélectionnant Traiter les demandes d’achat dans le menu. À partir de cette page, vous pouvez traiter efficacement plusieurs demandes.

Les étapes clés du traitement des demandes d'achat sont les suivantes :

1. Examen : ouvrez la demande d'achat pour examiner minutieusement tous les détails, y compris les images jointes, les commentaires et la piste d'audit. Signalez les problèmes que vous identifiez, tels que les violations de politique ou les écarts.
2. Actions : vous disposez de plusieurs options pour agir sur la demande d'achat :
   • Approuver tel quel : si la demande d'achat est exacte et conforme, approuvez-la sans modification.
   • Renvoyer pour modifications : si des corrections ou des modifications sont nécessaires, renvoyez la demande d'achat à l'émetteur avec des instructions claires.
   • Approuver et transférer : si vous devez ajouter un approbateur supplémentaire au workflow, utilisez la fenêtre Approuver et transférer. Saisissez le nom de l’approbateur, ajoutez un commentaire expliquant pourquoi vous transférez l’ordre de mission, puis cliquez sur Approuver et transférer.
   
3. Post-approbation : une fois que la demande d'achat reçoit l'approbation finale, elle est automatiquement convertie en commande d'achat. Si vous disposez des autorisations de traitement nécessaires, vous pouvez transmettre la commande d'achat au fournisseur par e-mail ou via l'intégration du système. Surveillez le statut du bon de commande pour vous assurer qu'il est correctement reçu et traité. Des notifications sont envoyées aux parties concernées tout au long du processus. Le bon de commande peut ensuite être mis en correspondance avec les factures dans Concur Invoice.

   Le traitement des demandes d'achat garantit la conformité aux politiques de la société et rationalise le cycle d'approvisionnement. Elle offre également des options pour afficher l'intégralité de la procédure d'approbation, ajouter des commentaires ou même mettre fin à la demande si nécessaire.

   Pour les scénarios complexes, il peut être nécessaire de se coordonner avec les émetteurs ou les administrateurs pour résoudre les problèmes.

   Cette approche intégrée réduit les erreurs, améliore l'efficacité et contribue à un processus d'approvisionnement plus rationalisé et plus efficace.

• Vous pouvez accéder à la page Approbation de la demande d'achat en accédant à Approbations > Demandes d'achat.
• Vous pouvez approuver des demandes d'achat après avoir vérifié les détails ou les avoir renvoyées à l'émetteur pour des révisions avec des commentaires.
• Le traitement des demandes d'achat implique la vérification, l'ajustement, l'approbation et la gestion des actions post-approbation telles que la génération et la transmission de commandes d'achat.