Approuver des factures

Les approbations de factures dans Concur sont une étape critique du workflow, garantissant que les factures soumises sont vérifiées, conformes et prêtes pour le paiement. En tant qu'approbateur, votre rôle permet de gérer les contrôles financiers et d'éviter les erreurs. Le processus suit généralement la soumission par les utilisateurs finaux ou les équipes CF, en vous acheminant les factures en fonction de la hiérarchie d'approbation de votre société (par exemple, par montant, service ou fournisseur).

Nous aborderons les concepts dans cet ordre logique : d'abord, en accédant à la page des approbations, puis en vérifiant les factures et enfin en utilisant les fonctions d'approbation. Cette séquence reflète le flux de travail naturel : accédez au bon endroit, examinez les détails et prenez des mesures.

Avant de pouvoir vérifier les factures ou agir dessus, vous devez savoir comment accéder à l'interface d'approbation. Il s'agit de votre point de départ dans le système.

Ouvrez la page Approbations : sélectionnez Approbations, puis Factures pour afficher la liste des factures en attente qui vous sont affectées.

Cette page affiche les détails clés, y compris le numéro de facture, l'émetteur, le montant, la date d'échéance et le statut.

Assurez-vous que votre profil utilisateur dispose des rôles d'approbation appropriés affectés par votre administrateur. Si vous ne voyez pas l'option Approbations, contactez l'assistance pour vérifier les autorisations ou contactez votre administrateur Concur.

Une fois sur la page des approbations, vérifiez minutieusement chaque facture. Cela implique de vérifier l'exactitude, l'exhaustivité et le respect des politiques de la société.

Dans la liste Approbations, cliquez sur le nom ou le numéro de la facture pour ouvrir ses détails et examiner les éléments clés, puis vérifiez les zones suivantes :

Informations d'en-tête : vérifiez que le numéro de facture, la date, les détails du fournisseur, le montant total et la devise correspondent à ceux du document joint.

Postes : vérifiez les détails détaillés tels que les descriptions, les quantités, les prix et les taxes. Veillez à les aligner sur les bons de commande, le cas échéant.

Imputations : confirmez que les coûts sont répartis correctement entre les services, les centres de coûts ou les projets.

Pièces jointes : ouvrez et contrôlez les images, PDF ou justificatifs chargés à valider par rapport aux données saisies.

Vérifications de conformité : recherchez les éventuels indicateurs ou avertissements, tels que les violations de politique (par exemple, dépassement des limites de budget) ou les champs obligatoires manquants.

Référence croisée toujours avec les documents d'origine pour détecter les écarts, tels que les erreurs OCR de Invoice Capture. Cette étape permet d'éviter les trop-perçus ou les fraudes.

Dans ce concept, nous nous concentrons sur les actions clés et les outils de support que les approbateurs de factures utilisent dans Concur pour traiter les factures qui leur sont affectées. Les approbateurs jouent un rôle essentiel pour confirmer que les factures sont exactes, conformes aux politiques et correctement autorisées avant d'être payées.

Les trois actions principales disponibles pour la plupart des approbateurs sont Approuver, Renvoyer et Approuver et transférer.

1. Renvoyer : cette option est utilisée lorsque la facture nécessite des corrections, des informations manquantes ou de la documentation supplémentaire de la part de l'émetteur. Après avoir ouvert la facture, sélectionnez Renvoyer, écrivez une explication claire dans la zone des commentaires, par exemple, notez un justificatif manquant ou un support de coûts incorrect et soumettez l'action. La facture revient ensuite dans la file d'attente de l'émetteur d'origine pour les mises à jour et la resoumission, ce qui permet de maintenir la conformité sans délais inutiles.
2. Approuver et transférer : cette option vous permet d'approuver la facture à votre niveau tout en l'acheminant manuellement vers un autre approbateur pour vérification supplémentaire ou autorisation spéciale. Après avoir vérifié les détails, sélectionnez cette action, sélectionnez ou ajoutez l'approbateur suivant si le système vous y invite, incluez tout commentaire pertinent et confirmez.

   Cette fonction est particulièrement utile dans les workflows à plusieurs niveaux ou lorsqu'un approbateur ad hoc doit être inclus. Notez que la disponibilité de Approuver et Transférer peut varier en fonction de la manière dont votre société a configuré les règles d'approbation.

3. Approuver : si vous sélectionnez cette option, vous confirmez qu'elle répond à toutes les exigences dans son état actuel. En cliquant sur Approuver, la facture passe à l'étape suivante du workflow, qui peut être un autre approbateur, un gestionnaire ou directement dans le traitement des paiements, selon la configuration de votre organisation.

En plus de ces principales actions, Concur fournit plusieurs outils utiles pour faciliter la prise de décision éclairée. Vous pouvez afficher l’intégralité des images de facture et toutes les pièces jointes chargées directement dans l’écran des détails de la facture, généralement en sélectionnant l’onglet ou la section Images, ce qui vous permet d’agrandir, de télécharger ou d’examiner attentivement les justificatifs et les documents complémentaires.

Vous avez également la possibilité d'afficher l'intégralité du workflow d'approbation, souvent intitulé Afficher le déroulement de l'approbation ou similaire. Affiche la séquence des approbateurs qui ont déjà agi sur la facture, votre position actuelle et les étapes restantes. Voir le flux vous aide à comprendre la logique d'acheminement et à décider d'ajouter ou non un approbateur supplémentaire si nécessaire.

L'ajout de commentaires est une autre fonctionnalité essentielle. Vous pouvez saisir des notes dans la section Commentaires, qui font partie de l'enregistrement permanent et sont visibles par l'émetteur, les autres approbateurs et les responsables. Des commentaires clairs et spécifiques sont particulièrement utiles lors du renvoi ou du transfert d'une facture, car ils réduisent la confusion et accélèrent la résolution.

D'autres fonctionnalités de prise en charge que vous pouvez rencontrer incluent l'affichage des postes détaillés, des totaux, des objets de coûts et des exceptions signalées. En fonction de votre rôle et de votre configuration, vous pouvez également voir les bons de commande ou les demandes associés si ces intégrations sont activées dans votre système.

Pour agir efficacement en tant qu'approbateur, vérifiez toujours l'ensemble des détails de la facture, des images et du workflow avant d'effectuer une action. Utilisez des commentaires précis pour minimiser les échanges. Approuvez les factures rapidement pour prendre en charge les paiements en temps opportun, mais n'approuvez jamais les factures incomplètes ou non conformes. En cas de doute, Renvoyer ou Approuver et transférer sont des options plus sûres qu’une approbation standard.

Cela couvre les fonctions et outils essentiels que les approbateurs de factures utilisent dans Concur. Les approbateurs servent de point de contrôle critique dans le processus, ce qui permet de s'assurer que chaque paiement est légitime et correctement pris en charge. Si votre organisation utilise des flux de travaux personnalisés ou dispose de fonctionnalités supplémentaires activées, reportez-vous aux directives internes de votre société pour toute variante spécifique.

• Accéder aux approbations de factures : connectez-vous, ouvrez Approbations, sélectionnez Factures pour afficher les éléments en attente et les détails clés.
• Vérifiez minutieusement chaque facture : vérifiez l'en-tête, les postes, les imputations, les pièces jointes et les indicateurs de conformité par rapport aux documents d'origine.
• Utilisez les actions d'approbateur de manière appropriée : Renvoyer pour corrections, Approuver et Transférer pour vérification ajoutée, Approuver une fois terminé.
• Exploitez les outils : affichez les images, vérifiez la procédure d'approbation et ajoutez des commentaires clairs pour documenter les décisions et réduire les reprises.
• Garantir l'accès et la conformité : confirmez les rôles appropriés, suivez les politiques et acheminez les factures rapidement pour prendre en charge les paiements en temps opportun.