Configurer votre profil utilisateur

Votre profil utilisateur Concur constitue la base d'une utilisation efficace du module Invoice. Il contient des informations personnelles, des informations sur la société, des informations de contact et des préférences qui garantissent la création, la soumission et l'approbation des factures. En règle générale, l'administrateur de votre société crée votre profil initial et vous recevez un e-mail avec des instructions de connexion. Une fois connecté, complétez et personnalisez votre profil comme indiqué ci-dessous. Garder votre profil à jour facilite la conformité, les notifications et la délégation.

1. Sur la page d'accueil Concur, sélectionnez l'icône de profil dans le coin supérieur droit.
2. Sélectionnez Paramètres dans le menu déroulant.

Cette action ouvre la page Options de profil, dans laquelle vous pouvez accéder à différentes sections telles que Informations personnelles, Préférences Facture et Délégués factures.

Votre section Informations garantit une identification et une communication précises au sein du système.

1. Dans Options de profil, sélectionnez Informations personnelles.
2. Vérifiez et renseignez les champs obligatoires (marqués d'une barre rouge ou d'un astérisque), notamment :
   • Informations personnelles : Prénom, Nom, Deuxième prénom (le cas échéant), Nom privilégié, Adresse, Ville, État/Province, Code postal, Pays/Région.
   • Informations sur l’entreprise : matricule (généralement pré-rempli par l’administrateur), titre, service, responsable (pour les approbations).
   • Informations de carte de crédit : ajoutez des cartes de crédit personnelles ou de société si votre rôle implique des dépenses (facultatif pour les utilisateurs d’Invoice uniquement, mais utile si intégré au module Travel et/ou Expense).
   • Coordonnées : numéros de téléphone (au travail, mobile, domicile) et coordonnées d'urgence (nom, relation, téléphone).
3. Sélectionnez Enregistrer en bas de la page.

Certains champs peuvent être grisés et modifiables uniquement par les administrateurs. Contactez votre administrateur si des modifications sont nécessaires. Il est essentiel de fournir des détails précis pour l'acheminement et les approbations des factures.

La vérification des e-mails est essentielle pour recevoir des notifications, des réinitialisations de mot de passe et des alertes liées aux factures.

1. Dans Adresses e-mail (ou sous Vos informations dans Paramètres du profil), recherchez votre adresse e-mail principale.
2. Si elle n'est pas vérifiée, sélectionnez Vérifier.
3. Concur enverra un e-mail de vérification. Vérifiez votre boîte de réception et copiez le code fourni.
4. Retournez dans Concur et collez le code pour confirmer la vérification.

Personnalisez la manière dont vous interagissez avec les factures, y compris les notifications et les options d'affichage des images.

1. Sélectionnez Préférences Facture (sous la section Paramètres des factures dans le menu de gauche).
2. Vérifiez et cochez/décochez les cases correspondant aux options souhaitées :
   • Notifications : activez les e-mails pour les affectations de factures, les approbations, les rejets ou les rappels (par ex., "Envoyer un e-mail lorsque...Une facture est en attente d'approbation.").
   • Images : sélectionnez « Afficher les images de factures dans une nouvelle fenêtre » pour faciliter l’affichage lors du codage/de l’approbation. Activez également "Afficher automatiquement l'image lors de l'ouverture d'une facture" pour plus de commodité.
3. Sélectionnez Sauvegarder.

Selon la configuration de votre société, des préférences supplémentaires peuvent apparaître. Ces paramètres rationalisent votre workflow en personnalisant les alertes et les affichages en fonction de vos besoins.

Les délégués peuvent effectuer des tâches en votre nom, telles que la création ou l'approbation de factures, ce qui est utile lors des absences.

1. Sélectionnez Délégués factures (sous la section Paramètres des factures).
2. Sélectionnez Ajouter un délégué. Une zone de recherche s'affiche.
3. Tapez au moins les trois premières lettres du nom du délégué, de l’ID de connexion ou de l’e-mail. Sélectionnez la personne dans les résultats.
4. Affectez des droits d'accès en cochant les cases suivantes :
   • Peut préparer : permet au délégué de créer et de modifier des factures pour vous.
   • Peut soumettre : autorise la soumission de vos factures.
   • Peut approuver : leur permet d'approuver des factures (s'ils disposent des droits d'accès de l'approbateur).
   • Reçoit des e-mails : envoie des copies de vos e-mails liés aux factures au délégué.
   • Peut afficher les justificatifs : permet d'accéder à l'affichage des images/justificatifs joints.
5. Le cas échéant, définissez une période temporaire en cochant "Délégation temporaire" et en saisissant des dates de début/fin.
6. Sélectionnez Sauvegarder.

Les délégués doivent disposer d'autorisations équivalentes ou supérieures à vous. Vous pouvez ajouter plusieurs délégués et les modifier/supprimer à tout moment. Pour agir en tant que délégué pour une autre personne, sélectionnez son nom dans la liste déroulante Agir comme un autre utilisateur de votre menu de profil.

• Dans le menu Profil, sélectionnez Paramètres du profil pour gérer les détails et les préférences ; restez à jour pour faciliter le traitement des factures.
• Renseignez vos informations : renseignez les champs obligatoires, enregistrez les modifications et contactez votre administrateur pour obtenir les champs verrouillés.
• Vérifiez votre adresse e-mail principale pour recevoir des notifications, des réinitialisations de mot de passe et des alertes liées aux factures ; ajoutez des e-mails secondaires en tant que sauvegardes.
• Configurer les préférences de facture : activez les e-mails de notification, définissez les rappels et sélectionnez les options d’affichage de l’image de la facture, puis enregistrez.
• Ajoutez des délégués de factures, affectez des droits d’accès pour préparer, soumettre, approuver, recevoir des e-mails ou afficher des justificatifs ; définissez des dates temporaires si nécessaire.