Création d'une demande d'achat

Pour commencer à utiliser les demandes d’achat dans Concur Invoice, vous devez d’abord accéder à la fonctionnalité. Assurez-vous que votre rôle utilisateur dispose de l’autorisation Utilisateur de demandes d’achat. Voici la procédure à suivre pour accéder à la page Demandes d'achat :

1. Accédez à Demandes : sélectionnez l’onglet Demandes dans le menu de navigation supérieur. Sélectionnez Demandes d'achat. Cette action ouvre un sous-menu avec différentes options, notamment "Demandes en attente" et "Éléments de demande". Les vues spécifiques disponibles peuvent varier en fonction de votre rôle et de la configuration de votre organisation.
2. Gérer les demandes : pour afficher ou gérer les demandes en attente d’une action, accédez à Demandes en attente.

Dans Concur Invoice, une demande d’article (souvent appelée « élément de demande » dans la documentation) est un composant fondamental d’une demande d’achat. Il fournit une spécification détaillée d'une marchandise, d'un service ou d'un article que vous avez l'intention d'acheter. Pensez-y comme un module qui constitue une demande d'achat plus importante, où vous décrivez méticuleusement ce qui doit être acquis avant de demander l'approbation.

Objectif : les demandes d'articles vous permettent de ventiler les achats pour améliorer le suivi, la budgétisation et les processus d'approbation. En capturant des détails essentiels tels que la quantité, le coût estimé et les informations sur le fournisseur, ils contribuent à garantir la conformité. Ces détails peuvent ensuite être convertis en bons de commande ou en factures après approbation.

Éléments clés : lors de la création d'une demande d'article, vous incluez généralement les champs suivants :

• Description de l'article (par exemple, "Chaise de bureau ergonomique")
• Quantité (par ex., "1")
• Prix unitaire (par ex., "$250")
• Montant total (par ex., "$250")
• Détails du fournisseur (par ex., "Office Supply Co.")
• Tous les champs personnalisés requis par votre société (par ex., centre de coûts, code projet)

Relation avec la demande d'achat : plusieurs demandes d'articles peuvent être combinées en une seule demande d'achat à soumettre. Cette étape de pré-approbation est cruciale pour contrôler les dépenses en exigeant une autorisation de gestion avant tout achat réel.

Avantages : l'utilisation des demandes d'articles rationalise le processus d'approvisionnement, réduit les dépenses inattendues et s'intègre en toute transparence à la fonctionnalité de mise en correspondance des factures de Concur pour automatiser les paiements ultérieurement.

La création d’une demande d’achat dans Concur Invoice implique l’ajout d’éléments, la fourniture des détails nécessaires et la soumission de la demande pour approbation. Cette fonctionnalité, un add-on de Concur Invoice, permet d’automatiser l’intégralité du processus, de la demande initiale au paiement final. Suivez ces étapes pour créer une demande d'achat (notez que les éléments d'interface peuvent varier légèrement en fonction de votre version ou de votre configuration personnalisée) :

1. Ajouter des articles : dans la section Éléments du panier, sélectionnez Ajouter un nouvel élément. Pour chaque poste :
   • Saisissez la description de l'article (par exemple, "Ordinateur de bureau").
   • Indiquez la quantité, le prix unitaire et le coût total estimé.
   • Sélectionnez ou saisissez le fournisseur.
   • Renseignez les champs obligatoires tels que le numéro d'article, les détails d'expédition, le centre de coûts ou tout attribut personnalisé défini par votre société.
   • Répétez ce processus pour ajouter plusieurs postes si nécessaire.
2. Assembler la demande d'achat : une fois que vous avez ajouté tous les articles nécessaires, regroupez-les en une seule demande d'achat. Indiquez un titre descriptif (par exemple, « Achat d’équipement informatique au T3 »), la date de livraison attendue et toute note ou pièce jointe à l’appui (comme des devis ou des justifications).
3. Vérifier et soumettre : vérifiez minutieusement le montant total et tous les détails pour en vérifier l'exactitude. Sélectionnez Soumettre pour envoyer l'ordre de mission via le workflow d'approbation de votre société. Les approbateurs recevront une notification et vous pourrez suivre le statut de votre demande sous Postes actifs.
4. Post-soumission : les demandes d'achat traitées peuvent générer automatiquement des commandes d'achat ou des liens vers des factures fournisseurs pour mise en correspondance et paiement, ce qui rationalise davantage le processus d'approvisionnement.

• L’accès aux demandes d’achat dans Concur Invoice nécessite le rôle utilisateur approprié et la navigation dans l’onglet « Demandes ».
• Une demande d'article est une spécification détaillée d'une marchandise, d'un service ou d'un article que vous prévoyez d'acheter, contenant des éléments clés tels que la description, la quantité et les détails du fournisseur.
• La création d’une demande d’achat implique l’ajout d’articles, la fourniture de détails et la soumission de la demande pour approbation, ce qui automatise le processus de la demande au paiement.