Exploration de la page Demande d’achat

Les fonctionnalités de demande d’achat et de bon de commande de Concur sont conçues pour s’intégrer à Concur Invoice, fournissant ainsi aux organisations un outil puissant pour l’autorisation des dépenses internes et des processus d’approvisionnement rationalisés.

Ce module complémentaire permet aux employés de créer des demandes formelles de biens ou de services. Ces demandes sont ensuite soumises à un processus d'approbation, garantissant le respect des politiques de l'entreprise et aidant à contrôler les coûts en empêchant les dépenses non autorisées.

Une fois qu'une demande d'achat est approuvée via des workflows multiniveaux configurables, elle génère automatiquement un bon de commande. La commande d'achat sert de document contraignant, autorisant les fournisseurs à livrer des articles spécifiés à des prix et quantités convenus en échange d'un paiement.

L’intégration à Concur Invoice crée un cycle de vie de bout en bout, de l’autorisation initiale des dépenses à la mise en correspondance des factures (y compris la mise en correspondance bidirectionnelle ou tridirectionnelle avec les justificatifs) et le paiement. Cette automatisation facilite les contrôles de conformité, signale les écarts et améliore la visibilité sur les modèles de dépenses. Les principaux avantages sont les suivants :

• Contrôle des coûts amélioré
• Temps de traitement réduits
• Réduction des erreurs grâce à l'automatisation
• Amélioration de l'auditabilité

La page d'accueil Demande d'achat sert de hub central aux utilisateurs pour créer, gérer et suivre les demandes d'achat. Vous pouvez y accéder via Demandes > Demandes d’achat > Éléments de la demande dans le menu principal. Cette page est spécialement conçue pour les utilisateurs ayant le rôle d’utilisateur de demandes d’achat, fournissant ainsi une vue intuitive optimisée pour une saisie et une vérification efficaces des demandes. Les demandes non soumises sont affichées en haut, tandis que les éléments actifs (soumis) sont répertoriés ci-dessous, ce qui permet des actions rapides telles que la modification, la suppression, la copie ou le rappel de demandes.

Examinons les fonctionnalités clés :

Création de demandes : pour lancer une nouvelle demande, cliquez sur Ajouter un nouvel élément. Vous sélectionnerez ensuite le type d'article (Marchandises ou Services), sélectionnerez un fournisseur dans les listes récentes ou en rechercherez un (avec la possibilité de demander un nouveau fournisseur si nécessaire) et saisirez des détails tels que les quantités, les prix et les champs personnalisés.

Après avoir ajouté les articles nécessaires, accédez à la page Détails de l'achat pour indiquer les informations d'en-tête, y compris les adresses Livraison et Facturation à partir des listes préconfigurées, avant de soumettre la demande.

Outils de gestion :

• Traitez les demandes existantes en double-cliquant dessus. Utilisez Modifier pour modifier un ou plusieurs champs pour les mises à jour en masse.
• Répartir les coûts entre différents services à l’aide du résumé de distribution (par montant, pourcentage ou importation Excel).
• Les actions supplémentaires incluent le chargement d’images ou de documents via Actions > Charger une image, l’affichage des procédures d’approbation, l’ajout de commentaires et l’accès aux historiques des modifications pour obtenir un historique complet de la demande.
• Recherche et filtrage : recherchez facilement les demandes soumises en recherchant des critères spécifiques tels que le nom du fournisseur, le total de l'article ou le numéro de commande. Vous pouvez également filtrer les vues par postes actifs ou plages de dates à l'aide de l'option Modifier vue.
• Fonctionnalités avancées : pour les bons de commande approuvés, créez des modifications de commande via Actions > Créer un ordre de modification. Générer des factures directement à partir des bons de commande à l'aide de Créer une facture. Les utilisateurs mandataires peuvent également gérer les demandes au nom d'autres utilisateurs.
• Accès basé sur les rôles : selon les rôles qui leur sont affectés (par exemple, Approbateur, Administrateur d’achat, Gestionnaire de fournisseurs), les utilisateurs ont des capacités différentes. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter des demandes, les administrateurs des achats peuvent transmettre des bons de commande aux fournisseurs (avec pièces jointes au format PDF) et les gestionnaires de fournisseurs peuvent gérer les approbations des fournisseurs. Les notifications par e-mail pour les modifications de statut sont configurables dans les profils utilisateur, ce qui garantit que tout le monde reste informé.

La page d'accueil de la demande d'achat donne la priorité à l'efficacité, en offrant des options spécifiques au rôle et des transitions fluides vers les fonctionnalités associées telles que la transmission de commandes d'achat et la création de factures. Cela garantit une expérience conviviale pour toutes les tâches d'approvisionnement.

• Les demandes d'achat et les bons de commande rationalisent le processus d'approvisionnement, ce qui permet aux organisations de contrôler les dépenses et de garantir la conformité aux politiques.
• La page d’accueil Demande d’achat fournit une interface centralisée pour la création, la gestion et le suivi des demandes d’achat.
• Les fonctionnalités clés incluent des outils de création de demandes, de gestion des demandes existantes, de recherche et de filtrage, ainsi que des fonctionnalités avancées telles que les modifications de commande et la génération de factures.