Utilisation des commandes d'achat

En tant qu’utilisateur final de Concur Invoice avec le rôle approprié, tel que Utilisateur de demandes d’achat ou Gestionnaire des bons de commande, vous pouvez accéder à la page Bon de commande pour afficher et gérer les bons de commande générés à partir des demandes d’achat approuvées. Cette page répertorie vos bons de commande, ce qui vous permet de suivre leur statut, de vérifier les détails et d’effectuer des actions telles que la modification ou la transmission.

Pour accéder à la page Bon de commande, procédez comme suit :

1. Accédez au menu Demandes sur la page d'accueil.
2. Sous Demandes d'achat, sélectionnez Mes commandes d'achat pour afficher les commandes d'achat résultant de vos propres demandes d'achat.
3. La page affiche une liste des bons de commande avec des détails tels que le numéro de bon de commande, le fournisseur, le montant, le statut (par exemple, Approuvé(e), Transmis(e)) et les actions disponibles en fonction de votre rôle.
4. Utilisez les options de recherche ou de filtrage (par exemple, par date, fournisseur ou statut) pour localiser des bons de commande spécifiques.

Si vous êtes un approbateur ou que vous disposez d'un accès plus large, d'autres points de menu tels que Approbations peuvent indirectement entraîner des vues de commande d'achat. Assurez-vous que les notifications par e-mail de votre profil utilisateur sont activées pour que les mises à jour de bons de commande restent informées sans connexion constante.

La modification d'un bon de commande implique généralement la création d'un ordre de modification, car les modifications directes des bons de commande approuvés sont limitées pour maintenir l'intégrité de l'audit. Ce processus vous permet d'ajouter, de modifier ou de supprimer des postes, d'ajuster les quantités, les prix ou les distributions et de les soumettre à nouveau pour approbation. Vous avez besoin de l’utilisateur de demandes d’achat et les modifications peuvent nécessiter une nouvelle approbation en fonction de la configuration.

Voici la procédure à suivre pour modifier une commande d'achat :

1. Accédez à la liste des commandes d'achat en accédant à Mes commandes d'achat. Remplacez la vue par Tous les ordres.
2. Localisez le bon de commande à modifier et sélectionnez Créer un ordre de modification sous Actions. Le bon de commande repasse ainsi à l’état Demande d’achat non soumise, marquée d’une icône de modification.
3. Dans la demande rouverte, ajoutez de nouveaux postes en sélectionnant Ajouter un nouvel article ou modifiez les postes existants (par exemple, modifier la quantité, le prix ou la description). Vous pouvez également supprimer ou répartir les coûts entre les services.
4. Mettez à jour les détails d'en-tête si nécessaire, tels que les adresses d'expédition/de facturation ou les groupes de politiques.
5. Sélectionnez Soumettre pour transférer à nouveau l'ordre de modification via le workflow d'approbation.
6. Une fois la nouvelle approbation effectuée, une nouvelle version du bon de commande est générée et l'original est mis à jour ou remplacé.

La transmission d'une commande d'achat envoie la commande d'achat approuvée au fournisseur, généralement par e-mail avec une pièce jointe au format PDF, pour autoriser la fourniture de marchandises ou de services. Cette étape peut être manuelle ou automatique en fonction des paramètres de la société et nécessite le rôle Administrateur d’achat ou une autorisation spécifique pour que les propriétaires transmettent leurs propres bons de commande.

Pour transmettre un bon de commande, procédez comme suit :

1. Accédez à la commande d'achat en accédant à Mes commandes d'achat.
2. Ouvrez le bon de commande souhaité en cliquant sur son nom ou son ID.
3. Vérifiez les détails de la commande d'achat, y compris les postes individuels, l'e-mail du fournisseur et les pièces jointes.
4. Cliquez sur Transmettre pour envoyer le bon de commande. Si la transmission automatique est activée, cela peut se produire lors de l'approbation finale sans intervention manuelle.

Le système envoie par e-mail au fournisseur un PDF du bon de commande et met à jour le statut sur « Transmis ». Vous pouvez prévisualiser le bon de commande avant de le transmettre en cliquant sur Aperçu. Pour retransmettre (par exemple, si le fournisseur ne l’a pas reçu), rouvrez le bon de commande et cliquez à nouveau sur Transmettre.

Si vous ne pouvez pas transmettre vos propres bons de commande, contactez votre administrateur pour activer le paramètre. La transmission s'intègre à la mise en correspondance des factures, garantissant ainsi que les futures factures sont conformes aux conditions du bon de commande.

• Pour accéder à la page Bon de commande, vous devez naviguer dans le menu Ordres de mission de Concur Invoice et sélectionner la liste de bons de commande appropriée en fonction de votre rôle.
• La modification d'un bon de commande nécessite la création d'un ordre de modification, ce qui vous permet de modifier les détails du bon de commande et de le soumettre à nouveau pour approbation, garantissant ainsi l'intégrité de l'audit.
• La transmission d’un bon de commande envoie le bon de commande approuvé au fournisseur, manuellement ou automatiquement, et met à jour le statut du bon de commande sur Transmis.