审核和审批请求

Objective

After completing this lesson, you will be able to 在 Concur Professional Request 的处理者工具中审核并审批申请。

等待处理者审批的申请列表

注意

在开始之前,请注意本课中的大部分信息与本课程第 4 单元中的信息类似。我们建议您在此密切关注,因为虽然数据审批人和处理人审核相似,但它们在整个审批流程中扮演的角色可能截然不同。

现在,我们已经了解了您可以在"申请处理者"中使用的不同工具,查找您感兴趣的请求并控制显示的数据。现在,我们来谈谈最重要的功能:审核和审批请求。

申请处理者可以查看已提交的所有申请(他们提交的申请除外),因此运行仅显示等待处理者审批的申请的查询非常重要。交付的查询 预备进行处理的申请 正好是这样。以该角色行事的大多数用户更喜欢将其定义为首选项中的默认查询。请参阅"创建和运行查询"和"设置首选项"课程以刷新有关如何运行此查询的内存并使其成为默认查询。

如下例所示,我们有三个请求等待审查。您可以选择申请将其打开并检查详细信息。我们先在列表中选择第一个请求。

显示三个等待处理者审批的申请的屏幕截图。顶部请求将突出显示。

查看申请的详细信息

打开请求后,您可以查看多个区域。SAP Concur 建议在审批之前审核所有这些领域,以确保您做出明智的审批决策。

显示未处理请求的屏幕截图。屏幕上的特定区域有对应以下编号列表的编号。
  1. 预期费用:此区域列出申请中包含的所有段和费用。您可以选择费用以查看该项目的完整详细信息。根据您的配置,您可以更改费用的详细信息。
  2. 请求详细信息:此下拉列表列出了多个区域,其中包含有关请求的高级信息。根据您的配置和用户在创建请求期间选择的选项,列出的区域将有所不同。
  3. 打印/共享:此下拉列表允许处理者打印请求的纸质副本,或将 PDF 格式的请求副本发送给其他利益相关方,包括组织外的利益相关方。根据配置,可能会打印多个报表,每个报表都包含与该申请相关的不同数据。
  4. 附件:此下拉列表允许处理人查看已附加的任何文档,并根据需要添加更多附件。在费用报表中,附件通常是收据。在请求中,附件示例是向 SAP Concur 基础架构之外的用户发送的授权,例如通过电子邮件或差旅预订站点的屏幕截图,用作成本估算的证据。如果存在链接到此请求的附件,将显示特殊图标。
  5. 管理差旅补助:如果用户受到差旅补助的约束并将其添加到申请,则会显示此下拉列表。您可以查看差旅补助和对这些补助进行的调整。
  6. 导航按钮:如果存在多个等待处理人审批的申请,则导航按钮允许您浏览所有申请。
  7. 审批选项:检查完有关申请的所有信息后,您可以决定要对其执行的操作。可用的操作将因配置而异。批准选项在屏幕右侧有自己的按钮。其他选项显示在"更多操作"按钮中。

接下来的几个部分将详细介绍每个区域。

预期费用

未处理申请的预期费用区域仅显示每个费用的非常基本的详细信息。您可以选择费用将其打开并检查详细信息。

显示未处理申请上预期费用列表的屏幕截图。

费用打开后,您可以查看更多详细信息。根据用户添加到该费用的配置和详细信息,每个费用类型的视图可能有所不同。例如,您可以在下图中看到费用具有查看参加者和分摊的链接。这意味着用户已分摊该费用,但也向其添加了参加者。根据配置,可能会显示其他链接。

如果申请中存在多个费用,则会显示导航按钮,以便您浏览其所有费用。

根据配置,您可能可以对费用进行更改。

显示商务餐饮费用详细信息的屏幕截图。

请求详细信息

请求详细信息下拉列表列出了多个区域,其中包含有关请求的高级信息。根据您的配置和用户在创建请求期间选择的选项,列出的区域将有所不同。在此,我们将介绍一些更常用的选项。

显示展开的申请详细信息下拉列表的屏幕截图。

编辑请求标头

此选项允许处理者检查此申请的标题。根据配置,处理人可以对此数据进行更改。

显示申请标题的屏幕截图。

申请时间线

此区域允许处理者查看已进行的审批,以及此申请在审批后的位置。与审批人不同,处理人始终可以通过添加或删除此申请的审批步骤来编辑工作流程。

显示申请时间线的屏幕截图。

审计线索

此屏幕显示所有过去的审批以及任何损坏的审计规则。此信息可帮助处理者决定是否审批申请。

显示审计跟踪的屏幕截图。

打印/共享

打印/共享菜单显示可以根据未清请求打印的报表。对于大多数客户,只有一个选项可供打印,但您可以根据配置进行更多打印。您可以选择其中一个选项将其打开。

显示展开的打印/共享菜单的屏幕截图。有两个选项可用于打印。

打开报告后,您可以使用按钮打印报告、将其另存为 PDF 或将其通过电子邮件发送给其他利益相关方,包括组织外的利益相关方,例如客户、供应商或合作伙伴。

显示打开报表的屏幕截图。打印、将其另存为 PDF 并通过电子邮件突出显示的选项,

附件

附件下拉列表允许处理人查看已附加的任何文档,并根据需要添加更多附件。在费用报表中,附件通常是收据。在请求中,附件示例是向 SAP Concur 基础架构之外的用户发送的授权,例如通过电子邮件或差旅预订站点的屏幕截图,用作成本估算证据。如下图所示,如果申请具有附件,则会显示特殊图标。

您可以使用查看文档选项查看此申请的所有附件,使用附加文档选项添加其他附件。

显示展开的附件下拉列表的屏幕截图。查看文档和附加文档的选项可用。

您可以在下面看到已选择查看文档选项。在单独的窗口中打开所有附件,允许您滚动浏览所有附加的文档。

显示在新窗口中打开的附件的 Sreenshot。

管理差旅补助

注意

请注意,本主题中包含的屏幕截图查看的费用报告与之前主题不同。这是因为此申请包括差旅补助,而之前的申请不包括差旅补助。下一主题中的屏幕截图将返回到其他请求。

如果用户需要支付差旅补助并将其添加到申请,则会显示管理差旅补助下拉列表。您可以选择查看差旅补助,或查看用户对其津贴进行的调整。

展开的管理差旅补助下拉列表的屏幕截图,其中突出显示选项。

查看差旅补助

此选项允许处理者检查用户申请的差旅补助的详细信息。您可以使用 下一步 按钮逐步完成所有支持屏幕。

显示此申请的差旅补助第一个屏幕的屏幕截图。

查看调整

处理人还可以审核用户指示的调整以确保其准确。例如,您可能与出差者参加的会议相同,并且知道将提供什么餐饮。您可以确保他们正确完成此屏幕。

显示此申请的差旅补助的调整区域的屏幕截图。

导航按钮

通过导航按钮,处理人可以在申请清单中轻松导航,而无需手动关闭申请并从清单中打开下一个申请。

选择右箭头将打开列表中的下一个请求,选择左箭头将打开上一个请求。

显示未处理请求的屏幕截图,其中导航按钮突出显示。

审批选项

检查完有关请求的所有信息后,您可以决定要对其执行的操作。可用的操作将因配置而异。批准选项在屏幕右侧有自己的按钮。其他选项显示在"更多操作"按钮中。

显示审批选项的屏幕截图。“更多操作”按钮展开。更多操作和批准按钮均突出显示。

警告

如果 Concur Request 与 Concur Travel 集成,则任何降低审批流程的审批选项都会影响相关差旅预订的成本,从而使公司的旅行成本更高。

审批

这是最常用的选项,用于指示您批准此申请。选择 审批 按钮时,可能会提示您接受并确认批准此申请。确认后,系统将指示您已批准此申请并将其发送到审批流程中定义的下一步。

突出显示审批按钮的审批页面的屏幕截图。

更多操作 → 编辑审批流程

编辑审批流程选项允许您向此请求的审批流程添加步骤。您可以使用添加步骤链接向流程添加步骤,然后使用保存按钮保存更改。完成此表单后,您必须为请求选择审批按钮。

显示编辑审批流程页面的屏幕截图。“添加步骤”链接和“保存”按钮会突出显示

更多操作 → 审批并转发

审批并转发 选项允许您审批此申请并选择其他审批者将其发送至 。使用用户添加的审批者字段添加审批者,然后选择保存按钮执行这些操作。

注意

此选项使用 编辑审批流程 页面,因此您还可以执行与使用 编辑审批流程 选项相同的操作。
显示审批并转发页面的屏幕截图。“用户添加的审批人”框和“保存”按钮会突出显示。

更多操作 → 退回给员工

退回给员工选项将此申请退回给要更正的员工,并重新提交或取消。您需要提供备注,说明他们做错了什么以及他们应该采取哪些行动。添加注释后,选择退回按钮。

注意

如果用户对申请进行更正并重新提交,则必须再次完成整个审批流程。
显示退回给员工页面的屏幕截图。“添加注释”框和“退回”按钮突出显示。

摘要

  • 申请处理者使用预备进行处理的申请查询查看所有等待其审批的已提交申请(不包括他们自己提交的申请)。将其设置为默认查询可简化审批流程。
  • 处理者可以打开任何待处理的申请以检查关键区域,例如预期费用、申请详细信息(包括标题、时间表和审计跟踪)、打印/共享选项、附件和管理差旅补助(如果适用)。
  • 在每个申请中,可以详细检查费用(并在允许的情况下进行编辑),并且可以查看或添加支持文档,以确保在审批之前存在所有理由。
  • 处理者将看到各种审批选项;审核后,可以根据配置审批或采取其他操作。导航按钮可以在多个待定请求之间轻松移动。