Envío de una solicitud de aprobación

Una vez que añada todos los gastos necesarios a la solicitud, el siguiente paso se enviará para su aprobación. Antes del envío, SAP Concur recomienda revisar los detalles para garantizar que todo esté incluido para que su gerente y las partes interesadas lo aprueben a tiempo. Las aprobaciones retrasadas podrían dar lugar a diferencias significativas en los costes de viaje.

Cada solicitud tiene una serie de menús desplegables que le proporcionan más opciones para añadir más detalles a su solicitud. Ya ha visto algunos de ellos en este curso. Esta lección trata algunas de las opciones más comunes.

Las opciones del menú desplegable Detalles de la solicitud le permiten revisar y actualizar los artículos que pertenecen a la solicitud en su conjunto. Los elementos que ve variarán según su perfil y configuración de empresa.

• La opción Editar cabecera de solicitud le llevará de nuevo a la primera pantalla que completó cuando creó inicialmente esta solicitud. Puede revisar o actualizar la información que contiene.
• La opción Cronología de la solicitud muestra el proceso de aprobación proyectado para esta solicitud, indicando qué aprobaciones se requieren.
• La opción Seguimiento de auditoría muestra qué ha ocurrido con esta solicitud desde su creación, centrándose en cualquier regla que se haya infringido.
• La opción Resumen de asignación muestra cómo se ha asignado esta solicitud.

Las opciones del menú desplegable Imprimir/Compartir le permiten imprimir una versión en papel de su solicitud.

En la mayoría de los casos, también tendrá la opción de enviar por correo electrónico una versión en PDF de su solicitud a otras partes interesadas, tanto internas como externas, que pueden necesitar ver los detalles de la solicitud.

Las opciones del menú desplegable Adjuntos le permiten adjuntar documentos a su solicitud. Los ejemplos incluyen adjuntar autorizaciones escritas de la gerencia o pruebas de los costes de viaje de los sitios web de reservas de viajes.

Una vez que una solicitud tiene adjuntos, aparece otro artículo en este menú desplegable para revisar los artículos adjuntos anteriormente.

Una vez que revise los detalles de la solicitud y realice las adiciones o ajustes necesarios, puede enviarla para su aprobación.

Para enviar su solicitud, simplemente seleccione el botón Enviar solicitud. La solicitud seguirá el flujo de aprobación que se muestra en el área Cronología de la solicitud, que se vio anteriormente en esta lección. En la mayoría de los casos, el primer aprobador será el administrador del usuario.

• Revise todos los detalles de la solicitud antes de enviarla para garantizar la precisión y evitar retrasos en la aprobación.
• Utilice los menús desplegables para acceder a las opciones de edición de encabezados, visualización de líneas de tiempo, seguimientos de auditoría y resúmenes de asignación.
• Imprima o comparta su solicitud como PDF si es necesario; se desaconseja imprimir a menos que sea necesario.
• Adjunte documentos de soporte, como autorizaciones o comprobantes de gastos, en el menú Anexos.
• Envíe la solicitud completada con el botón Enviar solicitud para iniciar el proceso de aprobación.