SAP Concur recomienda que los aprobadores revisen todos los aspectos de la solicitud antes de tomar su decisión sobre si aprobarla o no. Esto garantiza que todos los detalles relevantes de la solicitud se revisen antes de tomar una decisión de aprobación.
Revisión y navegación por las opciones de aprobación en una solicitud individual
Objective
After completing this lesson, you will be able to navegar por las opciones de aprobación en una solicitud en Concur Standard Request.
Resumen de la aprobación de una solicitud individual
Áreas para revisar
Al revisar una solicitud, hay varias áreas con datos específicos para revisar. SAP Concur recomienda revisar todas estas áreas para garantizar que se revisen todos los detalles de la solicitud antes de tomar una decisión sobre si aprobar o no.
Las áreas a revisar pueden diferir según la configuración de su empresa y las opciones elegidas al crear la solicitud. Los siguientes temas abarcarán algunas de las opciones más comunes disponibles, entre las que se incluyen:
- Gastos previstos
- Detalles de solicitud
- Imprimir/Compartir
- Anexos
Comencemos con los gastos previstos.
Gastos previstos
El área Gastos previstos enumera todos los gastos incluidos en la solicitud. Puede seleccionar un gasto para ver los detalles completos de ese artículo.
Detalles de solicitud
La lista desplegable Detalles de solicitud enumera varias áreas que contienen información de alto nivel sobre la solicitud. Las áreas enumeradas variarán en función de su configuración y de las opciones seleccionadas al crear la solicitud. Aquí revisaremos algunas de las opciones más comunes.
Cabecera de solicitud
Esta opción permite al aprobador revisar el encabezado de esta solicitud. En función de la configuración, es posible que el autorizador pueda realizar modificaciones en estos datos.
Cronología de solicitud
Esta área permite a los aprobadores ver qué aprobaciones ya se han realizado y dónde va la solicitud si se aprueba. Según la configuración, los aprobadores pueden editar el flujo de trabajo agregando o eliminando pasos de aprobación para la solicitud.
Seguimiento de auditoría
Esta pantalla muestra todas las aprobaciones pasadas y cualquier regla de auditoría infringida. Esta información puede ayudar al aprobador a decidir si aprobar o no la solicitud.
Resumen de asignación
Esta pantalla muestra cómo se asignó la solicitud. Esta información puede ayudar al aprobador a determinar si necesita agregar más aprobadores al flujo de trabajo.
Imprimir/Compartir
El menú desplegable Imprimir/Compartir permite al responsable de aprobación imprimir una copia en papel de la solicitud. Para continuar, seleccione el informe que desea imprimir; en la mayoría de los casos, solo habrá una opción.
Una vez seleccionado un informe, existen opciones para imprimir el informe, guardarlo como PDF o enviarlo a otra parte interesada en un correo electrónico.
Anexos
La lista desplegable Adjuntos permite a los responsables de aprobación ver cualquier documento previamente adjunto y adjuntar más según sea necesario. Dentro de un informe de gastos, los anexos suelen ser recibos. Dentro de una solicitud, los adjuntos pueden incluir autorizaciones enviadas al usuario fuera de la infraestructura de SAP Concur, como en un correo electrónico o capturas de pantalla de sitios de reservas de viajes como evidencia de estimaciones de costes. Como puede ver en la siguiente imagen, si la solicitud tiene un adjunto, aparece un icono especial.
Al seleccionar la opción Ver documentos, aparece una ventana emergente que muestra todos los anexos.
Opciones de aprobación
Una vez que haya revisado toda la información de la solicitud, puede decidir qué acción de aprobación desea realizar. Las acciones disponibles variarán en función de su configuración y aparecerán como botones en la parte derecha de la pantalla.
Aprobar
Esta es la opción más común y se utiliza para indicar que aprueba esta solicitud. Al seleccionar el botón Aprobar, es posible que se le solicite que acepte y confirme que aprueba esta solicitud. Después de la confirmación, el sistema indica que ha aprobado la solicitud y, a continuación, la envía al siguiente paso definido en el proceso de aprobación.
Editar flujo de aprobación
La opción Editar flujo de aprobación le permite ver y editar el flujo de aprobación para esta solicitud y agregar pasos al proceso de aprobación para esta solicitud.
Aprobar y reenviar
La opción Aprobar y reenviar le permite aprobar la solicitud y, a continuación, seleccionar un aprobador adicional al que enviarla. Utilice el campo Aprobador agregado por el usuario para agregar el aprobador. Puede utilizar el enlace Agregar paso para agregar otro aprobador después de eso. Una vez realizadas todas las modificaciones, utilice el botón Guardar para guardar las modificaciones.
Devolver al empleado
La opción Devolver al empleado devuelve la solicitud al empleado para que la corrija y la vuelva a enviar o cancele. Debe proporcionar un comentario con detalles de lo que hicieron mal y qué acciones deben llevar a cabo en el futuro. Una vez añadidos los comentarios, seleccione el botón Devolver.
Nota
Si el usuario realiza correcciones en la solicitud y la vuelve a enviar, debe volver a pasar por todo el proceso de aprobación.
Resumen
- Revise todos los gastos previstos, los detalles de la solicitud, las opciones de impresión/uso compartido y los adjuntos antes de tomar decisiones de aprobación.
- Utilice el área Detalles de solicitud para verificar la información de resumen, las acciones anteriores y la asignación de fondos.
- Los adjuntos pueden incluir recibos o documentos de soporte; los responsables de aprobación pueden ver y agregar archivos según sea necesario.
- Las opciones de aprobación incluyen Aprobar, Aprobar y reenviar, Editar flujo de aprobación o Devolver a empleado con comentarios.