Affectation d’un ordre de mission

Objective

After completing this lesson, you will be able to imputez un ordre de mission aux objets de coût appropriés dans Concur Standard Request.

Qu'est-ce que l'imputation ?

L'imputation d'un ordre de mission a lieu lorsqu'un utilisateur fractionne un ordre de mission sur plusieurs objets de coûts tels que des centres de coûts ou des projets. L’imputation permet à l’utilisateur d’indiquer quels objets de coûts entraîneront les coûts associés à l’ordre de mission, ce qui aide les sociétés à budgétiser et à planifier de manière plus appropriée.

  • Dans la plupart des cas, si l’utilisateur ne fait rien, toutes les dépenses de l’ordre de mission seront imputées en fonction des éléments de l’en-tête de l’ordre de mission.
  • Les utilisateurs peuvent imputer des dépenses individuellement ou par groupes.
  • Les utilisateurs peuvent imputer à un ou plusieurs supports de coûts.
  • Les utilisateurs peuvent fractionner les articles par pourcentage ou montant en numéraire. Cet exemple montre comment effectuer une imputation par pourcentage.
  • Les utilisateurs peuvent enregistrer leurs imputations favorites pour les réutiliser facilement.
  • Selon la configuration du site, les imputations peuvent être utilisées pour déterminer les responsables qui doivent approuver la demande.
  • Le système est généralement configuré de sorte que les imputations de l’ordre de mission soient automatiquement appliquées à la note de frais ultérieure, ce qui permet à l’utilisateur de gagner du temps lors du processus de décompte des frais.

Affectation d’un ordre de mission

Dans cet exemple, le service de la comptabilité souhaite que les dépenses soient ventilées équitablement entre les centres de coûts Comptabilité fournisseurs et Comptabilité clients et ont accepté de partager les coûts de votre déplacement. Vous devez imputer votre demande équitablement aux deux centres de coûts.

Étapes

  1. Sélectionnez les dépenses à imputer.

    Capture d'écran affichant la sélection des dépenses à imputer, puis en sélectionnant le bouton Imputer.
    1. Cochez la case de chaque dépense à imputer. Cocher la case du haut permet de sélectionner toutes les dépenses de l’ordre de mission.
    2. Cliquez sur le bouton Imputer.
  2. Ajoutez une imputation.

    Capture d'écran affichant la sélection du bouton Ajouter.

    Cliquez sur le bouton Ajouter.

  3. Créez la première imputation.

    Capture d'écran montrant la sélection du service de la comptabilité, du centre de coûts de la comptabilité fournisseurs et du bouton Sauvegarder.
    1. Sélectionnez (100) Comptabilité dans la liste déroulante Service.
    2. Sélectionnez (101) Comptabilité fournisseurs dans la liste déroulante Centre de coûts.
    3. Cliquez sur le bouton Sauvegarder.
  4. Ajoutez une autre imputation.

    Capture d'écran affichant la sélection du bouton Ajouter.

    Notez que la demande est maintenant affectée à 100 % à la comptabilité fournisseurs. Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter une autre imputation.

  5. Créez la deuxième affectation.

    Capture d'écran montrant la sélection du service de la comptabilité, du centre de coûts des comptes clients et du bouton Sauvegarder.
    1. Sélectionnez (100) Comptabilité dans la liste déroulante Service.
    2. Sélectionnez (102) Comptabilité clients dans la liste déroulante Centre de coûts.
    3. Cliquez sur le bouton Sauvegarder.
  6. Vérifiez et sauvegardez les imputations.

    Capture d'écran montrant la vérification des imputations et la sélection du bouton Enregistrer.

    L'ordre de mission sera toujours réparti équitablement entre tous les supports de coûts ajoutés par l'utilisateur. Vous pouvez ajuster les pourcentages si vous ne voulez pas une répartition homogène. Si vous ne connaissez pas les pourcentages, vous pouvez les fractionner par valeurs monétaires en sélectionnant l'option Montant en haut à gauche. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les imputations.

Résultat

Capture d'écran affichant la demande affectée.

L'ordre de mission est affecté.

Affectation d’un ordre de mission

Maintenant que vous avez vu les étapes d'affectation d'une demande, regardez la vidéo suivante pour une démonstration.

Synthèse

  • L’imputation d’un ordre de mission fractionne les dépenses entre plusieurs objets de coûts, tels que différents centres de coûts ou projets.
  • Les utilisateurs peuvent imputer les dépenses par pourcentage ou par montants définis, individuellement ou par groupes.
  • La répartition garantit une budgétisation précise et peut automatiser l'acheminement pour approbation en fonction de la configuration du site.
  • Les imputations enregistrées peuvent être réutilisées pour plus d’efficacité dans les ordres de mission futurs.
  • Les imputations effectuées sur l’ordre de mission sont automatiquement appliquées aux notes de frais associées.