Soumettre une demande pour approbation

Une fois que vous avez ajouté toutes les dépenses nécessaires à l’ordre de mission, l’étape suivante est la soumission pour approbation. Avant la soumission, SAP Concur recommande d’examiner les détails pour s’assurer que tout est inclus pour votre responsable et les parties prenantes à approuver dans les meilleurs délais. Les approbations retardées peuvent entraîner des différences importantes dans les frais de déplacement.

Chaque demande dispose d'une série de menus déroulants qui fournissent plus d'options pour ajouter plus de détails à votre demande. Vous en avez déjà vu quelques-unes dans ce cours. Cette leçon passe en revue certaines des options les plus courantes.

Les options sous la liste déroulante Détails de la demande vous permettent de vérifier et de mettre à jour les articles qui concernent la demande dans son ensemble. Les éléments affichés varient en fonction de votre profil et de la configuration de votre société.

• L’option Modifier l’en-tête de la demande vous ramènera au premier écran que vous avez terminé lorsque vous avez initialement créé cette demande. Vous pouvez vérifier ou mettre à jour les informations qu'il contient.
• L’option Historique de l’ordre de mission affiche le processus d’approbation prévu pour cet ordre de mission, indiquant les approbations requises.
• L'option Historique des modifications affiche ce qui est arrivé à cette demande depuis sa création, en se concentrant sur les règles qui ont été enfreintes.
• L’option Récapitulatif d’imputation indique comment cet ordre de mission a été affecté.

Les options sous la liste déroulante Imprimer/Partager vous permettent d'imprimer une version papier de votre demande.

Dans la plupart des cas, vous avez également la possibilité d'envoyer par e-mail une version PDF de votre demande à d'autres parties prenantes, internes et externes, qui peuvent avoir besoin d'afficher les détails de la demande.

Les options de la liste déroulante Pièces jointes vous permettent de joindre des documents à votre demande. Par exemple, joindre des autorisations écrites de la direction ou une preuve des frais de déplacement sur les sites Web de réservation de voyages.

Une fois qu'une demande a des pièces jointes, un autre article apparaît dans cette liste déroulante pour vérifier les articles précédemment joints.

Une fois que vous avez vérifié les détails de la demande et effectué les ajouts ou ajustements nécessaires, vous pouvez la soumettre pour approbation.

Pour soumettre votre demande, il vous suffit de cliquer sur le bouton Soumettre l’ordre de mission. La demande suivra la procédure d’approbation affichée dans la zone Historique de l’ordre de mission, vue précédemment dans cette leçon. Dans la plupart des cas, le premier approbateur est le responsable de l'utilisateur.

• Vérifiez tous les détails de la demande avant de la soumettre pour vous assurer de leur exactitude et éviter les retards d’approbation.
• Utilisez les menus déroulants pour accéder aux options de modification des en-têtes, d’affichage des calendriers, des historiques des modifications et des résumés des imputations.
• Imprimez ou partagez votre demande au format PDF si nécessaire; l'impression est déconseillée à moins que cela ne soit nécessaire.
• Joignez des documents justificatifs, tels que des autorisations ou des justificatifs de frais, dans le menu Pièces jointes.
• Soumettez votre demande terminée à l'aide du bouton Soumettre la demande pour lancer le processus d'approbation.