Vérification et navigation dans les options d’approbation d’un ordre de mission individuel

SAP Concur recommande aux approbateurs de vérifier tous les aspects de l’ordre de mission avant de prendre leur décision d’approuver ou non. Cela garantit que tous les détails pertinents de la demande sont vérifiés avant de prendre une décision d'approbation.

Lors de la vérification d'une demande, il existe plusieurs zones avec des données spécifiques à vérifier. SAP Concur recommande d’examiner tous ces domaines pour s’assurer que tous les détails de la demande sont examinés avant de prendre une décision d’approbation ou non.

Les zones à vérifier peuvent différer en fonction de la configuration de votre société et des options choisies lors de la création de la demande. Les prochains sujets aborderont certaines des options les plus communes disponibles, notamment :

• Frais prévus
• Détails de la demande
• Imprimer/Partager
• Pièces jointes

Commençons par les dépenses prévues.

La zone Frais prévus répertorie toutes les dépenses incluses dans l’ordre de mission. Vous pouvez sélectionner une dépense pour afficher les détails complets de cet élément.

La liste déroulante Détails de la demande répertorie plusieurs zones qui contiennent des informations générales sur la demande. Les zones répertoriées varient en fonction de votre configuration et des options sélectionnées lors de la création de la demande. Ici, nous allons examiner certaines des options les plus courantes.

En-tête de la demande

Cette option permet à l'approbateur de vérifier l'en-tête de cet ordre de mission. Selon la configuration, l'approbateur peut être en mesure d'apporter des modifications à ces données.

Historique de l’ordre de mission

Cette zone permet aux approbateurs de voir quelles approbations ont déjà eu lieu et où va la demande si elle est approuvée. Selon la configuration, les approbateurs peuvent modifier le workflow en ajoutant ou en supprimant des étapes d’approbation pour l’ordre de mission.

Piste de vérification

Cet écran affiche toutes les approbations passées et toutes les règles de contrôle non respectées. Ces informations peuvent aider l'approbateur à décider d'approuver ou non la demande.

Récapitulatif d’imputation

Cet écran affiche la manière dont la demande a été affectée. Ces informations peuvent aider l'approbateur à déterminer s'il doit ajouter d'autres approbateurs au workflow.

La liste déroulante Imprimer/Partager permet à l’approbateur d’imprimer une copie papier de l’ordre de mission. Pour continuer, sélectionnez le rapport que vous voulez imprimer. Dans la plupart des cas, il n'y aura qu'une seule option.

Une fois qu'un rapport est sélectionné, vous pouvez l'imprimer, l'enregistrer au format PDF ou l'envoyer à un autre intervenant dans un e-mail.

La liste déroulante Pièces jointes permet aux approbateurs d'afficher tous les documents précédemment joints et d'en joindre d'autres si nécessaire. Dans une note de frais, les pièces jointes sont généralement des justificatifs. Dans une demande, les pièces jointes peuvent inclure des autorisations envoyées à l’utilisateur en dehors de l’infrastructure SAP Concur, par exemple dans un e-mail ou des captures d’écran des sites de réservation de voyages comme preuve des estimations de coûts. Comme vous pouvez le voir dans l'image suivante, si la demande comporte une pièce jointe, une icône spéciale apparaît.

Lorsque vous sélectionnez l'option Afficher les documents, une fenêtre pop-up affiche toutes les pièces jointes.

Une fois que vous avez vérifié toutes les informations de la demande, vous pouvez décider de l'action d'approbation que vous voulez effectuer. Les actions disponibles varient en fonction de votre configuration et apparaissent sous forme de boutons à droite de l'écran.

Approuver

Il s'agit de l'option la plus courante qui permet d'indiquer que vous approuvez cette demande. Lorsque vous cliquez sur le bouton Approuver, vous pouvez être invité à accepter et confirmer que vous approuvez cette demande. Après confirmation, le système indique que vous avez approuvé la demande, puis l'envoie à l'étape suivante définie dans le processus d'approbation.

Modifier le déroulement de l'approbation

L'option Modifier la procédure d'approbation vous permet d'afficher et de modifier la procédure d'approbation pour cette demande et d'ajouter des étapes au processus d'approbation pour cette demande.

Approuver et transférer

L’option Approuver et transférer vous permet d’approuver l’ordre de mission, puis de sélectionner un approbateur supplémentaire à qui l’envoyer. Utilisez le champ Approbateur ajouté par l'utilisateur pour ajouter l'approbateur. Vous pouvez utiliser le lien Ajouter étape pour ajouter ensuite un autre approbateur. Une fois toutes vos modifications effectuées, utilisez le bouton Sauvegarder pour sauvegarder vos modifications.

Renvoyer au collaborateur

L'option Renvoyer au collaborateur renvoie l'ordre de mission au collaborateur pour qu'il le corrige et le soumette à nouveau ou l'annule. Vous devez fournir un commentaire avec des détails sur ce qu'ils ont fait de mal et sur l'action qu'ils doivent prendre à l'avenir. Une fois les commentaires ajoutés, cliquez sur le bouton Renvoyer.

Remarque

Si l’utilisateur apporte des corrections à la demande et la soumet à nouveau, elle doit repasser par l’ensemble du processus d’approbation.

• Vérifiez toutes les dépenses prévues, les détails de l’ordre de mission, les options d’impression/partage et les pièces jointes avant de prendre des décisions d’approbation.
• Utilisez la zone Détails de l’ordre de mission pour vérifier les informations récapitulatives, les actions passées et l’affectation des fonds.
• Les pièces jointes peuvent inclure des justificatifs ou des documents complémentaires ; les approbateurs peuvent afficher et ajouter des fichiers si nécessaire.
• Les options d'approbation incluent Approuver, Approuver et transférer, Modifier le déroulement de l'approbation ou Renvoyer au collaborateur avec des commentaires.