従来の Concur Travel プロファイルの確認

Concur Travel プロファイル設定の操作

Objective

After completing this lesson, you will be able to 従来の Concur Travel プロファイルを設定および更新します。

Concur Travel プロファイル設定

SAP Concur Travel で予約を作成する前に、 [プロファイル設定] を完了する必要があります。最初に、個人情報、会社情報、緊急連絡先、およびクレジットカードの各セクションに情報を入力します。このプロセスを完了すると、出張を予約する準備が整います。変更を行わない場合でも、Concur Travel で出張を予約する前にプロファイルを保存する必要があります。

このレッスンでは、Concur Travel プロファイルにアクセスし、利用可能なプロファイルオプションを確認する方法について学習します。

Concur Travel プロファイルにアクセスするには:

  1. プロファイルアイコン (右上隅) を選択します。
  2. 設定を選択します。この図は、SAP Concur の [プロファイルオプション] ページを示しています。このページでは、ユーザーのプロファイル設定メニューを表示して、情報、出張設定、およびその他の設定をカスタマイズすることができます。

注記

組織の設定によっては、一部のオプションを利用できない場合があることに注意してください。

プロファイルオプション

最も一般的に使用されるプロファイルタスクは、 [プロファイルオプション] ページにあります。これらのプロファイル設定には、左側のメニューからアクセスすることもできます。それぞれのプロファイルオプションを個別に確認しましょう。

個人情報: このセクションでは、個人情報、会社情報、連絡先情報、緊急連絡先、電子メールアドレス、およびクレジットカードの詳細を確認および更新することができます。Concur Travel プロファイルは、以下の 3 つのセクションに分類されます。

  1. 自分の情報
  2. 出張の設定
  3. その他の設定

注記

組織によっては、ユーザーがプロファイルで実行できる変更を制限します (これらのフィールドは灰色表示されます)。

個人情報: このセクションでは、名、ミドルネーム、および姓が、空港で提示する写真 ID の名前と同じであることを確認する必要があります。

この図は、プロファイル情報を入力するためのユーザーインターフェイスを示しており、空港のセキュリティ要件に準拠するために、識別時に名前を入力されたものと一致させることの重要性を強調しています。特定のフィールドは、プロファイルの完了に必須としてマークされています。

会社情報

組織の設定に基づいて、このセクションには、社員のマネージャー、社員のポジション/肩書、およびカスタムフィールドに関連する情報が含まれます。

注記

組織の設定によっては、これらのフィールドを編集できない場合があります。これらのフィールドのいずれかが正しくなく、編集できない場合は、出張マネージャー/管理者に連絡してください。

この図は、会社情報フォームのセクションを示しています。ここでは、保存する前に、マネージャー名、社員の役職/肩書、必須のコストセンター番号などの詳細を入力することができます。

連絡先情報

このセクションに職場の電話番号と自宅の電話番号を追加します。コンタクト情報を最新の状態に保つことで、エージェントは重要な出張関連情報について連絡を取ることができます。

この図は、続行するには勤務先電話または自宅電話のいずれかを指定する必要があることを示す連絡先情報フォームです。

電子メールアドレス

このセクションでは、メールアドレスを追加および確認することができます。メールアドレスを確認することで、出張に関連する重要な通知を受信できるようになります。

この図は、出張通知のメールアドレスを追加および検証するためのインターフェイスを示しています。追加情報へのリンクと、未検証のメールアドレスを示すセクションが含まれています。

保証ゲストユーザー

注記

組織の設定に応じて、保証ゲストユーザー情報が表示される場合と表示されない場合があります。

保証ゲストは、スポンサーから出張を予約するためのアクセス権を付与された非従業員です。スポンサーは、スポンサー権限が割り当てられているすべてのユーザーです。

この図は、保証ゲストユーザーが定義されておらず、 [保証ゲストユーザーを追加] をクリックして追加できる [保証ゲストユーザー] のセクションを示しています。

スポンサーのプロファイルでは、[Sponsored Guest Users (保証ゲストユーザー)] セクションに、社員が保証しているすべてのゲストユーザーが一覧表示されます。保証ゲストユーザーが追加されると、スポンサーユーザーはスポンサーを解約したり、スポンサー自身のプロファイルページから保証ゲストユーザーを表示したりすることができます。

この図は、保証ゲストユーザーが追加されたときの [保証ゲストユーザー] のセクションを示しています。

緊急連絡先

このセクションでは、緊急連絡先情報を入力することができます。連絡先の詳細を定期的に更新し、記載されていることを指定の担当者に通知してください。

この図は、名前、関係、住所、市区町村、都道府県/州/省、郵便番号、国/地域、電話、および代替電話のフィールドを含む、緊急連絡先情報を収集するためのフォームと、詳細を保存するオプションを示しています。

クレジットカード

このセクションでは、クレジットカードを追加したり、既存のクレジットカードを変更したりすることができます。

注記

組織がコーポレートゴーストカード、出張口座 (BTA カード)、またはその他の集中請求支払方法を使用している場合、これらは通常、このセクションには表示されません。コーポレートゴーストカードまたは集中請求された支払方法を使用するように割り当てられている場合は、出張を予約すると表示されます。

この図は、保存された Visa クレジットカードプロファイルと、新しいカードを追加するオプションを示しています。カードタイプ、カード番号の一部、有効期限、更新/削除オプションなどの詳細が表示されます。

クレジットカードを追加するには、次の手順を実行します。

  1. [クレジットカードを追加] を選択します。
  2. 必須フィールドに入力します。
  3. 保存を選択します。

ヒント

Concur Travel では、クレジットカードは月の最終日に有効期限が切れます。そのため、カードの有効期限が 2025 年 6 月に設定されている場合、カードは 6 月 30 日に有効期限が切れます。
この図はクレジットカードを追加するためのフォームであり、表示名、カードタイプ、クレジットカード番号、有効期限、使用状況、請求先住所などの詳細が必要です。このフォームには、既定の設定や従業員以外の使用を許可するためのオプションが含まれています。

注記

保証ゲストユーザーが追加されると、組織の設定に応じて、[クレジットカード] 領域にそれらのセクションが表示される場合があります。

クレジットカード情報を更新するには、次の手順を実行します。

  1. 鉛筆アイコンを選択します。この図は、カードタイプ、部分的なカード番号、有効期限、更新/削除オプションなどの詳細を表示する、保存された Visa クレジットカードを示しています。
  2. 必要な変更を行います。
  3. 保存を選択します。

出張の設定

出張の優先設定: [出張の優先設定] セクションで、割引出張レート/運賃クラスを選択したり、航空出張、ホテル、およびレンタカーの優先設定を設定したりすることができます。

航空出張の優先設定

このセクションを使用して、航空出張の優先設定を追加または更新します。

この図は、フライトの出張の優先設定フォームを示しています。ユーザーは、座席、座席セクション、特別食事、発券の配達、出発空港の推奨、その他の航空出張の優先設定、および医療アラートのオプションを指定することができます。

注記

座席関連の優先設定の場合、すべての航空会社がリストされているすべてのオプションをサポートするわけではなく、マイレージ会員ステータスによって優先設定を順守できるかどうかが決定される場合があります。

ホテルの優先設定

このセクションを使用して、ホテルの優先設定を追加または更新します。

この図は、ホテルの優先設定のフォーム (部屋の種類と喫煙の優先設定の選択、ホテル業者のメッセージボックス、車椅子アクセスやブラインドアクセシビリティなどのアクセシビリティニーズを指定するためのチェックボックスなど) を示しています。

レンタカーの優先設定

このセクションを使用して、レンタカーの優先設定を追加または更新します。

この図は、レンタカーの優先設定 (車両タイプ、喫煙の優先設定、車両トランスミッションなど) を選択するためのフォームインターフェイスと、レンタカー会社にメッセージを送信するためのオプションフィールドを示しています。

注記

SAP Concur では、お客様の優先設定を収集し、航空会社または旅行会社に提供できますが、これらの優先設定がすべての予約で受け入れられることを保証することはできません。

海外出張

このセクションを使用して、パスポートおよびビザ情報を追加または更新します。

パスポートを追加するには、次の手順を実行します。

  1. [パスポートを追加] を選択します。
  2. 必要な情報をすべて入力します。
  3. 保存を選択します。この図は、ユーザーが国外出張を容易にするためにパスポートおよびビザ情報を追加できるオンラインプロファイルインターフェイスのセクションを示しています。

ビザを追加するには、以下の手順に従います。

  1. [ビザの追加] を選択します。
  2. 必要な情報をすべて入力します。
  3. 保存を選択します。

パスポートがない場合は、 [パスポートを持っていません] チェックボックスを選択します。

注記

2 つのパスポートと 10 個のビザを追加できます。

マイレージ会員プログラム

[マイレージ会員プログラム] セクションで、マイレージ会員プログラム、出張者プログラム、およびホテルゲストプログラムを追加することができます。メンバーシップの詳細を入力するには、プログラムの追加を選択します。

この図は、頻度の高い出張者、ドライバ、およびホテルゲストの出張プログラムを追加するためのユーザーインターフェイスを示しています。この図は、最大 5 つの出張プログラムを追加できるユーザーインターフェイスを示しています。プログラムの詳細を入力し、支払先を検索するオプションがありますが、現在はプログラムが定義されていません。

注記

メンバーシップの名前がプロファイルの名前 (ミドルネームの頭文字を含む) と正確に一致していることを確認してください。プログラムを誤って入力すると、予約システムからプロファイルエラーが発生します。

アシスタント/手配者

アシスタントまたは手配者を選択して、プロファイルを表示および変更したり、代理で出張および出張を予約したりすることができます。各出張者は 1 人のプライマリアシスタントを持つことができます。

代理で出張を予約するユーザーを割り当てるには、以下の手順に従います。

  1. [アシスタントと出張手配者] セクションに移動します。
  2. アシスタントの追加を選択します。 この図は、アシスタントを追加するプロセスを示しています。
  3. 出張関連タスクの権限を付与する組織内の個人を検索して選択します。
  4. チェックボックスを使用して、出張を予約したり、出張の第一アシスタントとして指定したりする権限を付与します。この図は、アシスタントを追加するための Concur ソリューションセクションを示しています。このセクションでは、出張関連タスクを処理する個人を割り当てることができます。

    注記

    アシスタントは既存の出張ユーザーである必要があります。プロファイルに職場の電話番号が含まれていない場合、ユーザを主要アシスタントとして割り当てることはできません。

  5. 選択が完了したら、保存を選択します。

    注記

    プロファイルページには、複数の保存ボタンがあります。保存ボタンを選択すると、プロファイル全体が保存されます。

レッスンのまとめ

このレッスンでは、Concur Travel プロファイルにアクセスし、利用可能なプロファイルオプションをナビゲートする方法を学習しました。

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