Objective
Merken Sie sich den Schritt-für-Schritt-Prozessleitfaden, der Ihnen dabei hilft, Ihre Kollegen an Bord zu bringen.
In dieser Lektion geht es um die Schritte 3 bis 5 „Daten von Informationsblatteigentümern vorbereiten, kommunizieren und sammeln":
Im vorherigen Abschnitt haben Sie sich für Datensammlungs- und Datenpflegeoptionen entschieden und diese Schritte von Ihrer Seite aus konfiguriert/vorbereitet. In diesem gesamten Abschnitt geht es um den Inhalt und die Aktivierung für Informationsblatteigentümer, d. h. für Endbenutzer.
Je nachdem, welche Optionen Sie für die Datensammlung ausgewählt haben, sollten Sie den relevanten Aktivierungsinhalt für die Verteilung vorbereiten. Wir führen diese Enablement-Ausführung in drei Schritten durch:
Die folgenden Ressourcen sollten praxisnahes Material für die Informationsblatteigentümer sein. Am Ende dieses Abschnitts haben Sie eine E-Mail-Vorlage, in der alles bereits gesammelt wurde, und Sie können den Inhalt vor dem Senden anpassen. Dies sind die Themen, die der Informationsblattverantwortliche verstehen sollte.
Jeder Fact-Sheet-Verantwortliche sollte eine Einführung in SAP LeanIX haben und warum dies wichtig ist, bevor er zur Datenerfassung und -pflege aufgefordert wird. Daher empfehlen wir, ihnen einen schnellen Überblick zu geben:
Um eine Übersicht über SAP LeanIX und das Metamodell zu erhalten, können Sie die folgende Seite mit Informationsblatteigentümern teilen:
Einführender Leitfaden für Ihre SAP-LeanIX-Journey
Weitere Informationen finden Sie in unserer Dokumentation:
Sie sollten eine kurze Einführung in Ihre Unternehmensprioritäten geben und erfahren, wie Sie mit SAP LeanIX diese erreichen.
Vorgehensweise:Es empfiehlt sich, klare und numerische Ziele anzugeben und zu verknüpfen, wie Enterprise Architecture Management mit ihnen zusammenhängt.
Um einen Überblick über die Navigation durch SAP LeanIX zu erhalten, können Sie die folgende Seite teilen:
Diese Seite beschreibt das Layout von LeanIX Enterprise Architecture und hilft Ihnen bei der Navigation in den verschiedenen Abschnitten des Tools.
Stellen Sie Ihren Kollegen die Erläuterung und Dokumentation zum Onboarding-Dashboard des Informationsblatteigentümers per E-Mail zur Verfügung: Sie sollten sich am Arbeitsbereich anmelden und das Onboarding-Dashboard durchgehen. Sie sollten auch die obligatorischen Materialien lesen, um sich bei der Datenerfassung und -pflege zu unterstützen, einschließlich des Videos zum Ausfüllen eines Anwendungsinformationsblatts.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Dokumentation:
Onboarding-Dashboard für Informationsblattverantwortliche | SAP LeanIX User Docs
Lassen Sie uns nun die Positionen wechseln und sehen, wie der Prozess zum Empfangen einer Umfrage aussieht. Da Ihre Stakeholder möglicherweise noch nicht mit SAP LeanIX vertraut sind, empfehlen wir, Umfragen mit sich selbst als Empfänger zu testen. Auf diese Weise können Sie verstehen, wie Umfragen funktionieren, und Sie darauf vorbereiten, sie später effektiv anzuwenden, wenn Ihre Stakeholder auch in SAP LeanIX aktiviert sind. Sobald die Umfrage erfolgreich funktioniert, können Sie die Umfrage an alle relevanten Abonnenten senden, einschließlich eines Links mit Hilfe und Anweisungen zum Ausfüllen der Umfrage.
Ihre Aufgabe:Erläutern Sie den Informationsblatteigentümern im Unternehmen per E-Mail, warum und welche Daten Sie von ihnen für SAP LeanIX benötigen.
Vorgehensweise:Um zu erläutern, was ein Anwendungsinformationsblatt ist, können Sie Ihre Kollegen auf diese Erläuterung verweisen.
Notiz
Sie können die folgenden Details zum Festlegen eines Qualitätssiegels mit Informationsblatteigentümern teilen. Diese Informationen und Aktivierungsinhalte sind auch im Onboarding-Dashboard des Informationsblatt-Eigentümers enthalten.
Erstellen Sie einen transparenten Überblick über den Prozess für die kontinuierliche Datensammlung, und erläutern Sie den Informationsblatteigentümern, was sie tun müssen, um Daten in der Zukunft in SAP LeanIX zu pflegen.
Vorgehensweise:Im Folgenden finden Sie ein Beispiel zur Erläuterung der Datenpflege:
Wir bitten um Ihr Eigentum und Ihre ständige Verpflichtung, Daten in Ihren Anwendungsinformationsblättern zu pflegen. Dies ist eine zentrale strategische Priorität für die IT-Ziele unseres Unternehmens und wird dazu beitragen, Transparenz in unserer Landschaft zu schaffen und die zukünftige Architektur effizienter zu planen.
Von Informationsblatteigentümern erwarten wir Folgendes:
Erläutern Sie den Informationsblatteigentümern die Funktion von To-dos im Arbeitsbereich:
ÜberblickDie neuen To-dos bilden die Grundlage für die Ausführung manueller Schritte in der Automatisierungsfunktion. Benutzer können To-dos anderen zuordnen sowie ihre eigenen zugeordneten To-dos an einem zentralen Punkt in ihrem Posteingang empfangen und bearbeiten. To-dos sind standardmäßig für alle Arbeitsbereiche verfügbar.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Dokumentation:
Da die Beteiligung vieler Informationsblatteigentümer zu Fragen führen kann, empfiehlt es sich, interne Ressourcen für SAP-LeanIX-Kenntnisse einzurichten:
Jetzt ist es an der Zeit, die Aktivierung und das Onboarding an SAP LeanIX zu kommunizieren und an Ihre Fact-Sheet-Verantwortlichen zu senden. Um Sie bei der Kommunikation dieser Enablement-Inhalte über SAP LeanIX zu unterstützen, stellen wir Ihnen einige Vorlagen für E-Mails zur Verfügung. Passen Sie sie entsprechend den Optionen an, die Sie in diesem Kurs ausgewählt haben.
Laden Sie die SAP LeanIX Announcement Mail hier herunter
Nach der Kommunikation sollten Sie Ihre Benutzer sofort in den Arbeitsbereich einladen. Abhängig von Ihrer Strategie für die Benutzerzugriffsverwaltung haben die Informationsblatteigentümer möglicherweise unterschiedlichen Zugriff auf Ihren Arbeitsbereich:
Notiz
Wenn Sie bereits Benutzer über die Option für die automatische Einladung für Umfragen eingeladen haben, haben Sie den Einladungsschritt bereits abgeschlossen.
Es sind keine weiteren Aktionen erforderlich. Die Benutzer können sich direkt über ihr SSO mit dem Link anmelden, der in der ersten Ankündigung bereitgestellt wird.
In diesem Fall müssen Sie die Informationsblatteigentümer manuell einladen:
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Informationsblatteigentümer während der 1 Woche überwachen und bei Bedarf nachbereiten, um die Anreicherungsdaten bereitzustellen. Nutzen Sie das produktinterne Dashboard, um die Metriken auf Vollständigkeit zu prüfen. Die Informationen sind entscheidend und eine Anforderung.
Um eine ordnungsgemäße Dateneinrichtung sicherzustellen, empfehlen wir Ihnen, sich an diesen Best-Practice-Metriken zu orientieren:
| Best-Practice-Metrik | Warum es empfohlen wird |
|---|---|
Mindestens 20 Anwendungen haben einen anderen Lebenszyklus als N/A | Es ist wichtig, aktuelle Informationen zum Lebenszyklus Ihrer Anwendungen beizubehalten, um korrekt mit anderen Benutzern zu kommunizieren, unabhängig davon, ob die Anwendung noch aktiv oder bereits stillgelegt ist. Darüber hinaus ist das Lebenszyklusattribut für andere Stakeholder von entscheidender Bedeutung, um seine Verwendung in Geschäftsprozessen zu planen. Dies ist für das Obsoleszenz-Risikomanagement wichtig. Außerdem können Sie sich auf Anwendungen konzentrieren, die noch nicht beendet wurden. |
Mindestens 20 Anwendungen werden hinsichtlich der Geschäftskritikalität, der funktionalen Eignung und der technischen Eignung bewertet. | Diese zusätzlichen Attribute helfen dabei, eine aussagekräftige Bewertung des aktuellen Anwendungsportfolios vorzunehmen, da die Attribute bei der Bewertung eines Antrags helfen. Sie benötigen eine kritische Masse an Auswertungsdaten, um richtige Entscheidungen zu Ihrem Portfolio treffen zu können. |
Mindestens 20 Anträge haben den Qualitätsstatus "Genehmigt" | Zuverlässige Informationen für jede Anwendung bilden den Kern der SAP-LeanIX-Nutzung. Dies erfordert die Verantwortlichkeit für das Qualitätssiegel und stellt sicher, dass die Informationsblatteigentümer die Informationen im Informationsblatt genehmigen. Ein „genehmigter" Qualitätsstatus signalisiert anderen Stakeholdern, dass die angezeigten Informationen korrekt und zuverlässig sind. |
Hinweis
Ich bestätige, dass ich die folgende Aufgabe abgeschlossen habe: