Onboarding des Planinformationsblatt-Verantwortlichen: Datenerfassung und -pflege

Merken Sie sich den Schritt-für-Schritt-Prozessleitfaden, der Ihnen dabei hilft, Ihre Kollegen an Bord zu bringen. In diesem Kurs geht es um Schritt 2:

Als EA-Team allein benötigen Sie Informationsblatteigentümer, um die Attribute wie Lebenszyklus, Geschäftskritikalität, Funktionale Eignung und Technische Eignung zu validieren und anzureichern. Informationsblatteigentümer können diese Daten über die folgenden Optionen effizient hinzufügen.

Lesen Sie alle drei Optionen, um sich einen Überblick zu verschaffen, und überlegen Sie sich, welche Optionen Sie für die initiale Datensammlung auswählen möchten. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie jede Option konfigurieren und vorbereiten, damit Sie ein besseres Verständnis der erforderlichen Vorbereitung erhalten:

OPTION 1: IN WORKSPACE USING DASHBOARD

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Beschreibung:

Sie können Ihre Informationsblatteigentümer direkt in den Arbeitsbereich einladen und das Onboarding über das Onboarding-Dashboard des Informationsblatteigentümers durchführen. Das Dashboard bietet eine Landing-Page mit relevanten Details und Kurzanleitungen durch LeanIX, die sie dabei unterstützen sollen, Daten selbstständig zu bedienen, hinzuzufügen und zu pflegen. Auf diese Weise nehmen Informationsblatteigentümer am Arbeitsbereich teil und tragen Daten im Arbeitsbereich bei, während sie zuerst im Tool navigieren und im Tool lernen, aber auch für spätere Zwecke, wenn sie SAP LeanIX weiterhin verwenden.

PRO: Förderung der dezentralen Eigentümerschaft von Informationen von Anfang an	CON
Stärkeres Lernen durch „praxisnahes Arbeiten" im Anwendungsinformationsblatt im Produkt Fact-Sheet-Verantwortliche lernen SAP LeanIX kennen und können bereits den vollen Nutzen des Tools erkunden. Das Dashboard wird sowohl für das initiale Onboarding und die Datensammlung als auch für die Datenpflege verwendet.	Risiko, dass Informationsblattverantwortliche nicht eigenständig im Tool navigieren können

Ihre Aufgabe:

Bereiten Sie das Onboarding-Dashboard des Informationsblatteigentümers in Ihrem Arbeitsbereich vor, und konfigurieren Sie es bei Bedarf. Laden Sie Ihre Kollegen zu diesem Zeitpunkt noch nicht ein, wir werden dies im nächsten Abschnitt in einer zentralen Kommunikation tun.

Vorgehensweise:

Lesen Sie die Dokumentation, um sich mit den erforderlichen Funktionen des Onboarding-Dashboards in Ihrem SAP-LeanIX-Arbeitsbereich vertraut zu machen. Wir stellen eine Standardoption bereit, aber Sie können bei Bedarf auch personalisierte Nachrichten oder Links hinzufügen, indem Sie das Onboarding-Dashboard für Informationsblätter in Ihrem SAP-LeanIX-Arbeitsbereich konfigurieren.

Wir empfehlen, die Interaktion des App-Eigentümers für Ihre Anwendungen zu fokussieren, die als „Im Umfang" gekennzeichnet sind. Sie können in Erwägung ziehen, eine gesicherte Suche anzulegen, um die Wiederverwendbarkeit zu gewährleisten. Weitere Informationen finden Sie hier.

OPTION 2: UMFRAGEN

Bedarfs- und Bedarfs-/Bedarfs-/Bedarfs-/Bedarfs-/Bedarfs-

Beschreibung:

Eine Umfrage ist eine automatisierte Möglichkeit, Informationen von mehreren Personen auf einmal zu sammeln. Auf diese Weise können Sie Crowdsourcing durchführen, um die Datenqualität in SAP LeanIX zu verbessern.

PRO: Schnelle automatisierte Datenerfassung, wenn das Training Ihrer Fact Sheet-Eigentümer in der App kurzfristig zu herausfordernd erscheint	CON
Fact-Sheet-Verantwortliche müssen einfach eine Antwortform bestimmter Felder ausfüllen, die die Datensammlung auf die grundlegenden Mussfelder beschränkt. Keine Anmeldung erforderlich	Onboarding von Informationsblatteigentümern für das Tool (über das Dashboard), das zu einem späteren Zeitpunkt erforderlich ist, da Umfragen für die kontinuierliche Datenpflege nicht empfohlen werden Fact Sheet-Verantwortliche verstehen möglicherweise nicht den vollen Wert von SAP LeanIX und benötigen ihren Beitrag.

Administratoren spielen eine entscheidende Rolle bei der Verwendung von Umfragen, um zusätzliche Informationen von verschiedenen Stakeholdern zu sammeln. Um Umfragen effektiv nutzen zu können, müssen sie zunächst konfiguriert werden. Sehen wir uns den Konfigurationsprozess an und erfahren Sie, wie Administratoren wertvolle Erkenntnisse von Stakeholdern einholen können.

Ihre Aufgabe:

Konfigurieren Sie Umfragen in Ihrem SAPLeanIX-Arbeitsbereich, um initiale Daten in Anwendungen zu sammeln. Die Felder, nach denen Sie fragen sollten, sind:

• Lebenszyklus
• Geschäftsrelevanz
• Funktionale Eignung
• Technische Eignung

Wir empfehlen, das Feld „Im Umfang" zu verwenden, um nach Ihren Fokusanwendungen zu filtern.

Achtung

WICHTIG:

Um Umfragen an verantwortliche Informationsblatteigentümer zu senden, müssen sie im Arbeitsbereich den Status "Eingeladen" haben. Um das Senden von Einladungs-E-Mails neben Umfragen an Ihre Benutzer zu vermeiden, können Sie die Option „Automatische Einladung" verwenden, um den Benutzerstatus von „Nicht eingeladen" in „Eingeladen" zu ändern, indem Sie die Option für die Masseneinladung in der Admin-Benutzerliste aufrufen. Weitere Informationen finden Sie hier.

Als Voraussetzung sollten Sie den entsprechenden Benutzer als Abonnenten hinzugefügt haben, ohne ihn einzuladen. Dies ist über die Registerkarte für das Fact-Sheet-Abonnement, die Inventar-Inline-Tabelle oder über den XLS-Import möglich. Beachten Sie, dass diese Option nur für Arbeitsbereiche verfügbar ist, in denen SSO für die Authentifizierung aktiviert ist.

Wenn Sie weitere Hilfe benötigen oder Hilfe benötigen, wenden Sie sich an support@leanix.net.)

Laden Sie Ihre Kollegen stillschweigend in den Arbeitsbereich ein, senden Sie die Umfrage jedoch zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Dies tun wir im nächsten Abschnitt in einer zentralen Kommunikation.

Vorgehensweise:

Sehen Sie sich das Video unten an, um Sie durch die erforderlichen Schritte in Ihrem SAP-LeanIX-Arbeitsbereich zu führen. Weitere Informationen finden Sie auch in den hier bereitgestellten Ressourcen.

OPTION 3: SPREADSHEET

Bedarfs- und Bedarfs-/Bedarfs-/Bedarfs-/Bedarfs-/Bedarfs-

Beschreibung:

Anstatt die Informationsblatteigentümer in den Arbeitsbereich einzuladen, können Sie die Daten für Anwendungsinformationsblätter auch außerhalb des Tools manuell sammeln. Der Admin / Enterprise Architect sammelt die Attribute in einer Tabellenkalkulationsvorlage. Die Tabellenkalkulation wird dann über die Importfunktion in das Arbeitsbereichsinventar hochgeladen.

PRO: Manuelle Sammlung, wenn Sie sich mit vertrauten Tabellenkalkulationsinhalten wohler fühlen oder bereits Tabellenkalkulationsinhalt verfügbar haben	CON
Gezielte Anforderungen bestimmter Felder von Informationsblatteigentümern führen zu wenig Verwirrung Keine Anmeldung erforderlich Direkte Kommunikation über E-Mail oder vertrauten Kommunikationskanal Manuelle Verfolgung von Antworten Möglichkeit zum Anpassen und Steuern der Eingabe vor dem Datenimport	Sehr manuelle Datensammlung für Enterprise Architect Team/Admin Onboarding von Informationsblatteigentümern für das Tool (über das Dashboard), das zu einem späteren Zeitpunkt erforderlich ist, da Umfragen für die kontinuierliche Datenpflege nicht empfohlen werden Fact Sheet-Verantwortliche verstehen möglicherweise nicht den vollen Wert von SAP LeanIX und benötigen ihren Beitrag.

Ihre Aufgabe:

Füllen Sie die Tabellenkalkulation mit den relevanten Attributen, um zentrale Daten für einen Excel-Import zu sammeln und in den Bestand hochzuladen.

Vorgehensweise:

Exportieren Sie Ihre Anwendungsliste mit den richtigen Spalten, die aus dem Inventar ausgewählt wurden, um die geeignete Vorlage einschließlich IDs Ihrer Anwendungen gemäß unserem Dokumentationsartikel. Die Spalten, die zum Sammeln der richtigen Daten ausgewählt werden sollen, sollten wie folgt lauten:

• Bezeichnung
• Lebenszyklus
• Geschäftsrelevanz
• Funktionale Eignung
• Technische Eignung

Verwenden Sie dann die Vorlage, um Attribute von Informationsblatteigentümern in der zentralen Kommunikation zu sammeln (siehe den späteren Abschnitt, in dem wir Ihnen eine Vorlage für Ihre Kollegen zur Verfügung stellen). Nach der Sammlung können Sie die Tabellenkalkulation mit der Funktion Excel-Import/-Export in das Inventar hochladen.

Wir empfehlen, die Interaktion des App-Eigentümers für Ihre Anwendungen zu fokussieren, die als „Im Umfang" gekennzeichnet sind. Sie können in Erwägung ziehen, eine gesicherte Suche anzulegen, um die Wiederverwendbarkeit zu gewährleisten.

Weitere Informationen finden Sie hier.

1. Sie haben eine Option ausgewählt und Ihren Arbeitsbereich für initiale Datensammlungen von Informationsblatteigentümern konfiguriert.
2. Erste Maßnahmen zur Datenpflege sind definiert und vorhanden.