Communiquer et activer les responsables des fiches d'information

N'oubliez pas le guide de processus étape par étape qui vous aide à intégrer vos collègues.

Cette leçon traite des étapes 3 à 5, "Préparer, communiquer et collecter les données des propriétaires des fiches d'information" :

Les ressources suivantes doivent être des ressources pratiques à fournir aux responsables des fiches d'information. À la fin de cette section, vous disposez d'un modèle d'e-mail dans lequel tout est déjà collecté et vous pouvez ajuster le contenu avant l'envoi. Il s'agit des sujets qu'un responsable de fiche d'information doit comprendre.

1. Présentation de SAP LeanIX et de la valeur / pourquoi
2. Collecte de données : action nécessaire pour fournir une saisie de données dans les applications, en particulier des attributs spécifiques tels que l'utilité fonctionnelle et technique
3. Gestion des données : mise à jour et approbation continues des données des fiches d'information

Chaque responsable de fiche d'informations doit avoir une introduction à ce qu'est SAP LeanIX et à la raison pour laquelle il est important avant d'être invité à collecter et à gérer les données. Par conséquent, nous vous recommandons de leur partager une synthèse rapide :

QU'EST-CE QUE SAP LeanIX

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Pour obtenir une synthèse de SAP LeanIX et du métamodèle, vous pouvez partager la page suivante avec les responsables des infos-clés :

Présentation de SAP LeanIX

Guide d'introduction à votre parcours SAP LeanIX

Pour plus d'informations, consultez notre documentation :

Présentation de SAP LeanIX | Documents utilisateur SAP LeanIX

POURQUOI SAP LeanIX

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Votre tâche :

Vous devez donner une brève présentation des priorités de votre entreprise et de la manière dont SAP LeanIX vous aide à les atteindre.

Comment :

Il est recommandé de fournir des objectifs clairs et numériques et de lier la manière dont la gestion de l'architecture d'entreprise y est liée.

• Réduction de 10 % des coûts informatiques : nous prévoyons d'exploiter SAP LeanIX comme outil d'architecture d'entreprise et un référentiel unique de données pour identifier les applications redondantes et réduire les coûts.
• Moderniser notre environnement informatique d'ici 2030 : SAP LeanIX en tant qu'outil d'architecture d'entreprise permet d'obtenir de la transparence sur l'infrastructure informatique et d'identifier les applications et les composants informatiques qui doivent être remplacés ou migrés pour mieux soutenir l'avenir de notre entreprise.

SAP LeanIX WALKTHROUGH

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Pour une synthèse de la navigation dans SAP LeanIX, vous pouvez partager la page suivante :

Navigation dans SAP LeanIX

Cette page décrit la mise en forme de LeanIX Enterprise Architecture et vous aide à parcourir les différentes sections de l'outil.

Navigation dans SAP LeanIX | Documents utilisateur SAP LeanIX

OPTION 1 : DÉMARRER AVEC VOTRE TABLEAU DE BORD DE FACT SHEET

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Votre tâche :

Fournissez à vos collègues l'explication et la documentation sur le tableau de bord d'intégration des propriétaires des fiches d'information par e-mail : ils doivent se connecter à l'espace de travail et parcourir le tableau de bord d'intégration. Ils doivent également lire les documents obligatoires pour vous permettre de collecter et de gérer les données, y compris la vidéo sur la manière de remplir une fiche d'information Application.

Pour plus d'informations, consultez notre documentation :

Tableau de bord d'intégration des propriétaires de fiches d'information | Documents utilisateur SAP LeanIX

OPTION 2 : RÉPONSE À UNE ENQUÊTE

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Description :

Passons maintenant à une autre position et voyons à quoi ressemble le processus de réception d’une enquête. Étant donné que vos parties prenantes ne connaissent peut-être pas encore SAP LeanIX, nous vous recommandons de tester les enquêtes avec vous-même comme destinataire. Cela vous permet de comprendre comment les enquêtes fonctionnent et vous prépare à les appliquer efficacement ultérieurement lorsque vos parties prenantes sont également activées dans l'utilisation de SAP LeanIX. Une fois que l’enquête a été prouvée, vous pouvez l’envoyer à tous les abonnés concernés, y compris un lien avec de l’aide et des instructions pour remplir l’enquête.

Votre tâche :

1. Envoyez-vous une enquête, répondez-y ou regardez la vidéo ci-dessous pour découvrir le processus. Cet exercice pratique vous permettra de mieux comprendre le fonctionnement des enquêtes dans SAP LeanIX.
2. Envoyez maintenant l'enquête via SAP LeanIX aux responsables des infos-clés et indiquez le contexte dans le texte ainsi que l'explication : Comment remplir le formulaire de réponse à l'enquête. En outre, annoncez l'enquête par e-mail pour vous assurer que vos collègues ont le contexte pertinent lorsqu'ils sont contactés avec le formulaire de réponse.

OPTION 3: FOURNIR DES INFORMATIONS DANS LA FEUILLE DE VITESSE

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Votre tâche :

Contactez les responsables des infos-clés de l'entreprise par e-mail pour leur expliquer pourquoi et quelles sont les données dont vous avez besoin pour SAP LeanIX.

Comment :

Pour expliquer ce qu'est une Infos-clés d'application, vous pouvez renvoyer vos collègues à cette explication.

MODIFIER LE CADRE DE QUALITÉ

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Vous pouvez partager les détails suivants sur la définition d'un sceau de qualité avec les propriétaires de fiches d'informations. Ce contenu d'information et d'habilitation est également inclus dans le tableau de bord d'intégration du propriétaire des fiches d'information.

MISE À JOUR DES DONNÉES À PARTIR DES NOTIFICATIONS OU DE L'ACTION D'ACTION

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Votre tâche :

Créez une vue d'ensemble transparente du processus de collecte continue des données et expliquez aux responsables des fiches d'information ce qu'ils doivent faire pour gérer les données à l'avenir dans SAP LeanIX.

Comment :

Voici un exemple pour expliquer la gestion des données :

Nous vous demandons votre propriété et votre engagement continu à conserver les données de vos fiches d'information sur les applications. Il s'agit d'une priorité stratégique clé pour les objectifs informatiques de notre entreprise, qui contribuera à la transparence de notre infrastructure et à la planification plus efficace de l'architecture future.

Nous attendons des responsables des fiches d'information qu'ils :

1. Possède le sceau de qualité : il s'agit d'un bouton de statut dans LeanIX pour approuver la qualité des données. Chaque fois que vous recevez une notification pour vérifier un sceau de qualité, jetez un coup d'œil rapide et approuvez ou refusez toute modification mise à jour.
2. Maintenance continue des données : chaque fois que vous apportez des modifications aux Applications, veillez à les mettre à jour dans SAP LeanIX une fois qu'elles seront exécutées pour que les données restent à jour et fiables pour tous. De plus, nous déclencherons un inventaire mis à jour tous les X mois pour demander un audit global de qualité des données.
3. Collecte de données supplémentaires : nous commencerons à collecter d'autres attributs pour mener à bien de nouveaux projets (par exemple, évaluation 6R, objets de données, interfaces ou composants informatiques). Si vous êtes invité à fournir des données, veuillez soutenir les initiatives en priorité.

FACULTATIF : À faire

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Expliquer aux responsables des infos-clés la fonctionnalité des tâches à faire dans l'espace de travail :

• Tableau de bord des tâches à faire
• Onglet Collaboration pour obtenir une synthèse des tâches à faire
• Comment répondre ou marquer comme terminé

Tâches à faire

Vue d'ensemble Les nouvelles tâches jettent les bases de la réalisation des étapes manuelles dans la fonctionnalité Automatisations. Les utilisateurs peuvent affecter des tâches à un autre, ainsi que recevoir et travailler sur leurs propres tâches affectées à un point central de leur boîte de réception. Les tâches à faire sont disponibles pour tous les espaces de travail par défaut.

Pour plus d'informations, consultez notre documentation :

Tâches à faire | Documents utilisateur SAP LeanIX

• Canal interne Slack/MS Teams/Yammer à échanger
• E-mail de support interne pour poser une question
• Obtenir de l'aide à la direction pour soutenir activement l'annonce de SAP LeanIX et renforcer l'appel à l'action pour la collecte et la maintenance des données

Téléchargez l'e-mail d'annonce SAP LeanIX ici

Une fois communiqué, vous devez inviter immédiatement vos utilisateurs dans l'espace de travail. Selon votre stratégie de gestion des accès utilisateur, les propriétaires des fiches d'information peuvent avoir un accès différent à votre espace de travail :

• SSO Single Sign-On

  Aucune autre action n'est requise. Les utilisateurs peuvent se connecter directement via leur SSO avec le lien fourni dans le communiqué initial.

• Gestion manuelle des accès utilisateur

  Dans ce cas, vous devrez inviter manuellement les responsables des infos-clés :

  1. Cliquez sur le coin supérieur droit de l'icône+Inviter.
  2. La fenêtre pop-up s'affichera comme indiqué sur la capture d'écran ci-dessous.
  3. Ajoutez l'adresse e-mail et affectez les Droits d'utilisation, nous recommandons "MEMBRE"
  4. Client le message, voici une version préliminaire
  5. Cliquez sur Inviter.
  6. L'invité recevra un e-mail qui le guidera tout au long du processus d'inscription.
  

ASSUREZ LES MEILLEURES DONNÉES DE PRATIQUE

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Métriques :

Pour garantir une configuration correcte des données, SAP vous recommande de vous orienter vers les métriques des meilleures pratiques suivantes :

Métrique des meilleures pratiques	Pourquoi c'est recommandé
Au moins 20 applications ont un cycle de vie autre que Sans objet.	Il est essentiel de conserver les informations actuelles sur le cycle de vie de vos applications pour communiquer correctement à d'autres utilisateurs si l'application est toujours active ou déjà mise hors service. En outre, l'attribut de cycle de vie est crucial pour que d'autres parties prenantes planifient son utilisation dans l'entreprise et les processus. Cela est important pour la gestion des risques d'obsolescence. En outre, il vous permet de vous concentrer sur les applications qui ne sont pas déjà interrompues.
Au moins 20 applications sont évaluées en fonction de la criticité métier, de l'utilité fonctionnelle et de l'utilité technique.	Ces attributs supplémentaires permettent d'effectuer une évaluation pertinente sur le portefeuille d'applications actuel car les attributs aident à évaluer une candidature. Vous avez besoin d'une masse critique de données d'évaluation pour prendre les bonnes décisions sur votre portefeuille.
Au moins 20 demandes ont un statut de qualité "approuvé".	Des informations fiables pour toute Application sont au cœur de l'utilisation de SAP LeanIX. Pour ce faire, il faut être responsable du sceau de qualité et s'assurer que les détenteurs de fiches d'information approuvent les informations de la fiche d'information. Un État de qualité "approuvé" signale que les informations affichées sont correctes et fiables pour les autres parties prenantes.

Astuce

N’oubliez pas de refléter votre état actuel dans le tableau de bord d’intégration de votre espace de travail.

Je confirme avoir terminé la tâche ci-dessous :

1. Les propriétaires de fiches d'information ont enrichi les données de fiche d'information pertinentes dans l'espace de travail.