Avant le début
N'oubliez pas le guide de processus étape par étape qui vous aide à intégrer vos collègues. Ce cours porte sur l'étape 2 :
Intégration du propriétaire de la fiche d'information du plan : collecte et maintenance des données
Objective
After completing this lesson, you will be able to planifier l'intégration du propriétaire de vos fiches d'informations
Étape par étape : Onboarding du propriétaire de la fiche d'information
Collecte de données
En tant qu'équipe EA seule, vous avez besoin que les responsables des fiches d'information valident et enrichissent les attributs tels que le cycle de vie, la criticité pour l'entreprise, l'adaptation fonctionnelle et l'adaptation technique. Les propriétaires de fiches d'information peuvent ajouter efficacement ces données via les options suivantes présentées ci-dessous.
Veuillez lire les trois options pour obtenir une synthèse et décider quelles options vous souhaitez sélectionner pour la collecte initiale des données. Nous vous montrons également comment configurer et préparer chaque option, afin que vous puissiez mieux comprendre la préparation requise :
- OPTION 1 : EN ESPACE DE TRAVAIL UTILISANT LE TABLEAU DE BORD
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- Description :
Vous pouvez inviter vos propriétaires de fiches d'informations directement dans l'espace de travail et les intégrer via le tableau de bord d'intégration du propriétaire des fiches d'informations. Le tableau de bord fournit une page d'arrivée avec des détails pertinents et des guides rapides sur LeanIX qui doivent les aider à utiliser en libre-service, ajouter et gérer des données indépendamment. De cette façon, les responsables des infos-clés participent et contribuent aux données dans l'espace de travail tout en naviguant et en apprenant dans les outils d'abord lors de l'intégration, mais également à des fins ultérieures lorsqu'ils continuent d'utiliser SAP LeanIX.
Votre tâche :PRO : Favoriser la propriété décentralisée de l'information dès le début CON - Apprentissage renforcé grâce à l'utilisation pratique de la fiche d'informations Application dans le produit
- Les responsables des fiches d'information apprennent à connaître SAP LeanIX et peuvent déjà explorer toute la valeur de l'outil.
- Le tableau de bord est utilisé à la fois pour l'intégration initiale et la collecte de données, ainsi que pour la gestion des données.
- Risque que les détenteurs de la fiche d'information ne puissent pas naviguer eux-mêmes dans l'outil
Préparez et, si nécessaire, configurez le tableau de bord d’intégration du propriétaire des fiches d’informations dans votre espace de travail. N'invitez pas encore vos collègues à ce stade, nous le ferons dans la section suivante d'une communication centrale.
Comment :Lisez la documentation pour vous familiariser avec les fonctionnalités nécessaires du tableau de bord d'intégration dans votre espace de travail SAP LeanIX. SAP fournit une option par défaut, mais vous pouvez également ajouter des messages ou des liens personnalisés si vous le souhaitez en configurant le tableau de bord d'intégration des fiches d'information dans votre espace de travail SAP LeanIX.
SAP vous recommande de mettre l'accent sur l'engagement du propriétaire de l'application pour vos applications marquées comme "incluses dans le périmètre. Vous pouvez envisager de créer une recherche sauvegardée pour la réutilisabilité. Pour plus d'informations, voir ici.
- OPTION 2 : ENQUÊTES
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- Description :
Une enquête est un moyen automatisé de collecter des informations auprès de plusieurs personnes en une seule fois. Il s'agit d'un moyen de crowdsourcer l'effort pour améliorer la qualité de vos données dans SAP LeanIX.
PRO : Collecte de données automatisée rapide si la formation de vos propriétaires de fiches d'information dans l'application semble trop difficile à court terme CON - Les propriétaires de fiches d'information doivent simplement remplir un formulaire de réponse contenant des champs spécifiques qui limitent la collecte de données aux champs obligatoires très basiques.
- Aucune connexion requise
- Intégration des responsables des fiches d'information à l'outil (via le tableau de bord) nécessaire ultérieurement, car les enquêtes ne sont pas recommandées pour la maintenance continue des données
- Les responsables des fiches d'information peuvent ne pas comprendre toute la valeur de SAP LeanIX et avoir besoin de leur contribution
Les administrateurs jouent un rôle crucial dans l'utilisation des enquêtes pour collecter des informations supplémentaires auprès de différentes parties prenantes. Pour utiliser efficacement les enquêtes, elles doivent d’abord être configurées. Voyons comment le processus de configuration permet aux administrateurs de collecter des informations précieuses auprès des parties prenantes.
Votre tâche :Configurez des enquêtes dans votre espace de travail SAP LeanIX pour collecter les données initiales sur les applications. Les zones que vous devez demander sont les suivantes :
- Cycle de vie
- Criticité métier
- Adaptation fonctionnelle
- Adaptation technique
SAP vous recommande d'utiliser la zone "Dans le périmètre" pour filtrer vos applications de contexte.
Attention
IMPORTANT :Pour envoyer des enquêtes aux propriétaires de fiches d'information responsables, ils doivent avoir le statut "Invité" dans l'espace de travail. Pour éviter d'envoyer des e-mails d'invitation à côté des enquêtes à vos utilisateurs, vous pouvez utiliser l'option "Invitation silencieuse" pour faire passer le statut de l'utilisateur de "Non invité" à "Invité" en accédant à l'option d'invitation en masse dans la liste des utilisateurs administrateurs. Pour plus d'informations, voir ici.
Comme condition préalable, vous devez avoir ajouté l'utilisateur correspondant en tant qu'abonné sans l'inviter, ce qui est possible à partir de l'onglet Abonnement aux infos-clés, de la table en ligne de l'inventaire ou via l'importation .xls. Notez que cette option est disponible uniquement pour les espaces de travail où la connexion unique est activée pour l'authentification.
Pour plus d'informations ou si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter support@leanix.net)
Invitez silencieusement vos collègues dans l'espace de travail, mais n'envoyez pas encore l'enquête. Nous le ferons dans la section suivante d'une communication centrale.
Comment :Regardez la vidéo ci-dessous pour vous guider tout au long des étapes nécessaires dans votre espace de travail SAP LeanIX. Pour plus d'informations, vous pouvez également vous référer aux ressources fournies ici.
- OPTION 3 : FEUILLE DE VITESSE
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- Description :
Plutôt que d'inviter les propriétaires de fiches d'information dans l'espace de travail, vous pouvez également collecter manuellement les données pour les fiches d'informations Application en dehors de l'outil. L'architecte administrateur/d'entreprise collecte les attributs dans un modèle de feuille de calcul. La feuille de calcul est ensuite chargée via la fonction d'importation dans l'inventaire de l'espace de travail.
Votre tâche :PRO : Collecte manuelle si vous êtes plus à l'aise avec le contenu de feuille de calcul familier ou si vous avez déjà du contenu de feuille de calcul disponible CON - Les demandes ciblées de zones spécifiques des propriétaires de fiches d'information entraînent peu de confusion.
- Aucune connexion requise
- Communication directe par courrier ou canal de communication familier
- Suivi manuel des réponses
- Possibilité d'ajuster et de contrôler la saisie avant l'importation des données
- Collecte de données très manuelle pour Enterprise Architect Team/Admin
- Intégration des responsables des fiches d'information à l'outil (via le tableau de bord) nécessaire ultérieurement, car les enquêtes ne sont pas recommandées pour la maintenance continue des données
- Les Responsables des Fiches d'Information peuvent ne pas comprendre toute la valeur de SAP LeanIX et le besoin de leur contribution
Renseignez la feuille de calcul avec les attributs pertinents pour collecter les données centrales pour une importation Excel et chargez-la dans l'inventaire.
Comment :Exportez votre liste Application avec les colonnes de droite sélectionnées dans l'inventaire pour obtenir le modèle approprié incl. ID de vos applications selon notre article de documentation. Les colonnes à sélectionner pour collecter les données correctes doivent être :
- Nom
- Cycle de vie
- Criticité métier
- Adaptation fonctionnelle
- Adaptation technique
Utilisez ensuite le modèle pour collecter les attributs des responsables des infos-clés dans la communication centrale (voir la section suivante où nous vous fournirons un modèle pour communiquer avec vos collègues) et, une fois collecté, vous pouvez charger la feuille de calcul avec la fonction Importer/Exporter Excel dans l'inventaire.
SAP vous recommande de mettre l'accent sur l'engagement du propriétaire de l'application pour vos applications marquées comme "incluses dans le périmètre. Vous pouvez envisager de créer une recherche sauvegardée pour la réutilisabilité.
Pour plus d'informations, voir ici.
Collecte de données active !
 | Cliquez ici pour vous connecter et ouvrir votre espace de travail dans un autre onglet. Poursuivez ensuite avec les tâches de la section pratique de l'option que vous avez sélectionnée. |
Gestion des données
Les parties prenantes doivent non seulement fournir des données initiales, mais aussi rester engagées dans la maintenance des données. SAP LeanIX ne peut que saisir toute la valeur en tant qu'outil pour maintenir la transparence dans votre environnement informatique avec une qualité continue des données. Afin de maintenir une qualité des données élevée et des informations pertinentes, vous devez utiliser des méthodes intégrées pour demander aux responsables des infos-clés de gérer les données.
- PROCESSUS DE GESTION DES DONNÉES
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- Description :
Pensez à un processus à long terme pour maintenir la qualité des données pour SAP LeanIX. Cela nécessite la transparence et la communication des processus de suivi standard, de la gouvernance des parties prenantes et de la planification du temps.
Votre tâche :Développez et alignez votre sponsor senior et votre équipe principale sur un processus de gestion des données. Il devrait s'agir des éléments suivants :
- Quelles sont les responsabilités des responsables des fiches d'information ? Mettez à jour les données de la fiche d'information Application chaque fois que des changements surviennent, approuvez ou refusez le sceau de qualité.
- Comment effectuez-vous le suivi de la qualité des données ? Définir des indicateurs de performance clés, des tableaux de bord et des normes minimales pour la bonne qualité des données (par exemple, les sceaux de qualité approuvés), afficher les palmarès de la complétion des données dans les unités départementales.
- Quels sont les mécanismes de gouvernance pour garantir la maintenance des données ? par ex. Si après un certain temps, les données ne sont toujours pas renseignées, il faut impliquer la direction pour rappeler.
- À quelle fréquence demandez-vous des mises à jour ? Vous pouvez définir une période spécifique (par exemple, 6 mois) avec un appel manuel à l'action pour mettre à jour les informations et l'audit de la qualité des données.
Une fois les étapes de gouvernance et de processus décidées, vous continuez à configurer votre espace de travail en conséquence et intégrez vos responsables de fiches d'information à ce processus.
- SÉLECTIONNEMENT DE QUALITÉ
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RAPPEL : Le sceau de qualité est un mécanisme qui régit la qualité des données de la fiche d'information concernée par le responsable de la fiche d'information. Selon la manière dont vous avez défini la configuration, le sceau de qualité s'interrompra et demandera un contrôle nécessaire (par exemple, 6 mois se sont écoulés ou une modification a été apportée à la fiche d'informations). Une fois le Sceau de Qualité brisé, seul l'abonné responsable est en mesure d'approuver le Sceau de Qualité pour le remettre à l'Etat "Approuvé". Sinon, le sceau de qualité restera en mode "Contrôle nécessaire" ou "Refusé".
Les applications souscrites de chaque responsable de fiche d'informations avec son sceau de qualité seront également affichées sous forme de panneau de recherche rapide dans le tableau de bord d'intégration du responsable des fiches d'informations.
AUGMENTEZ LA QUALITÉ DE VOS DONNÉES
Vous pouvez uniquement vous fier à votre analyse car vous êtes sûr que la qualité de vos données est suffisante. C'est pourquoi SAP LeanIX fournit des fonctionnalités telles que l'exhaustivité de la fiche d'information, le sceau de qualité ou les enquêtes pour suivre la qualité et l'exhaustivité de vos données.
Pour plus d'informations, consultez notre documentation :
- NOTIFICATIONS
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- Description :
Les notifications sont un mécanisme utile pour informer les détenteurs de fiches d'information abonnés via des e-mails générés par le système lorsque des données sont modifiées ou doivent être contrôlées. De cette façon, vous pouvez rapidement définir des rappels ou des appels à des actions déclenchés à partir de l'espace de travail.
Votre tâche :Afin d'automatiser les notifications aux détenteurs d'infos-clés responsables, vous pouvez définir la configuration sous ParamétrageAdministrationNotifications. Vous pouvez définir ici à quel moment l'abonné doit recevoir des notifications et à quel moment.
Meilleure pratique : il est recommandé d'informer l'abonné Responsable du responsable, car cette personne doit être le responsable clé de la qualité des données de la fiche d'informations correspondante. Vous devez définir des notifications instantanées pour les abonnés responsables lorsque le sceau de qualité est brisé.
Comment :Pour en savoir plus, consultez notre documentation :
Notifications | Documents utilisateur SAP LeanIX
- SUPPLÉMENTAIRE : APPEL AUX ACTIONS (OUTSIDE TOOL)
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- Description :
Au lieu d'une gouvernance indépendante des responsables des infos-clés dans l'espace de travail et via les notifications, vous pouvez également choisir de créer des processus internes à l'entreprise pour demander régulièrement la gestion et les contrôles des données. Ce serait à votre rythme, c'est-à-dire que vous envoyez un e-mail avec un appel à l'action pour vérifier les infos-clés tous les 3 ou 6 mois aux parties prenantes concernées.
Votre tâche :Alignez-vous avec votre équipe principale sur une bonne séquence pour demander manuellement une mise à jour des données.
S'aligner avec votre sponsor senior pour soutenir ces appels à l'action, par exemple en envoyant l'invite pour la maintenance des données ou en surveillant de près les résultats de la qualité des données.
- SUPPLÉMENTAIRES : AUTOMATIONS ET RÉALISATIONS À FAIRE
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- Description :
Les tâches à faire sont des actions que vous pouvez créer manuellement ou automatiquement dans votre espace de travail et affecter à un utilisateur. Vous pouvez configurer pour envoyer également des notifications une fois qu'une tâche est affectée.
Les tâches à faire peuvent être combinées à des automatisations, une fonctionnalité facile à configurer et sans code, qui permet aux administrateurs de configurer des flux d'automatisation, qui réagissent aux événements concis et déclenchent ainsi des actions séquentielles. Il peut s'agir d'une fonctionnalité utile pour automatiser certaines étapes du processus de gestion des données.
Exemple : lorsque le sceau de qualité est brisé, une tâche à effectuer est créée et affectée au responsable avec une notification et un appel à l'action pour ajuster le sceau de qualité.
Le panneau du tableau de bord des tâches est également inclus sous forme de résumé et de lien rapide dans le tableau de bord d’intégration du propriétaire des fiches d’informations.
Votre tâche :Créer des automatisations avec tâches à faire. Voici des conseils sur la création d'automatisations et de tâches.
Liste de contrôle et tâche de collecte et de maintenance des données
Je confirme avoir terminé les tâches ci-dessous :
- Vous avez sélectionné une option et configuré votre espace de travail pour les collectes de données initiales des propriétaires de fiches d'information.
- Les premières mesures de maintenance des données sont définies et en place