Descobrindo os fundamentos financeiros

Imagine que você está implementando o SAP Business One em um novo cliente, a OEC Computers. Seu contato principal é Maria, a contadora da OEC Computers.

Maria está muito interessada na implementação e pergunta como o SAP Business One processa o processo de contabilidade financeira.

Ela quer ter certeza de que entende o panorama geral para poder relatar os resultados de negócios aos proprietários da empresa a cada período.

Vamos discutir alguns fundamentos financeiros.

Cada transação comercial é registrada nos livros da empresa.

Isso permite a você:

• Para gerenciar sua empresa de forma eficaz com a opção de produzir relatórios financeiros.
• Para reportar as transações comerciais às autoridades.

Cada transação comercial resulta em uma troca de valores:

Uma determinada conta aumenta o valor e outra diminui o valor, resultando no registro de lançamentos de débito e crédito.

Em outros tópicos, aprendemos sobre os documentos no processo de vendas e suas consequências na contabilidade.

Para revisar esse processo, tentamos responder à seguinte pergunta:

Em um processo de vendas padrão, quais documentos afetam o sistema contábil?

Estes são os documentos no processo de vendas que criam lançamentos contábeis automáticos e, portanto, afetam o sistema contábil: a entrega, a nota fiscal de saída, a conta a receber (e potencialmente o depósito). Observe que a entrega só cria um lançamento contábil se você estiver utilizando estoque permanente.

No SAP Business One, um lançamento contábil manual é lançado automaticamente para muitos documentos durante os processos de vendas, compras e estoque.

Agora vamos supor por um momento que estamos em um sistema de estoque não permanente para manter nosso exemplo simples. Nesse caso, em nosso exemplo de processo de vendas, a nota fiscal de saída cria automaticamente o seguinte lançamento contábil manual:

• Existe um débito na conta do cliente para o preço total da venda.
• Existe um crédito na conta de imposto para imposto sobre vendas e um crédito na conta de receitas para o preço de venda (excluindo imposto).

Você tem a opção de dividir o lançamento contábil manual por linhas do documento. Ou seja, as linhas com as mesmas contas contábeis não são agrupadas no lançamento contábil criado. Uma linha em um lançamento contábil manual está vinculada a uma linha no documento de marketing.

Para ativar essa opção, na janela Configurações do documento, na aba Geral, selecione a opção Dividir no campo Dividir lançamento contábil manual por linhas do documento.

Vamos nos concentrar no lado do débito. Cada transação registrada para o cliente afeta o saldo da conta do cliente. Agora, vejamos a conta do cliente mais detalhadamente.

Este é um exemplo da conta do cliente.

O saldo da conta representa a diferença entre o total de transações de débito e o total de transações de crédito registrado para essa conta.

O resumo da transação ou o saldo de uma determinada conta contábil ou parceiro de negócios é a informação inicial que o sistema contábil pode fornecer sobre o negócio.

No gráfico, vemos que o total de débitos é maior que o total de créditos, de modo que a conta tem um saldo devedor.

Anteriormente, mencionamos que, em cada lançamento contábil manual, uma determinada conta aumenta o valor e outra diminui o valor, resultando no registro de lançamentos de débito e crédito.

O efeito no saldo da conta seria:

• Em geral, as contas de ativos, despesas e transferências estão em débito.
• As contas do passivo, receita e capital (capital próprio) estão geralmente em crédito.

Aqui, vemos o saldo da conta típico dos diferentes tipos de conta.

Por exemplo, vejamos a troca de valor para ativos e passivos.

Para ativos:

• As transações de débito sempre aumentam o valor do imobilizado.
• As transações de crédito sempre diminuem o valor do ativo.

Para obrigações:

• As transações de crédito aumentam sempre o passivo.
• As transações de débito sempre diminuem o passivo.

Discutiremos os diferentes tipos de conta em outro curso.

Em uma nota fiscal de saída típica, qual é o efeito dos valores de débito e crédito nos saldos das contas envolvidas?

Mais uma vez faremos algumas suposições para manter o exemplo simples: vamos assumir que o cliente é isento de impostos e que este é um sistema de estoque não permanente.

A resposta é que as duas contas aumentam seus valores.

A conta do cliente é considerada um ativo, de modo que qualquer débito nessa conta aumenta o valor da conta.

Um crédito na conta de receitas, como vimos no slide anterior, aumenta o valor da conta.

Observe que você pode visualizar o lançamento contábil manual correspondente e as contas envolvidas antes de adicionar um documento que gere o lançamento contábil manual. Você pode fazer isso selecionando o ícone Visualização do lançamento contábil manual na barra de ferramentas ou clicando com o botão direito do mouse no documento e selecionando a opção Visualização do lançamento contábil manual.

Aqui estão alguns pontos-chave a serem abordados:

• O saldo da conta representa a diferença entre o total de transações de débito e o total de transações de crédito registrado para essa conta.
• Em cada lançamento contábil manual, uma determinada conta aumenta o valor e outra diminui o valor e o lado do débito e o saldo do lado do crédito.
• Em geral, as contas de ativos, despesas e transferências estão em débito.
• As contas do passivo, receita e capital (capital próprio) estão geralmente em crédito.