Exploração do plano de contas

Imagine que você está implementando o SAP Business One em um novo cliente.

• Você discute com Maria, a contadora, o efeito dos processos de vendas e compras no plano de contas e, como resultado, nos relatórios financeiros.
• Maria diz que essa estrutura a ajudará a apresentar os relatórios financeiros de forma clara e estruturada.

Como os saldos do Cadastro de parceiros de negócios são apresentados no Plano de contas?

Os saldos do Cadastro de parceiros de negócios não aparecem no Plano de contas.

As contas controle a receber e a pagar acumulam as transações de cliente e fornecedor em seus saldos.

Por exemplo, quando você lança uma nota fiscal de saída, a conta de contas a receber relacionada ao cliente é utilizada, além da conta do cliente.

Portanto, o Plano de contas apresenta o status financeiro completo da empresa, bem como os Relatórios financeiros (por exemplo, Balancete e Balanço).

O plano de contas é um índice de todas as contas do Razão utilizadas pela sua empresa.

Cada conta do Razão tem:

• Um código de conta
• Uma descrição da conta e
• Informações adicionais que determinam as funções da conta do Razão.

Ao implementar o SAP Business One, você define (ou importa):

• O plano de contas, e
• Contas contábeis padrão a serem utilizadas quando são criadas transações nos processos empresariais normais: vendas, compras, estoque e muito mais.

Os documentos nos processos de Vendas e Compras criam lançamentos contábeis automáticos registrados no arquivo Lançamento contábil manual e afetam os saldos da conta.

Os saldos da conta também são afetados por lançamentos contábeis manuais e outras transações contábeis, como o processo de Encerramento do período, que transfere os saldos das contas de demonstração de resultados para uma conta de balanço.

O plano de contas é organizado por níveis principais e níveis.

Vejamos este exemplo de um plano de contas. O plano de contas varia de acordo com a localização da empresa.

A organização do plano de contas segue os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP).

A janela Plano de contas organiza suas contas por níveis principais.

No Razão, distinguimos entre níveis principais do balanço e níveis principais da demonstração de resultados, também chamados de lucros e perdas.

Vamos começar com Contas do balanço:

• Os primeiros 3 níveis principais: ativos, passivos e patrimônio líquido (ou capital e reservas) normalmente contêm as contas do balanço, como o imposto sobre vendas e a conta de fornecedores.
• O saldo contábil dessas contas é mantido de um exercício fiscal para o seguinte.
• As contas do balanço - refletem o valor monetário da empresa - estoque, ativos, dívida, etc.

Em seguida, temos as contas de demonstração de resultados:

• Os 5 níveis seguintes: receitas (ou faturamento), custos de vendas, despesas (ou custos operacionais), financiamento (ou receitas e despesas não operacionais) e outras receitas e despesas (ou tributação e itens extraordinários) normalmente contêm as contas de demonstração de resultados, como as contas de receitas ou despesas.
• O saldo contábil dessas contas deve ser compensado no final de cada exercício fiscal durante o processo de Encerramento do período.
• As contas de demonstração de resultados refletem as alterações no valor da empresa, como: quando você vende estoque - a conta de custo de mercadorias vendidas é afetada e aumenta as receitas.

Por fim, temos dois níveis principais de lucros e perdas para fins opcionais.

• Esses níveis principais não têm uma finalidade fixa predefinida e, na maioria dos casos, estão vazios, dependendo da localização e do modelo do plano de contas.
• Se necessário, cada empresa pode designar o nível principal adicional para uma determinada área contábil.

Os requisitos de relatórios financeiros orientam a maioria das definições iniciais e decisões de configuração no plano de contas.

Os diferentes relatórios financeiros são executados nos saldos da conta relevantes para um intervalo de datas selecionado e os apresentam de acordo com seu nível principal:

• O balanço resume o valor dos passivos do ativo da empresa e das contas de patrimônio líquido do proprietário.
• O Balancete é exibido para cada conta: saldo inicial para um período específico, todos os débitos e créditos e o saldo final.
• A demonstração de resultados é determinada após o fim do exercício fiscal. Os saldos das contas de despesas serão subtraídos dos saldos das contas de receita para gerar o lucro ou a perda para o exercício fiscal.

Um plano de contas organiza as contas do Razão de uma empresa em uma estrutura hierárquica. O nível superior na estrutura (nível 1) consiste em seções ou grupos para diferentes tipos de contas (ativos, passivos, capital e reservas, faturamento, etc.).

O sistema exibe a seção como uma gaveta de gabinete. Cada nível principal tem um título de seção. Você pode modificar o título do nível principal, se necessário. O nome atualizado aparecerá nos relatórios financeiros.

Você pode definir até 10 níveis. Enquanto o nível 1 é o nível principal, os seguintes níveis podem ser utilizados como títulos para agrupar as contas e para contas ativas.

É recomendado organizar suas contas por nível de uma forma lógica adequada à contabilidade financeira e aos processos de relatórios da sua localização.

O sistema exibe títulos em azul e contas ativas em preto. As contas definidas na Determinação de conta contábil (contas padrão) são exibidas em verde.

Uma conta de títulos resume todos os saldos das contas ativas abaixo dela.

Vejamos este exemplo específico de plano de contas que contém 5 níveis:

Os níveis 2 a 4 podem conter contas ativas ou títulos que combinam várias contas ativas. O nível 5, neste exemplo, contém somente contas ativas.

Observe que somente contas ativas podem ser lançadas no SAP Business One.

Os relatórios financeiros exibem os saldos da conta ativa e do título.

Para ter uma visão clara e estruturada do status financeiro da empresa no relatório, recomenda-se definir todas as contas ativas no mesmo nível. Em nosso exemplo, todas as contas ativas são definidas no nível 5.

No plano de contas, existem muitas definições relacionadas à conta. Agora vamos cobrir alguns deles.

Maria, a contadora, adicionou algumas novas contas para registrar várias despesas e receitas relacionadas a uma grande cúpula que eles estão prestes a participar. A imagem mostra uma conta de despesas de viagem que Maria adicionou.

• Primeiro, Maria escolheu a moeda da conta. Cada conta no plano de contas pode ter uma moeda diferente ou pode ser definida como relevante para todas as moedas. Consulte o tópico do curso: Como trabalhar com moedas para saber mais sobre as moedas da conta. Maria confirmou que a nova moeda da conta é local.
• Em seguida, ela vinculou isso a um projeto financeiro. Isso permite que Maria gere relatórios financeiros filtrados para esse projeto. Maria inseriu um novo código de projeto financeiro que foi criado para essa reunião.

Por fim, Maria escolhe Detalhes da conta para abrir a janela Detalhes da conta contábil da conta de despesas Summit 17 - viagem. No campo Ativo, ela define um período no qual a conta deve estar ativa, começando em março e terminando no fim do ano. Com essa abordagem, ela garante que nenhuma outra transação possa ser registrada para a conta no próximo ano. Observe que, por padrão, todas as contas estão ativas sem restrição de período.

Outra definição útil na janela Detalhes da conta contábil é o Saldo da conta permitido. Maria abriu a janela Detalhes da conta contábil para inserir os saldos mínimo e máximo permitidos para a conta de caixa para pequenas despesas. Maria quer garantir que a conta não fique abaixo de um saldo de 100 e, portanto, insere o valor 100 no campo De. Além disso, quando o saldo de caixa para pequenas despesas atingir 5000, ela quer transferir o dinheiro para a conta bancária da empresa. Por isso, ela define o saldo máximo como 5000.

Maria já definiu uma validação de bloqueio na janela Configurações do documento, como mostrado na imagem.

Aqui estão alguns pontos-chave a serem abordados:

• O plano de contas é estruturado de dois tipos de níveis principais:
• Níveis principais do balanço que normalmente contêm contas do balanço.
• E níveis principais de demonstração de resultados (demonstração de resultados) que normalmente contêm contas de demonstração de resultados.
• Os diferentes relatórios financeiros são executados em:
  • os saldos da conta relevantes para um intervalo de datas selecionado
  • e apresentá-los de acordo com seu nível principal, nível e tipo.
• Um plano de contas organiza as contas contábeis de uma empresa em uma estrutura hierárquica:
  • o nível superior na estrutura (nível 1) consiste em seções ou grupos para diferentes tipos de contas. O sistema exibe a seção como uma gaveta de gabinete.
  • Os seguintes níveis podem ser utilizados como títulos para agrupar as contas e para contas ativas.
  • Somente contas ativas podem ser lançadas no SAP Business One.
• O plano de contas contém muitas definições relacionadas à conta, como:
• Moeda da conta
• Projeto relacionado
• Período de atividade limitado
• Saldo mínimo e máximo da conta

Imagine que você está implementando o SAP Business One em um novo cliente.

• James, o CEO, informa que, no relatório Lucros e perdas, ele quer ver quais são os lucros de cada grupo de itens (por exemplo, Impressoras).
• Ele quer que o sistema faça lançamentos contábeis automaticamente nas contas de demonstração de resultados relevantes.

Ao implementar o SAP Business One pela primeira vez, você define contas contábeis padrão a serem utilizadas quando transações são criadas durante os diferentes processos empresariais, como vendas, compras e estoque. Isso é feito na janela Determinação de conta contábil na área Configuração financeira do módulo Administração.

Ao selecionar um modelo de plano de contas predefinido, a maioria das contas contábeis padrão já estão definidas. Você pode modificá-los, se necessário.

Quando os itens são utilizados nas transações, existem 2 opções para determinação de contas: a solução tradicional e a solução avançada.

Nota! É muito importante garantir que você tome decisões sobre a determinação de contas contábeis junto com o contador do cliente.

Ambas as opções são baseadas nas contas definidas na janela Determinação de conta contábil.

A primeira opção é a solução tradicional que estava disponível antes da versão 9.0.

• De acordo com a solução tradicional, há três opções para definir um método de conta contábil padrão para um item: nível de depósito, nível de grupo de itens e nível de item. Cada item terá um método definido para ele. Você pode definir o método antecipadamente para todos os novos itens.
• Se sua empresa utiliza a solução tradicional, escolha o método de conta contábil padrão para novos itens em Configurações gerais na aba Estoque. Na subficha para itens, você encontrará o campo Definir contas do Razão por.
• Em seguida, você pode modificar o método por item.
• Os valores que você define nas abas da janela Determinação de conta contábil são padronizados em todos os 3 níveis. Em seguida, você pode modificar as contas padrão para qualquer um dos níveis. Por exemplo, você pode administrar diferentes contas de estoque para cada depósito que a empresa possui.

Sempre que você adiciona um documento que lança um lançamento contábil manual, uma nota fiscal de saída, por exemplo, o sistema analisa cada item no documento para determinar o nível definido para esse item e, em seguida, localiza as contas contábeis associadas a serem utilizadas a partir das contas padrão.

Cada item pode ter um método definido para ele.

Observe que, embora você especifique um método de conta contábil padrão para novos itens, você pode administrar itens diferentes com métodos diferentes se esse cenário for necessário em sua empresa. No exemplo apresentado, você pode ver que 3 itens na nota fiscal de saída têm o nível de grupo de itens definido como o método contábil padrão. Um item tem o método de nível do item definido para ele e você pode atribuir contas do Razão diferentes a serem usadas na transação monetária criada para esse item.

Com a solução avançada, a janela Determinação de conta contábil é utilizada para definir contas contábeis no nível da empresa.

Além disso, a solução avançada fornece matriz centralizada para determinar regras para atribuição de contas contábeis a lançamentos contábeis manuais de acordo com uma lista (fechada) predefinida de critérios.

Portanto, a solução é mais flexível e consistente com a contabilidade.

Para uma nova empresa e para uma empresa com upgrade efetuado, a solução avançada não é a opção predefinida. Isso se deve a considerações de compatibilidade.

• Para ativar a solução avançada, vá para a aba Inicialização básica na janela Detalhes da empresa. Marque o campo de seleção Ativar determinação avançada de conta contábil.
• Assim que a caixa estiver marcada e as transações existirem, ela poderá ser desmarcada novamente. No entanto, nesse caso, nenhuma conta será atribuída e o formulário Determinação de conta contábil será usado para definir contas contábeis em todos os níveis: depósito, grupo de itens e nível de item.

Assim, você utiliza a janela Determinação de conta contábil para definir as contas no nível da empresa em um só lugar.

Muitas empresas acharão as contas no nível da empresa suficientes.

Para cenários empresariais adaptados, você tem a opção de definir regras para atribuir contas contábeis a lançamentos contábeis manuais.

Essas regras suportam:

• Determinação de conta contábil para Código do item, Grupo de itens, Código de depósito, País de entrega, Estado do destinatário, Grupo de parceiros de negócios, campos definidos pelo usuário e muito mais.
• Assim como critérios de determinação múltipla. Ou seja, uma combinação dos critérios.

Qualquer regra que você definir no formulário avançado terá uma prioridade mais alta (do que a janela Determinação de conta contábil) ao determinar qual conta está atribuída nos lançamentos contábeis manuais.

Assim, em nosso exemplo, a OEC Computers pode definir uma conta de receita separada para cada grupo de itens por país (por exemplo, receitas de impressoras no Canadá, Brasil e EUA).

Quando eles selecionam um item em um documento de marketing, por exemplo, uma nota fiscal de saída, o sistema verifica as contas necessárias para a transação. Em nosso exemplo, o sistema verifica o estoque e as contas de receita.

Em seguida, o sistema verifica se existem regras definidas para essas contas.

Se existirem regras definidas para as contas necessárias, o sistema procura a regra adequada e seleciona a regra com a prioridade mais alta.

Estes são alguns pontos importantes:

Na janela Determinação de conta contábil, você define as contas contábeis padrão a serem utilizadas em transações.

Existem 2 opções para determinação de contas em transações que envolvem itens: a solução tradicional de definição de um método de conta contábil padrão para um item ou a solução avançada de determinação de conta contábil. Ambas as opções são baseadas nas contas definidas na janela Determinação de conta contábil.