Explorando o processo de ativos fixos

• Vejamos um exemplo de negócios:
• A OEC Computers utiliza uma pequena frota de caminhões de entrega.
• Por isso, eles possuem alguns caminhões.
• Bryce, o contador, quer ter a opção de gerenciar e monitorar o valor dos caminhões.
• Você conta a ele sobre a solução de ativos fixos no SAP Business One.

• Vamos começar revisando o submenu e as janelas no SAP Business One.
• Para ativar a solução de ativos fixos, vá para a aba Inicialização básica na janela Detalhes da empresa.
• Marque o campo de seleção Permitir ativos fixos.
• Assim que o usuário marcar a caixa, a funcionalidade Ativos fixos será ativada e novas janelas e campos estarão disponíveis em Administração → Configuração → Finanças → Ativos fixos.
• E em Finanças → Ativos fixos.
• Neste submenu Ativos fixos, você pode encontrar a janela Cadastro do ativo.
• Essa janela é muito semelhante à janela Cadastro do item, mas com a adição das abas Tipo de item de ativos fixos e Ativos fixos.
• Depois que a solução é ativada, você não pode desativá-la.
• Observe que você precisa tomar decisões sobre requisitos legais e do setor junto com o contador do cliente.

• Vamos revisar o ciclo de vida de um item de ativo fixo no SAP Business One desde a compra até a capitalização, depreciação e até zero valor contábil residual.
• Este é o processo em um relance. Nos próximos slides, falaremos mais sobre as diferentes etapas.
• A primeira etapa é configurar um ativo fixo na janela Cadastro de ativos fixos. Esta janela permite que você defina e gerencie todos os tipos de item de ativos fixos. Em nosso exemplo, configuraremos um registro de ativo fixo para um novo caminhão que a OEC Computers comprou no início do exercício fiscal.
• Um registro de Cadastro do ativo é ativado quando o usuário compra um ativo fixo usando uma Nota fiscal de entrada. A nota fiscal de entrada gera automaticamente um documento de capitalização.
• O usuário pode escolher se deseja gerar o documento de capitalização diretamente ou automaticamente a partir da nota fiscal de entrada.
• Quando um usuário realiza uma execução de depreciação, o sistema realiza a depreciação planejada até a data especificada.
• Documentos de ativos fixos adicionais suportam a necessidade de ajustes, se necessário, durante o ciclo de vida de um tipo de item de Ativos fixos: Transferências de ativos fixos, Reavaliação ou Valorização de um ativo.
• Para decidir quais documentos de ajuste usar, você precisa verificar, junto com o contador do cliente, quais são os requisitos legais e do setor.
• Por fim, o usuário pode dar baixa em um ativo fixo usando uma nota fiscal de saída. A nota fiscal de saída gera automaticamente um documento de baixa.
• Para dar baixa do ativo em uma nota fiscal de saída, o usuário deve marcar o registro do Cadastro do ativo como Item de vendas.
• Todas as transações são registradas no livro auxiliar de ativos fixos e podem ser seguidas nos vários relatórios dedicados.

• Vejamos o ciclo de vida de um cadastro do ativo com referência à terminologia contábil padrão. A terminologia é destacada em azul no slide.
• Em nosso exemplo, quando definimos o novo caminhão que a OEC Computers comprou, definimos a vida útil do ativo. A vida útil de um ativo é o período durante o qual se espera que um ativo seja utilizável para a finalidade para a qual foi adquirido. A vida útil pode, ou não, corresponder à vida física real do ativo, ou vida econômica. Antes do fim da vida útil de um imobilizado, deve ser efetuada a baixa contábil completa do imobilizado. Definimos a vida útil deste caminhão como 36 meses.
• O registro de Cadastro do ativo é ativado quando o usuário compra um ativo fixo usando uma Nota fiscal de entrada. A nota fiscal de entrada gera automaticamente um documento de capitalização.
• Capitalização é o processo de registro de um custo de aquisição e produção como um ativo fixo. O valor de aquisição do caminhão é 6000.
• A Data de referência define a Data de incorporação no Cadastro do ativo.
• Na nota fiscal de entrada, a Data de referência (na aba Contabilidade) é definida por padrão como a mesma que a data de lançamento da nota fiscal de entrada. Essa data pode ser alterada antes de adicionar a nota fiscal de entrada para atualizar a data de referência no documento de capitalização. Para o caminhão, inserimos 1 de janeiro.
• A cada período, a empresa calcula a depreciação no ativo. Depreciação é a redução no valor contábil de um ativo ao longo de sua vida útil para fins fiscais e contábeis. A depreciação seria incluída nas despesas da empresa. O caminhão está planejado para reduzir seu valor em 2000 a cada ano.
• Durante a vida útil do ativo, o sistema calcula o Valor contábil residual do item. O livro residual é o valor calculado de um ativo usando o custo histórico do ativo menos qualquer depreciação acumulada. Assim, no nosso caso, após o primeiro ano, o valor do caminhão será 4000.
• Baixa é a remoção de um ativo ou parte de um ativo do ativo imobilizado.
• Há duas maneiras de dar baixa em um ativo fixo: por nota fiscal de saída, se você estiver vendendo o ativo ou por um documento de Baixa se não houver cliente envolvido e precisar dar baixa do ativo fixo. Após a baixa total do ativo, seu valor na conta do balanço do ativo, no livro auxiliar de ativos fixos, será registrado como zero.
• Observe que, no documento de baixa, existe uma opção para uma baixa parcial. Nesse caso, o ativo manterá o valor restante até o final da vida útil do item.

• Vejamos nosso exemplo. Temos o novo caminhão que a OEC Computers comprou no início do exercício fiscal. Quais definições são necessárias para administrar o ciclo de vida do ativo?
• Primeiro, definimos esse caminhão como Cadastro do ativo.
• Em seguida, anexamos um conjunto de definições relevantes para esse tipo de ativo ao cadastro do ativo. Em nosso exemplo, usamos o conjunto de definições Veículos pesados.
• A principal definição no Cadastro do ativo é a Classe do ativo que inclui a associação a outras definições: Área de depreciação, Determinação de contas e Tipo de depreciação.
• Cada ativo fixo será atribuído a uma classe de ativo. Em nosso exemplo, o Caminhão pertence à classe do ativo Veículos pesados.
• Cada classe de ativo inclui a definição padrão das outras configurações.
• A área de avaliação é uma dimensão financeira que exibe a avaliação do imobilizado para uma determinada finalidade, por exemplo: depreciação contábil, depreciação fiscal ou depreciação para contabilidade de custos.
• Você precisa definir uma área de avaliação como área principal.
• Em nosso exemplo, a área principal é GAAP, ou seja, princípios contábeis geralmente aceitos locais
• O usuário pode definir uma área adicional, se necessário. Em nosso exemplo, definimos IFRS como a área adicional, ou seja, Normas Internacionais de Contabilidade.
• A área de depreciação principal (GAAP, em nosso exemplo) lança transações no sistema.
• A área adicional (IFRS em nosso exemplo) pode ser utilizada para relatórios.
• A definição da determinação de contas permite que o sistema selecione automaticamente as contas contábeis relevantes para a contabilidade de ativos.
• O Tipo de depreciação classifica a depreciação com base no motivo do ajuste do valor. Incluindo a opção para definir o método para o cálculo do valor. Em nosso exemplo, selecionamos o método Linear.

• Assim que você anexar a Classe do ativo à janela Cadastro do ativo, todas as definições relacionadas serão aplicadas ao ativo selecionado.
• No exemplo mostrado, você pode ver que as áreas de depreciação e os tipos de depreciação definidos para a classe do ativo Veículos pesados se aplicam ao registro de cadastro do ativo exibido.
• Você pode acompanhar o processo de administração de um ativo usando as diferentes subabas no Cadastro do ativo. Além da aba Síntese, há abas para valores, depreciação, contabilidade de custos e atributos.

• O usuário pode comprar um ativo fixo usando uma nota fiscal de entrada. A nota fiscal de entrada gera automaticamente o documento de capitalização.
• O usuário pode escolher se deseja gerar o documento de capitalização diretamente ou automaticamente a partir da nota fiscal de entrada.
• Nas duas opções, o Cadastro do ativo é ativado.
• O gráfico mostra os lançamentos contábeis automáticos criados durante o processo com as contas associadas.
• Se um fornecedor não estiver envolvido, o usuário poderá gerar um documento de capitalização diretamente. Nesse caso, somente o lançamento contábil de capitalização será criado e, portanto, a conta de compensação aparecerá como uma obrigação no balanço.
• Lembre-se de que as contas são derivadas da definição no Cadastro do ativo.
• Observe que a Data de referência é definida por padrão para ser a mesma que a Data de lançamento da nota fiscal de entrada. Essa data pode ser alterada antes de adicionar a nota fiscal de entrada para atualizar a data de capitalização do valor do ativo.

• A depreciação é usada para dar baixa do custo de um ativo ao longo de sua vida útil.
• Representa a redução no valor contábil de um imobilizado para fins fiscais e contábeis.
• A depreciação seria incluída nas despesas da empresa.
• O sistema prevê a taxa de depreciação anual de acordo com as definições do Cadastro do ativo (ou seja, Classe do ativo, Área de depreciação, Determinação de contas e Tipo de depreciação).
• Você pode visualizar essas informações no Cadastro do ativo e no Relatório de previsão de depreciação de ativos.

• O usuário pode executar a opção Execução de depreciação para atualizar o valor do ativo com a depreciação real.
• Somente quando você realiza uma execução de depreciação o sistema executa todas as depreciações planejadas até uma data especificada.
• Para acionar o lançamento de uma depreciação planejada, geralmente é suficiente iniciar uma execução de depreciação para vários períodos contábeis. No entanto, é possível realizar várias execuções de depreciação para o mesmo período de depreciação.
• Uma execução de depreciação pode ser repetida quantas vezes forem necessárias, desde que nenhuma execução de depreciação tenha sido efetuada para os períodos seguintes. Uma repetição da execução de depreciação pode ser necessária se os valores do imobilizado tiverem sido modificados novamente após o lançamento da depreciação planejada. Ao repetir uma execução de depreciação, somente as diferenças de valor para os lançamentos da última execução de depreciação são consideradas.
• Nota!
• No exemplo mostrado, utilizamos a depreciação indireta, o sistema utiliza a conta de depreciação acumulada para lançar a depreciação. A conta do balanço só é afetada quando o ativo é comprado ou baixado.
• No método de lançamento direto para depreciação, o sistema lança a depreciação diretamente na conta do balanço do ativo especificado.

• Há duas maneiras de dar baixa em um ativo fixo: por nota fiscal de saída se você estiver vendendo o ativo ou por um documento de Baixa se não houver cliente envolvido.
• Caso a empresa venda o ativo no final de sua vida útil (ou antes), o usuário pode dar baixa no item usando uma nota fiscal de saída.
• A nota fiscal de saída gera automaticamente um documento de baixa.
• Um documento de baixa pode ser emitido diretamente caso um cliente não esteja envolvido e você precise dar baixa do ativo fixo.
• Nesse caso, contas diferentes estarão envolvidas no lançamento contábil manual anexado ao documento de baixa.
• Se você utilizar a opção Nota fiscal de saída, certifique-se de definir o Cadastro do ativo como um Item de venda.
• Agora, o Valor contábil residual do Cadastro do ativo é definido como zero.
• Observe que, no documento de baixa, existe uma opção para uma baixa parcial. Nesse caso, o ativo manterá o valor restante até o final da vida útil do item.

• O Quadro do imobilizado é o suplemento mais importante para o balanço do ponto de vista dos ativos fixos.
• O relatório pode ser emitido para todos os ativos fixos.
• Ele exibe todas as transações de ativo lançadas em um exercício fiscal e apresenta os ativos de cada conta do balanço.

Aqui estão alguns pontos-chave a serem abordados:

• A principal definição no Cadastro do ativo é a Classe do ativo, que inclui a associação a outras definições para Área de depreciação, Determinação de contas e Tipo de depreciação.
• O registro de cadastro do ativo é ativado quando um usuário compra um ativo fixo usando uma nota fiscal de entrada. A nota fiscal de entrada gera automaticamente o documento de capitalização. Um usuário também tem a opção de gerar o documento de capitalização diretamente.
• A depreciação é usada para dar baixa do custo de um ativo ao longo de sua vida útil. A depreciação é incluída como despesa da empresa.
• A opção Execução de depreciação executa todas as depreciações planejadas até uma data especificada e atualiza o valor do cadastro do ativo com a depreciação real.
• A baixa de um ativo fixo é feita por uma nota fiscal de saída se você estiver vendendo o ativo ou por um documento de Baixa se não houver cliente envolvido. A nota fiscal de saída gera automaticamente um documento de baixa que define o valor contábil residual do ativo como zero.
• O quadro do ativo exibe todos os movimentos do ativo lançados em um exercício fiscal e os ativos de cada conta do balanço.

• Quando sua empresa precisar comprar ativos fixos idênticos em grandes quantidades para uso interno, crie um item virtual representando o ativo fixo.
• Na Nota fiscal de entrada, selecione este modelo de item e insira uma determinada quantidade na linha do item.
• Em seguida, o SAP Business One cria automaticamente a mesma quantidade de registros de cadastro do ativo e os incorpora para você.
• O uso dessa função pode evitar que você tenha que inserir manualmente grandes quantidades de informações repetidas; portanto, ajudando a melhorar a eficiência de sua empresa na administração de ativos fixos.
• Opcionalmente, você pode administrar números de série para os ativos fixos virtuais gerados.
• Você pode usar a definição de item virtual para casos em que a empresa compra ativos idênticos para uso no escritório, como laptops, celulares ou cadeiras.
• Vejamos como trabalhar com ativos fixos virtuais.

• O campo de seleção Item virtual só estará disponível se você utilizar numeração de série para o cadastro do ativo.
• O uso da série de numeração permite que o sistema crie vários ativos quando um item virtual é comprado em uma única linha de transação.
• Observe que ambos os cadastros, ou seja, ativo fixo e itens, utilizam a mesma configuração de numeração de série.
• Depois de definir um cadastro do ativo como um item virtual, você pode começar a usá-lo como um modelo para comprar a maior parte de ativos idênticos.
• A OEC Computers definiu um item virtual para os telefones celulares que eles compram para seus empregados.
• Selecionar a caixa Forçar números de série significa que quando você compra ativos usando itens virtuais em notas fiscais de entrada, você deve especificar um número de série para cada ativo gerado.

• Itens virtuais só podem ser capitalizados por notas fiscais de entrada.
• A quantidade do cadastro do ativo criado automaticamente é a mesma quantidade que você especificou na nota fiscal de entrada (9 em nosso exemplo).
• Os números de item são atribuídos automaticamente ao cadastro do ativo recém-criado, de acordo com as regras que você definiu para a série utilizada nos dados cadastrais do ativo fixo virtual.
• Em nosso exemplo, quando a OEC Computers insere uma quantidade de 9 celulares na linha Nota fiscal de entrada, o sistema cria automaticamente 9 cadastros do ativo, um para cada celular.
• As informações no cadastro do ativo fixo virtual são copiadas no cadastro do ativo recém-criado, exceto o campo de seleção Item virtual que permanece desmarcado.
• Os ativos criados são ativos fixos regulares com valores monetários. O item virtual funciona como um modelo e, portanto, não terá nenhum valor na aba Ativos fixos.

• Um documento de capitalização, incluindo os ativos criados, é emitido automaticamente, bem como um lançamento contábil em relação à conta do ativo.
• Observe que você pode incluir vários ativos fixos virtuais na mesma nota fiscal de entrada, mas não pode incluir ativos fixos virtuais e ativos fixos normais na mesma nota fiscal de entrada.

• Se você optar por forçar números de série, precisará definir esses números ao comprar os ativos na nota fiscal de entrada.
• Na nota fiscal de entrada, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Números de série do ativo. Na janela Números de série do ativo – Configuração, insira números de série para cada ativo comprado por meio da linha Nota fiscal de entrada.
• O restante do processo é o mesmo descrito nos slides anteriores. A única diferença é que o cadastro do ativo criado incluirá o número de série inserido na nota fiscal de entrada. Você pode monitorar o número de série no cadastro do ativo. A nota fiscal de entrada também contém os números de série criados e você pode visualizá-los clicando com o botão direito do mouse na nota fiscal de entrada criada.
• Observe que você não pode definir um cadastro do ativo como um item de estoque e, portanto, esses não são números de série normais. São números de série de ativo salvos no cadastro do ativo para fins de rastreamento.

• Ao emitir uma nota fiscal de entrada, para facilitar a identificação de um item virtual na lista de itens e ativos fixos, modifique as configurações da lista de itens e exiba o campo Item de ativo virtual.
• Para isso, depois de abrir a janela Lista de itens, selecione o ícone Configuração do formulário na barra de menu superior para modificar a exibição da lista.

• Quando sua empresa precisar comprar ativos fixos idênticos em grandes quantidades para uso interno, crie um item virtual representando o ativo fixo.
• Na nota fiscal de entrada, selecione este modelo de item e insira uma determinada quantidade na linha do item (itens virtuais só podem ser capitalizados por notas fiscais de entrada).
• Depois de adicionar a nota fiscal de entrada com o item virtual:
  • Os registros de cadastro do ativo são criados automaticamente na mesma quantidade que você especificou na linha da nota fiscal de entrada.
  • Um documento de capitalização, incluindo os ativos criados, é emitido automaticamente, bem como um lançamento contábil em relação à conta do ativo.
• Poucos fatos sobre ativos fixos virtuais:
  • O campo de seleção Item virtual só estará disponível se você utilizar numeração de série para o cadastro do ativo.
  • Se você optar por forçar números de série para um cadastro do ativo, precisará definir esses números ao comprar o ativo na nota fiscal de entrada.
  • Você não pode definir um cadastro do ativo como um item de estoque, portanto, esses números de série não são números de série normais. São números de série de ativo salvos no cadastro do ativo para fins de rastreamento.