Gerenciamento da contabilidade de custos no SAP Business One

• Vejamos um exemplo de negócios:
• Supondo que você esteja implementando o SAP Business One em uma empresa com três departamentos: vendas, suporte e desenvolvimento.
• Naturalmente, o departamento de vendas gera mais receita do que os outros departamentos. Por outro lado, eles também têm muitas despesas: viagem, hotel, jantar, conferências, publicidade, bônus e assim por diante.
• O contador da empresa pergunta como você pode descobrir os resultados financeiros de cada departamento. Como eles podem emitir um relatório de demonstração de resultados para um departamento?

Antes de nos aprofundarmos no processo de contabilidade de custos, vamos revisar a terminologia relevante, conforme definida no SAP Business One.

• Além da contabilidade regular, muitas empresas realizam análises de despesas e receitas que medem a rentabilidade de cada uma de suas atividades ou departamentos empresariais.
• Para isso, você define unidades empresariais para cada atividade de gestão ou departamento. Estes são os centros de custo que são utilizados para consolidar as despesas e receitas resultantes da atividade atual da unidade organizacional específica.
• Uma regra de distribuição é um método de contabilidade de custos usado para alocar despesas e receitas diretas e indiretas a um ou mais centros de custos. Ela contém informações sobre a parte ou os montantes fixos das despesas ou receitas a serem alocadas a cada centro de custo.
• Ao trabalhar com o processo de contabilidade de custos, os custos enviados ao Razão são distribuídos automaticamente para os centros de custos utilizando as regras de distribuição definidas.
• A função de contabilidade de custos no SAP Business One permite que você defina conjuntos de centros de custo e regras de distribuição. A geração dos respectivos relatórios fornece informações importantes relacionadas a custos. O sistema coleta os dados lançados em contas e os apresenta de diferentes formas nos relatórios.

• Para utilizar as funções de contabilidade de custos no SAP Business One, você deve definir os centros de lucro ou departamentos na empresa como centros de custo. Em seguida, você pode compilar uma demonstração de resultados para cada centro de custo em cada período.
• Em nosso exemplo, a OEC Computers definiu seus três departamentos: vendas, suporte e desenvolvimento como centros de custo.
• Você pode combinar seus centros de custo em grupos utilizando um código de ordenação.
• Selecione Finanças  Contabilidade de custos  Centros de custo para definir e atualizar centros de custo.
• O sistema cria automaticamente um centro de custo zero (Centro z) que coleta os custos e receitas que não podem ser claramente distribuídos para outros centros de custo porque não há informações suficientes disponíveis. O centro de custo Centro_z também pode registrar custos que não devem ser reportados na contabilidade de custos interna. Por exemplo, se você quiser exibir somente 80% das suas despesas de locação como custos, pode atribuir os 20% restantes a Centro_z.

• Se você quiser incluir automaticamente custos enviados ao Razão na contabilidade de custos, deve vincular uma conta a uma regra de distribuição no Plano de contas.
• Você só pode vincular contas do tipo Vendas ou Despesas no plano de contas.
• As regras de distribuição definem como os custos ou receitas lançados para uma conta são distribuídos pelos centros de custo.
• No trabalho diário, você faz lançamentos contábeis manuais ou documentos de marketing em uma conta contábil vinculada a uma regra de distribuição.
• Quando você cria um centro de custo, o sistema cria automaticamente uma regra de distribuição com o mesmo nome. Esta regra (que não pode ser modificada) é configurada para que o sistema lance todos os custos ou receitas no centro de custo relevante. Em outras palavras, o sistema não divide os montantes. Você pode utilizar essas regras de distribuição para custos diretos e receitas, que você pode atribuir de forma única e completa a um centro de custo específico.
• Por exemplo, na OEC Computers, as despesas de carro da empresa são atribuídas diretamente ao centro de custo Vendas, uma vez que apenas os vendedores têm carros da empresa.
• Depois de vincular a conta de despesas de automóvel à regra de distribuição Vendas, cada vez que você emitir uma despesa para a conta de despesas de automóvel da empresa, o valor total será alocado diretamente ao centro de custo de vendas.

• Custos indiretos e receitas não são alocados diretamente a um centro de custo. Em vez disso, você os aloca a um ou mais centros de custo utilizando uma regra de distribuição. Na regra de distribuição, você especifica como o valor deve ser alocado entre os centros de custo. Você pode alocar por porcentagem ou proporção. Por exemplo, você pode distribuir custos para os centros de custo de acordo com o tamanho das áreas de departamento. Da mesma forma, você pode distribuir benefícios voluntários do empregado entre o número de empregados.
• Se você não puder definir a alocação total (porque você não tem informações suficientes no momento), o sistema aloca quaisquer custos ou receitas não atribuídos ao centro de custo Centro_z. Quando você tiver as informações necessárias, pode modificar a regra de distribuição para que o sistema corrija a distribuição adequadamente.
• Selecione Finanças  Contabilidade de custos  Regras de distribuição para definir e atualizar regras de distribuição.

• Como você faz com a alocação de receitas e custos diretos, vincule as contas relevantes a uma regra de distribuição indireta no Plano de contas.
• Faça um lançamento contábil manual ou documento de marketing em uma conta contábil vinculada a uma regra de distribuição.
• Em nosso exemplo, cada vez que você emitir uma despesa para a conta de despesas de eletricidade, o valor será alocado automaticamente aos diferentes departamentos de acordo com a definição da regra de distribuição.

• Você pode modificar o conjunto de regras de distribuição na conta contábil ao emitir um documento de marketing ou um lançamento contábil manual.
• Para lançamentos contábeis criados a partir de documentos de marketing e para lançamentos contábeis manuais, você pode alterar a regra de distribuição alocada a qualquer momento.
• Essa regra de distribuição tem prioridade sobre a regra definida na conta contábil e no documento de marketing.
• No lançamento contábil manual, selecione a linha da conta contábil e utilize o campo de regra de distribuição na tabela ou no modo Expandir processamento.

• Ao lançar um lançamento contábil manual, você tem a opção de definir uma regra de distribuição manual.
• O valor que você insere na linha do lançamento contábil manual é o valor total a ser distribuído.
• Na janela Definir regra de distribuição manual, selecione os centros de custo e aloque o valor entre eles.
• Você NÃO poderá usar essa regra de distribuição manual em lançamentos contábeis futuros.
• Você pode ver os valores dessa regra de distribuição no Relatório de distribuição e no Relatório resumido da contabilidade de custos.

Às vezes, é necessário alocar valores fixos a centros de custo específicos. Por exemplo, os vendedores estão muito em campo; no entanto, os empregados de suporte e desenvolvimento não. Assim, a empresa quer alocar um montante fixo da despesa de aluguel mensal ao departamento de suporte e ao departamento de desenvolvimento. Para isso, na configuração da regra de distribuição, você pode definir um montante fixo de 3000 para centros de custo de suporte e desenvolvimento.

Você também pode incluir o centro de custo de vendas sem valor de custo para absorver quaisquer diferenças.

Nota!

• Ao emitir custos, os montantes fixos alocados permanecerão os mesmos. Caso haja uma diferença entre o montante total definido (6000 em nosso exemplo) e o montante de custos enviado todos os meses, o restante do custo será enviado para o centro de custo sem valor definido (o centro de custo de vendas em nosso exemplo).
• Caso você mantenha somente os centros de custo de suporte e desenvolvimento definidos. Qualquer diferença será alocada ao centro de custo zero (Center_z).
• Isso se refere aos dois casos - quando o montante de custos é superior ou inferior ao montante total definido.

• Depois que a OEC Computers configura seus centros de custos e regras de distribuição, eles podem visualizar as alocações em formato de tabela.
• Selecione Finanças  Contabilidade de custos  Tabela de centros de custo e regras de distribuição para exibir as alocações para regras de distribuição.
• Aqui vemos um exemplo de como a OEC Computers pode configurar suas regras de distribuição para distribuir custos aos centros de custo de departamento apropriados.

Estes são alguns pontos importantes:

• Para utilizar as funções de contabilidade de custos, você deve definir os centros de lucro ou departamentos na empresa como centros de custo.
• Quando você cria um centro de custo, o sistema cria automaticamente uma regra de distribuição com o mesmo nome. Esta regra é configurada de modo que o sistema lance todos os custos ou receitas no centro de custos relevante.
• Custos indiretos e receitas não são alocados diretamente a um centro de custo. Em vez disso, você os aloca a um ou mais centros de custo usando uma regra de distribuição indireta. Na regra de distribuição, você especifica como o valor deve ser alocado entre os centros de custo.
• Para incluir automaticamente custos do Razão na contabilidade de custos, vincule uma regra de distribuição a contas no Plano de contas.
• Cada vez que você emitir um valor para essas contas, o valor será alocado automaticamente aos diferentes departamentos de acordo com a definição da regra de distribuição.
• Você pode modificar o conjunto de regras de distribuição na conta contábil ao emitir um documento de marketing ou um lançamento contábil manual.
• Para lançamentos contábeis criados a partir de documentos de marketing e para lançamentos contábeis manuais, você pode alterar a regra de distribuição alocada a qualquer momento.
• Essa regra de distribuição tem prioridade sobre a regra definida na conta contábil e no documento de marketing.

• A OEC Computers utiliza a opção de contabilidade de custos no SAP Business One. No passado, eles definiram seus três departamentos: vendas, suporte e desenvolvimento como centros de custo.
• Agora, enquanto discute os produtos que a OEC Computers vende, o CEO informa que deseja analisar receitas e despesas pelas duas linhas de negócios executadas: hardware e aplicativos.
• Eles querem ver o resultado de cada linha de produtos, mas o contador afirma que uma visão de análise melhor será de acordo com os departamentos. Ou seja, vendas, suporte e desenvolvimento.
• Eles querem emitir o relatório Resumo da contabilidade de custos por departamento (vendas, suporte e desenvolvimento) e por linha de negócios.
• Você diz a eles que eles podem analisar os mesmos dados de acordo com os departamentos da empresa e também por linha de negócios.

• Várias dimensões permitem que até cinco visões diferentes sejam geradas nos mesmos dados.
• Essa opção só aparece depois que o campo de seleção Utilizar multidimensões é marcado na aba Contabilidade de custos da janela Configurações gerais em Administração → Inicialização do sistema → Configurações gerais.
• Para definir dimensões, selecione Finanças → Contabilidade de custos → Dimensões.
• Em nosso exemplo, você pode definir os departamentos na empresa como dimensão 1 e as linhas de negócios como dimensão 2.
• Para cada dimensão, crie centros de custo e regras de distribuição que correspondam às suas necessidades de relatório. Observe que cada centro de custo e regra de distribuição pertence a apenas uma dimensão.
• Ao emitir os vários relatórios, selecione a dimensão relevante.

Vejamos o custo de eletricidade da empresa:

• Na janela Plano de contas, vincule a conta de custos de eletricidade às 2 dimensões: Departamentos e Linhas de negócios.
• Para cada dimensão, defina a regra de distribuição relevante. Na dimensão de departamentos, é a regra indireta que distribui os custos de acordo com o tamanho das áreas de departamentos. Na dimensão da linha de negócios, os custos serão distribuídos pelo número de empregados em cada centro de custo.
• No trabalho diário, cada vez que você emitir uma despesa para a conta de despesas de eletricidade, o valor será alocado automaticamente aos diferentes departamentos de acordo com a regra de distribuição definida na dimensão 1. E, em paralelo, o mesmo montante será alocado de acordo com o número de funcionários que trabalham para cada linha de negócios, conforme definido na dimensão 2.
• Em seguida, você pode executar os vários relatórios e comparar a análise de custos e receitas por departamento e por linha de negócios.

• Na janela Configurações gerais – aba Contabilidade de custos, você pode definir a exibição de regras de distribuição em documentos de marketing e lançamentos contábeis manuais. Selecione se deseja exibir regras de distribuição de várias dimensões em uma coluna, separadas por ponto-e-vírgula (;) ou exibir todas as dimensões ativas em colunas separadas. Para mais informações sobre essas duas opções, consulte a Ajuda on-line.
• Você pode modificar o status do botão de rádio a qualquer momento. A modificação só afeta o modo como as regras de repartição são exibidas; não afeta o banco de dados.

• Você pode produzir alguns relatórios padrão para uma determinada regra de distribuição e dimensão, por exemplo, Demonstração de resultados, Balancete e Relatório de orçamento.
• Selecione Finanças  Contabilidade de custos para executar relatórios específicos da contabilidade de custos:
  • Relatório do centro de custo para exibir uma síntese dos custos e receitas lançados.
  • Relatório de distribuição para obter uma visão das despesas de custos indiretos lançadas por transações específicas e os montantes distribuídos em cada centro de custo.
  • Relatório resumido da contabilidade de custos que inclui pré-lançamentos contábeis e hierarquias de utilização para a estrutura de relatório desejada.

Observe que você também pode executar esses relatórios de acordo com um projeto financeiro selecionado.

• Utilize a Hierarquia de centros de custo para definir modelos de relatório de contabilidade de custos de acordo com as necessidades da empresa.
• Em seguida, você pode utilizar esses modelos em vários relatórios.
• O modelo permite que os dados sejam agrupados de diferentes formas. Com base em como os dados são agrupados, o gerenciamento obtém uma visão melhor de como as diferentes partes da organização estão desempenhando.
• Cada hierarquia está diretamente relacionada a uma dimensão (se forem utilizadas dimensões na empresa).
• Vários modelos podem ser criados para cada dimensão.
• Você pode definir hierarquias com até três níveis.
• Os centros de custo só podem ser anexados aos nós mais baixos da hierarquia.
• Você também pode usar fórmulas para agregar vários centros de custo.
• No exemplo apresentado, para a dimensão Departamentos, os centros de custo Vendas e Suporte são agrupados sob o título de texto Serviço ao cliente e somados usando a opção Subtotal.
• Selecione Finanças → Contabilidade de custos → Hierarquia de centros de custo para definir e visualizar modelos de relatório de contabilidade de custos.

Estes são alguns pontos importantes:

• Várias dimensões permitem que até cinco visões diferentes sejam geradas nos mesmos dados. Essa opção só aparece depois que o campo de seleção é marcado na aba Contabilidade de custos da janela Configurações gerais.
• Para cada dimensão, crie centros de custo e regras de distribuição que correspondam às suas necessidades de relatório.
• Na janela Plano de contas, vincule as contas relevantes às dimensões. Para cada dimensão, defina a regra de distribuição relevante.
• No trabalho diário, cada vez que você emitir um montante para a conta de despesas ou de vendas, o mesmo montante será alocado automaticamente às dimensões e respectivas regras de distribuição em paralelo.
• Você pode definir a exibição de regras de distribuição em documentos de marketing e lançamentos contábeis manuais.
• Ao emitir os vários relatórios, selecione a dimensão desejada.