管理内部对账

我们将通过查看业务伙伴主数据的对账流程，介绍内部对账主题。

假设您正在新客户 OEC Computers 实施 SAP Business One。

OEC Computers 的会计 Maria 询问您有关内部对账流程的详细信息。她记得您之前告诉她，在其他流程中，它与期末关账相关。

Maria 很高兴听到大多数内部对账由 SAP Business One 自动执行。这些是系统对账。

自动系统对账可以是全部对账也可以是部分对账。

您向 Maria 提供了两个完全自动对账的示例：

• 首先，在收款基于应收发票（或应收发票的贷项凭证）时的业务伙伴主数据科目中。
• 其次，在存入收款收到的支票时清算总账科目中。

您告诉 Maria，例如，如果客户支付了部分应收发票，SAP Business One 还将执行部分系统对账。

但在某些情况下，Maria 将亲自执行内部对账，这些对账为用户对账。

例如，当 OEC Computers 公司提前向供应商付款并在稍后收到应付账款发票时，Maria 必须对供应商主数据进行内部对账，并将付款与应付账款发票交易进行匹配。

Maria 可以使用以下三种对账类型之一执行用户对账：

• 手动
• 自动
• 半自动

与系统对账一样，用户对账可以是全部对账也可以是部分对账。

让我们考虑一下我们刚刚讨论过的情况，其中 OEC Computers 公司提前向供应商付款并稍后收到应付账款发票。

当 Maria 查看供应商的科目余额时，它反映了预付款和应付账款发票交易。

那么，为什么 Maria 对供应商主数据进行内部对账很重要？

原因是如果未进行对账，则在为供应商新建付款时，应付账款发票将显示为未清。

另一个原因是会对报表产生影响，例如账龄和呆账。如果 Maria 没有将应付账款发票与付款交易进行对账，则该应付账款发票将在这些报表中显示为未清。

我们从日常工作中发生的系统对账开始。

术语内部对账是指匹配和清账科目内未清贷方项目与未清借方项目（因此称为内部）。对于在每个贷方金额都有相应的借方金额之前业务流程尚未完全完成的科目，这是必要的：

• 对于客户科目，应收账款（借方）后面必须跟收款（贷方）。
• 对于供应商科目，负债（贷方）后面必须跟付款（借方）。

首先，我们来谈谈系统对账。

系统自动进行系统对账。让我们讨论几个示例：

将付款应用到发票、为发票创建贷项凭证或取消凭证时，原始日记账分录将与冲销进行对账。

存入支票时，付款日记账分录将与清算科目行的存款进行对账。

这意味着在大多数情况下，您不需要在系统中维护和执行内部对账。

正如我们之前提到的，系统可以全部或部分对账交易。

我们将逐一进行介绍。

当您为客户或供应商过账付款时，系统将尝试自动执行完全对账。

系统将付款日记账分录中的业务行与您选择的一个或多个发票相匹配，并关闭交易。

系统还将关闭所有选定的贷项凭证以及在付款中选择的其他交易。

在图中，我们显示了向供应商付款时如何进行完整的系统对账。在左侧，我们显示应付账款发票及其日记账分录。在右侧，我们可以看到发票的付款。支付发票后，系统会自动在供应商主记录中执行内部对账。

在此示例中，我们仅显示一张发票，但付款可能已支付 2 个或更多发票，并且仍将执行自动对账。

对于使用付款向导或银行对账单处理进行的付款，系统会根据您提供的条件（如到期日期和金额）自动建议（有时会自动匹配）付款与发票或贷项凭证。

还可以在发出收款或付款时部分对账交易。

当付款金额与所选交易的金额不匹配时，将执行部分对账。

例如，客户可能会支付部分应付金额。进行部分付款时，系统会相应地调整到期余额并部分对账发票。

支付发票上的余额后，发票将完全对账，到期余额将变为零。

SAP Business One 自动对账以下临时科目：

• 分配科目 、 费用清算科目 和 在途库存科目 。
• 在制品库存科目。
• 在某些本地化版本中，递延税科目（适用于奥地利、哥斯达黎加、法国、危地马拉、意大利、墨西哥、南非和西班牙）
• 预付款中转科目和预付款清算科目。

让我们看一下分配科目示例：

如果公司使用永续盘存系统，则通常对账分配科目。请记住，分配科目在发出采购收货单时进行贷记，并在应付账款发票中借记。系统在此临时科目中为您执行此对账。

接下来，我们来介绍一下用户如何管理对账流程。

让我们了解一下您将执行用户对账的情况：

客户向您付款，但您在处理付款时忘记选择发票。在这种情况下，付款是科目付款而不是针对特定发票进行。

如果由于未选择发票而将付款作为科目付款过账，则付款和发票将保持未清状态（因此未进行对账）。

科目付款的另一个示例可能是您同意客户每月支付一定金额，而不考虑实际发票金额。同样，由于没有选择发票，所以发票未达帐。

在这些情况下，您需要使用对账功能对账业务伙伴科目 - 作为用户对账。

要执行业务伙伴的内部对账，请在业务伙伴模块的内部对账区域下选择对账选项。

您还可以在总账科目中执行用户对账。例如，期初余额的特殊场景和使用递延科目时。总账科目的 对账 窗口位于 财务 模块的 内部对账 区域下。

可以使用三种对账类型之一执行用户对账：手动、自动和半自动。

在处理少量交易或需要部分对账或交易过账到多个业务伙伴时，手动操作十分有用。

自动 用于根据用户定义的参数和优先级对账大量交易或一系列业务伙伴。

半自动 用于根据 SAP Business One 提供的建议手动对账交易。

仅当选择手动对账类型时，才会出现多个业务伙伴选项。此选项允许对多个业务伙伴的交易进行对账。

例如，在某些本地化版本中，如果特定业务伙伴既是客户又是供应商，因此有两个业务伙伴主数据记录，则可以对根据这两个业务伙伴主数据记录创建的交易进行对账。

可以相互对账多个业务伙伴。

多个业务伙伴对账的一种常见场景是连接的客户和供应商之间。在此场景中，有一个供应商也是公司的客户。在这种情况下，公司希望供应商的债务与客户未清余额相匹配。

选中考虑已连接业务伙伴复选框并选择业务伙伴时，系统会自动将连接的业务伙伴添加到选择条件窗口。在图片中，您可以看到业务伙伴内部对账 - 选择条件窗口和考虑已连接业务伙伴复选框已选中。在表中，选择客户和连接的 Maxi teq 供应商的记录。选择对账后，将显示未清应收发票和应付账款发票。现在，可以从应收发票中清算应付发票的到期余额。有关如何将客户连接到供应商，请参阅客户和客户组主题。

请注意，您也可以对未连接的多个业务伙伴进行对账。只需在选择条件窗口的表中选择相关业务伙伴。

两个或多个业务伙伴（已连接和未连接）之间的任何对账都会生成自动日记账分录。

日记账分录会平衡业务伙伴的记录。

该图显示了应收账款发票与应付账款发票进行对账时，创建的日记账分录。

这是一个对账金额相等的简单示例。贷记客户并借记供应商。

内部对账以一种货币（科目货币）执行。

这与系统和用户对账、业务伙伴以及总账科目均相关。

如果指定业务伙伴的货币设置为本币或所有货币，则对账货币为本币。如果为业务伙伴指定了其中一种外币，则对账货币为此外币。

在所示示例中，公司的本币为英镑，而 Maxi-Teq 是本币客户，英镑定义为业务伙伴货币。因此，对账货币是本币，即英镑。

结平交易有两种类型：

• 汇率差异 - 以外币对账交易时自动创建此日记账分录，其中已对账交易之间的本币金额因外币汇率不同而不同。例如：付款在发票开具后一个月发出。
• 兑换率差异 - 当系统货币与本币不同且已对账交易之间的系统货币不同时，会自动创建此日记账分录。

系统为每个已完成的内部用户对账（无论是手动、自动还是半自动）分配唯一的对账编号。

系统还会保存唯一编号并将其分配到系统对账，例如付款处理期间的对账。

管理先前的对账功能使您可以检查或取消用户对账。

此功能不允许您冲销对账过账。即使已取消对账，仍存在过账。如果要冲销这些过账，则必须通过在日记账分录显示中选择数据  取消，以常规方式在总账中冲销这些过账。

要取消业务伙伴或总账科目的用户对账，请选择业务伙伴或财务模块的内部对账区域下的管理先前的对账选项。

以下是需要掌握的一些要点：

• 术语 内部对账 是指在科目内部匹配和清账未清贷项与未清借方项目。
• 对于供应商科目，负债（贷方）将与付款（借方）进行对账。对于客户科目，应收账款（借方）与收款（贷方）进行对账。
• 内部对账可以是系统对账或用户对账。
• 系统对账和用户对账有两种状态：全部和部分。
• 用户对账有三种类型：手动、自动和半自动。手动类型包括将多个业务伙伴相互对账的选项。
• 内部对账以一种货币执行。一种货币可以是本币，也可以是外币。如果业务伙伴科目设置为本币或所有货币，则使用本币。如果将业务伙伴设置为外币，则使用该货币进行对账。
• SAP Business One 可以使用两种并行货币处理会计：本币和系统货币。
• 所有内部对账（无论是系统对账还是用户对账）都需要以本币和系统货币进行结算。
• 系统为每个内部对账分配一个唯一的对账编号，用于系统对账和用户对账。
• 管理先前的对账功能使您可以检查或取消用户对账。