处理付款

首先，我们来看一个典型的手动付款流程：

客户根据商定的付款条件偿还债务，即未清应收账款发票：现金基础、分期付款、净额 30 等。

在我们的业务示例中，OEC Computers 公司的会计 Maria 每天下午处理收款。

她在线查看公司银行账户，查看通过银行转账从客户处收到的收款。

在 SAP Business One 中，她检查信用卡账户（Visa 和万事达卡），查看当天在商店销售点和客户服务中心发出的信用卡收款金额。

然后，Maria 在 SAP Business One 中输入信用卡存款，以记录 Visa 和万事达卡已转账到公司银行账户的付款。

请注意，在此业务示例中，我们将重点介绍手动付款流程。

请记住，您还可以使用付款向导和银行对账单处理选项，以便自动和半自动创建收款和付款。

根据与客户会计一起制定的决策，根据客户需求调整适当的付款场景并进行本地化。

• 收款有四种付款方式选项。我们将首先查看通常具有两步流程的三种付款方式：现金、支票和信用卡。
• 无论使用哪种付款方式，当您发出全额收款时，都会结算客户科目上的未清发票。
• 现金、支票和信用卡付款过账到清账科目或临时科目。
• 请注意，术语"清算"用于美国本地化版本。在其他本地化版本中，术语可以是："临时账户"或"暂记科目"。设置期间必须预定义清账科目。
• 在所示示例中，我们在左侧看到金额为 105 的收款，用于生成以下自动日记账分录：
  • 借记到清算科目 - 库存现金/信用卡/收到的支票。
  • 贷记客户科目。
  • 销售点系统和信用卡交易授权等外部工具可以集成到标准流程中。
• 系统从 总账科目确定 窗口中检索现金和收到的支票科目。
• 从 管理 模块中银行业务设置下的信用卡定义窗口中的 总账科目 字段中检索信用卡科目。
• 在右侧，我们可以看到存款单据中的第二次过账，该过账用于将资金从清算科目转账到开户行账户并清算清算科目。

付款方式的另一种选项是银行转账。

当客户使用银行转账付款方式付款时，交易不涉及清算科目。客户将付款直接转账到您的开户行。

在此，我们可以看到开户行账户的借项和客户账户的贷项。

在中间区域，使用已选列中的复选框从表中选择未清付款交易。

系统为您提供了快速识别所显示凭证性质的工具，并有助于您的选择。

发票日期后的星号 (*) 表示发票当前已到期。即发票到期日期早于或等于当前日期。

现金折扣百分比显示为业务伙伴定义的现金折扣率，具体取决于收款日期和发票日期。如果需要，您可以对其进行更改。

付款总额 列显示发票中未清的金额。系统建议将到期余额作为要支付的金额。如果付款仅针对部分发票金额，则更改此金额。

凭证类型列表明每行的来源。例如，IN 代表发票、CN 代表贷项凭证、JE 代表日记账分录。

使用表单设置，您可以选择在表中显示业务伙伴参考编号标识。这样，在发出付款时，您可以根据供应商的发票编号而不是您自己的内部凭证编号进行付款。

您可以选择是让系统显示表中的所有交易，还是限制为只显示发票和贷项凭证。默认情况下，在收款和付款的单据设置中找到显示所有交易的设置。

如果要记录不基于发票的付款。例如，预付款，选择账户付款选项。

在所示示例中，应付总金额包括账户付款以及表中未清交易的付款总额。

确定付款金额后，必须指定付款方式。您可以选择以下付款方式之一：支票、银行转账、信用卡或现金。

在某些国家，您还可以使用汇票付款方式。

选择付款方式图标以打开付款方式窗口。

在大多数情况下，付款方使用一种付款方式全额支付金额。但是，可以在多种付款方式之间拆分金额。系统将从客户主记录中获取收款的付款方式的详细信息。

过账付款时，系统会将付款与所选发票进行对账，并关闭交易。如果付款已作为科目付款过账，则发票和付款保持未清状态。如果进行了部分付款，系统将相应地调整到期余额。

如果从收银机取现金或从支票抽屉中提取支票，并将其带到银行，则可以使用 存款 交易过账此转账。

在此图中，我们可以看到现金付款流程。收款会贷记客户科目并借记库存现金科目。存款后，将贷记现金存款并借记银行账户。

支票存款相似。

收款会贷记客户科目并借记收到的支票科目。存款后，贷记收到的支票账户并借记银行账户。

SAP Business One 支持取消付款、存款和支票的各种场景。

例如：

• 如果您输入了错误的付款或存款，
• 在取消付款的情况下，或
• 如果您需要在已存款付款相关的支票后取消付款或存款。
• 请注意，您可以从具有多个支票的存款中取消一张已存款支票。

有关如何取消付款、存款和支票的详细信息，请参阅在线帮助。

处理付款与收款类似，不同之处在于您需要支付钱而不是收款。

创建付款时：

• 供应商科目存在借方，
• 银行账户贷记

与收款不同，手动付款流程通常不涉及信用卡、支票和银行转账的清账科目或临时科目。而是直接在银行账户上完成贷方过账。

如果要使用清账科目或临时科目，可在付款方式窗口的总账科目字段中手动插入中转科目。然后，从银行减少付款时，应创建手动输入以借记中转科目并贷记银行账户。

此外，如果您在开户行账户 - 设置窗口中定义了一个付款向导，则可以使用付款向导根据清账科目自动生成付款。请参阅"付款向导"课程以了解有关此流程的详细信息。

如果要将系统设置为自动使用清账科目，可以使用银行对账单处理。此功能可设置为自动过账清算和银行账户之间的转账。

以下是需要掌握的一些要点：

• 在涉及现金、支票和信用卡的收款中，付款通常过账到清账科目或临时科目。
• 要将资金从清算科目转账到开户行账户并清算清算科目，必须处理存款单据。
• 当客户使用银行转账付款方式付款时，交易不涉及清账科目。客户将付款直接转账到您的开户行。
• 在付款单据中，发票日期后的星号 (*) 表示发票当前已到期。即发票到期日期早于或等于当前日期。
• 在付款中，此流程通常不涉及清账科目或临时科目。而是直接在银行账户上完成贷方过账。
• 如果您希望在付款中使用清账科目或临时科目，可以通过三种方式执行此操作。可以在 付款方式 窗口的总账科目字段中手动插入中转科目。您可以使用付款向导根据清算科目自动生成付款。或者，您可以使用银行对账单处理功能。 

• OEC Computers 公司的会计 Maria 希望提高客户和供应商付款的创建流程的效率。Maria 想要批量创建每月付款。
• 您向 Maria 介绍付款向导并显示运行工具所需的设置。

通过付款向导，您可以批量创建银行转账、支票和汇票的付款和收款。根据您的选择条件和付款方式创建付款。

付款向导创建：

• 银行转账收款和
• 付款支票和银行转账付款

付款向导针对未完全支付、贷记或对账的应付和应收单据和交易运行。运行还包括未分配或未对账到特定交易的账户付款。

如果创建的付款为银行转账付款或直接借记付款，则付款向导会以正确的国家/地区特定格式创建付款文件。

还有一个选项可用于发出付款通知运行，该运行创建银行文件、不创建任何日记账分录并使发票处于未清状态。发票将在收到银行确认后关闭。

2 个报表支持此功能：

• 按业务伙伴的付款通知报表，以及
• 按付款运行的付款通知报表

在付款向导中，根据您的选择条件和付款方式创建付款。

此图显示了付款向导中的步骤。

首先，付款向导的每次运行都由付款运行名称和付款运行日期标识。

然后指定如下多个选择条件：

• 常规参数，如下次计划付款运行的日期、类型（付款或收款）、付款方式（支票或银行转账）和用于创建付款单据的单据序列。
• 系统检查到期发票的业务伙伴。包括展开的选择条件。
• 系统包含的凭证的选择条件，例如日期范围。
• 最后，要在付款运行中使用的付款方式。

根据这些选择条件，系统会创建建议报表或建议付款清单：

• 您可以接受或拒绝推荐。
• 使用添加手动行按钮，您可以在开户行账户和业务伙伴或目标账户之间创建付款单据或付款通知行，而无需参考 SAP Business One 中的任何单据。
• "未包含的交易"按钮可创建无法包括在付款运行中的所有未清项的清单。

在 保存选项 步骤中，您可以：

• 保存不含建议报表的选择条件。此选项不会为此付款运行预留所选的未清交易。您仍然可以使用收款或付款单据，或使用新的付款运行清算交易。
• 第二个选项是保存建议并在稍后继续。这将仅保留为此付款运行选择的未清交易，这意味着无法使用收款或付款单据或新付款运行清算通过此选项保存的未清交易。要删除建议的付款运行，请在付款向导的第一步中选择付款运行，右键单击并选择取消。
• 还有一个选项可用于发出付款通知运行，该运行创建银行文件、不创建任何日记账分录并使发票处于未清状态。发票将在收到银行确认后关闭。获取银行确认时，您可以加载已保存的付款运行，执行付款并关闭发票。
• 第四个选项执行付款运行仅执行付款。
• 最后一个选项："在服务器上执行付款运行"允许用户设置计划的（延迟）执行时间。

执行付款时，系统会自动为您接受的建议创建付款凭证。

除非在业务伙伴主数据中另行指定，否则付款通常会合并业务伙伴的发票。例如，您可以选择单个付款，为该业务伙伴的每张发票创建一个付款。

如果创建的付款为银行转账付款或直接借记付款，则付款向导可以国家特定的格式创建付款文件，以发送到公司银行。要创建或调整文件格式，请使用电子文件管理器（EFM）。此 SAP Business One 扩展组件是一种图形工具，可用于定义和修改银行文件格式。

如果创建的付款是支票付款，则可以直接从系统打印这些付款。打印支票后，系统会分配支票编号。流程完成后，使用收付款业务模块中的支票编号确认选项确认分配的编号。

在管理模块中配置银行业务设置时，定义付款方式非常重要。缺省情况下，此数据用于每次付款运行。

使用付款方式，您可以控制整个付款流程。

在付款方式的定义中，定义以下内容：

• 首先，付款类型和付款方式：对于付款：支票或银行转账，对于收款：仅银行转账。
• 其次，开户行和银行账户通常接收或发出使用此付款方式进行的付款。如果公司使用其他开户行，则为每个银行或分行定义付款方式。
• 第三，系统应在使用此付款方式之前执行的验证检查以及金额限制。
• 最后，与总账中转科目相关的过账。
• 注意！通过取消选中激活框，可以将付款方式定义为未激活。此方式不会包括在付款运行中。

• 在 SAP Business One 中定义的所有收款/付款方式均显示在付款运行选项卡下的业务伙伴主记录中。
• 要指定要与每个业务伙伴一起使用的付款方式，请选中首选付款方式的 包括 框。
  • 请注意，您可能需要向右滚动来查看包括列。
• 您可以在常规设置的业务伙伴标签上设置自动分配给新业务伙伴的缺省付款方式。
• 在主记录中，您还可以设置一种方法作为此业务伙伴所有单据中使用的缺省付款方式。
• 根据付款运行中的设置，系统自动从业务伙伴主记录中包含的付款方式中选择一种。如果要对特定发票使用特定的付款方式，还可以直接在发票中输入付款方式。
• 注意！要使用付款向导，请确保您还设置了银行和开户行账户：
  • 您可以在 管理 模块的银行设置区域中定义与公司合作的银行。
  • 在 SAP Business One 中，可以将多个分行或账户定义为开户行。此操作在 管理 模块银行业务设置区域的 开户行账户 窗口中完成。
  • 在供应商业务伙伴主数据的付款条件标签下，定义业务伙伴银行详细信息。此信息将用于付款向导创建的付款。

以下是需要掌握的一些要点：

• 付款向导 批量创建收款银行转账付款、付款支票和银行转账付款。
• 在付款向导中，还有一个选项可用于发出付款通知运行，该运行创建银行文件、不创建任何日记账分录并使发票处于未清状态。
• 使用付款方式，您可以控制付款向导流程。
• 在每个业务伙伴的主记录中，指定要用于业务伙伴的付款方式，以及在此业务伙伴的所有单据中使用的缺省付款方式。