过账手动日记账分录

您正在新客户站点实施 SAP Business One。

公司会计想要手动输入小额费用的交易。她询问您如何在系统中记录这些交易。

您向其演示手动日记账分录。

在 SAP Business One 中，日记账分录自动从许多单据过账，例如应收账款和应付账款发票。

此外，您还可以手动将日记账分录直接过账到总账科目或业务伙伴明细分类账科目。

所有日记账分录都过账到 SAP Business One 中的一个文件 - 日记账分录 文件。

您可以为日记账分录设置各种缺省值。

您还可以更改单个日记账分录的某些单据设置。

所有日记账分录均参考原始单据的类型和编号，因为日记账分录通常根据其他单据自动创建。

例如，IN 用于客户发票。

手动日记账分录的原始凭证本身就是日记账分录。因此，它们参考自身，类型为 JE（日记账分录的标准）。

大多数日记账分录参考其他单据类型（例如 PU 代表应付账款发票）。

日记账分录 窗口位于 财务 模块中。

用于输入日记账分录的窗口分为三个区域：单据抬头数据、展开的物料编辑模式和项目表。

可以显示或隐藏展开的编辑模式。该模式始终参考当前选择的行，并显示所有项目字段，以便您输入相关数据。

使用表单设置，您可以定义在行项目表中显示的列。

请注意，您还可以通过选择从 Excel 导入按钮从 Excel 导入多行日记账分录。

要了解更多信息，请参阅从 Excel 导入课程。

您可以输入含借方或贷方金额的多行。在添加 SAP Business One 的每一行中，您都会建议一个您可以更新的结平金额。

输入手动日记账分录时，在每行中将光标置于总账科目/业务伙伴代码字段，然后按 Tab 键显示科目清单，或按 CTRL + Tab 键显示业务伙伴主数据清单。或者，您可以使用上下文菜单打开客户清单或业务伙伴清单。

请注意，您可以使用总账科目/业务伙伴名称字段搜索科目或业务伙伴。

如果您知道客户代码或名称的第一个字符，请指定字符，后跟星号。然后，按 CTL + Tab 键生成以此字符开头的所有客户代码的清单。

如果您知道部分客户代码或名称，请先放置星号 (*)，然后放置部分代码或名称。然后按 CTL + Tab 以显示包含所输入字符串的所有记录的清单。

这同样适用于科目，但会按 Tab 键显示科目清单。

• 用户可以输入错误。因此，创建的日记账分录可能包含错误信息。要提供更正审计，用户必须首先冲销错误的日记账分录，然后正确获取凭证。
• 要取消手动日记账分录，请从数据菜单或直接从日记账分录的上下文菜单中选择取消。
• 您可以指定是否执行冲销交易：
  • 作为标准冲销交易，或
  • 作为含负金额的冲销交易
• 您选择的方法还确定为已取消的营销单据创建的自动冲销日记账分录。

• 标准冲销交易导致系统将有错误的借方过账为贷方，将错误贷方过账为借方。这将更正科目余额。但是，标准冲销交易会导致借方和贷方总计额外增加，这可能会造成误解。
• 在图像左侧，您可以看到有错误的日记账分录和相应冲销分录的示例。在右侧，您可以看到冲销分录对科目 A 余额的影响。总余额已清算，但借方不受影响且贷方增加。

含负金额的冲销交易会导致系统将错误借记过账为负借记，将错误贷记过账为负贷记。这不仅会更正科目余额，还会更正总计。如科目余额表的图像所示。

这取决于国家/地区是否需要标准冲销交易或含负金额的冲销交易。

您可以在 管理 模块的 系统初始化 菜单区域的 公司详细信息 窗口中设置使用的冲销类型。在基本初始化选项卡上，您可以选择允许负金额进行冲销交易过账字段来打开含负金额的冲销交易。否则，系统将使用标准冲销交易。

此设置与两个自动（例如应收账款发票）和手动日记账分录。

输入手动日记账分录时，您可以选中冲销复选框。这使您能够为当前日记账分录创建冲销交易，并定义应创建冲销交易的日期。

例如，如果公司需要发布期间报表并具有收入递延，则可以使用此选项。

当交易的冲销日期到达时，冲销交易窗口将在登录时显示。

或者，您可以从财务模块中打开冲销交易窗口。

您可以通过选择 执行 按钮来执行冲销交易。

因此，将创建新交易。此交易的备注字段显示文本（冲销）和原始交易的编号。冲销选项已禁用。

在原始交易中， 冲销 选项不可见，单词 已取消 表示交易已取消。

注意！

仅当已到冲销日期时才能过账冲销交易，并且

每个日记账分录只能冲销一次。

以下是需要掌握的一些要点：

• 所有日记账分录都过账到日记账分录文件。包括从单据（如应收账款和应付账款发票）中过账的自动日记账分录以及手动过账的日记账分录。
• 输入手动日记账分录时，在总账科目/业务伙伴代码字段中按 Tab 键以显示科目清单。或 CTL + Tab 键以显示业务伙伴主数据清单。请记住，您也可以从上下文菜单输入科目或业务伙伴清单。
• 根据您的国家标准，您可以指定冲销交易是作为标准冲销交易执行还是作为含负金额的冲销交易执行
• 计划冲销通过在日记账分录中输入未来的取消日期来完成。可将取消交易定义为自动提示。