Automatische Journalbuchungen in SAP Business One erkunden

Stellen Sie sich vor, Sie implementieren SAP Business One bei einem neuen Kunden OEC Computers. Ihr Hauptansprechpartner ist die Buchhalterin von OEC Computers, Maria.

Maria interessiert sich sehr für die Implementierung und fragt Sie, wie SAP Business One den Finanzbuchhaltungsprozess abwickelt.

Sie möchte sicherstellen, dass sie das Gesamtbild versteht, damit sie den Eigentümern des Unternehmens in jeder Periode Geschäftsergebnisse melden kann.

Sehen wir uns die erforderlichen Finanzeinstellungen und deren Auswirkungen auf die Buchungsbelege an, die automatisch durch Belege gebucht werden.

Wie "weiß" das System in den Journalbuchungen, die automatisch durch Belege in SAP Business One gebucht werden, welche Konten verwendet werden sollen?

Das System weiß, welche Konten verwendet werden sollen, da Sie bei der Initialisierung von SAP Business One Standardsachkonten für bestimmte Geschäftsprozesse im Fenster Kontenfindung Sachkonten definieren.

In diesem Fenster definieren Sie auch Abstimmkonten, die die Geschäftspartner-Nebenbuchkonten mit dem Hauptbuch verknüpfen.

Sehen wir uns zunächst an, wie Konten für Positionen ermittelt werden, die in Geschäftsprozessen verwendet werden.

Wie bereits erwähnt, definieren Sie bei der ersten Implementierung von SAP Business One Standardsachkonten, die verwendet werden sollen, wenn Transaktionen während der verschiedenen Geschäftsprozesse wie Verkauf, Einkauf und Bestand angelegt werden.

Diese Standardkonten werden im Fenster Kontenfindung Sachkonten unter dem Modul Administration --> Definition --> Finanzwesen definiert.

Wenn Positionen in den Vorgängen verwendet werden, gibt es zwei Optionen für die Kontenfindung:

• In der herkömmlichen Lösung sucht das System basierend auf der in den Artikelstammdaten festgelegten Kontenfindung nach den Standardkonten.
• Alternativ können Sie mit der erweiterten Lösung für die Kontenfindung arbeiten.
• Die erweiterte Lösung stellt eine zentrale Matrix bereit, um Regeln für die Zuordnung von Sachkonten in Journalbuchungen anhand einer vordefinierten (geschlossenen) Kriterienliste zu ermitteln.
• Beide Optionen basieren auf dem Fenster Kontenfindung Sachkonten.
• Diese Optionen werden im Kapitel ŸStandardsachkonten behandelt.
• Hinweis: Es ist sehr wichtig, dass Sie gemeinsam mit dem Debitorenbuchhalter Entscheidungen zur Sachkontenfindung treffen.

Im Fenster Kontenfindung Sachkonten definieren Sie außerdem die Abstimmkonten: Debitoren für den Verkaufsprozess und die Kreditorenbuchhaltung für den Einkaufsprozess.

Ein Abstimmkonto verknüpft die Nebenbuchkonten des Geschäftspartners mit dem Hauptbuch.

Sie müssen ein Sachkonto als Abstimmkonto im Kontenplan definieren.

Wenn Sie einen Beleg auf einen Geschäftspartner buchen, registriert das System den Buchungsbeleg automatisch für:

• den Kontostand der Geschäftspartner-Stammdaten und
• Der Saldo des Abstimmkontos.
• Sie können Journalbuchungen nicht direkt auf ein Abstimmkonto buchen.

In einer Ausgangsrechnung, z.B. wenn der Kunde belastet wird, wird auch das Debitorenkonto belastet.

Diese Journalbuchung wird nun in beiden Kontensalden (Debitor und Abstimmkonto) angezeigt.

Beachten Sie, dass die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten nicht im Kontenplan angezeigt werden. Es werden nur die Abstimmkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten angezeigt.

Die Abstimmkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten kumulieren die Transaktionen der Debitoren und Kreditoren in ihren Salden.

Daher stellt der Kontenplan den vollständigen Finanzstatus des Unternehmens dar.

Die Finanzberichte zeigen auch das vollständige Bild. Beispielsweise enthält die Bilanz die Debitoren- und Kreditorenkonten.

Wir haben gelernt, wie das System weiß, welche Konten in automatischen Journalbuchungen verwendet werden sollen.

Dazu werden die im Fenster Kontenfindung Sachkonten definierten Werte verwendet.

Aber wie "weiß" das System den Wert, der in diesen automatischen Journalbuchungen gutgeschrieben und belastet werden soll? Beispiel: In einer automatischen Journalbuchung, die durch eine Ausgangsrechnung angelegt wurde?

Im Folgenden finden Sie ein gängiges Szenario dafür, wie Preise in SAP Business One während des Verkaufsprozesses festgelegt werden:

Hinweis: Auf den folgenden Folien wird davon ausgegangen, dass für die beteiligten Artikel und Geschäftspartner keine Sonderpreise oder Rabatte definiert wurden.

Unser Kunde Star Trek Computers bittet um ein Angebot auf 4 tragbare Medienplayer.

Jean legt ein Verkaufsangebot an. Sie wählt den Kunden und dann den Artikel aus. Der Preis pro Einheit wird im Angebot angezeigt. Wie?

• Die Artikelstammdaten enthalten 3 optionale Preise für diesen Artikel. Jede davon wird in einer anderen Preisliste dargestellt.
• Star Trek Computers ist ein Wiederverkäuferkunde. Daher ist seine Standardpreisliste, die in seinem Stammdatensatz definiert ist, die Wiederverkäuferpreisliste.
• Daher ist im Angebot der Stückpreis für einen tragbaren Media Player 110, der Preis aus der Preisliste des Wiederverkäufers.

Der Vertriebsmitarbeiter Jean gibt die Menge 4 ein. Der Gesamtwert des Angebots beträgt 440 (vorausgesetzt, es gibt keine zusätzlichen Positionen im Angebot und es werden keine Rabatte, Frachtkosten oder Steuerbeträge hinzugefügt).

Star Trek Computers schickt uns einen Kundenauftrag, der auf dem Angebot basiert.

In SAP Business One kopiert Jean das Angebot in einen Kundenauftrag.

2 Tage später versendet Joe, der Lagerleiter, den Firmenwagen mit den wöchentlichen Lieferungen, darunter 4 tragbare Medienplayer für Star Trek Computers.

Später am Tag kopiert der Buchhalter die Lieferung in eine Ausgangsrechnung.

Da während des Kopiervorgangs keine Änderung am Preis vorgenommen wurde, beträgt der Gesamtwert der Rechnung 440. Dies sind die Haben- und Sollbeträge in der automatischen Journalbuchung, die von der Ausgangsrechnung angelegt wurde.

Im Einkaufsprozess wäre ein gängiges Szenario, wie Preise festgelegt werden, wie folgt:

Joe, der Lagerleiter, gibt eine Bestellung über 10 tragbare Media Player aus. Er wählt den Anbieter Coconut Devices und dann den Artikel - Portable Media Player. Der Preis pro Einheit wird im Bestellauftrag angezeigt. Wie?

• Da Coconut Devices ein Lieferant ist, ist seine Standardpreisliste, wie in seinem Stammdatensatz definiert, die Einkaufspreisliste.
• Daher ist in der Bestellung der Stückpreis für den tragbaren Media Player 100, der Preis aus der Einkaufspreisliste für die Artikelstammdaten des tragbaren Media Players.

Joe gibt die Menge 10 ein. Der Gesamtwert der Bestellung beträgt 1000 (sofern keine zusätzlichen Positionen in der Bestellung vorhanden sind und keine Rabatte, Frachtkosten oder Steuerbeträge hinzugefügt werden).

Joe sendet die Bestellung per E-Mail an den Lieferanten.

Wenige Tage später erhält Joe eine Lieferung mit 10 tragbaren Medienspielern von Coconut Devices.

In SAP Business One kopiert er die Bestellung in einen Wareneingang.

Eine Woche später geht die Rechnung von Coconut Devices per Post ein, und der Buchhalter kopiert den Wareneingang in eine Eingangsrechnung.

Da während des Kopiervorgangs keine Änderung am Preis vorgenommen wurde, beträgt der Gesamtwert der Eingangsrechnung 1000. Dies sind die Haben- und Sollbeträge in der automatischen Journalbuchung, die durch die Eingangsrechnung angelegt wurde.

Gehen wir einen Schritt zurück zum Wareneingang, den Joe basierend auf der vom Lieferanten erhaltenen Lieferung eingegeben hat.

Angenommen, das Unternehmen führt kontinuierliche Bestandsführung durch, wird bei jeder Bestandstransaktion automatisch ein Artikelkostenwert berechnet.

Weitere Informationen zur kontinuierlichen Bestandsführung finden Sie in einem separaten Kurs.

Als Joe den Wareneingang in SAP Business One eingegeben hat, hat sich der Wert der Einkaufspreisliste (100 pro Einheit) auf den Stückpreis im Wareneingang sowie auf den Artikelkostenwert ausgewirkt.

Der Artikelkostenwert wird im Hintergrund automatisch gemäß der für den Artikel ausgewählten Bewertungsmethode (gleitender Durchschnitt, FIFO oder Standard) berechnet. Dieser Artikel wurde als gleitender Durchschnitt eingerichtet. Basierend auf der Gesamtzahl der vorrätigen Artikel und den zuvor bezahlten Einkaufspreisen betrug der berechnete Artikelkostenwert nach dem Wareneingang 90.

Joe hat eine Menge von 10 tragbaren Medienspielern eingegeben. Daher betrug der Gesamtwert der Journalbuchung, die durch den Wareneingang angelegt wurde, 1000. Dies sind die Haben- und Sollbeträge, die auf den Bestandsstandardkonten registriert sind.

Der Wert der Journalbuchung, die mit der an den Kunden gesendeten Lieferung verknüpft ist, ist jedoch 360. Das heißt, die Menge von 4 Artikeln multipliziert mit dem Artikelkostenwert zu diesem Zeitpunkt (90).

Beachten Sie, dass der Gesamtwert der auf dieser Lieferung basierenden Rechnung 440 betrug. Sie wurde gemäß der Wiederverkäuferpreisliste (110) berechnet, die im Kundenstammsatz als Standardpreisliste definiert ist.

In automatischen Journalbuchungen "weiß" das System, welche Konten verwendet werden sollen, da Sie im Fenster Kontenfindung Sachkonten Standardsachkonten definiert haben. Diese Standardkonten enthalten Abstimmkonten, die die Geschäftspartner-Nebenbuchkonten mit dem Hauptbuch verknüpfen.

Die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten werden im Kontenplan in den Abstimmkonten für Debitoren und Kreditoren dargestellt, die die Debitoren- und Kreditorentransaktionen in ihren Salden kumulieren.

In einer Ausgangsrechnung "weiß" das System den Wert, der in der automatischen Journalbuchung gutgeschrieben und belastet werden soll, indem es die im Kundenstammsatz definierte Standardpreisliste und den Artikelpreis in dieser Preisliste verwendet.

In einer Lieferung "weiß" das System den in der automatischen Journalbuchung zu entlastenden und zu belastenden Wert anhand des Artikelkostenwerts, der gemäß der für den Artikel gewählten Bewertungsmethode im Hintergrund automatisch berechnet wird.