Den Anlagenprozess erkunden

• Betrachten wir ein Unternehmensbeispiel:
• OEC Computers nutzt eine kleine Flotte von Lieferwagen.
• Daher besitzen sie ein paar Lkw.
• Bryce, der Buchhalter, möchte die Möglichkeit haben, den Wert der LKWs zu verwalten und zu überwachen.
• Sie informieren ihn über die Anlagenlösung in SAP Business One.

• Sehen wir uns zunächst das Untermenü und die Fenster in SAP Business One an.
• Um die Anlagenlösung zu aktivieren, wählen Sie im Fenster Firmendetails die Registerkarte Basisinitialisierung.
• Markieren Sie das Ankreuzfeld Anlagen aktivieren.
• Sobald der Benutzer das Ankreuzfeld markiert, wird die Funktion Anlagenbuchhaltung aktiviert, und unter Administration → Definition → Finanzwesen → Anlagenbuchhaltung sind neue Fenster und Felder verfügbar.
• Und unter Finanzwesen → Anlagenbuchhaltung.
• In diesem Untermenü Anlagen finden Sie das Fenster Anlagenstammdaten.
• Dieses Fenster ähnelt dem Fenster Artikelstammdaten, wurde jedoch um die Artikelart Anlagevermögen und die Registerkarte Anlagen erweitert.
• Sobald die Lösung aktiviert wurde, können Sie sie nicht mehr deaktivieren.
• Beachten Sie, dass Sie Entscheidungen über gesetzliche und branchenspezifische Anforderungen zusammen mit dem Debitorenbuchhalter treffen müssen.

• Betrachten wir den Lebenszyklus eines Anlagenartikels in SAP Business One vom Einkauf über die Aktivierung bis hin zur Abschreibung und bis zum Restbuchwert von null.
• Dies ist der Prozess auf einen Blick. Auf den nächsten Folien werden wir mehr über die verschiedenen Schritte sprechen.
• Im ersten Schritt wird im Fenster Anlagenstammdaten eine Anlage eingerichtet. In diesem Fenster können Sie alle Anlagenartikelarten definieren und verwalten. In unserem Beispiel richten wir einen Anlagendatensatz für einen neuen LKW ein, den OEC Computers zu Beginn des Geschäftsjahres gekauft hat.
• Ein Anlagenstammdatensatz wird aktiviert, wenn der Benutzer eine Anlage über eine Eingangsrechnung kauft. Die Eingangsrechnung generiert automatisch einen Aktivierungsbeleg.
• Der Benutzer kann wählen, ob der Aktivierungsbeleg direkt oder automatisch aus der Eingangsrechnung generiert werden soll.
• Wenn ein Benutzer einen Abschreibungslauf ausführt, führt das System die bis zum angegebenen Datum geplante Abschreibung durch.
• Zusätzliche Anlagenbelege unterstützen die Notwendigkeit von Anpassungen, falls erforderlich, während des Lebenszyklus einer Anlagenartikelart: Anlagenumbuchungen, Neubewertung oder Aufwertung einer Anlage.
• Um zu entscheiden, welcher der Korrekturbelege verwendet werden soll, müssen Sie zusammen mit dem Debitorenbuchhalter prüfen, welche gesetzlichen und branchenspezifischen Anforderungen gelten.
• Schließlich kann der Benutzer eine Anlage mithilfe einer Ausgangsrechnung aus dem Verkehr ziehen. Die Ausgangsrechnung generiert automatisch einen Abgangsbeleg.
• Um die Anlage in einer Ausgangsrechnung abzugehen, sollte der Benutzer den Anlagenstammdatensatz als Verkaufsartikel kennzeichnen.
• Alle Transaktionen werden im Anlagennebenbuch registriert und können in den verschiedenen dedizierten Berichten verfolgt werden.

• Betrachten wir den Lebenszyklus von Anlagenstammdaten mit Bezug auf die Standardterminologie der Buchhaltung. Die Terminologie ist auf der Folie blau hervorgehoben.
• Wenn wir in unserem Beispiel den neuen LKW definieren, den OEC Computers gekauft hat, definieren wir die Nutzungsdauer der Anlage. Die Nutzungsdauer einer Anlage ist der Zeitraum, in dem eine Anlage voraussichtlich für den Zweck verwendbar ist, für den sie erworben wurde. Die Nutzungsdauer kann mit der tatsächlichen physischen oder wirtschaftlichen Nutzungsdauer der Anlage übereinstimmen. Vor dem Ende der Nutzungsdauer einer Anlage sollte die Anlage vollständig ausgebucht werden. Wir definieren die Nutzungsdauer dieses LKWs als 36 Monate.
• Der Anlagenstammdatensatz wird aktiviert, wenn der Benutzer eine Anlage über eine Eingangsrechnung kauft. Die Eingangsrechnung generiert automatisch einen Aktivierungsbeleg.
• Die Aktivierung ist der Prozess der Erfassung von Anschaffungs- und Herstellungskosten als Anlage. Der Anschaffungswert des LKWs beträgt 6000.
• Das Bezugsdatum setzt das Aktivierungsdatum in den Anlagenstammdaten.
• In der Eingangsrechnung ist das Bezugsdatum (auf der Registerkarte Buchhaltung) standardmäßig auf das Buchungsdatum der Eingangsrechnung gesetzt. Dieses Datum kann vor dem Hinzufügen der Eingangsrechnung geändert werden, um das Bezugsdatum im Aktivierungsbeleg zu aktualisieren. Für den LKW geben wir den 1. Januar ein.
• In jeder Periode berechnet das Unternehmen die Abschreibung für die Anlage. Die Abschreibung ist die Reduzierung des Buchwerts einer Anlage über ihre Nutzungsdauer sowohl für Steuer- als auch für Buchhaltungszwecke. Abschreibungen würden in den Aufwendungen des Unternehmens enthalten sein. Der Lkw soll jährlich seinen Wert um 2000 senken.
• Während der Nutzungsdauer der Anlage berechnet das System den Restbuchwert der Position. Der Restbuchwert ist der berechnete Wert einer Anlage unter Verwendung der historischen Kosten der Anlage abzüglich aller kumulierten Abschreibungen. In unserem Fall beträgt der Wert des LKWs nach dem ersten Jahr also 4000.
• Abgang ist der Abgang einer Anlage oder eines Teils einer Anlage aus dem Anlagenbestand.
• Es gibt zwei Möglichkeiten für den Abgang einer Anlage: per Ausgangsrechnung, wenn Sie die Anlage verkaufen, oder durch einen Abgangsbeleg, wenn kein Kunde beteiligt ist und Sie die Anlage ausbuchen müssen. Nachdem die Anlage vollständig abgegangen ist, wird ihr Wert auf dem Bestandskonto im Anlagennebenbuch als null registriert.
• Beachten Sie, dass es im Abgangsbeleg eine Option für einen Teilabgang gibt. In diesem Fall hält die Anlage den Restwert bis zum Ende der Positionsnutzungsdauer.

• Schauen wir uns unser Beispiel an. Wir haben den neuen LKW, den OEC Computers zu Beginn des Geschäftsjahres gekauft hat. Welche Definitionen sind für die Verwaltung des Anlagenlebenszyklus erforderlich?
• Zunächst definieren wir diesen LKW als Anlagenstammdaten.
• Anschließend hängen wir eine Reihe von Definitionen, die für diese Art von Anlage relevant sind, an die Anlagenstammdaten an. In unserem Beispiel verwenden wir die Definitionen für schwere Fahrzeuge.
• Die Hauptdefinition in den Anlagenstammdaten ist die Anlagenklasse, die die Zuordnung zu den anderen Definitionen enthält: Bewertungsbereich, Kontenfindung und Abschreibungsart.
• Jede Anlage wird einer Anlagenklasse zugeordnet. In unserem Beispiel gehört der LKW zur Anlagenklasse Schwerlastwagen.
• Jede Anlagenklasse enthält die Standarddefinition der anderen Einstellungen.
• Der Bewertungsbereich ist eine Finanzdimension, die die Bewertung der Anlage für einen bestimmten Zweck anzeigt, z.B. handelsrechtliche Abschreibung, steuerrechtliche Abschreibung oder Abschreibung für die Kostenrechnung.
• Sie müssen einen Bewertungsbereich als Hauptbereich definieren.
• In unserem Beispiel ist der Hauptbereich GAAP, d.h. lokale Bilanzierungsvorschriften.
• Der Benutzer kann bei Bedarf einen zusätzlichen Bereich definieren. In unserem Beispiel definieren wir IFRS als zusätzlichen Bereich, nämlich International Financial Reporting Standards.
• Der Hauptbewertungsbereich (in unserem Beispiel GAAP) bucht Bewegungen in das System.
• Der zusätzliche Bereich (in unserem Beispiel IFRS) kann für Berichte verwendet werden.
• Mit der Definition Kontenfindung kann das System automatisch die relevanten Sachkonten für die Anlagenbuchhaltung auswählen.
• Die Abschreibungsart klassifiziert die Abschreibung anhand des Grunds für die Wertberichtigung. Einschließlich der Option zum Definieren der Methode für die Wertberechnung. In unserem Beispiel wählen wir die Methode Linear.

• Nachdem Sie die Anlagenklasse an das Fenster Anlagenstammdaten angehängt haben, gelten alle zugehörigen Definitionen für die ausgewählte Anlage.
• Im gezeigten Beispiel sehen Sie, dass die Bewertungsbereiche und die Abschreibungsarten, die für die Anlagenklasse Schwerlastwagen definiert sind, für den angezeigten Anlagenstammdatensatz gelten.
• Sie können den Prozess der Verwaltung einer Anlage verfolgen, indem Sie die verschiedenen Unterregisterkarten in den Anlagenstammdaten verwenden. Neben der Registerkarte Übersicht gibt es Registerkarten für Werte, Abschreibung, Kostenrechnung und Attribute.

• Der Benutzer kann eine Anlage über eine Eingangsrechnung kaufen. Die Eingangsrechnung generiert automatisch den Aktivierungsbeleg.
• Der Benutzer kann wählen, ob der Aktivierungsbeleg direkt oder automatisch aus der Eingangsrechnung generiert werden soll.
• Bei beiden Optionen werden die Anlagenstammdaten aktiviert.
• Die Grafik zeigt die automatischen Journalbuchungen, die während des Prozesses mit den zugehörigen Konten angelegt wurden.
• Wenn kein Lieferant beteiligt ist, kann der Benutzer direkt einen Aktivierungsbeleg generieren. In diesem Fall wird nur der Buchungsbeleg Kapitalisierung angelegt. Daher wird das Verrechnungskonto als Verpflichtung in der Bilanz angezeigt.
• Beachten Sie, dass die Konten aus der Definition in den Anlagenstammdaten abgeleitet werden.
• Beachten Sie, dass das Bezugsdatum standardmäßig mit dem Buchungsdatum der Eingangsrechnung übereinstimmt. Dieses Datum kann vor dem Hinzufügen der Eingangsrechnung geändert werden, um das Bezugsdatum der Aktivierungsanlage zu aktualisieren.

• Die Abschreibung wird verwendet, um die Kosten einer Anlage über ihre Nutzungsdauer abzuschreiben.
• Sie stellt die Reduzierung des Buchwerts einer Anlage sowohl für Steuer- als auch für Buchhaltungszwecke dar.
• Abschreibungen würden in den Aufwendungen des Unternehmens enthalten sein.
• Das System prognostiziert die erwartete jährliche Abschreibungsrate gemäß den Definitionen der Anlagenstammdaten (d.h. Anlagenklasse, Bewertungsbereich, Kontenfindung und Abschreibungsart).
• Sie können diese Informationen in den Anlagenstammdaten und im Anlagenabschreibungsvorschaubericht anzeigen.

• Der Benutzer kann die Option Abschreibungslauf ausführen, um den Anlagenwert mit der tatsächlichen Abschreibung zu aktualisieren.
• Erst wenn Sie einen Abschreibungslauf ausführen, führt das System alle bis zu einem bestimmten Datum geplanten Abschreibungen durch.
• Um die Buchung einer geplanten Abschreibung anzustoßen, reicht es in der Regel aus, einen Abschreibungslauf für mehrere Buchungsperioden zu starten. Es ist jedoch möglich, mehrere Abschreibungsläufe für dieselbe Abschreibungsperiode auszuführen.
• Ein Abschreibungslauf kann beliebig oft wiederholt werden, sofern für die folgenden Perioden noch kein Abschreibungslauf durchgeführt wurde. Ein erneuter Abschreibungslauf kann erforderlich sein, wenn sich die Anlagenwerte nach dem Buchen der geplanten Abschreibung erneut geändert haben. Bei der Wiederholung eines Abschreibungslaufs werden nur die Wertdifferenzen zu den Buchungen des letzten Abschreibungslaufs berücksichtigt.
• Hinweis:
• Im gezeigten Beispiel verwenden wir die indirekte Abschreibung. Das System verwendet das Wertberichtigungskonto, um die Abschreibung zu buchen. Das Bestandskonto ist nur betroffen, wenn die Anlage gekauft oder abgeht.
• Bei der direkten Buchungsmethode für Abschreibungen bucht das System die Abschreibung direkt auf das für die Anlage angegebene Bestandskonto.

• Es gibt zwei Möglichkeiten für den Abgang einer Anlage: per Ausgangsrechnung, wenn Sie die Anlage verkaufen, oder durch einen Abgangsbeleg, wenn kein Kunde beteiligt ist.
• Wenn das Unternehmen die Anlage am Ende ihrer Nutzungsdauer (oder davor) verkauft, kann der Benutzer den Artikel mithilfe einer Ausgangsrechnung abgehen.
• Die Ausgangsrechnung generiert automatisch einen Abgangsbeleg.
• Ein Abgangsbeleg kann direkt ausgegeben werden, wenn ein Kunde nicht beteiligt ist und Sie die Anlage ausbuchen müssen.
• In diesem Fall sind verschiedene Konten an dem Buchungsbeleg beteiligt, der an den Abgangsbeleg angehängt ist.
• Wenn Sie die Option Ausgangsrechnung verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Anlagenstammdaten als Verkaufsartikel definieren.
• Nun wird der Restbuchwert der Anlagenstammdaten auf null gesetzt.
• Beachten Sie, dass es im Abgangsbeleg eine Option für einen Teilabgang gibt. In diesem Fall hält die Anlage den Restwert bis zum Ende der Positionsnutzungsdauer.

• Das Anlagengitter ist aus Sicht des Anlagevermögens die wichtigste Ergänzung zur Bilanz.
• Der Bericht kann für alle Anlagen ausgegeben werden.
• Sie zeigt alle gebuchten Anlagenbewegungen in einem Geschäftsjahr an und zeigt die Anlagen für jedes Bestandskonto an.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie mitnehmen sollten:

• Die Hauptdefinition in den Anlagenstammdaten ist die Anlagenklasse, die die Zuordnung zu den anderen Definitionen für Bewertungsbereich, Kontenfindung und Abschreibungsart enthält.
• Der Anlagenstammdatensatz wird aktiviert, wenn ein Benutzer eine Anlage über eine Eingangsrechnung kauft. Die Eingangsrechnung generiert automatisch den Aktivierungsbeleg. Ein Benutzer hat auch die Möglichkeit, den Aktivierungsbeleg direkt zu generieren.
• Die Abschreibung wird verwendet, um die Kosten einer Anlage über ihre Nutzungsdauer abzuschreiben. Die Abschreibung ist als Unternehmensaufwand enthalten.
• Die Option Abschreibungslauf führt alle bis zu einem bestimmten Datum geplanten Abschreibungen durch und aktualisiert den Anlagenstammdatenwert mit der tatsächlichen Abschreibung.
• Ein Anlagenabgang erfolgt durch eine Ausgangsrechnung, wenn Sie die Anlage verkaufen, oder durch einen Abgangsbeleg, wenn kein Kunde beteiligt ist. Die Ausgangsrechnung generiert automatisch einen Abgangsbeleg, der den Restbuchwert der Anlage auf null setzt.
• Das Anlagengitter zeigt alle gebuchten Anlagenbewegungen in einem Geschäftsjahr und die Anlagen für jedes Bestandskonto an.

• Wenn Ihr Unternehmen identische Anlagen in großen Mengen zur internen Verwendung kaufen muss, legen Sie einen virtuellen Artikel an, der die Anlage darstellt.
• Wählen Sie in der Eingangsrechnung diesen Vorlagenartikel aus, und geben Sie eine bestimmte Menge in die Artikelzeile ein.
• SAP Business One legt dann automatisch dieselbe Menge an Anlagenstammdatensätzen an und aktiviert sie für Sie.
• Mit dieser Funktion können Sie große Mengen wiederholter Informationen nicht manuell eingeben und so die Effizienz Ihres Unternehmens bei der Verwaltung von Anlagen verbessern.
• Optional können Sie Serialnummern für die generierten virtuellen Anlagen verwalten.
• Sie können die Definition virtueller Artikel für Fälle verwenden, in denen das Unternehmen identische Assets für die Büronutzung kauft, z.B. Laptops, Mobiltelefone oder Stühle.
• Sehen wir uns an, wie Sie mit virtuellen Anlagen arbeiten.

• Das Ankreuzfeld „Virtueller Artikel" ist nur verfügbar, wenn Sie Nummerierungsserien für die Anlagenstammdaten verwenden.
• Mit der Nummerierungsserie kann das System mehrere neue Anlagen anlegen, wenn ein virtueller Artikel in einer einzigen Transaktionszeile gekauft wird.
• Beachten Sie, dass beide Stammdaten, d.h. Anlage und Artikel, dieselbe Nummerierungsserie verwenden.
• Sobald Sie Anlagenstammdaten als virtuellen Artikel definiert haben, können Sie sie als Vorlage für den Einkauf eines großen Teils identischer Anlagen verwenden.
• OEC Computers hat einen virtuellen Artikel für die Mobiltelefone definiert, die sie für ihre Mitarbeiter kaufen.
• Wenn Sie das Feld Seriennummern erzwingen markieren, müssen Sie beim Kauf von Anlagen mithilfe virtueller Artikel in Eingangsrechnungen für jede generierte Anlage eine Seriennummer angeben.

• Virtuelle Artikel können nur durch Eingangsrechnungen aktiviert werden.
• Die Menge der automatisch angelegten Anlagenstammdaten entspricht der Menge, die Sie in der Eingangsrechnung angegeben haben (in unserem Beispiel 9).
• Die Artikelnummern werden automatisch den neu angelegten Anlagenstammdaten gemäß den Regeln zugeordnet, die Sie für die in den Stammdaten der virtuellen Anlage verwendete Serie definiert haben.
• Wenn OEC Computers in unserem Beispiel in der Zeile Eingangsrechnung eine Menge von 9 Mobiltelefonen eingibt, legt das System automatisch 9 Anlagenstammdaten an, einen für jedes Mobiltelefon.
• Die Informationen in den Anlagenstammdaten der virtuellen Anlage werden in die neu angelegten Anlagenstammdaten kopiert, mit Ausnahme des Ankreuzfelds Virtueller Artikel, das nicht markiert bleibt.
• Bei den angelegten Anlagen handelt es sich um reguläre Anlagen mit Geldwerten. Der virtuelle Artikel fungiert als Vorlage und hat daher keine Werte auf der Registerkarte Anlagen.

• Es wird automatisch ein Aktivierungsbeleg einschließlich der angelegten Anlagen sowie eine Journalbuchung für das Anlagenkonto ausgegeben.
• Beachten Sie, dass Sie mehrere virtuelle Anlagen in dieselbe Eingangsrechnung aufnehmen können. Sie können jedoch nicht sowohl virtuelle als auch normale Anlagen in dieselbe Eingangsrechnung aufnehmen.

• Wenn Sie Seriennummern erzwingen möchten, müssen Sie diese Nummern beim Einkauf der Anlagen in der Eingangsrechnung definieren.
• Klicken Sie in der Eingangsrechnung mit der rechten Maustaste, und wählen Sie die Option Anlagenseriennummern. Geben Sie im Fenster Anlagenseriennummern - Definition Seriennummern für jede über die Eingangsrechnungszeile gekaufte Anlage ein.
• Der weitere Prozess ist derselbe wie auf den vorherigen Folien beschrieben. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die angelegten Anlagenstammdaten die Seriennummer enthalten, die Sie in der Eingangsrechnung eingegeben haben. Sie können die Seriennummer in den Anlagenstammdaten verfolgen. Die Eingangsrechnung enthält auch die angelegten Seriennummern, und Sie können sie anzeigen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die angelegte Eingangsrechnung klicken.
• Beachten Sie, dass Sie Anlagenstammdaten nicht als Lagerartikel definieren können und es sich daher nicht um reguläre Seriennummern handelt. Hierbei handelt es sich um Seriennummern von Artikeln, die zu Nachverfolgungszwecken in den Artikelstammdaten gesichert wurden.

• Um beim Ausstellen einer Eingangsrechnung das Erkennen eines virtuellen Artikels aus der Liste der Artikel und Anlagen zu erleichtern, ändern Sie die Einstellungen für die Artikelliste, und zeigen Sie das Feld Virtueller Anlagenartikel an.
• Wählen Sie dazu nach dem Öffnen des Fensters Artikelliste in der oberen Menüleiste das Symbol Formulareinstellung, um die Listenanzeige zu ändern.

• Wenn Ihr Unternehmen identische Anlagen in großen Mengen zur internen Verwendung kaufen muss, legen Sie einen virtuellen Artikel an, der die Anlage darstellt.
• Wählen Sie in der Eingangsrechnung diesen Vorlagenartikel aus, und geben Sie eine bestimmte Menge in die Artikelzeile ein (virtuelle Artikel können nur durch Eingangsrechnungen aktiviert werden).
• Nachdem Sie die Eingangsrechnung mit dem virtuellen Artikel hinzugefügt haben:
  • Anlagenstammdatensätze werden automatisch in der Menge angelegt, die Sie in der Eingangsrechnungszeile angegeben haben.
  • Es wird automatisch ein Aktivierungsbeleg einschließlich der angelegten Anlagen sowie eine Journalbuchung für das Anlagenkonto ausgegeben.
• Einige Fakten zu virtuellen Anlagen:
  • Das Ankreuzfeld Virtueller Artikel ist nur verfügbar, wenn Sie Nummerierungsserien für die Anlagenstammdaten verwenden.
  • Wenn Sie Seriennummern für Anlagenstammdaten erzwingen möchten, müssen Sie diese Nummern beim Kauf der Anlage in der Eingangsrechnung definieren.
  • Sie können Anlagenstammdaten nicht als Lagerartikel definieren. Daher handelt es sich nicht um reguläre Seriennummern. Hierbei handelt es sich um Seriennummern von Artikeln, die zu Nachverfolgungszwecken in den Artikelstammdaten gesichert wurden.