Geschäftsszenario
Stellen Sie sich vor, Sie implementieren SAP Business One bei einem neuen Kunden.
- Sie besprechen mit Frau Neudorf, der Buchhalterin, die Auswirkungen der Verkaufs- und Einkaufsprozesse auf den Kontenplan und somit auf die Finanzberichte.
- Maria sagt, dass diese Struktur ihr dabei helfen wird, die Finanzberichte klar und strukturiert darzustellen.
Reflexionsfrage: Der Kontenplan
Wie werden die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten im Kontenplan dargestellt?
Die Salden der Geschäftspartner-Stammdaten werden nicht im Kontenplan angezeigt.
Die Abstimmkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten kumulieren die Debitoren- und Kreditorentransaktionen in ihren Salden.
Wenn Sie beispielsweise eine Ausgangsrechnung buchen, wird zusätzlich zum Debitorenkonto das Debitorenkonto verwendet, das sich auf den Kunden bezieht.
Daher zeigt der Kontenplan den vollständigen Finanzstatus des Unternehmens sowie die Finanzberichte (z.B. Summen- und Saldenliste und Bilanz) an.
Der Kontenplan
Der Kontenplan ist ein Index aller Sachkonten, die von Ihrem Unternehmen verwendet werden.
Jedes Sachkonto hat:
- Ein Kontenschlüssel
- eine Kontobeschreibung und
- Zusätzliche Informationen, die die Funktionen des Sachkontos bestimmen.
Wenn Sie SAP Business One implementieren, definieren (oder importieren) Sie Folgendes:
- den Kontenplan und
- Standardsachkonten, die verwendet werden sollen, wenn Transaktionen in den regulären Geschäftsprozessen Verkauf, Einkauf, Bestand usw. angelegt werden.
Die Belege in den Verkaufs- und Einkaufsprozessen legen automatische Journalbuchungen an, die in der Buchungsbelegdatei registriert sind und sich auf die Kontensalden auswirken.
Die Kontensalden sind auch von manuellen Journalbuchungen und anderen Buchhaltungstransaktionen betroffen, z.B. vom Periodenabschlussprozess, der die Salden der Gewinn- und Verlustkonten auf ein Bestandskonto überträgt.
Kontenplanstruktur
Der Kontenplan ist nach Hauptebenen und Ebenen gegliedert.
Betrachten wir dieses Beispiel für einen Kontenplan. Der Kontenplan variiert je nach Lokalisierung des Unternehmens.
Die Organisation des Kontenplans folgt den Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GAAP).
Im Fenster Kontenplan werden Ihre Konten nach Hauptebenen angeordnet.
Kontenplanstruktur - Bilanzzieher
Im Hauptbuch wird zwischen den Hauptebenen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung unterschieden, die auch als Gewinn und Verlust bezeichnet werden.
Beginnen wir mit Bestandskonten:
- Die ersten drei Hauptebenen: Aktiva, Passiva und Eigenkapital (oder Kapital und Rücklagen) enthalten in der Regel die Bestandskonten, z.B. die Umsatzsteuer und das Kreditorenkonto.
- Der Buchhaltungssaldo dieser Konten wird von einem Geschäftsjahr zum nächsten geführt.
- Die Bestandskonten spiegeln den Überwachungswert des Unternehmens wider - Aktien, Vermögenswerte, Schulden usw.
Kontenplanstruktur - Hauptebenen für Gewinn und Verlust
Dann haben wir die Gewinn- und Verlustkonten:
- Die nächsten 5 Hauptebenen: Erlöse (oder Umsatz), Umsatzkosten, Aufwendungen (oder Betriebskosten), Finanzierung (oder nicht betriebliche Erträge und Ausgaben) und Sonstige Erlöse und Ausgaben (oder Steuern und außerordentliche Positionen) enthalten in der Regel die Gewinn- und Verlustkonten, z.B. die Ertrags- oder Aufwandskonten.
- Der Buchhaltungssaldo dieser Konten muss am Ende jedes Geschäftsjahres während des Periodenabschlussprozesses ausgeglichen werden.
- Die Gewinn- und Verlustkonten spiegeln die Änderungen des Unternehmenswerts wider, z.B.: Wenn Sie Bestand verkaufen, ist das Konto für die Kosten des Umsatzes betroffen und erhöht die Erlöse.
Schließlich haben wir zwei optionale Gewinn- und Verlustschubladen.
- Diese Schubladen haben keinen festen vordefinierten Zweck und sind in den meisten Fällen leer, abhängig von der Lokalisierung und der Kontenplanvorlage.
- Bei Bedarf kann jedes Unternehmen die zusätzliche Schublade einem bestimmten Buchhaltungsbereich zuordnen.
Kontenplanstruktur in Verbindung mit Finanzberichten
Die Anforderungen an die Finanzberichterstattung steuern die meisten initialen Einstellungen und Konfigurationsentscheidungen im Kontenplan.
Die verschiedenen Finanzberichte werden für die Kontensalden ausgeführt, die für einen ausgewählten Datumsbereich relevant sind, und zeigen sie entsprechend ihrer Hauptebene an:
- Die Bilanz fasst den Wert der Verbindlichkeiten des Geschäftsvermögens und der Eigenkapitalkonten zusammen.
- Die Summen- und Saldenliste wird für jedes Konto angezeigt: Anfangssaldo für eine bestimmte Periode, alle Soll- und Habensalden und Endsaldo.
- Die Gewinn- und Verlustrechnung wird nach dem Ende des Geschäftsjahres ermittelt. Die Salden der Aufwandskonten werden von den Salden der Erlöskonten abgezogen, um den Gewinn oder Verlust für das Geschäftsjahr zu erhalten.
Ebenen im Kontenplan
Ein Kontenplan ordnet die Sachkonten eines Unternehmens in einer hierarchischen Struktur an. Die oberste Ebene in der Struktur (Ebene 1) besteht aus Bestandteilen oder Gruppen für verschiedene Arten von Konten (Aktiva, Passiva, Kapital und Reserven, Umsatz usw.).
Das System zeigt den Abschnitt als Schrankschublade an. Jede Schublade hat einen Abschnittstitel. Sie können den Schubladentitel bei Bedarf ändern. Der aktualisierte Name wird dann in den Finanzberichten angezeigt.
Sie können bis zu 10 Ebenen definieren. Während Ebene 1 die Schubladenebene ist, können die folgenden Ebenen als Titel für die Gruppierung der Konten und für aktive Konten verwendet werden.
Es wird empfohlen, Ihre Konten auf logische Weise nach Ebene zu organisieren, die den Finanzbuchhaltungs- und Reporting-Prozessen Ihrer Lokalisierung entspricht.
Das System zeigt Titel in Blau und aktive Konten in Schwarz an. Die in der Kontenfindung Sachkonten (Standardkonten) definierten Konten werden grün angezeigt.
Ein Titelkonto fasst alle Salden der darunterliegenden aktiven Konten zusammen.
Betrachten wir dieses spezifische Beispiel eines Kontenplans, der fünf Ebenen enthält:
Die Ebenen 2 bis 4 können entweder aktive Konten oder Titel enthalten, die mehrere aktive Konten kombinieren. Ebene 5 enthält in diesem Beispiel nur aktive Konten.
Beachten Sie, dass in SAP Business One nur aktive Konten bebucht werden können.
Finanzberichte zeigen sowohl Titel als auch aktive Kontensalden an.
Um eine klare und strukturierte Sicht auf den Finanzstatus des Unternehmens im Bericht zu erhalten, wird empfohlen, alle aktiven Konten auf derselben Ebene zu definieren. In unserem Beispiel sind alle aktiven Konten auf Ebene 5 definiert.
Kontodetails
Im Kontenplan gibt es viele Definitionen, die sich auf das Konto beziehen. Wir werden nun einige davon behandeln.
Maria, die Buchhalterin, hat einige neue Konten hinzugefügt, um verschiedene Ausgaben und Einnahmen im Zusammenhang mit einem großen Gipfel zu erfassen, an dem sie teilnehmen werden. Die Abbildung zeigt ein Reisekostenkonto, das Maria hinzugefügt hat.
- Zuerst hat Maria die Kontowährung gewählt. Jedes Konto im Kontenplan kann eine andere Währung haben oder als relevant für alle Währungen festgelegt werden. Weitere Informationen zur Kontowährung finden Sie im Kursthema „Arbeiten mit Währungen". Maria hat bestätigt, dass die neue Kontowährung lokal ist.
- Anschließend hat sie es mit einem Finanzprojekt verknüpft. Auf diese Weise kann Maria Finanzberichte generieren, die für dieses Projekt gefiltert wurden. Frau Neudorf hat einen neuen Finanzprojektcode eingegeben, der für diesen Gipfel angelegt wurde.
Schließlich wählt Frau Neudorf Kontodetails, um das Fenster Details Sachkonto des Reisekostenkontos Summit 17 zu öffnen. Im Feld Aktiv legt sie einen Zeitraum fest, in dem das Konto aktiv sein soll, beginnend im März bis zum Ende des Jahres. Mit diesem Ansatz stellt sie sicher, dass für das Konto im nächsten Jahr keine weiteren Transaktionen erfasst werden können. Beachten Sie, dass standardmäßig alle Konten ohne Periodeneinschränkung aktiv sind.
Eine weitere nützliche Definition im Fenster Sachkontodetails ist Kontosaldo zulässig. Frau Neudorf hat das Fenster Details Sachkonto geöffnet, um die für das Kassenkonto zulässigen Mindest- und Höchstsalden einzugeben. Frau Neudorf möchte sicherstellen, dass das Konto einen Saldo von 100 nicht unterschreitet, und gibt daher im Feld Von den Wert 100 ein. Darüber hinaus möchte sie, sobald der Kassenbestand 5000 erreicht hat, das Bargeld auf das Bankkonto des Unternehmens überweisen. Daher setzt sie den Maximalsaldo auf 5000.
Frau Neudorf hat bereits eine Sperrvalidierung im Fenster Belegeinstellungen definiert, wie in der Abbildung dargestellt.
Zusammenfassung
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie mitnehmen sollten:
- Der Kontenplan ist aus zwei Arten von Hauptebenen aufgebaut:
- Bilanz-Hauptebenen, die in der Regel Bestandskonten enthalten.
- und Gewinn- und Verlust-Hauptebenen (Gewinn- und Verlustrechnung), die in der Regel Gewinn- und Verlustkonten enthalten.
- Die verschiedenen Finanzberichte werden auf folgenden Ebenen ausgeführt:
- die Kontensalden, die für einen ausgewählten Datumsbereich relevant sind
- und sie entsprechend ihrer Schublade, Ebene und Art darstellen.
- Ein Kontenplan ordnet die Sachkonten eines Unternehmens in einer hierarchischen Struktur an:
- Die oberste Ebene in der Struktur (Ebene 1) besteht aus Abschnitten oder Gruppen für verschiedene Arten von Konten. Das System zeigt den Abschnitt als Schrankschublade an.
- Die folgenden Ebenen können als Titel für die Gruppierung der Konten und für aktive Konten verwendet werden.
- In SAP Business One können nur aktive Konten bebucht werden.
- Der Kontenplan enthält viele Definitionen, die sich auf das Konto beziehen, z.B.:
- Kontowährung
- Zugehöriges Projekt
- Begrenzter Aktivitätszeitraum
- Minimaler und maximaler Kontostand
