Die Optionen für die Bankkontenabstimmung kennenlernen

Im Folgenden finden Sie ein Unternehmensszenario:

• Einmal pro Woche erhält Frau Neudorf, die Buchhalterin bei OEC Computers, einen Kontoauszug von der Bank.
• Frau Neudorf fragt Sie, wie sie am effektivsten diesen Kontoauszug in SAP Business One erfassen kann.
• Und wie Sie die Transaktionen, die die Bank für OEC Computers erfasst hat, mit der Transaktion abgleichen, die sie für das Banksachkonto in SAP Business One erfasst hat.
• Beachten Sie, dass OEC Computers mit allen Zahlungsmitteln (Scheck und Bareinzahlungen, Schecks für Zahlungen sowie Banküberweisung) bezahlt wird und bezahlt wird.

• Eingangszahlungen, Ausgangszahlungen und Einzahlungen buchen Buchungsbelege auf das Hausbankkonto.
• Der Kontoauszug dient als rechtsverbindliches Benachrichtigungsinstrument von der Bank an ihre Kunden.
• Sie müssen die in SAP Business One registrierten Hausbanktransaktionen mit den Kontoauszugsdaten abgleichen und bei Bedarf anpassen.
• Sie sollten diese offenen Posten erst abgleichen, wenn Sie den Kontoauszug erhalten, aus dem hervorgeht, dass die Bank die Zahlung tatsächlich geleistet hat.
• Dieser Abgleichsprozess wird als Bankabstimmung bezeichnet, bei der Sie einen Vergleich eines Kontos mit externen Daten vornehmen.
• In SAP Business One wird dieser Prozess als Externe Abstimmung bezeichnet.
• Mit Bankabstimmungen können Geschäftsinhaber sicherstellen, dass alle Banktransaktionen ordnungsgemäß im Buchhaltungsbuch und auf dem Kontoauszug erfasst werden.

• Wenn Sie eine externe Abstimmung durchführen, gleichen Sie die offenen Posten eines Banksachkontos in SAP Business One mit den offenen Posten in einem externen Kontoauszug ab.
• Anschließend kennzeichnet SAP Business One diese Transaktionen als extern abgestimmt.
• In den meisten Fällen geht der Kontoauszug von einer Bank ein, und das abzustimmende Konto ist das zugehörige Bankkonto. Der Auszug kann jedoch auch von einem Geschäftspartner eingehen, der das Geschäftspartnerkonto in Ihren Büchern mit seinem eigenen Konto abstimmen möchte.
• In SAP Business One gibt es auch den internen Abstimmungsprozess, der von dem externen Abstimmungsprozess getrennt ist.

• Der Begriff Interne Abstimmung bezieht sich auf den Abgleich und Ausgleich von offenen Habenposten mit offenen Sollposten innerhalb eines Kontos (also intern). Dies ist für Konten erforderlich, bei denen ein Geschäftsprozess erst dann als vollständig abgeschlossen gilt, wenn jeder Habenbetrag einen entsprechenden Sollbetrag hat:
  • Bei Debitorenkonten muss auf eine Forderung (Soll) ein Zahlungseingang (Haben) folgen.
  • Bei Kreditorenkonten muss auf eine Verbindlichkeit (Haben) eine Ausgangszahlung (Soll) folgen.
  • Bei Verwendung eines Interimsbankkontos muss auf eine Ausgangszahlung an einen Kreditor, die der Zahlungsassistent vornimmt (Soll), eine Umbuchung auf das Banksachkonto (Haben) folgen.
• In dieser Lektion wird der externe Abstimmungsprozess erläutert.

• In SAP Business One haben Sie drei Möglichkeiten, eine externe Abstimmung durchzuführen: Abstimmung, Manuelle Abstimmung und Kontoauszugsverarbeitung.
• Beachten Sie, dass dies die Namen der Fenster in SAP Business One sind.
• Um zu vermeiden, dass doppelte Abstimmungen erstellt werden, sollte der Benutzer eine Option auswählen und diese zum Durchführen externer Abstimmungen verwenden.
• Diese Entscheidung hängt von der Lokalisierung des Unternehmens ab.
• Lassen Sie uns diese drei Optionen überprüfen.

• Die erste Option in SAP Business One heißt Abstimmung. Sie wird in allen Lokalisierungen unterstützt.
• Mit dieser Option importieren Sie zuerst die Kontoauszugstransaktionen oder geben sie manuell über die Funktion Externen Kontoauszug bearbeiten in das System ein (bei Bedarf können Sie dieses Fenster über Formulareinstellungen - Hauptmenü hinzufügen).
• Anschließend zeigt das System die offenen Transaktionen aus dem Sachkonto in SAP Business One und die importierte oder eingegebene Transaktion aus dem Kontoauszug nebeneinander an. Sie führen eine Abstimmung zwischen Abgleichstransaktionen auf SAP-Business-One-Seite und der Bankseite durch. Bei Bedarf können Sie Ausgleichstransaktionen durchführen, um Ihre Daten mit denen der Bank abzugleichen.
• Sie können eine Abstimmungsart wählen: Manuell, Automatisch oder Halbautomatisch. Diese funktionieren sehr ähnlich wie die internen Abstimmungsarten.
• Um die Abstimmung zu verwenden, wählen Sie den Menüpfad Bankenabwicklung Kontoauszüge und externe Abstimmungen Abstimmung.

• Die zweite Option ist Manuelle Abstimmung. Sie wird in Australien, Brasilien, Kanada, China, Zypern, Indien, Japan, Korea, Neuseeland, Singapur, Südafrika, Großbritannien und den USA unterstützt.
• Mit dieser Option geben Sie das Enddatum und den Saldo aus dem von der Bank erhaltenen Auszug ein. Das System zeigt offene Transaktionen für das Sachkonto Bank an. Sie gleichen sie manuell mit dem von der Bank erhaltenen Saldo ab.
• Mit dieser Funktion können Sie die in SAP Business One erfassten Transaktionen mit dem von der Bank erhaltenen Saldo abgleichen und bei Bedarf Anpassungen anlegen.
• Das System verfolgt die Differenz zwischen dem Endsaldo des Auszugs und den ausgeglichenen Posten aus dem Sachkonto. Das System lässt die Abstimmung des Kontos nur dann zu, wenn diese Differenz 0 beträgt.
• Auf dem Bild für die manuelle Abstimmung können Sie Anpassungen anlegen, um Abweichungen zu schließen und die Differenz auf 0 zu reduzieren. Sie können beispielsweise Barzahlungen, Scheckzahlungen und Kreditkartenzahlungen einzahlen, die auf dem Kontoauszug aufgeführt sind. Sie können auch Buchungsbelege buchen oder Zahlungen anlegen. Das System verfolgt den Auszugssaldo für die nächste Abstimmung. Um die Manuelle Abstimmung zu verwenden, wählen Sie Bankenabwicklung Kontoauszüge und externe Abstimmungen Manuelle Abstimmung.

• Die letzte Option ist die Kontoauszugsverarbeitung (BSP). Diese Option automatisiert die Verarbeitung und Abstimmung von Transaktionen aus einem Kontoauszug.
• Sie ist für Unternehmen konzipiert, die Direktüberweisungen für Ausgangs- und Eingangszahlungen intensiv verwenden.
• Da die meisten Kunden per Direktüberweisung bezahlen, wird dem Buchhalter des Unternehmens erst nach dem Import der Bankdatei eine Eingangszahlung bekannt.
• Mit der Funktion zur Kontoauszugsverarbeitung können Sie Eingangs- und Ausgangszahlungen automatisch generieren und interne und externe Abstimmungen durchführen.
• Durch die automatische oder manuelle Eingabe von Kontoauszugsdetails können Sie Transaktionen anlegen, die noch nicht gebucht wurden.
• Dieser Prozess wird in allen Lokalisierungen unterstützt.
• Der Schlüssel zur Effizienz der BSP-Funktionalität ist die Einrichtung.
• Es ist wichtig zu betonen, dass die Automatisierung der Kontoauszugsverarbeitung direkt mit der Genauigkeit der geschäftsrelevanten Einstellungen zusammenhängt.

• Frau Neudorf, die Buchhalterin bei OEC Computers, stellt eine Überweisung in Höhe von 500 aus, um eine Eingangsrechnung zu bezahlen, die von einem der Lieferanten des Unternehmens eingegangen ist.
• Für diese Ausgangszahlung sollen 2 Arten der Abstimmung stattfinden. Was sind diese Abstimmungen?

• Interne Abstimmung für den Lieferantenstammdatensatz, um den Ausgangszahlungsbetrag (Soll) und den Eingangsrechnungsbetrag (Haben) abzugleichen.
• Externe Abstimmung, um die im Bankkonto in SAP Business One registrierte Ausgangszahlungstransaktion mit den Kontoauszugsdaten abzugleichen, die Frau Neudorf von der Bank erhält.

• Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte:
  • Sie müssen die im Bankkonto in SAP Business One registrierten Hausbanktransaktionen mit den von der Bank erhaltenen Kontoauszugsdaten abgleichen und bei Bedarf anpassen.
  • Dieser Abgleichsprozess wird als Bankabstimmung bezeichnet, bei der Sie einen Vergleich eines Kontos mit externen Daten vornehmen.
  • In SAP Business One wird dieser Prozess als Externe Abstimmung bezeichnet.
  • Anschließend kennzeichnet SAP Business One diese Transaktionen als extern abgestimmt.
• In SAP Business One haben Sie drei Möglichkeiten, eine externe Abstimmung durchzuführen:
  • Abstimmung
  • Manuelle Abstimmung
  • und Kontoauszugsverarbeitung (BSP).
• Um zu vermeiden, dass doppelte Abstimmungen erstellt werden, sollte der Benutzer eine Option auswählen und diese zum Durchführen externer Abstimmungen verwenden.