Finanzielle Grundlagen entdecken

Stellen Sie sich vor, Sie implementieren SAP Business One bei einem neuen Kunden OEC Computers. Ihr Hauptansprechpartner ist die Buchhalterin von OEC Computers, Maria.

Maria interessiert sich sehr für die Implementierung und fragt Sie, wie SAP Business One den Finanzbuchhaltungsprozess abwickelt.

Sie möchte sicherstellen, dass sie das Gesamtbild versteht, damit sie den Eigentümern des Unternehmens in jeder Periode Geschäftsergebnisse melden kann.

Lassen Sie uns einige finanzielle Grundlagen besprechen.

Jeder Geschäftsvorfall wird in den Büchern des Unternehmens erfasst.

Auf diese Weise können Sie:

• Zur effektiven Verwaltung Ihres Unternehmens mit der Möglichkeit, Finanzberichte zu erstellen.
• Zum Melden der Geschäftsvorfälle an die Behörden.

Jeder Geschäftsvorfall führt zu einem Werteaustausch:

Ein bestimmtes Konto erhöht den Wert und ein anderes verringert den Wert, was dazu führt, dass saldierende debitorische und kreditorische Buchungen erfasst werden.

In anderen Themen haben wir uns mit den Belegen im Verkaufsprozess und deren Auswirkungen auf die Buchhaltung vertraut gemacht.

Um diesen Prozess zu überprüfen, versuchen wir, die folgende Frage zu beantworten:

Welche Belege wirken sich in einem Standardverkaufsprozess auf das Buchhaltungssystem aus?

Dies sind die Belege im Verkaufsprozess, die automatische Journalbuchungen anlegen und sich daher auf das Buchhaltungssystem auswirken: die Lieferung, die Ausgangsrechnung, die Eingangszahlung (und möglicherweise die Einzahlung). Beachten Sie, dass die Lieferung nur dann eine Buchhaltungsbuchung anlegt, wenn Sie die kontinuierliche Bestandsführung verwenden.

In SAP Business One wird während der Verkaufs-, Einkaufs- und Bestandsprozesse automatisch eine Journalbuchung für viele Belege gebucht.

Nehmen wir nun für einen Moment an, dass wir uns in einem System ohne kontinuierliche Bestandsführung befinden, um unser Beispiel einfach zu halten. In diesem Fall legt die Ausgangsrechnung in unserem Verkaufsprozessbeispiel automatisch die folgende Journalbuchung an:

• Es erfolgt eine Belastung auf dem Kundenkonto für den Gesamtpreis des Verkaufs.
• Es gibt eine Gutschrift auf dem Steuerkonto für die Umsatzsteuer und eine Gutschrift auf dem Erlöskonto für den Verkaufspreis (ohne Steuer).

Sie haben die Möglichkeit, die Buchungsbelegbuchung nach Belegzeilen aufzuteilen. Das heißt, Zeilen mit denselben Sachkonten werden in der angelegten Journalbuchung nicht gruppiert. Eine Zeile in einer Journalbuchung ist mit einer Zeile im Beleg verknüpft.

Um diese Option zu aktivieren, wählen Sie im Fenster Belegeinstellungen auf der Registerkarte Allgemein im Feld Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen die Option Aufteilen.

Konzentrieren wir uns auf die Sollseite. Jede für den Kunden registrierte Transaktion wirkt sich auf den Saldo des Debitorenkontos aus. Sehen wir uns nun das Kundenkonto genauer an.

Dies ist ein Beispiel für das Debitorenkonto.

Der Kontosaldo stellt die Differenz zwischen den gesamten Soll- und den gesamten Habenvorgängen dar, die für dieses Konto erfasst wurden.

Die Transaktionsübersicht oder der Saldo eines bestimmten Sachkontos oder Geschäftspartners sind die initialen Informationen, die das Buchhaltungssystem über das Geschäft bereitstellen kann.

In der Grafik sehen wir, dass die Summe der Belastungen größer ist als die Summe der Entlastungen, sodass das Konto einen Sollsaldo hat.

Bisher wurde erwähnt, dass in jedem Buchungsbeleg ein bestimmtes Konto den Wert erhöht und ein anderes Konto den Wert verringert, was zur Erfassung saldierender debitorischer und kreditorischer Buchungen führt.

Die Auswirkung auf den Kontostand wäre:

• Aktiv-, Aufwands- und Ziehungskonten sind in der Regel im Soll.
• Passiv-, Erlös- und Kapitalkonten (Eigenkapital) sind in der Regel im Haben.

Hier sehen wir den typischen Kontostand der verschiedenen Kontoarten.

Betrachten wir beispielsweise den Wertaustausch für Aktiva und Passiva.

Für Anlagen:

• Sollbewegungen erhöhen immer den Anlagenwert.
• Habenbewegungen verringern immer den Anlagenwert.

Für Verbindlichkeiten:

• Habengeschäfte erhöhen immer die Verbindlichkeit.
• Solltransaktionen verringern immer die Verbindlichkeit.

Die verschiedenen Kontotypen werden in einem anderen Kurs behandelt.

Welche Auswirkungen haben die Soll- und Habenbeträge auf die beteiligten Kontensalden in einer typischen Ausgangsrechnung?

Wieder einmal werden wir einige Annahmen treffen, um das Beispiel einfach zu halten: Angenommen, der Kunde ist steuerbefreit und es handelt sich um ein System ohne kontinuierliche Bestandsführung.

Die Antwort ist, dass die beiden Konten ihre Werte erhöhen.

Das Debitorenkonto wird als Anlage betrachtet, sodass jede Belastung dieses Kontos den Wert des Kontos erhöht.

Eine Gutschrift auf das Erlöskonto, wie wir auf der vorherigen Folie gesehen haben, erhöht den Wert des Kontos.

Beachten Sie, dass Sie eine Vorschau der entsprechenden Buchungsbelegbuchung und der beteiligten Konten anzeigen können, bevor Sie einen Beleg hinzufügen, der einen Buchungsbeleg generiert. Wählen Sie dazu in der Symbolleiste das Symbol Vorschau Journalbuchung, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Beleg, und wählen Sie die Option Journalbuchungsvorschau.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie mitnehmen sollten:

• Der Kontosaldo stellt die Differenz zwischen den gesamten Soll- und den gesamten Habenvorgängen dar, die für dieses Konto erfasst wurden.
• In jedem Buchungsbeleg erhöht ein bestimmtes Konto den Wert, ein anderes verringert den Wert und den Soll- und Habensaldo.
• Aktiv-, Aufwands- und Ziehungskonten sind in der Regel im Soll.
• Passiv-, Erlös- und Kapitalkonten (Eigenkapital) sind in der Regel im Haben.