Generierung der Cashflow-, Fälligkeits- und Mahnungsberichte

• Frau Neudorf, Buchhalterin bei OEC-Computern, möchte ihre Geldkontosalden besser kontrollieren und die erwarteten Ein- und Ausgangszahlungen prognostizieren.
• Sie stellen ihr die Berichte Cashflow und Cashflow-Prognose vor, die die Steuerung des monetären Status des Unternehmens ermöglichen.

Cashflow ist ein Prognosereport -

Sie finden den Cashflow-Bericht im Menü Finanzberichte des Moduls Finanzwesen.

Der Bericht liefert Informationen über die Liquidität Ihres Unternehmens, die über den Umfang einer Gewinn- und Verlustrechnung hinausgehen.

Sie zeigt die Bestandskonten an, die den Geldwert des Unternehmens widerspiegeln.

Der Cashflow-Bericht in SAP Business One listet die Summen und Salden der Konten auf, die Geldbestände darstellen, und die Konten, die einen Cashflow in der Zukunft erwarten (entweder eingehend oder ausgehend), für das von Ihnen angeforderte Zeitintervall. In der Abbildung sehen Sie die Liste dieser Cashflow-Komponenten.

• Eine Sicherheitsstufe ist die Wahrscheinlichkeit, mit der die Transaktion bar wird (ein- und ausgehend). Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Zahlungsstromgeschäft erwartet werden kann, variiert erheblich. Aus diesem Grund hat jeder Komponentensaldo eine andere Sicherheitsstufe.
• Schauen Sie sich das Bild an. Die Cashflow-Komponenten sind nach Wertpapierstufen sortiert:
  • Die meisten Transaktionen werden von Geldkonten abgeleitet, z.B. Bankkonten.
  • Dann die erhaltenen Kreditkartenbelege und Schecks
  • Die nächste Ebene sind Kundenverbindlichkeiten (z. Ausgangsrechnungen) und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (z. B. Eingangsrechnungen)
  • Die niedrigste Sicherheitsstufe ist die Kunden- und Lieferantenprognose. Die Kunden- und Lieferantenprognosen stellen die offenen Belege dar, z.B. Kundenaufträge, Bestellungen und geparkte Belege.

Der Finanzstrom läuft wie folgt ab:

• Offene Transaktionen - nicht abgestimmt (mit der Option zum Anzeigen vollständig abgestimmter Buchungen).
• Das Fälligkeitsdatum der Transaktion.

Der Finanzstrom wird wie folgt angezeigt:

• Zeitintervalle (Tage, Wochen, Monate usw.)
• Sicherheitsstufen

Der Report listet alle Zeitintervalle innerhalb des Datumsbereichs des Reports auf. Jedes Intervall listet die erwarteten Transaktionen (in der Zukunft) entsprechend ihrer Sicherheitsstufe auf.

In der Abbildung sehen Sie eine Abbildung eines Zeitintervalls im Cashflow-Bericht. Je nach Sicherheitsstufe werden verschiedene Geschäfte angezeigt.

Beachten Sie, dass es mehrere Geschäfte innerhalb einer Sicherheitsstufe geben kann.

Im Fenster Cashflow - Auswahlkriterien können Sie den Cashflow hinzufügen:

• Wiederkehrende Transaktionen, die im Bericht grün angezeigt werden
• offene vorerfasste Belege, die im Bericht blau angezeigt werden
• Belege, die keine Journalbuchungen anlegen, z.B. Kundenauftragsbelege und geparkte Belege.
• Sie können der Berichtsberechnung auch genehmigte Rahmenverträge hinzufügen.

Geben Sie in der Tabelle Projizierte Buchungen einschließen zukünftige Transaktionen an, die noch nicht in SAP Business One erfasst wurden, z.B. den Kauf eines neuen Pkw für das Unternehmen, das im nächsten Monat ausgeführt werden soll. Der Report zeigt die zusätzlichen Transaktionen grün an.

Eine weitere Möglichkeit, die Cashflow-Daten des Unternehmens darzustellen, ist der Bericht Cashflow-Prognose. Dies ist ein schnelles, benutzerfreundliches grafisches Werkzeug, das den Bericht sofort generiert.

Wenn Sie den Zeitraum anpassen oder Konfigurationsdaten ändern, werden der Bericht und das Diagramm vor Ort neu generiert.

Das Balkendiagramm zeigt eingehende Beträge in Blau und ausgehende Beträge in grün an. Das Liniendiagramm zeigt Nettobeträge und kumulierte Beträge an.

Die Kapitalflussrechnung ist ein weiterer Bericht und ein rechtliches Dokument, das von vielen Lokalisierungen benötigt wird - genau wie die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz.

Sie müssen die initialen Einstellungen im Fenster Allgemeine Einstellungen auf der Registerkarte Cashflow konfigurieren und Standardwerte für die Zuordnung von Transaktionen zu relevanten Positionen in der Kapitalflussrechnung festlegen.

Weitere Informationen zur Konfiguration der Kapitalflussrechnung finden Sie in der Online-Hilfe.

• Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie mitnehmen sollten:
• Der Cashflow ist ein Prognosebericht, der den Geldwert des Unternehmens widerspiegelt.
• Der Cashflow wird basierend auf offenen Transaktionen (nicht abgestimmt) und den Fälligkeitsterminen der Transaktionen ausgeführt.
• Der Cashflow-Bericht zeigt Salden der Zahlungsmittelbestände (z.B. Barmittel in der Bank) und den erwarteten Cashflow in der Zukunft (z.B. zukünftige Eingangszahlungen und offene Rechnungen) an.
• Das System ordnet die Salden abhängig von der Sicherheitsstufe verschiedenen Sicherheitsstufen zu. Beispielsweise gehören Zahlungsmittelbestände zur ersten Ebene (Geldkonten), während erwartete Eingangszahlungen aus offenen Rechnungen zur vierten Ebene - Kundenverbindlichkeiten - gehören.
• Der Cashflow-Prognosebericht ist ein Werkzeug, mit dem Sie einen schnellen, grafischen Cashflow-Bericht generieren können.
• Die Kapitalflussrechnung ist ein weiterer Bericht und ein erforderliches Rechtsdokument in einigen Lokalisierungen.

Frau Neudorf, die Buchhalterin bei OEC Computers, bittet um ein Tool, mit dem sie die Kundenschulden überwachen kann.

Außerdem muss sie die Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Lieferanten überwachen.

Sie stellen ihr die Fälligkeitsberichte vor:

• Fälligkeit Kundenforderungen - ermöglicht eine aktive Nachverfolgung der offenen Salden von Kunden (Verbindlichkeiten).
• Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten - ermöglicht eine aktive Verfolgung der offenen Salden von Kreditoren (Verbindlichkeiten des Unternehmens).

• Der Verkaufsprozess wirkt sich auf den Cash-Status des Geschäfts aus.
• Welche Art von Definition in Bezug auf Geschäftspartner kann den Cashflow des Unternehmens beeinflussen?
• Wie können Sie den Cashflow Ihres Unternehmens verbessern und stabiler gestalten?
• Welcher Bericht kann Ihnen dabei helfen, diesen Zweck zu erreichen?
• Einige Hintergründe zu dieser Frage: Auch wenn sie rentabel ist, kann ein Unternehmen aufgrund von Cashflow-Problemen bankrott gehen. Ein positiver Cashflow ist von entscheidender Bedeutung.

Das Unternehmen kann die Cashflow-Ergebnisse wie folgt verbessern:

• Definieren der entsprechenden Zahlungsbedingungen für jeden Kunden. Zahlungsbedingungen werden für jeden Geschäftspartner in den Geschäftspartner-Stammdaten auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen festgelegt.
• Die Zahlungsbedingungen beeinflussen das Fälligkeitsdatum von Verkaufsbelegen und die erwarteten Zahlungen. Sie können Standardzahlungsbedingungen für Debitoren und Kreditoren in der Systeminitialisierung unter Allgemeine Einstellungen auf der Registerkarte GP festlegen. Die Standardzahlungsbedingungen werden verwendet, wenn Sie einen neuen Kunden einrichten. Sie können die Zahlungsbedingungen in einem Kundenstamm jedoch anpassen, um das mit diesem bestimmten Kunden verbundene Zahlungsrisiko widerzuspiegeln.
• Überwachen Sie die Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden im Bericht Fälligkeit Kundenforderungen. Der Bericht Fälligkeit Kundenforderungen ist der monetäre Controller des Moduls Verkauf.
• Sehen wir uns genauer an, was der Bericht zur Fälligkeit von Kundenforderungen zeigt.

Der Bericht Fälligkeit Kundenforderungen zeigt alle offenen (nicht abgestimmten) Transaktionen von Kunden an, in der Regel Ausgangsrechnungen, und wie lange sie überfällig sind.

Dies ist ein wichtiger Bericht zur Überwachung der Schulden der Kunden sowie zur Bewertung der Kreditqualität der Kunden.

Sie finden die Fälligkeitsberichte im Modul Finanzwesen. Wählen Sie im Menü Finanzberichte die Option Rechnungswesen und dann Zeitraster.

Der Bericht kann erweitert werden, um jede Transaktion anzuzeigen (wie in der Abbildung dargestellt), oder er kann komprimiert werden, um aggregierte Beträge pro Kunde anzuzeigen.

Für Lieferanten gibt es einen ähnlichen Fälligkeitsbericht mit derselben Struktur. Wenn Frau Neudorf offene Eingangsrechnungen für Lieferanten anzeigen möchte, generiert sie den Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten.

Nach der Generierung des Fälligkeitsberichts, entweder für Kunden oder für Lieferanten, können Sie die entsprechenden Reifedaten per E-Mail an die relevanten Geschäftspartner senden.

Sie können ein Fälligkeitsdatum angeben, nach dem die Fälligkeitstermine berechnet werden sollen. Sie können auch Intervalle in Tagen, Monaten oder Perioden angeben, um Forderungen nach ihrem Alter zu gruppieren.

Wie Sie der Grafik entnehmen können, bietet Ihnen dieser Bericht einen schnellen Überblick darüber, wie überfällig Ihre Rechnungen sind. Unten im Bericht sehen Sie die Prozentsätze der überfälligen Rechnungen in jedem Fälligkeitsintervall.

Schauen Sie sich das Bild an. Die erste Zeile stellt eine Rechnung mit einem fälligen Saldo von 1.000 dar. Diese Rechnung liegt bis zu 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, das für den Bericht festgelegt wurde.

Das Fälligkeitsdatum der zweiten Rechnung für 20.000 liegt vor dem Fälligkeitsdatum. Daher wird der Betrag in der Spalte Zukünftige Zahlung angezeigt.

Das Fälligkeitsdatum der dritten Rechnung in Höhe von 500 Tagen beträgt 30 Tage bis 45 Tage nach Ablauf des festgelegten Fälligkeitsdatums.

Da der Bericht alle offenen Transaktionen des Geschäftspartners anzeigen kann, werden im Bericht auch Gutschriften, Eingangszahlungen und Buchungsbelege angezeigt.

Im Bild befindet sich eine Gutschrift für Funtec. Der Betrag wird in Klammern angezeigt, da es sich um einen Kundenkreditbetrag handelt.

Sie können verbundene Lieferantendaten in der Fälligkeit Kundenforderungen und Daten verbundener Kunden in der Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten anzeigen. Markieren Sie dazu im Einstiegsfenster für die Auswahlkriterien das Ankreuzfeld Verbundene Lieferanten/Kunden berücksichtigen.

Ein verbundener Kunde oder Lieferant wird verwendet, wenn ein Geschäftspartner sowohl Kunde als auch Lieferant ist. Beachten Sie, dass es genau einen Geschäftspartner für den Kunden und einen für den Lieferanten gibt. In der Lektion Kunden und Kundengruppen erfahren Sie, wie Sie einen Kunden mit einem Lieferanten verbinden.

Sobald die beiden Geschäftspartner verbunden sind, können Sie offene Verbindlichkeiten des Kunden mit den offenen Verbindlichkeiten für den Lieferanten ausgleichen.

In der Abbildung sehen Sie sowohl Ausgangsrechnungen für Funtech als auch Eingangsrechnungen für Funtech für den Lieferanten. Der fällige Gesamtsaldo berücksichtigt den Betrag der Eingangsrechnungen.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie mitnehmen sollten:

• Der Bericht Fälligkeit Kundenforderungen zeigt offene (nicht abgestimmte) Transaktionen von Kunden an, in der Regel Ausgangsrechnungen, und wie lange sie überfällig sind.
• Sie können Folgendes angeben:
• Ein Fälligkeitsdatum, nach dem die Fälligkeitstermine berechnet werden sollen.
• Periodenintervalle, in denen überfällige Posten gruppiert werden sollen.
• Der Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten:
• Zeigt offene Transaktionen von Lieferanten an, in der Regel Eingangsrechnungen und deren Alter.
• Hat dieselben Berichtsstrukturen wie die Fälligkeit Kundenforderungen.
• Für verbundene Geschäftspartner können Sie Folgendes anzeigen:
• Ein verbundener Lieferant hat offene Transaktionen im Bericht Fälligkeit Kundenforderungen.
• Ein verbundener Kunde hat offene Transaktionen im Bericht Fälligkeit Lieferantenverbindlichkeiten.

• Frau Neudorf teilt Ihnen mit, dass die Kontrolle des Debitorenforderungsstatus und die Minimierung von Zahlungsverzögerungen von entscheidender Bedeutung sind.
• Sie stellen ihr den Mahnprozess vor, der das Senden von Erinnerungs- und Warnschreiben für offene Ausgangsrechnungen ermöglicht.

• Welche proaktiven Schritte kann OEC Computers ergreifen, um die Cashflow-Ergebnisse zu verbessern?
• Welche Möglichkeiten hat ein Unternehmen, um pünktliche Zahlungen sicherzustellen?
• Wie können sie "uneinbringliche Schulden" verhindern?

Um einen positiven Cashflow zu verbessern, besteht der erste Schritt darin, Schuldnerauszüge für ausstehende Verbindlichkeiten zu senden. Diese Bescheinigung kann aus dem Altersstrukturbericht gedruckt werden.

Sobald die Schulden des Kunden überfällig sind, würde die nächste Stufe des Inkassos den Kundenzinsen und Mahngebühren in Rechnung stellen.

Das Unternehmen sollte einen mehrstufigen Inkassoprozess über Telefon, E-Mail oder gedruckte Erinnerungen für den Remissionskunden aktivieren. Dies erfolgt durch den Mahnprozess.

SAP Business One bietet einen Mahnassistenten für die Erstellung von Erinnerungsschreiben.

Mit dem Mahnassistenten können Sie Briefe anlegen und an Kunden senden, die ihre offenen Rechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht bezahlt haben, und sie an ihre überfälligen Zahlungen erinnern.

Wählen Sie Verkauf → Mahnassistent.

Der Mahnassistent durchläuft alle Kunden, prüft alle ausstehenden Ausgangsrechnungen und Transaktionen, die Forderungen darstellen, und ermöglicht es Ihnen, Erinnerungsschreiben verschiedener Schweregrade zu drucken und zu senden oder per E-Mail zu versenden.

• Darüber hinaus werden während des Mahnungslaufs automatisch Servicerechnungen für Zinsen und Mahngebühren angelegt.
• Auf diese Weise werden Mahnzinsen und -gebühren im Kontostand des Geschäftspartners widergespiegelt.
• Zu diesem Zweck müssen Sie das Mahnsystem konfigurieren.

Um das Mahnsystem zu konfigurieren, wechseln Sie zum Modul Administration. Wählen Sie im Menü Definition das Untermenü Geschäftspartner und dann die Option Mahnbedingungen.

In jeder Mahnbedingung können Sie mehrere Mahnstufen definieren. Diese Definition legt die automatische Erstellung von Mahnbriefen fest.

Für jede Ebene können Sie festlegen, wann der Brief gesendet werden soll, wie viel Gebühr pro Brief berechnet werden soll und ob Zinsen berechnet werden sollen oder nicht.

Ein bewährtes Verfahren wäre, jede Stufe schwerwiegender zu machen.

Betrachten wir das in der Abbildung dargestellte Beispiel:

• Im ersten Mahnschreiben gibt das Feld Gültig nach den Wert 30 an. Das bedeutet, dass 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der offenen Rechnung das Mahnschreiben 01 zur Ausstellung empfohlen wird.
• Der Mahnbrief 02 wird 10 Tage nach der Ausgabe des Mahnschreibens 01 ausgegeben.
• Der Mahnbrief 03 wird 10 Tage nach der Ausgabe des Mahnschreibens 02 ausgegeben.
• Sie können auch sehen, dass jeder Brief dem Kunden eine Gebühr von 5 zuzüglich eines Zinsbetrags in Rechnung stellt.

• Wenn Sie mindestens eine Zinsoption in einer der Ebenen auswählen, wird unten der Abschnitt Bankzins % mit den relevanten Feldern angezeigt, die Sie definieren können.
• Definieren Sie im Feld Jahreszinssatz den Zinssatz, der bei Berechnungen im Mahnschreiben verwendet werden soll.
• Geben Sie im Feld Automatische Buchung an, ob Zinsen und Gebühren, nur Zinsen oder Gebühren nur beim Anlegen eines Mahnschreibens für einen Kunden automatisch gebucht werden sollen. Wenn Sie Zinsen und/oder Gebühren automatisch buchen möchten, wird im Mahnlauf eine Servicerechnung angelegt, die die Zinsen und/oder Gebühren bucht.
• Dazu müssen Konten für die Buchung von Zinsen und Gebühren angegeben werden. Die Standardkonten werden aus der Sachkontenfindung übernommen. Sie können diese Einstellung jedoch ändern, indem Sie das Symbol zum Durchsuchen wählen und andere Konten angeben.
• Sie können auch festlegen, dass keine Zinsen oder Gebühren gebucht werden.
• Sie können die Standardmahnbriefe in der Berichts- und Layoutverwaltung bearbeiten, die Sie im Bereich Allgemeine Einstellungen des Moduls Administration finden.

• Jedem Kunden muss eine Mahnbedingung zugeordnet sein. Es ist möglich, eine Standardmahnbedingung für neue Kunden auf der Registerkarte GP in den allgemeinen Einstellungen einzurichten.
• Die Mahnbedingung wird im Kundenstammdatensatz auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen angezeigt.
• Sobald eine Mahnbedingung für den Geschäftspartner ausgewählt wurde, wird das Feld Automatische Buchung angezeigt. Der Wert in diesem Feld wird aus der Definition im Fenster Mahnbedingungen - Definition übernommen, kann jedoch für jeden Kunden geändert werden.
• Nun können Sie den Mahnassistenten ausführen, um rückständige Kunden anzuzeigen und Mahnungen sowie Servicerechnungen für Zinsen und Mahngebühren zu senden.
• Nachdem Sie den Mahnassistenten ausgeführt haben, können Sie auch die letzte Mahnstufe auf der Registerkarte Buchhaltung der Stammdaten verfolgen.

SAP Business One kann offene Transaktionen verbundener Lieferanten im Empfehlungsbericht des Mahnassistenten anzeigen.

Wenn Frau Neudorf, die Buchhalterin, den Mahnassistenten ausführt, berücksichtigt sie auch die Schulden von OEC Computers gegenüber verbundenen Lieferanten, bevor sie Mahnbriefe sendet.

Schauen Sie sich das Bild an. Dies ist ein Empfehlungsbericht für den Geschäftspartner Maxi Teq, der sowohl Kunde als auch Lieferant von OEC Computers ist. Die Kunden- und Lieferantenstammdaten sind miteinander verbunden.

Daher zeigt der Empfehlungsbericht auch die offenen Transaktionen von Maxi Teq des Lieferanten an.

Beachten Sie, dass Sie zum Anzeigen von Transaktionen verbundener Lieferanten beim Ausführen des Assistenten das Ankreuzfeld Verbundene Lieferanten berücksichtigen markieren müssen.

Beachten Sie auch, dass der offene Saldo von Kreditoren und der offene Saldo von Debitoren separat angezeigt werden und sich somit weder auf die Berechnung der Debitoren noch auf den Inhalt von Briefen auswirken.

Weitere Informationen zu verbundenen Geschäftspartnern finden Sie unter Kunden und Kundengruppen.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie mitnehmen sollten:

• Der Mahnassistent durchläuft alle Kunden und prüft alle ausstehenden Ausgangsrechnungen und Transaktionen, die Forderungen darstellen.
• Mit dem Mahnassistenten können Sie Folgendes tun:
• Erinnerungsschreiben mit unterschiedlichen Schweregraden per E-Mail versenden oder drucken und versenden.
• Servicerechnungen für Zinsen und Mahngebühren automatisch anlegen.
• Zeigen Sie offene Transaktionen verbundener Lieferanten an.
• Im Fenster Mahnbedingungen legen Sie Folgendes fest:
• Die Mahnschreibestufen.
• Die Gebühren und Zinsen für jede Ebene.
• Zinsniveau und Sachkonto für die Erstellung der automatischen Rechnungen.
• In den kaufmännischen Stammdaten können Sie Mahninformationen eines Kunden konfigurieren und überwachen.