Interne Abstimmung verwalten

Wir stellen das Thema „Interne Abstimmung" vor, indem wir uns den Abstimmungsprozess von Geschäftspartner-Stammdaten ansehen.

Stellen Sie sich vor, Sie implementieren SAP Business One bei einem neuen Kunden, OEC Computers.

Maria, Buchhalterin von OEC Computers, fragt Sie mehr über den internen Abstimmungsprozess. Sie erinnert sich, dass Sie ihr zuvor gesagt haben, dass es sich neben anderen Prozessen um den Periodenabschluss handelt.

Frau Neudorf freut sich, dass die meisten internen Abstimmungen automatisch von SAP Business One durchgeführt werden. Dies sind die Systemabstimmungen.

Automatische Systemabstimmungen können vollständig oder teilweise sein.

Sie geben Frau Neudorf zwei Beispiele für vollautomatische Abstimmungen an:

• Zunächst in den Konten der Geschäftspartner-Stammdaten, wenn eine Eingangszahlung auf einer Ausgangsrechnung (oder einer Gutschrift auf einer Ausgangsrechnung) basiert.
• Zweitens beim Ausgleichen von Sachkonten, wenn Sie einen Scheck einreichen, der durch eine Eingangszahlung eingegangen ist.

Sie teilen Maria mit, dass SAP Business One auch Teilabstimmungen im System durchführt, wenn z.B. ein Kunde eine Ausgangsrechnung teilweise bezahlt.

Es gibt jedoch Fälle, in denen Frau Neudorf selbst interne Abstimmungen durchführt - dies sind die Benutzerabstimmungen.

Wenn OEC Computers beispielsweise einen Lieferanten im Voraus bezahlt und die Eingangsrechnung später erhält, muss Frau Neudorf die Lieferantenstammdaten intern abstimmen und die Zahlung mit den Eingangsrechnungstransaktionen abgleichen.

Frau Neudorf kann eine Benutzerabstimmung mit einer der drei folgenden Abstimmungsarten durchführen:

• Manuell
• Automatisch
• Halbautomatisch

Wie bei Systemabstimmungen können Benutzerabstimmungen vollständig oder teilweise sein.

Betrachten wir den Fall, den wir gerade besprochen haben, bei dem OEC Computers einen Lieferanten im Voraus bezahlt und später die Eingangsrechnung erhält.

Wenn Frau Neudorf den Kontostand des Lieferanten betrachtet, spiegelt es die erweiterten Ausgangszahlungen und die Eingangsrechnungstransaktionen wider.

Warum ist es dann wichtig, dass Frau Neudorf die Lieferantenstammdaten intern abstimmt?

Der Grund dafür ist, dass die Eingangsrechnung beim Anlegen einer neuen Ausgangszahlung für den Lieferanten als offen angezeigt wird, wenn keine Abstimmung erfolgt.

Ein weiterer Grund ist die Auswirkung auf Berichte wie Fälligkeiten und zweifelhafte Forderungen. Die Eingangsrechnung wird in diesen Berichten als offen angezeigt, wenn Maria sie nicht mit der Transaktion Ausgangszahlung abstimmt.

Wir beginnen mit einer Systemabstimmung, die während der täglichen Arbeit stattfindet.

Der Begriff Interne Abstimmung bezieht sich auf den Abgleich und Ausgleich von offenen Habenposten mit offenen Sollposten innerhalb eines Kontos (also intern). Dies ist für Konten erforderlich, bei denen ein Geschäftsprozess erst dann als vollständig abgeschlossen gilt, wenn jeder Habenbetrag einen entsprechenden Sollbetrag hat:

• Bei Debitorenkonten muss auf eine Forderung (Soll) ein Zahlungseingang (Haben) folgen.
• Bei Kreditorenkonten muss auf eine Verbindlichkeit (Haben) eine Ausgangszahlung (Soll) folgen.

Lassen Sie uns zunächst über die Systemabstimmung sprechen.

Der Systemabgleich erfolgt automatisch. Betrachten wir einige Beispiele:

Wenn Sie eine Zahlung auf eine Rechnung anwenden, eine Gutschrift für eine Rechnung anlegen oder einen Beleg stornieren, wird die ursprüngliche Journalbuchung mit der Stornierung abgestimmt.

Wenn Sie einen Scheck einreichen, wird die Zahlungsjournalbuchung mit den Einreichungen für die Verrechnungskontozeile abgestimmt.

Das bedeutet, dass Sie in den meisten Fällen keine internen Abstimmungen im System pflegen und durchführen müssen.

Wie bereits erwähnt, kann das System Transaktionen entweder vollständig oder teilweise abstimmen.

Wir werden uns die einzelnen ansehen.

Das System versucht, automatisch eine vollständige Abstimmung durchzuführen, wenn Sie eine Zahlung für einen Debitor oder Kreditor buchen.

Das System gleicht die Geschäftszeile in der Journalbuchung der Zahlung mit der oder den von Ihnen ausgewählten Rechnungen ab und schließt die Transaktionen.

Außerdem werden alle ausgewählten Gutschriften und anderen Transaktionen geschlossen, die in der Zahlung ausgewählt wurden.

In der Grafik wird gezeigt, wie eine vollständige Systemabstimmung mit einer Ausgangszahlung an einen Kreditor erfolgt. Auf der linken Seite wird die Eingangsrechnung mit ihrer Journalbuchung angezeigt. Auf der rechten Seite wird die Ausgangszahlung für die Rechnung angezeigt. Wenn die Rechnung bezahlt wird, führt das System automatisch eine interne Abstimmung im Lieferantenstammsatz durch.

In diesem Beispiel wird nur eine Rechnung angezeigt, aber die Zahlung hätte zwei oder mehr Rechnungen bezahlen können, und die automatische Abstimmung wäre noch durchgeführt worden.

Für Zahlungen, die mit dem Zahlungsassistenten oder der Kontoauszugsverarbeitung vorgenommen wurden, schlägt das System automatisch Zahlungen vor (und gleicht diese manchmal automatisch mit Rechnungen oder Gutschriften ab), die auf von Ihnen angegebenen Kriterien basieren, z.B. Fälligkeitsdatum und Betrag.

Es ist auch möglich, Transaktionen bei der Ausgabe von Eingangs- oder Ausgangszahlungen teilweise abzustimmen.

Eine Teilabstimmung erfolgt, wenn ein Zahlungsbetrag nicht mit dem Betrag der ausgewählten Transaktionen übereinstimmt.

Beispielsweise kann ein Kunde einen fälligen Teilbetrag bezahlen. Bei einer Teilzahlung passt das System den fälligen Saldo entsprechend an und stimmt die Rechnung teilweise ab.

Wenn der verbleibende Saldo auf der Rechnung bezahlt wird, wird die Rechnung vollständig abgestimmt, und der fällige Saldo wird null.

SAP Business One stimmt die folgenden Interimskonten automatisch ab:

• Verrechnungskonto, Aufwandsverrechnungskonto und Transitbestandskonto.
• Das Bestandskonto für Ware in Arbeit.
• In einigen Lokalisierungen ist das Konto für gestundete Steuern relevant für: Österreich, Costa Rica, Frankreich, Guatemala, Italien, Mexiko, Südafrika und Spanien.
• Das Interimskonto Anzahlung und das Anzahlungsverrechnungskonto.

Betrachten wir das Beispiel für ein Verrechnungskonto:

Wenn Ihr Unternehmen mit kontinuierlicher Bestandsführung arbeitet, stimmen Sie in der Regel das Verrechnungskonto ab. Beachten Sie, dass ein Verrechnungskonto beim Ausstellen eines Wareneingangs entlastet und in einer Eingangsrechnung belastet wird. Das System führt diese Abstimmung für Sie auf diesem Zwischenkonto durch.

Als Nächstes zeigen wir, wie der Benutzer den Abstimmungsprozess verwalten kann.

Betrachten wir die Umstände, unter denen Sie eine Benutzerabstimmung durchführen würden:

Ein Kunde bezahlt Sie, vergessen jedoch, die Rechnung bei der Verarbeitung der Zahlung auszuwählen. In diesem Fall erfolgt die Zahlung nicht gegen eine bestimmte Rechnung, sondern akonto.

Wenn die Zahlung als Akontozahlung gebucht wurde, weil keine Rechnungen ausgewählt wurden, bleiben die Zahlung und die Rechnungen offen (und daher nicht abgestimmt).

Ein weiteres Beispiel für eine Akontozahlung kann sein, dass Sie eine Vereinbarung für einen Kunden haben, jeden Monat einen festgelegten Betrag zu zahlen, unabhängig von den tatsächlichen Rechnungsbeträgen. Da keine Rechnungen ausgewählt sind, werden die Rechnungen erneut nicht abgestimmt.

In diesen Fällen müssen Sie das Geschäftspartnerkonto mit der Abstimmungsfunktion als Benutzerabstimmung abstimmen.

Um eine interne Abstimmung für einen Geschäftspartner durchzuführen, wählen Sie im Modul Geschäftspartner im Bereich Interne Abstimmung die Option Abstimmung.

Sie können die Benutzerabstimmung auch in einem Sachkonto durchführen. Zum Beispiel in speziellen Szenarien von Eröffnungssalden und beim Arbeiten mit transitorischen Abgrenzungskonten. Das Fenster Abstimmung für Sachkonten befindet sich im Modul Finanzwesen im Bereich Interne Abstimmung.

Sie können die Benutzerabstimmung mit einer der drei Abstimmungsarten Manuell, Automatisch und Halbautomatisch durchführen.

Manuell ist nützlich, wenn Sie mit einer kleinen Anzahl von Transaktionen arbeiten oder wenn Teilabstimmungen erforderlich sind oder Transaktionen auf mehr als einen Geschäftspartner gebucht werden.

Automatisch wird verwendet, um eine große Anzahl von Transaktionen oder eine Reihe von Geschäftspartnern basierend auf benutzerdefinierten Parametern und Prioritäten abzustimmen.

Halbautomatisch wird verwendet, um Transaktionen basierend auf Empfehlungen von SAP Business One manuell abzustimmen.

Die Option Mehrere GP wird nur angezeigt, wenn die Abstimmungsart Manuell ausgewählt ist. Mit dieser Option können die Transaktionen mehrerer Geschäftspartner abgestimmt werden.

Wenn beispielsweise in einigen Lokalisierungen ein bestimmter Geschäftspartner sowohl ein Kunde als auch ein Lieferant ist und daher zwei Geschäftspartner-Stammdatensätze hat, können Sie die Transaktionen abstimmen, die für beide Geschäftspartner-Stammdatensätze angelegt wurden.

Es ist möglich, mehrere Geschäftspartner miteinander abzustimmen.

Eines der gängigen Szenarios für die Abstimmung mehrerer Geschäftspartner ist zwischen einem verbundenen Kunden und Lieferanten. In diesem Szenario gibt es einen Lieferanten, der auch Kunde des Unternehmens ist. In diesem Fall möchte das Unternehmen die Verbindlichkeiten für den Lieferanten mit dem offenen Saldo des Kunden abgleichen.

Wenn Sie das Ankreuzfeld Verbundene GP berücksichtigen markieren und den Geschäftspartner auswählen, fügt das System den verbundenen Geschäftspartner automatisch zum Fenster mit den Auswahlkriterien hinzu. In der Abbildung sehen Sie das Fenster GP-interne Abstimmung - Auswahlkriterien, und das Ankreuzfeld Verbundene GP berücksichtigen ist markiert. In der Tabelle werden die Datensätze von Maxi teq, dem Kunden und dem verbundenen Maxi teq -Lieferanten, ausgewählt. Nachdem Sie Abstimmen gewählt haben, werden sowohl offene Ausgangsrechnungen als auch Eingangsrechnungen angezeigt. Nun ist es möglich, den fälligen Saldo der Eingangsrechnungen aus den Ausgangsrechnungen auszugleichen. Im Thema Kunden und Kundengruppen erfahren Sie, wie Sie einen Kunden mit einem Lieferanten verbinden.

Beachten Sie, dass Sie auch mehrere Geschäftspartner abstimmen können, die nicht verbunden sind. Wählen Sie einfach die relevanten Geschäftspartner in der Tabelle im Fenster mit den Auswahlkriterien aus.

Jede Abstimmung zwischen zwei oder mehr Geschäftspartnern (sowohl verbundene als auch nicht verbundene) generiert eine automatische Journalbuchung.

Die Journalbuchung gleicht den Datensatz der Geschäftspartner aus.

Die Abbildung zeigt die Journalbuchung, die angelegt wurde, als die Ausgangsrechnung mit der Eingangsrechnung abgestimmt wurde.

Dies ist ein einfaches Beispiel, in dem die abgestimmten Beträge gleich sind. Der Kunde wird entlastet und der Lieferant belastet.

Eine interne Abstimmung erfolgt in einer Währung - der Kontowährung.

Dies ist sowohl für die System- und Benutzerabstimmung als auch für Geschäftspartner und Sachkonten relevant.

Wenn die Währung des angegebenen Geschäftspartners auf Hauswährung oder alle Währungen gesetzt ist, ist die Abstimmwährung die Hauswährung. Wenn für den Geschäftspartner eine der Fremdwährungen angegeben wurde, ist die Abstimmwährung diese Fremdwährung.

Im dargestellten Beispiel ist die Hauswährung des Unternehmens Britisches Pfund und Maxi-Teq ein lokaler Kunde mit Britischem Pfund, das als Geschäftspartnerwährung definiert ist. Daher ist die Abstimmungswährung die Hauswährung, die Britisches Pfund ist.

Es gibt zwei Arten von Ausgleichstransaktionen:

• Wechselkursdifferenz: Diese Journalbuchung wird automatisch erstellt, wenn Transaktionen in einer Fremdwährung abgestimmt werden, wobei sich der Hauswährungsbetrag zwischen den abgestimmten Transaktionen aufgrund der unterschiedlichen Wechselkurse der Fremdwährung unterscheidet. Beispiel: Eine Zahlung wird einen Monat nach der Rechnung ausgestellt.
• Umrechnungskursdifferenz - Diese Journalbuchung wird automatisch erstellt, wenn die Systemwährung von der Hauswährung abweicht und die Systemwährung zwischen den abgestimmten Transaktionen abweicht.

Das System ordnet jeder abgeschlossenen internen Benutzerabstimmung (manuell, automatisch oder halbautomatisch) eine eindeutige Abstimmungsnummer zu.

Außerdem sichert das System Systemabstimmungen und ordnet ihnen eine eindeutige Nummer zu, z.B. Abstimmungen während der Zahlungsverarbeitung.

Mit der Funktion Frühere Abstimmungen verwalten können Sie eine Benutzerabstimmung überprüfen oder abbrechen.

Diese Funktion erlaubt keine Stornierung von Abstimmbuchungen. Die Buchungen sind weiterhin vorhanden, obwohl die Abstimmung abgebrochen wurde. Wenn Sie diese Buchungen stornieren möchten, müssen Sie sie im Hauptbuch wie gewohnt stornieren, indem Sie in der Buchungsbeleganzeige Daten  Abbrechen wählen.

Um Benutzerabstimmungen für Geschäftspartner oder Sachkonten abzubrechen, wählen Sie die Option Frühere Abstimmungen verwalten im Bereich Interne Abstimmungen des Moduls Geschäftspartner oder Finanzwesen.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie mitnehmen sollten:

• Der Begriff Interne Abstimmung bezieht sich auf den Abgleich und Ausgleich von offenen Habenposten mit offenen Sollposten innerhalb eines Kontos.
• Für Kreditorenkonten wird eine Verbindlichkeit (Haben) mit einer Ausgangszahlung (Soll) abgestimmt. Für Debitorenkonten wird eine Forderung (Soll) mit einer Eingangszahlung (Haben) abgestimmt.
• Bei der internen Abstimmung kann es sich um eine Systemabstimmung oder eine Benutzerabstimmung handeln.
• Sowohl für die Systemabstimmung als auch für die Benutzerabstimmung gibt es zwei Status: vollständig und teilweise.
• Es gibt drei Benutzerabstimmungsarten: manuell, automatisch und halbautomatisch. Der manuelle Typ enthält eine Option zum Abstimmen mehrerer Geschäftspartner miteinander.
• Eine interne Abstimmung wird in einer Währung durchgeführt. Eine Währung kann entweder eine Hauswährung oder eine Fremdwährung sein. Die Hauswährung wird verwendet, wenn das Geschäftspartnerkonto als Hauswährung oder auf alle Währungen gesetzt ist. Wenn der Geschäftspartner auf eine Fremdwährung gesetzt ist, wird diese Währung für die Abstimmung verwendet.
• SAP Business One kann die Buchhaltung in zwei parallelen Währungen abwickeln: der Hauswährung und der Systemwährung.
• Alle internen Abstimmungen, unabhängig davon, ob es sich um System- oder Benutzerabstimmungen handelt, müssen sowohl in der Hauswährung als auch in der Systemwährung saldieren.
• Das System ordnet jeder internen Abstimmung sowohl für Systemabstimmungen als auch für Benutzerabstimmungen eine eindeutige Abstimmungsnummer zu.
• Mit der Funktion Frühere Abstimmungen verwalten können Sie eine Benutzerabstimmung überprüfen oder abbrechen.