Kontierungsmuster und Dauerbuchung verwenden

• Stellen Sie sich vor, Sie implementieren SAP Business One bei einem neuen Kunden.
• Die Buchhalterin teilt Ihnen mit, dass sie jeden Monat zwei Arten von Buchungsbelegen manuell erfasst.
• Das erste ist ein Mietgeschäft mit einem festen Betrag.
• Die zweite ist eine Bonusauszahlung für die Vertriebsmitarbeiter. Jeder Mitarbeiter erhält einen festen Prozentsatz des monatlichen Umsatzes.
• Sie zeigen ihr die Werkzeuge Dauerbuchung und Kontierungsmuster, die den Prozess effizienter gestalten können.

SAP Business One verfügt über eine Dauerbuchungsfunktion für Journalbuchungen mit ähnlichen Festbeträgen, die regelmäßig angelegt werden.

Dauerbuchungen verwenden eine Vorlage, die mit einem Code und einer Beschreibung gespeichert ist. In dieser Vorlage definieren Sie unter anderem den Rhythmus, in dem der Buchungsbeleg angelegt werden soll, und ein Gültigkeitsdatum, bis zu dem die Dauerbuchung gültig ist.

Um einen Dauerbuchungsvorlagentyp zu definieren, verwenden Sie das Fenster Dauerbuchungen im Modul Finanzwesen.

Das System dupliziert die ursprüngliche Dauerbuchung (Instanz 0) jedes Mal, wenn das Ausführungsdatum erreicht ist, und zeigt einen Bericht an, in dem Ihnen empfohlen wird, die fälligen Transaktionen zu buchen. Sobald Sie diese Instanz verwenden und dem System hinzufügen, wird sie gelöscht.

Sie können einstellen, dass das System bei der Anmeldung alle wiederkehrenden Transaktionen anzeigt, die zum aktuellen Datum zur Verarbeitung verfügbar sind. Diese Einstellung wird im Fenster Allgemeine Einstellungen unter Systeminitialisierung im Modul Administration vorgenommen. Markieren Sie auf der Registerkarte Services das Ankreuzfeld Dauerbuchungen bei Ausführung anzeigen.

Beachten Sie, dass Sie dem Finanzstrom Dauerbuchungen hinzufügen können, die im Bericht grün angezeigt werden.

• Beim Einrichten einer Dauerbuchung haben Sie einige Möglichkeiten.
• Sie können den Rhythmus für die Häufigkeit der Buchung festlegen.
• Sie können eine Häufigkeit aus einer Häufigkeitsliste auswählen.
• Sie können auch ein Gültigkeitsdatum für die Buchung festlegen, das das letztmögliche Datum angibt, an dem eine Buchung vorgenommen werden kann.
• Wenn Sie nicht regelmäßig buchen möchten, haben Sie auch die Möglichkeit, eine Dauerbuchung als Vorlage einzurichten, die nach Bedarf verwendet werden soll.
• Sie können diese Dauerbuchungen im Voraus anlegen. Setzen Sie den Status auf Noch nicht ausgeführt, bis Sie mit den Buchungen beginnen müssen. Dieser Status kann auch verwendet werden, um eine Dauerbuchung zu deaktivieren.

Sie können Kontierungsmuster für Buchungsbelege anlegen, die eine sehr ähnliche Struktur haben.

Um eine Prozentvorlagenart zu definieren, verwenden Sie das Fenster Kontierungsmuster im Modul Finanzwesen.

Diese Vorlagen können Kontonummern enthalten, aber Sie können auch nur eine Kontobeschreibung in einer Belegposition angeben, wenn Sie noch nicht wissen, welches genaue Konto für diese Position verwendet wird.

Anstelle von festen Beträgen werden hier nur Prozentsätze eingegeben. Diese Prozentsätze geben an, wie der Gesamtbetrag auf die Einzelposten verteilt wird.

Die Abbildung zeigt ein Beispiel dafür, wie Sie einen Versorgungsaufwand, z.B. die Stromrechnung, zu einem bestimmten Prozentsatz den Komponentenausgaben zuordnen können.

Das Kontierungsmuster wird unter einem Code und mit einer Beschreibung gespeichert.

Wenn Sie dann eine Journalbuchung manuell eingeben, können Sie die Vorlagenart Prozentsatz und die relevante Vorlage auswählen, einen Betrag in eine der Positionen eingeben, und die Vorlage ordnet die Beträge den anderen Zeilen basierend auf dem von Ihnen definierten Prozentsatz zu.

Verwenden Sie die Option Vorlage abbrechen, um Beträge ohne automatische Berechnung einzugeben.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie mitnehmen sollten:

• Es gibt zwei Arten von Vorlagen für manuelle Journalbuchungen.
• Sie legen ein Kontierungsmuster mit Prozentsätzen für Buchungsbelege an, die eine sehr ähnliche Struktur haben. Sie können dieses Kontierungsmuster dann in einem Buchungsbeleg auswählen, den Sie manuell eingeben.
• Sie legen eine Dauerbuchung für Buchungsbelege mit ähnlichen Festbeträgen an, die regelmäßig angelegt werden. Sie können den Rhythmus für die Häufigkeit der Buchung festlegen. Das System zeigt einen Bericht an, in dem Sie aufgefordert werden, die Transaktionen zu buchen, die fällig sind, wenn Sie sich am System anmelden.