Kostenrechnung in SAP Business One verwalten

• Betrachten wir ein Unternehmensbeispiel:
• Angenommen, Sie implementieren SAP Business One in einem Unternehmen mit drei Abteilungen: Vertrieb, Support und Entwicklung.
• Natürlich erwirtschaftet der Vertrieb mehr Umsatz als die anderen Abteilungen. Auf der anderen Seite haben sie auch viele Kosten: Reisen, Hotel, Abendessen, Konferenzen, Werbung, Boni usw.
• Der Buchhalter des Unternehmens fragt Sie, wie er das Geschäftsergebnis für jede Abteilung ermitteln kann. Wie können sie eine Gewinn- und Verlustrechnung für eine Abteilung erstellen?

Bevor wir uns mit dem Prozess der Kostenrechnung befassen, sollten wir uns die in SAP Business One definierte Terminologie anschauen.

• Neben der regulären Buchhaltung führen viele Unternehmen Aufwands- und Erlösanalysen durch, die die Rentabilität ihrer einzelnen Geschäftsaktivitäten oder Abteilungen messen.
• Zu diesem Zweck definieren Sie Unternehmenseinheiten für jede Geschäftsaktivität oder Abteilung. Dies sind die Kostenstellen, die verwendet werden, um die Aufwände und Erlöse zu konsolidieren, die sich aus der laufenden Aktivität der jeweiligen Organisationseinheit ergeben.
• Eine Aufteilungsregel ist eine Kostenrechnungsmethode, mit der direkte und indirekte Aufwände und Erlöse einer oder mehreren Kostenstellen zugeordnet werden. Sie enthält Informationen über den Anteil oder die festen Beträge der Aufwände oder Erlöse, die jeder Kostenstelle zugeordnet werden sollen.
• Wenn Sie mit dem Kostenrechnungsprozess arbeiten, werden die an das Hauptbuch übermittelten Kosten automatisch mithilfe der definierten Umlageregeln auf die Kostenstellen verteilt.
• Mit der Kostenrechnungsfunktion in SAP Business One können Sie Gruppen von Kostenstellen und Umlageregeln definieren. Die Generierung entsprechender Berichte liefert wichtige kostenbezogene Informationen. Das System sammelt die auf Konten gebuchten Daten und stellt sie auf verschiedene Arten in Berichten dar.

• Um die Kostenrechnungsfunktionen in SAP Business One verwenden zu können, müssen Sie die Profitcenter oder Abteilungen in der Firma als Kostenstellen definieren. Sie können dann für jede Kostenstelle in jeder Periode eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen.
• In unserem Beispiel hat OEC Computers seine drei Abteilungen Vertrieb, Support und Entwicklung als Kostenstellen definiert.
• Sie können Ihre Kostenstellen mithilfe eines Sortiercodes zu Gruppen zusammenfassen.
• Wählen Sie Finanzwesen  Kostenrechnung  Kostenstellen, um Kostenstellen zu definieren und zu pflegen.
• Das System legt automatisch eine Kostenstelle Null (Kostenstelle z) an, die die Kosten und Erlöse sammelt, die nicht eindeutig auf andere Kostenstellen verteilt werden können, da nicht genügend Informationen verfügbar sind. Die Kostenstelle Center_z kann auch Kosten erfassen, die nicht in der internen Kostenrechnung ausgewiesen werden sollen. Wenn Sie beispielsweise nur 80 % Ihrer Mietkosten als Kosten anzeigen möchten, können Sie die restlichen 20 % Center_z zuordnen.

• Wenn Sie Kosten, die an das Hauptbuch übermittelt wurden, automatisch in die Kostenrechnung einbeziehen möchten, sollten Sie ein Konto mit einer Aufteilungsregel im Kontenplan verknüpfen.
• Sie können nur Konten mit der Kontoart Umsatz oder Ausgaben im Kontenplan verknüpfen.
• Umlageregeln legen fest, wie die für ein Konto gebuchten Kosten oder Erlöse auf die Kostenstellen verteilt werden.
• Bei der täglichen Arbeit buchen Sie Buchungsbelege oder Belege auf ein Sachkonto, das mit einer Aufteilungsregel verknüpft ist.
• Wenn Sie eine Kostenstelle anlegen, legt das System automatisch eine Umlageregel mit demselben Namen an. Diese Regel (die nicht geändert werden kann) ist so konfiguriert, dass das System alle Kosten oder Erlöse auf die entsprechende Kostenstelle bucht. Das heißt, das System teilt die Beträge nicht auf. Sie können diese Umlageregeln für Einzelkosten und Erlöse verwenden, die Sie eindeutig und vollständig einer bestimmten Kostenstelle zuordnen können.
• Beispielsweise werden in OEC Computers Aufwendungen für Firmenwagen direkt der Kostenstelle Verkauf zugeordnet, da nur Vertriebsmitarbeiter Firmenwagen haben.
• Nach der Verknüpfung des Pkw-Aufwandskontos mit der Vertriebsregel wird bei jeder Ausgabe einer Ausgabe auf das Aufwandskonto für Firmenwagen der volle Betrag direkt der Vertriebskostenstelle zugeordnet.

• Indirekte Kosten und Erlöse werden nicht direkt auf eine Kostenstelle verrechnet. Stattdessen verrechnen Sie diese mithilfe einer Umlageregel auf eine oder mehrere Kostenstellen. In der Aufteilungsregel legen Sie fest, wie der Betrag auf die Kostenstellen verteilt werden soll. Sie können eine Allokation nach Prozentsatz oder Verhältnis vornehmen. Sie können z.B. die Kosten entsprechend der Größe der Abteilungsbereiche auf die Kostenstellen verteilen. Ebenso können Sie freiwillige Leistungen an Arbeitnehmer auf die Anzahl der Mitarbeiter verteilen.
• Wenn Sie die Gesamtverrechnung nicht definieren können (da Sie zu diesem Zeitpunkt nicht über genügend Informationen verfügen), ordnet das System nicht zugeordnete Kosten oder Erlöse der Kostenstelle Center_z zu. Wenn Sie über die benötigten Informationen verfügen, können Sie die Aufteilungsregel ändern, sodass das System die Verteilung entsprechend korrigiert.
• Wählen Sie Finanzwesen  Kostenrechnung  Aufteilungsregeln, um Umlageregeln zu definieren und zu pflegen.

• Wie bei der direkten Kosten- und Erlösverrechnung verknüpfen Sie die relevanten Konten mit einer indirekten Aufteilungsregel im Kontenplan.
• Buchen Sie eine Journalbuchung oder einen Beleg auf ein Sachkonto, das mit einer Aufteilungsregel verknüpft ist.
• In unserem Beispiel wird der Betrag bei jeder Ausgabe eines Aufwands auf das Stromaufwandskonto automatisch den verschiedenen Abteilungen gemäß der Definition der Aufteilungsregel zugeordnet.

• Sie können das Aufteilungsregelwerk im Sachkonto ändern, wenn Sie einen Beleg oder eine manuelle Journalbuchung ausstellen.
• Für Journalbuchungen, die aus Belegen erstellt wurden, und für manuelle Journalbuchungen können Sie die zugeordnete Aufteilungsregel jederzeit ändern.
• Diese Aufteilungsregel hat Vorrang vor der im Sachkonto und im Beleg definierten Regel.
• Wählen Sie in der Journalbuchung die Zeile Sachkonto, und verwenden Sie das Feld Aufteilungsregel in der Tabelle oder im Bearbeitungsmodus Expandieren.

• Beim Buchen einer manuellen Journalbuchung haben Sie die Möglichkeit, eine manuelle Aufteilungsregel zu definieren.
• Der Betrag, den Sie in die Journalbuchungszeile eingeben, ist der zu verteilende Gesamtbetrag.
• Wählen Sie im Fenster Manuelle Aufteilungsregel definieren die Kostenstellen aus, und ordnen Sie den Betrag zwischen ihnen zu.
• Sie können diese manuelle Aufteilungsregel NICHT in zukünftigen Journalbuchungen verwenden.
• Sie können die Beträge dieser Aufteilungsregel im Aufteilungsbericht und im Zusammenfassungsbericht Kostenrechnung anzeigen.

Manchmal müssen Festbeträge bestimmten Kostenstellen zugeordnet werden. Zum Beispiel sind die Vertriebsmitarbeiter viel im Außendienst, die Support- und Entwicklungsmitarbeiter jedoch nicht. Daher möchte das Unternehmen der Supportabteilung und der Entwicklungsabteilung einen festen Betrag des monatlichen Mietaufwands zuordnen. Um dies zu erreichen, können Sie in der Einrichtung der Umlageregeln einen Festbetrag von 3000 für Support- und Entwicklungskostenstellen definieren.

Sie können auch die Vertriebskostenstelle ohne Kostenwert einbeziehen, um Differenzen zu absorbieren.

Hinweis:

• Bei der Ausgabe von Kosten bleiben die fixen verrechneten Beträge gleich. Wenn es eine Differenz zwischen dem definierten Gesamtbetrag (in unserem Beispiel 6000) und dem jeden Monat übermittelten Kostenbetrag gibt, werden die restlichen Kosten ohne definierten Wert (in unserem Beispiel die Vertriebskostenstelle) an die Kostenstelle übermittelt.
• Wenn Sie nur die definierten Support- und Entwicklungskostenstellen beibehalten. Jegliche Differenz wird der Nullkostenstelle (Center_z) zugeordnet.
• Dies bezieht sich auf beide Fälle - wenn der Kostenbetrag höher oder niedriger als der definierte Gesamtbetrag ist.

• Sobald OEC Computers seine Kostenstellen und Umlageregeln eingerichtet hat, können sie die Verrechnungen in einem Tabellenformat anzeigen.
• Wählen Sie Finanzwesen  Kostenrechnung  Tabelle der Kostenstellen und Umlageregeln, um die Verrechnungen für Umlageregeln anzuzeigen.
• Hier sehen wir ein Beispiel dafür, wie OEC Computers seine Umlageregeln einrichten kann, um Kosten auf die entsprechenden Abteilungskostenstellen zu verteilen.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte:

• Um die Kostenrechnungsfunktionen verwenden zu können, müssen Sie die Profitcenter oder Abteilungen im Unternehmen als Kostenstellen definieren.
• Wenn Sie eine Kostenstelle anlegen, legt das System automatisch eine Umlageregel mit demselben Namen an. Diese Regel ist so konfiguriert, dass das System alle Kosten oder Erlöse auf die entsprechende Kostenstelle bucht.
• Indirekte Kosten und Erlöse werden nicht direkt auf eine Kostenstelle verrechnet. Stattdessen ordnen Sie sie mithilfe einer indirekten Umlageregel einer oder mehreren Kostenstellen zu. In der Aufteilungsregel legen Sie fest, wie der Betrag auf die Kostenstellen verteilt werden soll.
• Um Kosten aus dem Hauptbuch automatisch in die Kostenrechnung einzubeziehen, verknüpfen Sie eine Aufteilungsregel mit Konten im Kontenplan.
• Jedes Mal, wenn Sie einen Betrag an diese Konten ausgeben, wird der Betrag gemäß der Definition der Aufteilungsregel automatisch den verschiedenen Abteilungen zugeordnet.
• Sie können das Aufteilungsregelwerk im Sachkonto ändern, wenn Sie einen Beleg oder eine manuelle Journalbuchung ausstellen.
• Für Journalbuchungen, die aus Belegen erstellt wurden, und für manuelle Journalbuchungen können Sie die zugeordnete Aufteilungsregel jederzeit ändern.
• Diese Aufteilungsregel hat Vorrang vor der im Sachkonto und im Beleg definierten Regel.

• OEC Computers verwendet die Kostenrechnungsoption in SAP Business One. In der Vergangenheit haben sie ihre drei Abteilungen Vertrieb, Support und Entwicklung als Kostenstellen definiert.
• Bei der Diskussion über die Produkte, die OEC Computers verkauft, teilt Ihnen der CEO mit, dass er Erlöse und Aufwände nach den beiden Geschäftsbereichen, die sie betreiben, analysieren möchte: Hardware und Anwendungen.
• Sie möchten das Geschäftsergebnis für jede Produktlinie sehen, aber der Buchhalter behauptet, dass eine bessere Analysesicht nach Abteilungen aussehen wird. Das sind Vertrieb, Support und Entwicklung.
• Sie möchten den Bericht Zusammenfassung Kostenrechnung sowohl nach Abteilung (Vertrieb, Support und Entwicklung) als auch nach Geschäftsbereich ausgeben.
• Sie teilen ihnen mit, dass sie dieselben Daten nach Unternehmensabteilungen und auch nach Geschäftsbereich analysieren können.

• Mehrere Dimensionen ermöglichen die Generierung von bis zu fünf verschiedenen Ansichten für dieselben Daten.
• Diese Option wird erst angezeigt, nachdem das Ankreuzfeld Mehrfachdimensionen verwenden auf der Registerkarte Kostenrechnung im Fenster Allgemeine Einstellungen unter Administration → Systeminitialisierung → Allgemeine Einstellungen markiert wurde.
• Um Dimensionen zu definieren, wählen Sie Finanzwesen → Kostenrechnung → Dimensionen.
• In unserem Beispiel können Sie die Abteilungen im Unternehmen als Dimension 1 und die Geschäftsbereiche als Dimension 2 definieren.
• Legen Sie für jede Dimension Kostenstellen und Aufteilungsregeln an, die Ihren Reporting-Anforderungen entsprechen. Beachten Sie, dass jede Kostenstelle und jede Umlageregel nur zu einer Dimension gehört.
• Wählen Sie bei der Ausgabe der verschiedenen Berichte die entsprechende Dimension aus.

Betrachten wir die Stromkosten des Unternehmens:

• Verknüpfen Sie im Fenster Kontenplan das Stromkostenkonto mit den beiden Dimensionen Abteilungen und Geschäftsbereiche.
• Definieren Sie für jede Dimension die relevante Aufteilungsregel. In der Dimension Abteilung ist es die indirekte Regel, die die Kosten entsprechend der Größe der Abteilungsbereiche verteilt. In der Dimension „Geschäftsbereich" werden die Kosten auf die Anzahl der Mitarbeiter in jeder Kostenstelle verteilt.
• Bei der täglichen Arbeit wird bei jeder Ausgabe eines Aufwands auf das Stromaufwandskonto der Betrag automatisch den verschiedenen Abteilungen gemäß der in Dimension 1 definierten Aufteilungsregel zugeordnet. Parallel dazu wird derselbe Betrag entsprechend der Anzahl der Mitarbeiter zugeordnet, die für jeden Geschäftsbereich arbeiten, wie in Dimension 2 definiert.
• Anschließend können Sie die verschiedenen Berichte ausführen und die Analyse der Kosten und Erlöse pro Abteilung und pro Geschäftsbereich vergleichen.

• Im Fenster Allgemeine Einstellungen auf der Registerkarte Kostenrechnung können Sie die Aufteilungsregeln festlegen, die in Belegen und Journalbuchungen angezeigt werden. Wählen Sie aus, ob Aufteilungsregeln mehrerer Dimensionen in einer Spalte durch Semikolon (;) getrennt oder alle aktiven Dimensionen in separaten Spalten angezeigt werden sollen. Weitere Informationen zu diesen beiden Optionen finden Sie in der Online-Hilfe.
• Sie können den Status des Auswahlknopfes jederzeit ändern. Die Änderung wirkt sich nur auf die Anzeige der Aufteilungsregeln aus, nicht auf die Datenbank.

• Sie können einige Standardberichte für eine bestimmte Dimension und Aufteilungsregel erstellen, z.B. Gewinn- und Verlustrechnung, Summen- und Saldenliste und Budgetbericht.
• Wählen Sie Finanzwesen  Kostenrechnung, um kostenrechnungsspezifische Berichte auszuführen:
  • Kostenstellenbericht, um eine Übersicht der gebuchten Kosten und Erlöse anzuzeigen.
  • Aufteilungsbericht, um einen Überblick über die von bestimmten Transaktionen gebuchten Gemeinkostenzuschläge und die verteilten Beträge in jeder Kostenstelle zu erhalten.
  • Zusammenfassungsbericht Kostenrechnung, der vorerfasste Belege enthält, und Hierarchien für die gewünschte Berichtsstruktur verwenden.

Beachten Sie, dass Sie diese Berichte auch für ein ausgewähltes Finanzprojekt ausführen können.

• Verwenden Sie die Kostenstellenhierarchie, um Kostenrechnungsberichtsvorlagen entsprechend den Unternehmensanforderungen zu definieren.
• Sie können diese Vorlagen dann in verschiedenen Reports verwenden.
• Die Vorlage ermöglicht es, die Daten auf verschiedene Arten zu gruppieren. Basierend auf der Gruppierung der Daten erhält das Management einen besseren Überblick über die Leistung der verschiedenen Teile des Unternehmens.
• Jede Hierarchie ist direkt mit einer Dimension verknüpft (wenn Dimensionen im Unternehmen verwendet werden).
• Für jede Dimension können mehrere Vorlagen angelegt werden.
• Sie können Hierarchien mit bis zu drei Ebenen definieren.
• Kostenstellen können nur an die untersten Knoten in der Hierarchie angehängt werden.
• Sie können auch Formeln verwenden, um verschiedene Kostenstellen zu aggregieren.
• Im dargestellten Beispiel werden für die Dimension Abteilungen die Kostenstellen Vertrieb und Support unter dem Texttitel Kundenservice gruppiert und mithilfe der Option Zwischensumme summiert.
• Wählen Sie Finanzwesen → Kostenrechnung → Kostenstellenhierarchie, um Vorlagen für Kostenrechnungsberichte zu definieren und anzuzeigen.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte:

• Mehrere Dimensionen ermöglichen die Generierung von bis zu fünf verschiedenen Ansichten für dieselben Daten. Diese Option wird erst angezeigt, nachdem das Ankreuzfeld auf der Registerkarte Kostenrechnung des Fensters Allgemeine Einstellungen markiert wurde.
• Legen Sie für jede Dimension Kostenstellen und Aufteilungsregeln an, die Ihren Reporting-Anforderungen entsprechen.
• Verknüpfen Sie im Fenster Kontenplan die relevanten Konten mit den Dimensionen. Definieren Sie für jede Dimension die relevante Aufteilungsregel.
• In der täglichen Arbeit wird jedes Mal, wenn Sie einen Betrag auf das Aufwands- oder Verkaufskonto ausgeben, derselbe Betrag den Dimensionen und deren Aufteilungsregeln automatisch parallel zugeordnet.
• Sie können die Anzeige der Aufteilungsregeln in Belegen und Journalbuchungen festlegen.
• Wählen Sie bei der Ausgabe der verschiedenen Berichte die gewünschte Dimension aus.