Manuelle Journalbuchung buchen

Sie implementieren SAP Business One an einem neuen Kundenstandort.

Der Buchhalter des Unternehmens möchte Transaktionen für kleine Ausgaben manuell eingeben. Sie fragt Sie, wie Sie diese Transaktionen im System erfassen.

Sie zeigen ihr die manuellen Journalbuchungen an.

In SAP Business One wird eine Journalbuchung automatisch aus vielen Belegen, z.B. Ausgangs- und Eingangsrechnungen, gebucht.

Darüber hinaus können Sie einen Buchungsbeleg direkt auf ein Sachkonto oder auf ein Geschäftspartnernebenbuchkonto buchen.

Alle Journalbuchungen werden in eine Datei in SAP Business One gebucht – die Journalbuchungsdatei.

Sie können verschiedene Standardwerte für Buchungsbelege festlegen.

Sie können auch einige Belegeinstellungen für einen einzelnen Buchungsbeleg ändern.

Alle Buchungsbelege beziehen sich auf die Art und Nummer des Ursprungsbelegs, da Journalbuchungen häufig automatisch aus einem anderen Beleg angelegt werden.

Beispielsweise wird IN für Kundenrechnungen verwendet.

Die Ursprungsbelege manueller Journalbuchungen sind die Journalbuchungen selbst. Aus diesem Grund beziehen sie sich auf sich selbst und sind vom Typ JE (Standard für Buchungsbeleg).

Die meisten Buchungsbelege beziehen sich auf andere Belegarten (z.B. PU für Kreditorenrechnungen).

Das Fenster Journalbuchung befindet sich im Modul Finanzwesen.

Das Fenster zum Erfassen von Journalbuchungen ist in drei Bereiche unterteilt: Belegkopfdaten, erweiterter Bearbeitungsmodus für eine Position und die Positionstabelle.

Sie können den erweiterten Bearbeitungsmodus ein- oder ausblenden. Der Modus bezieht sich immer auf die aktuell ausgewählte Zeile und zeigt alle Positionsfelder an, in die Sie die relevanten Daten eingeben können.

Über Formulareinstellungen können Sie festlegen, welche Spalten in der Einzelpostentabelle angezeigt werden.

Beachten Sie, dass Sie auch Zeilen von Buchungsbelegen aus Excel importieren können, indem Sie die Drucktaste Aus Excel importieren wählen.

Weitere Informationen finden Sie im Kurs „Aus Excel importieren".

Sie können mehrere Zeilen mit Soll- oder Habenbeträgen eingeben. In jeder Zeile, die Sie hinzufügen, empfiehlt SAP Business One einen Ausgleichsbetrag, den Sie aktualisieren können.

Wenn Sie manuelle Journalbuchungen eingeben, positionieren Sie den Cursor in jeder Zeile im Feld Sachkonto/GP-Code, und drücken Sie die Tabulatortaste, um die Kontenliste anzuzeigen, oder Strg + Tabulatortaste, um die Liste Geschäftspartner-Stammdaten anzuzeigen. Alternativ können Sie das Kontextmenü verwenden, um die Liste der Kunden oder Geschäftspartner zu öffnen.

Beachten Sie, dass Sie über das Feld Sachkto/GP-Name nach einem Konto oder Geschäftspartner suchen können.

Wenn Sie das erste Zeichen des Kundencodes oder -namens kennen, geben Sie es an, gefolgt von einem Sternchen. Drücken Sie dann STRG + Tabulatortaste, um eine Liste aller Kundencodes zu erstellen, die mit diesem Zeichen beginnen.

Wenn Sie einen Teil des Kundencodes oder -namens kennen, setzen Sie zuerst ein Sternchen (*) und dann den Teilcode oder -namen. Drücken Sie dann Strg + Tab, um eine Liste aller Datensätze anzuzeigen, die die von Ihnen eingegebene Zeichenfolge enthalten.

Dasselbe gilt für ein Konto, aber durch Drücken der Tabulatortaste zum Anzeigen der Kontenliste.

• Benutzer können Eingabefehler machen. Dies kann dazu führen, dass der erzeugte Buchungsbeleg falsche Informationen enthält. Um eine Prüfung der Korrektur durchzuführen, muss der Benutzer zuerst den fehlerhaften Buchungsbeleg stornieren und dann den Beleg korrekt erfassen.
• Um eine manuelle Buchung zu stornieren, wählen Sie Abbrechen aus dem Menü Daten oder direkt aus dem Kontextmenü der Buchung.
• Sie können festlegen, ob Stornotransaktionen durchgeführt werden:
  • als Standardstornotransaktionen oder
  • Als Stornotransaktionen mit negativen Beträgen
• Die von Ihnen gewählte Methode bestimmt auch die automatische Stornojournalbuchung, die für stornierte Belege angelegt wird.

• Der Standardstornovorgang bewirkt, dass das System die irrtümliche Belastung als Haben und das fehlerhafte Haben als Soll bucht. Dadurch wird der Saldo der Konten korrigiert. Die Standard-Stornotransaktion führt jedoch zu einer zusätzlichen Erhöhung der Summen auf der Soll- und Habenseite, was irreführend sein kann.
• Auf der linken Seite des Bildes sehen Sie ein Beispiel für eine fehlerhafte Journalbuchung und die entsprechende Stornobuchung. Auf der rechten Seite sehen Sie die Auswirkung des Stornoeintrags auf den Saldo von Konto A. Der Gesamtsaldo wird ausgeglichen, aber die Sollseite war nicht betroffen, und die Habenseite wird erhöht.

Der Stornovorgang mit negativen Beträgen führt dazu, dass das System die fehlerhafte Belastung als negative Belastung und das fehlerhafte Haben als negatives Haben bucht. Dies korrigiert nicht nur den Saldo der Konten, sondern auch die Summen. Wie Sie dem Bild in der Kontenstandstabelle entnehmen können.

Es hängt vom Land ab, ob Standardstorno- oder Stornobewegungen mit negativen Beträgen erforderlich sind.

Sie können festlegen, welche Art der Stornierung im Fenster Firmendetails im Menübereich Systeminitialisierung des Moduls Administration verwendet wird. Auf der Registerkarte Basisinitialisierung können Sie das Feld Negative Beträge für Stornotransaktionsbuchung zulassen markieren, um die Stornotransaktion mit negativen Beträgen zu aktivieren. Andernfalls verwendet das System die Standardstornotransaktion.

Diese Einstellung ist für beide automatisch relevant (z.B. Ausgangsrechnung) und manuelle Journalbuchungen.

Wenn Sie eine manuelle Journalbuchung erfassen, können Sie das Ankreuzfeld Stornieren markieren. Auf diese Weise können Sie eine Stornotransaktion für den aktuellen Buchungsbeleg anlegen und das Datum festlegen, an dem die Stornotransaktion angelegt werden soll.

Ein Beispiel für die Verwendung dieser Option könnte in Fällen sein, in denen das Unternehmen ein Periodenreporting ausstellen muss und Erlösabgrenzungen aufweist.

Wenn das Stornodatum der Transaktion eintrifft, wird bei der Anmeldung das Fenster Stornierte Transaktionen angezeigt.

Alternativ können Sie das Fenster Transaktionen stornieren über das Modul Finanzen öffnen.

Sie führen das Stornogeschäft aus, indem Sie die Drucktaste Ausführen wählen.

Dadurch wird eine neue Transaktion angelegt. Im Feld Bemerkungen dieser Transaktion werden der Text (Storno) und die Nummer der ursprünglichen Transaktion angezeigt. Die Option Stornieren ist deaktiviert.

In der ursprünglichen Transaktion ist die Option Stornieren nicht sichtbar, und das Wort Storniert gibt an, dass die Transaktion abgebrochen wurde.

Hinweis:

Stornotransaktionen können nur gebucht werden, wenn das Stornodatum bereits erreicht ist.

Sie können jeden Buchungsbeleg nur einmal stornieren.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie mitnehmen sollten:

• Alle Buchungsbelege werden in die Buchungsbelegdatei gebucht. Einschließlich automatischer Journalbuchungen, die aus Belegen wie Ein- und Ausgangsrechnungen und manuell gebuchten Journalbuchungen gebucht wurden.
• Wenn Sie manuelle Journalbuchungen eingeben, drücken Sie im Feld Sachkonto/GP-Code die Tabulatortaste, um die Kontenliste anzuzeigen. Oder drücken Sie Strg + Tab, um die Liste der Geschäftspartner-Stammdaten anzuzeigen. Beachten Sie, dass Sie die Liste der Kunden oder Geschäftspartner auch über das Kontextmenü eingeben können.
• Abhängig von Ihren Länderstandards können Sie angeben, ob Stornotransaktionen als Standardstornotransaktionen oder als Stornotransaktionen mit negativen Beträgen ausgeführt werden.
• Die geplante Stornierung erfolgt durch die Eingabe eines zukünftigen Datums für die Stornierung im Buchungsbeleg. Die Stornotransaktion kann so definiert werden, dass sie automatisch abgefragt wird.