Mit dem Buchungsperiodenprozess arbeiten

Sie implementieren SAP Business One bei einem neuen Kunden, OEC Computers.

• Sie erklären Maria, der Buchhalterin, dass ein obligatorischer Schritt beim Anlegen der Unternehmensdatenbank darin besteht, die Buchungsperioden des Unternehmens zu definieren:
  • Sie definieren die Hauptbuchungsperiode - das Geschäftsjahr, das in der Regel dem Kalenderjahr entspricht.
  • Und dann die Teilperioden im Geschäftsjahr.
• Gemeinsam besprechen Sie die Finanzprozesse in OEC Computers. Das Unternehmen erstellt den Jahresabschluss einmal jährlich. Sie benötigen jedoch zwölf Buchungsperioden für ihr internes Controlling.
• Sie legen eine neue Firmendatenbank an und definieren das Geschäftsjahr als Kalenderjahr und die Unterperioden als Monate.
• Frau Neudorf fragt, was sie tun muss, um einen bestimmten Beleg oder Buchungsbeleg in einer Buchungsperiode oder Teilperiode zu erfassen.
• Sie teilen ihr mit, dass SAP Business One anhand des Buchungsdatums der Transaktion automatisch ermittelt, zu welcher Buchungsperiode die Transaktion gehört.

Hier sehen Sie eine Übersicht über den Buchungsperiodenprozess.

Der Buchungsperiodenprozess besteht aus drei Phasen. In diesem Kurs konzentrieren wir uns auf die Einstellungen und die Arbeitsschritte, die ersten beiden Phasen des Prozesses.

In der ersten Phase definieren wir Einstellungen für Buchungsperioden. Zunächst definieren wir die Hauptbuchungsperiode für das Geschäftsjahr. Anschließend definieren wir die Unterperioden im Geschäftsjahr: Jahr, Quartale, Monate oder Tage.

Die zweite Stufe ist die operative Stufe. Bei der täglichen Arbeit erfassen wir Belege und manuelle Buchungsbelege mit einem Buchungsdatum, das automatisch in der entsprechenden Teilperiode registriert wird. Teilperioden ermöglichen es dem Benutzer, die Buchung in sie zu steuern. Auf diese Weise können Buchungen auf jeden Monat gesteuert werden.

Die dritte Stufe ist der Periodenabschluss, in dem Sie alle Erfolgskontensalden auf das Saldovortragskonto verschieben und die GuV-Konten ausgleichen.

Wenn Sie eine neue Firmendatenbank anlegen, legen Sie die Buchungsperioden für das erste Geschäftsjahr an. Teilperioden werden automatisch von SAP Business One im Geschäftsjahr basierend auf dem ausgewählten Typ der Teilperiode angelegt. Die vier verfügbaren Unterperioden sind Jahr, Quartal, Monat und Tag.

Sie definieren die Teilperioden basierend auf den Geschäftsanforderungen des Unternehmens:

• Ein Jahr hat eine Teilperiode.
• Quartale haben vier Unterperioden.
• Monate enthalten zwölf Teilperioden.
• Und Tage können eine beliebige Anzahl von Unterperioden haben.

Anhand Ihrer Auswahl legt das System automatisch die entsprechende Anzahl von Buchungsperioden an.

Ein Grund für die Definition von Unterperioden ist die Möglichkeit, eine vergangene Periode zu sperren, sodass von keinem Benutzer zusätzliche Buchungen vorgenommen werden können.

Beachten Sie beim Anlegen neuer Buchungsperioden die folgenden wichtigen Vorkehrungen:

• Der Beginn des Geschäftsjahres kann nur der erste Tag eines Monats sein. Der Beginn des Geschäftsjahres wird automatisch auf den ersten Tag des Monats gesetzt, der im Feld Buchungsdatum von eingegeben wurde.
• Wir empfehlen, die Buchungsperioden ab der frühesten Periode anzulegen. Berücksichtigen Sie die ältesten Daten, die Sie migrieren möchten, um die erste Periode zu ermitteln.
• Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus eine neue Periode anlegen, um Validierungen und mögliche Änderungen zu ermöglichen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.
• Überlappende Buchungsperioden sind nicht zulässig.
• Standardmäßig ist das „Von"-Datum der Tag nach dem Enddatum der letzten vorhandenen Buchungsperiode und das „Bis"-Datum ein Jahr später.
• Die Sachkontenfindung wird nach Periode gesichert und aus der vorherigen Periode in die nächste kopiert. Daher wird empfohlen, die älteste Periode anzulegen, Ihre primäre Kontoauswahl vorzunehmen und dann zusätzliche Perioden anzulegen. Sie können die Sachkontenfindung ändern, bevor Sie mit der Arbeit mit einer neuen Periode beginnen.
• Obwohl Sie sie unterperiodisch ändern könnten, empfehlen wir dies nicht, da die Kontenfindung Einfluss auf die Finanzberichte hat.
• Sie müssen gemeinsam mit dem Buchhalter des Kunden Entscheidungen treffen. Zusammen sollten Sie Themen wie das gesetzliche Meldewesen und die Unternehmenskonsolidierung berücksichtigen.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie mitnehmen sollten:

• Beim Anlegen von Buchungsperioden definieren Sie die Hauptbuchungsperiode - das Geschäftsjahr, das in der Regel dem Kalenderjahr entspricht.
• Die Teilperioden im Geschäftsjahr (Jahr, Quartale, Monate oder Tage).
• SAP Business One ermittelt anhand des Buchungsdatums der Transaktion automatisch, zu welcher Teilperiode die Transaktion gehört.
• Berücksichtigen Sie beim Anlegen einer neuen Buchungsperiode die im Kurs genannten wichtigen Vorkehrungen.