Mit Währungen arbeiten

Stellen Sie sich vor, Sie implementieren SAP Business One bei einem britischen Kunden, OEC Computers. Sie besprechen die Definition der Währungen mit Frau Neudorf, der Buchhalterin des Unternehmens:

Maria sagt, dass die meisten ihrer Kunden lokale Kunden sind und daher in Großbritannien ansässig sind.

Einige wenige Kunden und Lieferanten, mit denen sie zusammenarbeiten, befinden sich jedoch in einem anderen Land, insbesondere in den USA.

Sie informieren Maria über die Arbeitsmethoden mit Währungen in SAP Business One.

Hinweis: Entscheidungen über diese Definitionen sollten immer zusammen mit dem Buchhalter des Kunden getroffen werden.

Wir werden die Währungsdefinitionen im Unternehmen überprüfen. Ausgehend von der Unternehmensebene, dann der Kontowährung und schließlich den in der Preisliste festgelegten Währungen.

OEC Computers befindet sich in Großbritannien, einige ihrer Kunden sind in den USA ansässig.

Wie können sie ihre ausländischen Kunden bepreisen?

Wie lautet die Währung des Gesamtbetrags der Ausgangsrechnung?

Wie lautet die Währung in der automatischen Journalbuchung, die durch die Ausgangsrechnung angelegt wird?

• Es ist möglich, den Preis eines Artikels in jeder Preisliste in bis zu drei verschiedenen Währungen festzulegen - der Hauptwährung und zwei zusätzlichen Währungen.
• Dies ist nützlich, wenn die genaue Preisfindung für verschiedene Länder definiert werden muss, anstatt Währungsumrechnungskurse zu verwenden.
• In der Verkaufspreisliste von OEC Computers bleibt die Hauptwährung die Standardwährung. Daher wird das Britische Pfund in Belegen für lokale Kunden verwendet.
• In der zusätzlichen Währungsspalte in der Verkaufspreisliste werden Preise in US-Dollar eingegeben.
• Für US-Kunden ist die Belegwährung US-Dollar, und der Preis der Artikel wird in der zusätzlichen Währung, d.h. in US-Dollar, angezeigt.
• In automatischen Journalbuchungen rechnet das System den Gesamtbetrag der Rechnung in Fremdwährung in die Hauswährung um und bucht beide Werte parallel.

SAP Business One kann die Buchhaltung in zwei parallelen Währungen abwickeln: der Hauswährung und der Systemwährung.

Sie definieren dies auf der Registerkarte Basisinitialisierung des Fensters Firmendetails im Menü Systeminitialisierung unter dem Modul Administration.

Die Hauswährung ist die Währung, in der das Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist, seine Bücher zu führen.

Die Systemwährung kann eine andere Währung als die Hauswährung sein und ist besonders nützlich für Tochtergesellschaften globaler Unternehmen, deren Zentrale eine andere Währung verwendet als die Tochtergesellschaften (z.B. Euro (€) in der Tochtergesellschaft und US-Dollar ($) in der Zentrale).

In diesem Fall berechnet das System automatisch alle Buchungen in Hauswährung und führt in Echtzeit einen zusätzlichen Kontensaldo in der Systemwährung.

Dies erleichtert das aggregierte Reporting für alle Tochtergesellschaften und ermöglicht eine bessere Integration in das System der Zentrale. Sie können beispielsweise die Finanzdaten in der Systemwährung aus den SAP-Business-One-Systemen der Tochtergesellschaften in das System der Zentrale exportieren.

Alternativ kann die Finanzkonsolidierung mit Microsoft Excel oder einem beliebigen anderen Produkt basierend auf den Finanzdaten in der Systemwährung erfolgen.

In unserem Beispiel möchte OEC Computers Berichte in Euro generieren, um auch Investoren, die ihre Konten in Euro führen, Berichte vorlegen zu können. Daher setzen Sie die Systemwährung auf Euro.

Beachten Sie, dass Sie die Haus- oder Systemwährung nicht mehr ändern können, nachdem Sie mit der Arbeit mit der Datenbank begonnen haben.

Zusätzlich zur Systemwährung haben Sie die Möglichkeit, Finanzberichte in einer beliebigen Fremdwährung darzustellen. Verwenden Sie die Option Aufwertung, um die Umbewertungsmethode und die Währung auszuwählen. Das System berechnet beim Ausführen des Berichts alle Salden in der ausgewählten Währung.

Jeder Geschäftspartner-Stammdatensatz und jedes Sachkonto müssen über eine Kontowährungsdefinition verfügen:

• Das System legt die Hauswährung als Standardwährung für alle Geschäftspartner-Stammdatensätze fest.
• Sie können eine Standardwährung für neue Sachkonten definieren, indem Sie das Feld Standardkontowährung auf der Registerkarte Basisinitialisierung im Fenster Firmendetails in der Systeminitialisierung verwenden.

In unserem Beispiel wird die Währung für die meisten Lieferanten und Kunden von OEC Computers als Britisches Pfund (Hauswährung) definiert. Die Kreditoren und Debitoren aus den USA werden in USD (d.h. in einer bestimmten Fremdwährung) definiert. Das Unternehmensbankkonto wird als Alle Währungen definiert, da es Buchungsbelege und Belege in mehr als einer bestimmten Fremdwährung (z.B. Überweisungen) registrieren muss.

Die Tabelle auf der Folie zeigt die Optionen für die Eingabe von Journalbuchungen und die Anzeige des Kontosaldos für jede Option der Kontowährung an: Hauswährung, Fremdwährung und Alle Währungen.

In der ersten Zeile sehen wir, dass Journalbuchungen in der Hauswährung erfasst werden, wenn die Währung des Kontos "Hauswährung" ist. Dennoch werden alle Transaktionen in allen Währungen automatisch in Echtzeit in die Systemwährung umgerechnet und in getrennten Systemwährungsspalten im Buchungsbeleg angezeigt. Daher wird der Kontosaldo sowohl in der Hauswährung als auch in der Systemwährung angezeigt.

Beachten Sie, dass die interne Abstimmung in einer Währung durchgeführt wird. Dieses Konto wird in Hauswährung abgestimmt.

In der zweiten Zeile wurde die Kontowährung auf eine bestimmte Fremdwährung gesetzt. In diesem Fall können Sie Buchungsbelege sowohl in der Hauswährung als auch in der angegebenen Fremdwährung erfassen. Sie können den Kontensaldo in der angegebenen Fremdwährung sowie in den Haus- und Systemwährungen anzeigen.

Dieses Konto wird in Fremdwährung abgestimmt.

In der letzten Zeile wurde das Konto auf "Alle Währungen" gesetzt. In diesem Fall können Sie Buchungsbelege in jeder Fremdwährung erfassen, die für das Unternehmen eingerichtet wurde, sowie in der Hauswährung. Der Kontostand wird in der Hauswährung und der Systemwährung angezeigt.

Dieses Konto wird in Hauswährung abgestimmt.

Sie können eine Kontowährung jederzeit in "Alle Währungen" ändern. Sobald Sie das Konto jedoch aktualisieren, können Sie es nicht mehr in eine Haus- oder eine bestimmte Fremdwährung zurückändern.

Wie bereits erwähnt, ist es möglich, den Preis einer Position in bis zu drei verschiedenen Währungen festzulegen - der Hauptwährung und zwei zusätzlichen Währungen.

Im dargestellten Beispiel ist in der Preisliste Regulärer Verkauf die Hauptwährung die Standardwährung (d.h. das Britische Pfund), um Belege für lokale Kunden anzuzeigen.

In der zusätzlichen Währung in dieser Preisliste wurden Preise in US-Dollar eingegeben.

Wenn Sie in einer Ausgangsrechnung einen US-Kunden auswählen, wird die Belegwährung gemäß der GP-Währung automatisch auf US-Dollar gesetzt. Daher verwendet der Stückpreis des Artikels die zusätzliche Währung, d.h. US-Dollar.

In der automatischen Journalbuchung, die durch diese Rechnung angelegt wird, rechnet das System den Gesamtbetrag der Rechnung in Fremdwährung in die Hauswährung um und bucht beide Werte parallel.

Hinweis: Sie können ein Standardwährungssymbol für die automatische Vervollständigung festlegen, wenn Sie Preise in die Preisliste eingeben. Legen Sie im initialen Fenster Preisliste in den zusätzlichen Währungsspalten die gewünschte Währung fest. Geben Sie beispielsweise für die Liste Regulärer Verkaufspreis USD in die Spalte Zusätzliche Währung 1 ein.

Wenn Sie diese Preisliste öffnen, einen Preis in der Spalte Stückpreis im Abschnitt Zusätzliche Währung 1 eingeben und TAB wählen, fügt das System automatisch das Symbol USD hinzu.

In einigen Fällen gibt es keinen Preis in der Preisliste mit derselben Währung wie die Geschäftspartnerwährung.

Dies kann z.B. definiert werden, wenn Sie sowohl für lokale als auch für ausländische Kunden einen Preis in einer festen Währung berechnen möchten.

Wenn Sie einen Geschäftspartner in einem Beleg auswählen, werden die Währung und die Preisliste des Geschäftspartners automatisch in den Beleg kopiert. Wenn in den Haupt- oder Zusatzpreisen der Preisliste KEINE übereinstimmende Währung vorhanden ist, wird der Hauptpreis in die Artikelzeile im Beleg kopiert. In diesem Fall weicht die Währung des Preises von der Währung des Belegs ab. SAP Business One rechnet den Zeilengesamtwert und den Gesamtbelegwert automatisch in Hauswährung, Systemwährung und GP-Währung um, abhängig von der Währung des Geschäftspartners.

Sie können auch manuell einen Stückpreis in einer beliebigen Fremdwährung eingeben, die im Fenster Währungen - Definition definiert ist.

Standardmäßig basiert der verwendete Umrechnungskurs auf dem Buchungsdatum des Belegs.

Als Nächstes behandeln wir die Kursdifferenzen von der Fremdwährung und der Systemwährung zur Hauswährung.

Wechselkursschwankungen können zu Kursdifferenzen führen, wenn Sie Rechnungen in Fremdwährungen bezahlen:

• Die Abbildung zeigt eine Eingangsrechnung, die von einem ausländischen Lieferanten in Fremdwährung ausgestellt wurde. Am Buchungstag der Rechnung betrug der Umrechnungskurs 0,5. Das System rechnet die 10 Einheiten Fremdwährung in 20 Einheiten Hauswährung um und bucht beide Werte parallel auf der Habenseite des Kreditorenkontos.
• Zum Zeitpunkt der Buchung der Zahlung für diese Rechnung hat sich der Umrechnungskurs auf 0,25 geändert. 10 Einheiten in Fremdwährung entsprechen nun 40 Einheiten in Hauswährung.
• Beachten Sie, dass die gezahlten Beträge in der Fremdwährung mit denen in der Eingangsrechnung übereinstimmen. Der Kreditor wird in seiner Hauswährung bezahlt, sodass er die Differenz nicht bemerkt. Die Kursdifferenz wird bei der Umrechnung in die Hauswährung angezeigt.
• In der Fremdwährung sind der Betrag der Rechnung und der Zahlung gleich, d.h. 10 Einheiten.
• Im Vergleich zum Wert zum Zeitpunkt der Rechnung gibt es jedoch eine Kursdifferenz von 20 Einheiten in Hauswährung. Wenn Sie die Zahlung für diese Rechnung buchen, bucht das System diese Kursdifferenz automatisch auf ein Kursdifferenzkonto.

Das System bucht die Kursdifferenzen als Aufwand oder Ertrag auf die Konten, die Sie im Fenster Kontenfindung Sachkonten auf der Registerkarte Einkauf unter Realisierte Kursdifferenzen Ertrag und das Feld Realisierte Kursdiff. Schaden ein.

Fremdwährungskonten und Geschäftspartner buchen alle Transaktionen zusätzlich zur Buchung in Fremdwährung in Hauswährung.

Der Saldo in Hauswährung umfasst die Fremdwährungspositionen, die zum Buchungsdatum oder zum Steuerdatum mit dem Umrechnungskurs (aus der Tabelle Wechselkurse) umgerechnet wurden. Das heißt, der Saldo basiert auf vergangenen Wechselkursen.

Sie müssen den Fremdwährungskontosaldo periodisch mit dem Umrechnungskurs eines Abschlussstichtags neu bewerten. Diese Aktion wird im Fenster Wechselkursdifferenzen im Modul Finanzwesen ausgeführt.

Wenn Sie diese Funktion ausführen, generiert das System eine Vorschlagsliste für Differenzbuchungen in Hauswährung. Sie können dann jeden Vorschlag einzeln annehmen oder ablehnen.

Neben der Hauswährung führt das System Ihre Daten parallel in der Systemwährung. Wenn die Hauswährung Ihres Unternehmens von der Systemwährung abweicht, können Kursdifferenzen auftreten. Das System kann diese Differenzen automatisch auf ein bestimmtes Datum neu bewerten. Dieses Datum ist in der Regel ein Abschlusstag einer bestimmten Periode. Die Vorgehensweise erfolgt über die Funktion Umrechnungsdifferenzen unter dem Modul Finanzwesen analog zu den Kursdifferenzen. Ähnlich wie bei der Funktion für Kursdifferenzen schlägt das System Buchungsbelege vor, die gebucht werden sollen. Umrechnungsdifferenzen werden nur in der Systemwährung gebucht.

Es wird empfohlen, die Umrechnungsdifferenzfunktion auszuführen, bevor Sie den Periodenabschluss ausführen.

Weitere Informationen zu Wechselkurs- und Umrechnungsdifferenzen im internen Abstimmungsprozess finden Sie im Kurs „Interne Abstimmung".

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie mitnehmen sollten:

• SAP Business One kann die Buchhaltung in zwei parallelen Währungen abwickeln: der Hauswährung (in der das Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist, seine Bücher zu führen) und der Systemwährung.
• Wenn die Systemwährung von der Hauswährung abweicht, berechnet das System automatisch alle Buchungen in der Hauswährung und führt in Echtzeit einen zusätzlichen Kontensaldo in der Systemwährung.
• Für jeden Geschäftspartner-Stammdatensatz und jedes Sachkonto muss eine Kontowährungsdefinition auf eine der drei folgenden Optionen gesetzt sein: Hauswährung, eine bestimmte Fremdwährung oder alle Währungen.
• Es ist möglich, den Preis eines Artikels in bis zu drei Währungen in einer Preisliste festzulegen: die Hauptwährung und zwei zusätzliche Währungen.
• Wenn Sie in einem Verkaufsbeleg einen ausländischen Kunden auswählen, wird die Belegwährung automatisch entsprechend der GP-Währung festgelegt. Der Stückpreis des Artikels wird aus der zugeordneten Preisliste in der entsprechenden zusätzlichen Währung übernommen, sofern eine definiert ist. Die automatische Journalbuchung auf der Rechnung rechnet den Gesamtbetrag in Fremdwährung in Hauswährung um und bucht beide Werte parallel.
• Wenn Sie Rechnungen in Fremdwährungen bezahlen, sind der Betrag der Rechnung und die Zahlung in der Fremdwährung identisch. Kursdifferenzen können aufgrund von Kursdifferenzen bei der Umrechnung in die Hauswährung auftreten. Das System bucht Kursdifferenzen automatisch auf ein Kursdifferenzenkonto.
• Mit dem Verfahren Kursdifferenzen können Sie die Differenz zwischen dem Kontosaldo in Fremdwährung und dem Kontosaldo in der Hauswährung bis zu einem bestimmten Datum ausgleichen.
• Ein Umstellungsdeferenz-Buchungsbeleg:
  • Salden der Systemwährung
  • Wird in Unternehmen durchgeführt, bei denen die Systemwährung von der Hauswährung abweicht.
• Ein Umrechnungsdeferenzverfahren saldiert die Systemwährung zu einem Wechselkurs eines bestimmten Abschlussdatums.