Vorerfasste Belege verwenden

• Sie implementieren SAP Business One bei einem neuen Kunden.
• Sie helfen der Buchhalterin bei der Implementierung ihres Arbeitsablaufs in SAP Business One.
• Der Buchhalter fragt, wie er einen Entwurf eines Buchungsbelegs sichern kann. Sie erfasst jeden Monat eine sehr lange Journalbuchung für Gehaltsausgaben und möchte den Eintrag jederzeit sichern und schließen. Sie möchte sie später erneut öffnen, um weitere Daten hinzuzufügen, bevor sie in die permanente Buchungsbelegdatei gebucht wird.
• Sie zeigen ihr den vorerfassten Beleg.

• Betrachten wir ein weiteres Unternehmensbeispiel für die Verwendung vorerfasster Belege.
• Ein Praktikant hilft dem Buchhalter bei der Erfassung manueller Journalbuchungen im Buchhaltungssystem.
• Die Buchhalterin teilt Ihnen mit, dass sie die Hilfe wirklich schätzt, aber sie möchte die Buchungsbelege überprüfen können, die der Student erfasst, bevor sie dauerhaft in der Buchungsbelegdatei registriert werden.
• Sie teilen dem Buchhalter mit, dass er vorerfasste Belege verwenden kann.

SAP Business One bietet ein zweistufiges Verfahren zum Anlegen von Journalbuchungen. Sie können die Buchungsbelege zuerst als Entwürfe anlegen, korrigieren und später buchen:

• Ein Benutzer legt Einträge in einem vorerfassten Beleg an. Der vorerfasste Beleg ist im Wesentlichen ein Ordner zum Speichern mehrerer geparkter Belege.

  Sie können nicht ausgeglichene Buchungsbelege in einem vorerfassten Beleg sichern, solange sich der vorerfasste Beleg im Entwurfsmodus befindet.

  Dies ist nützlich, wenn Sie Einträge mit vielen Zeilen haben, die Sie während des Prozesses speichern möchten, bevor die Journalbuchung vollständig und ausgeglichen ist.

• Da manuelle Journalbuchungen nicht im Genehmigungsprozess enthalten sind, können Sie den Prozess für vorerfasste Belege verwenden, um die Prüfung und Bearbeitung von Journalbuchungen durch einen anderen Benutzer zu ermöglichen.
• Sie können vorerfasste Belege ändern, solange sie noch nicht gebucht wurden. Sie können auf den vorerfassten Beleg zugreifen, erforderliche Korrekturen vornehmen und den vorerfassten Beleg buchen.
• Sie können einen vorerfassten Beleg entfernen oder einen Eintrag aus einem vorerfassten Beleg löschen, solange dieser noch nicht gebucht wurde.
• Um mit vorerfassten Belegen zu arbeiten, wählen Sie Finanzwesen → Vorerfasste Belege.

Das Fenster Vorerfasster Beleg hat zwei Bereiche: Die obere Tabelle ist eine Liste vorerfasster Belege. Wenn Sie einen Gutscheindatensatz in der oberen Tabelle auswählen, listet die untere Tabelle die Einträge des hervorgehobenen Gutscheins auf.

So fügen Sie einen neuen Gutschein hinzu:

Schritt 1 - Wählen Sie Erfassungsbeleg zu neuem Beleg hinzufügen, um das Fenster Vorerfasste Buchung zu öffnen.

Schritt 2: Geben Sie beliebige Daten ein, und wählen Sie Zu Gutschein hinzufügen. Wenn der Eintrag noch nicht ausgeglichen ist, gibt das System eine Warnung aus. Sie können den Eintrag jedoch weiterhin zum Gutschein hinzufügen.

Vergessen Sie nicht, das Fenster Vorerfasster Beleg zu aktualisieren, nachdem Sie Daten hinzugefügt haben.

Schritt 3 - Um demselben Gutschein einen neuen Eintrag hinzuzufügen, wählen Sie Eintrag zu vorhandenem Gutschein hinzufügen. Auf diese Weise können Sie mehrere Einträge zum gleichen Gutschein hinzufügen.

Schritt 4 - Wenn es an der Zeit ist, den Gutschein zu buchen, stellen Sie sicher, dass alle Einträge ausgeglichen sind, und wählen Sie Beleg buchen.

Der Status des gebuchten Eintrags oder gebuchten Gutscheins ist Geschlossen. Verwenden Sie das Ankreuzfeld Nur offene, um nur offene Posten anzuzeigen.

Nachdem Sie Buchungen in einem vorerfassten Beleg angelegt haben, haben Sie zwei Möglichkeiten, sie in die Journalbuchungsdatei zu buchen:

• Im Fenster Vorerfasster Beleg. Oder:
• Aus dem Bericht "Vorerfasste Belege". Wählen Sie Finanzwesen → Bericht Vorerfasste Belege.

Der Bericht "Vorerfasste Belege" zeigt die vorerfassten Belege entsprechend den ausgewählten Kriterien an.

In der Spalte Gr-Nr. werden die Nummer des vorerfassten Belegs und der entsprechende Eintrag im vorerfassten Beleg angezeigt.

In der Liste der vorerfassten Belege können Sie die Details eines vorerfassten Belegs über den Verknüpfungspfeil prüfen und aktualisieren.

Sie können eine bestimmte Journaltransaktionsnummer aus einem Beleg angeben und nur diesen Eintrag registrieren. Durch diese Aktion bleibt der Status des vorerfassten Belegs offen, und der entsprechende Eintrag wird geschlossen. Anschließend können Sie die anderen Einträge buchen.

Hinweis: Die Option zum Buchen ausgewählter Einträge aus einem vorerfassten Beleg ist in diesem Bericht und nicht im Fenster Vorerfasster Beleg verfügbar.

• Sie arbeiten mit vorerfassten Belegen, wenn Sie ein zweistufiges Verfahren zum Anlegen von Buchungsbelegen benötigen und um die Buchungsbelege zuerst als geparkte Belege anzulegen, zu korrigieren und später zu buchen.
• Im Bericht "Vorerfasste Belege" können Sie ausgewählte Einträge aus einem vorerfassten Beleg buchen.