Zahlungen abwickeln

Betrachten wir zunächst einen typischen manuellen Zahlungsprozess:

Die Kunden zahlen ihre Verbindlichkeiten, d.h. offene Ausgangsrechnungen, gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen: Basiszahlungen, Raten, Netto 30 usw.

In unserem Unternehmensszenario bearbeitet Maria, die Buchhalterin bei OEC Computers, jeden Nachmittag Eingangszahlungen.

Sie zeigt das Bankkonto des Unternehmens online an, um Eingangszahlungen anzuzeigen, die von Kunden per Überweisung eingegangen sind.

In SAP Business One prüft sie die Kreditkartenkonten (Visa und Master Card), um den Betrag der Kreditkarteneingänge anzuzeigen, die während des Tages an der Verkaufsstelle der Filiale und im Kundenservice-Center ausgestellt wurden.

Anschließend erfasst Frau Neudorf eine Kreditkarteneinzahlung in SAP Business One, um die Zahlungen zu erfassen, die Visa und Master Card auf das Bankkonto des Unternehmens überwiesen haben.

Beachten Sie, dass wir uns in diesem Unternehmensszenario auf den manuellen Zahlungsprozess konzentrieren.

Beachten Sie, dass Sie auch über die Optionen Zahlungsassistent und Kontoauszugsverarbeitung verfügen, mit denen Sie Eingangs- und Ausgangszahlungen automatisch und halbautomatisch anlegen können.

Passen Sie das entsprechende Zahlungsszenario an die Kundenanforderungen und Lokalisierung entsprechend den Entscheidungen an, die zusammen mit dem Debitorenbuchhalter getroffen wurden.

• Es gibt vier Zahlungsmethodenoptionen für Eingangszahlungen. Wir werden uns zunächst die drei Zahlungsmethoden ansehen, die in der Regel einen zweistufigen Prozess haben: Bargeld, Scheck und Kreditkarte.
• Unabhängig von der Zahlungsmethode wird beim Ausstellen einer vollständigen Eingangszahlung die offene Rechnung auf dem Kundenkonto geschlossen.
• Bar-, Scheck- und Kreditkartenzahlungen werden auf ein Verrechnungs- oder temporäres Konto gebucht.
• Beachten Sie, dass in der Lokalisierung USA der Begriff "Verrechnung" verwendet wird. In anderen Lokalisierungen könnte der Begriff "Temporäres Konto" oder "Zwischenkonto" lauten. Die Verrechnungskonten müssen bei der Einrichtung vordefiniert werden.
• Im gezeigten Beispiel sehen wir links eine Eingangszahlung für 105, die die folgende automatische Journalbuchung generiert:
  • Belastung eines Verrechnungskontos - Kassenbestand/Kreditkarte/erhaltene Schecks.
  • Gutschrift auf Kundenkonto.
  • Externe Tools wie das Point-of-Sale-System und die Autorisierung von Kreditkartentransaktionen können in den Standardprozess integriert werden.
• Das System ruft die Konten für Zahlungsmittel und eingegangene Schecks aus dem Fenster Kontenfindung Sachkonten ab.
• Das Kreditkartenkonto wird aus dem Feld Sachkonto im Fenster für die Kreditkartendefinition unter der Bankeinrichtung im Modul Administration abgerufen.
• Auf der rechten Seite sehen wir die zweite Buchung aus einem Einzahlungsbeleg, der verwendet wird, um die Mittel vom Verrechnungskonto auf das Hausbankkonto umzubuchen und das Verrechnungskonto auszugleichen.

Eine weitere Möglichkeit für die Zahlungsmethode ist die Überweisung.

Wenn ein Kunde mit der Überweisungszahlung bezahlt, bedeutet dies, dass die Transaktion KEIN Verrechnungskonto beinhaltet. Der Kunde überweist die Zahlung direkt an Ihre Hausbank.

Hier sehen wir die Belastung auf dem Hausbankkonto und die Gutschrift auf dem Debitorenkonto.

Im mittleren Bereich wählen Sie offene Transaktionen zur Zahlung aus der Tabelle aus, indem Sie das Ankreuzfeld in der Spalte Ausgewählt markieren.

Das System bietet Ihnen Werkzeuge an, um schnell die Art der angezeigten Dokumente zu identifizieren und bei Ihrer Auswahl zu helfen.

Ein Sternchen (*) nach dem Rechnungsdatum zeigt an, dass die Rechnung aktuell fällig ist. Das heißt, das Fälligkeitsdatum der Rechnung ist kleiner oder gleich dem aktuellen Datum.

Der Skontoprozentsatz zeigt den Skontosatz an, der für den Geschäftspartner definiert wurde, abhängig vom Zahlungseingangsdatum und dem Rechnungsdatum. Sie können sie bei Bedarf ändern.

In der Spalte Gesamtzahlung wird der Betrag angezeigt, der auf einer Rechnung aussteht. Das System schlägt den fälligen Saldo als zu zahlenden Betrag vor. Ändern Sie diesen Betrag, wenn die Zahlung nur für einen Teil des Rechnungsbetrags erfolgt.

Die Spalte Belegart gibt den Ursprung jeder Zeile an. Beispiel: IN für Rechnung, CN für Gutschrift und JE für Buchungsbeleg.

Über Formulareinstellungen können Sie das Kennzeichen GP-Referenznummer in der Tabelle anzeigen. Auf diese Weise können Sie die Zahlung beim Ausstellen einer Ausgangszahlung auf der Rechnungsnummer des Lieferanten statt auf Ihrer eigenen internen Belegnummer basieren.

Sie können wählen, ob das System alle Vorgänge in der Tabelle anzeigen soll oder ob Sie die Anzeige auf Rechnungen und Gutschriften einschränken möchten. Die Einstellung, dass standardmäßig alle Transaktionen angezeigt werden, finden Sie in den Belegeinstellungen für Eingangs- und Ausgangszahlungen.

Wenn Sie eine Zahlung dokumentieren möchten, die nicht auf einer Rechnung basiert. Wählen Sie z.B. Vorauszahlung die Option Akontozahlung.

Im dargestellten Beispiel enthält der Fällige Gesamtbetrag die Akontozahlung und den Gesamtzahlungsbetrag der offenen Transaktionen aus der Tabelle.

Nachdem Sie den Zahlungsbetrag ermittelt haben, müssen Sie die Zahlungsmethode angeben. Sie können eine der folgenden Zahlungsmethoden auswählen: Scheck, Überweisung, Kreditkarte oder Bargeld.

In einigen Ländern können Sie auch die Zahlungsmethode Wechsel verwenden.

Wählen Sie das Symbol Zahlungsmethoden, um das Fenster Zahlungsmethoden zu öffnen.

In den meisten Fällen zahlt der Regulierer den Betrag vollständig mit einem Zahlungsmittel. Es ist jedoch möglich, den Betrag auf mehrere Zahlungsmittel aufzuteilen. Das System übernimmt die Angaben zum Zahlungsweg für Eingangszahlungen aus dem Debitorenstammsatz.

Wenn Sie eine Zahlung buchen, stimmt das System die Zahlung mit den ausgewählten Rechnungen ab und schließt die Transaktionen. Wenn die Zahlung als Akontozahlung gebucht wurde, bleiben die Rechnungen und die Zahlung offen. Wenn eine Teilzahlung erfolgt ist, passt das System den fälligen Saldo entsprechend an.

Wenn Sie Bargeld aus Ihrer Kasse oder Schecks aus Ihrer Scheckschublade entnehmen und zu Ihrer Bank bringen, können Sie diese Überweisung über die Einreichungstransaktion buchen.

In dieser Grafik sehen Sie den Prozess für Barzahlungen. Die Eingangszahlung entlastet das Kundenkonto und belastet das Kassenbestandskonto. Bei der Einreichung wird die Bareinzahlung gutgeschrieben und das Bankkonto belastet.

Eine Scheckeinreichung ist ähnlich.

Die Eingangszahlung entlastet das Kundenkonto und belastet das Scheckeingangskonto. Bei der Einreichung wird das Scheckeingangskonto entlastet und das Bankkonto belastet.

SAP Business One unterstützt verschiedene Szenarios zum Stornieren von Zahlungen, Einreichungen und Schecks.

Beispiel:

• Wenn Sie eine falsche Zahlung oder Einzahlung eingeben,
• In Situationen, in denen eine Zahlung storniert wird, oder
• Falls Sie eine Zahlung oder Einreichung stornieren müssen, nachdem der Scheck, der sich auf eine Zahlung bezieht, bereits eingereicht wurde.
• Beachten Sie, dass Sie einen eingereichten Scheck aus einer Einreichung mit mehreren Schecks stornieren können.

Weitere Informationen zum Stornieren von Zahlungen, Einreichungen und Schecks finden Sie in der Online-Hilfe.

Die Arbeit mit Ausgangszahlungen ähnelt Eingangszahlungen, mit der Ausnahme, dass Sie natürlich Geld zahlen, anstatt Geld zu erhalten.

Wenn Sie eine Ausgangszahlung anlegen:

• Es erfolgt eine Sollbuchung auf dem Kreditorenkonto.
• Und eine Gutschrift auf dem Bankkonto

Im Gegensatz zu Eingangszahlungen umfasst der Prozess manueller Ausgangszahlungen in der Regel keinen Ausgleich oder temporäre Konten für Kreditkarten, Schecks und Überweisungen. Stattdessen erfolgt die Habenbuchung direkt auf dem Bankkonto.

Wenn Sie ein Verrechnungs- oder temporäres Konto verwenden möchten, kann im Fenster Zahlungsmethoden im Feld Sachkonto manuell ein Zwischenkonto eingefügt werden. Wenn die Zahlung dann von der Bank gekürzt wird, sollte ein manueller Eintrag angelegt werden, um das Interimskonto zu belasten und das Bankkonto zu entlasten.

Darüber hinaus kann der Zahlungsassistent verwendet werden, um automatisch Zahlungen für ein Verrechnungskonto zu generieren, wenn Sie eines im Fenster Hausbankkonten - Definition definieren. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie im Kurs Zahlungsassistent.

Wenn Sie das System so einstellen möchten, dass Verrechnungskonten automatisch verwendet werden, können Sie die Kontoauszugsverarbeitung verwenden. Diese Funktion kann so eingerichtet werden, dass die Umbuchung zwischen den Verrechnungs- und Bankkonten automatisch gebucht wird.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie mitnehmen sollten:

• Bei Zahlungseingängen mit Bargeld, Scheck und Kreditkarte werden Zahlungen in der Regel auf ein Verrechnungs- oder temporäres Konto gebucht.
• Ein Depotbeleg muss verarbeitet werden, um die Mittel vom Verrechnungskonto auf das Hausbankkonto umzubuchen und das Verrechnungskonto auszugleichen.
• Wenn ein Kunde mit der Zahlungsmethode Überweisung bezahlt, enthält die Transaktion kein Verrechnungskonto. Der Kunde überweist die Zahlung direkt an Ihre Hausbank.
• In einem Zahlungsbeleg zeigt ein Sternchen (*) nach dem Rechnungsdatum an, dass die Rechnung aktuell fällig ist. Das heißt, das Fälligkeitsdatum der Rechnung ist kleiner oder gleich dem aktuellen Datum.
• Bei Ausgangszahlungen umfasst der Prozess in der Regel keine Verrechnungs- oder temporären Konten. Stattdessen erfolgt die Habenbuchung direkt auf dem Bankkonto.
• Wenn Sie ein Verrechnungs- oder temporäres Konto in Ausgangszahlungen verwenden möchten, können Sie dies auf drei Arten tun. Sie können manuell ein Zwischenkonto in das Feld Sachkonto im Fenster Zahlungsmethoden einfügen. Mit dem Zahlungsassistenten können Sie automatisch Zahlungen für ein Verrechnungskonto generieren. Alternativ können Sie die Funktion Kontoauszugsverarbeitung verwenden. 

• Frau Neudorf, Buchhalterin bei OEC Computers, möchte den Prozess zum Anlegen von Zahlungen sowohl von Debitoren als auch von Kreditoren effizienter gestalten. Frau Neudorf möchte monatliche Zahlungen in einem Batch anlegen.
• Sie stellen Maria den Zahlungsassistenten vor und zeigen ihr die Einstellungen, die für die Ausführung des Tools erforderlich sind.

Mit dem Zahlungsassistenten können Sie Ausgangs- und Eingangszahlungen in Batches für Überweisungen, Schecks und Wechsel anlegen. Die Zahlungen werden gemäß Ihren Selektionskriterien und Zahlwegen angelegt.

Der Zahlungsassistent legt Folgendes an:

• Eingehende Überweisungszahlungen und
• Ausgangsschecks und Überweisungszahlungen

Der Zahlungsassistent läuft über Ein- und Ausgangsbelege und Transaktionen, die nicht vollständig bezahlt, gutgeschrieben oder abgestimmt wurden. Die Läufe decken auch Akontozahlungen ab, die nicht bestimmten Transaktionen zugeordnet oder abgestimmt sind.

Wenn es sich bei den angelegten Zahlungen um Zahlungen per Überweisung oder Lastschrifteinzug handelt, legt der Zahlungsassistent Zahlungsdateien im richtigen länderspezifischen Format an.

Es gibt auch eine Option zum Ausstellen eines Zahlungsauftragslaufs, der eine Bankdatei anlegt, keinen Buchungsbeleg anlegt und die Rechnungen offen lässt. Die Rechnungen werden nach Erhalt der Bankbestätigung geschlossen.

Diese Funktion wird von zwei Berichten unterstützt:

• Zahlungsauftragsbericht nach Geschäftspartner und
• Zahlungsauftragsbericht nach Zahllauf

Im Zahlungsassistenten werden Zahlungen gemäß Ihren Selektionskriterien und Zahlwegen angelegt.

Diese Grafik zeigt die Schritte im Zahlungsassistenten.

Zunächst wird jeder Lauf des Zahlungsassistenten durch einen Zahllaufnamen und das Datum des Zahllaufs identifiziert.

Anschließend geben Sie mehrere Selektionskriterien wie folgt an:

• Allgemeine Parameter, z.B. Datum des nächsten geplanten Zahllaufs, Art (ausgehend oder eingehend), Zahlungsmethoden (Scheck oder Überweisung) und die zum Anlegen der Zahlungsbelege verwendete Belegserie.
• Die Geschäftspartner, die das System auf fällige Rechnungen prüft. Einschließlich erweiterter Selektionskriterien.
• Selektionskriterien für die Belege, die das System berücksichtigt, z.B. Datumsbereiche.
• Und schließlich die Zahlwege, die im Zahllauf verwendet werden sollen.

Basierend auf diesen Selektionskriterien legt das System einen Empfehlungsbericht oder eine Liste vorgeschlagener Zahlungen an:

• Sie können die Empfehlungen annehmen oder ablehnen.
• Mit der Drucktaste Manuelle Zeile hinzufügen können Sie einen Zahlungsbeleg oder eine Zahlungsauftragszeile zwischen einem Hausbankkonto und einem Geschäftspartner oder einem Zielkonto anlegen, ohne auf Belege in SAP Business One Bezug zu nehmen.
• Die Drucktaste Nicht berücksichtigte Transaktionen erzeugt eine Liste aller offenen Posten, die nicht in den Zahllauf aufgenommen werden konnten.

Im Schritt Speicheroptionen können Sie Folgendes tun:

• Sichern Sie die Selektionskriterien ohne den Empfehlungsbericht. Diese Option reserviert die ausgewählten offenen Transaktionen für diesen Zahllauf nicht. Sie können die Transaktionen weiterhin entweder über die Eingangs- oder Ausgangszahlungsbelege oder über einen neuen Zahllauf ausgleichen.
• Die zweite Option besteht darin, die Empfehlungen zu sichern und zu einem späteren Zeitpunkt fortzufahren. Dadurch werden die ausgewählten offenen Transaktionen nur für diesen Zahllauf reserviert. Das bedeutet, dass offene Transaktionen, die mit dieser Option gesichert werden, nicht mit den Eingangs- oder Ausgangszahlungsbelegen oder einem neuen Zahllauf ausgeglichen werden können. Um einen empfohlenen Zahlungslauf zu löschen, wählen Sie im ersten Schritt des Zahlungsassistenten den Zahlungslauf aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Abbrechen.
• Es gibt auch eine Option zum Ausstellen eines Zahlungsauftragslaufs, der eine Bankdatei anlegt, keinen Buchungsbeleg anlegt und die Rechnungen offen lässt. Die Rechnungen werden nach Erhalt der Bankbestätigung geschlossen. Wenn Sie die Bankbestätigung erhalten, können Sie den gesicherten Zahllauf laden, die Zahlungen ausführen und die Rechnungen schließen.
• Die vierte Option Zahllauf ausführen führt einfach die Zahlungen aus.
• Und die letzte Option: Zahlungslauf auf Server ausführen ermöglicht es dem Benutzer, eine geplante (verzögerte) Zeit für die Ausführung festzulegen.

Wenn Sie die Zahlungen ausführen, legt das System automatisch die Zahlungsbelege für Ihre akzeptierten Empfehlungen an.

Eine Zahlung konsolidiert in der Regel Rechnungen für einen Geschäftspartner, sofern Sie im Geschäftspartnerstamm nichts anderes angeben. Sie können beispielsweise eine Einzelzahlung wählen, um eine Zahlung für jede Rechnung für diesen Geschäftspartner anzulegen.

Wenn es sich bei den angelegten Zahlungen um Zahlungen per Überweisung oder Lastschrifteinzug handelt, kann der Zahlungsassistent die Zahlungsdatei im länderspezifischen Format anlegen, die an die Bank des Unternehmens gesendet werden soll. Verwenden Sie zum Anlegen oder Anpassen von Dateiformaten den Electronic File Manager (EFM). Dieses Add-on für SAP Business One ist ein grafisches Werkzeug, mit dem Sie Bankdateiformate definieren und ändern können.

Wenn es sich bei den angelegten Zahlungen um Scheckzahlungen handelt, können sie direkt aus dem System gedruckt werden. Nachdem die Schecks gedruckt wurden, ordnet das System die Schecknummern zu. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, verwenden Sie die Option Schecknummernbestätigung im Modul Bankenabwicklung, um die zugeordneten Nummern zu bestätigen.

Es ist sehr wichtig, bei der Konfiguration der Bankeneinrichtung im Modul Administration Zahlwege zu definieren. Diese Daten werden standardmäßig in jedem Zahllauf verwendet.

Mit dem Zahlweg steuern Sie den gesamten Zahlungsprozess.

In der Definition eines Zahlwegs legen Sie Folgendes fest:

• Erstens die Art der Zahlung und Zahlungsmethoden: für Ausgangszahlungen: Scheck oder Überweisung, für eingehende: nur Überweisung.
• Zweitens die Hausbank und das Bankkonto, die normalerweise die mit diesem Zahlweg geleistete Zahlung erhalten oder ausstellen sollen. Wenn das Unternehmen mit einer zusätzlichen Hausbank arbeitet, definieren Sie für jede Bank oder Filiale einen Zahlweg.
• Drittens: Validierungsprüfungen, die das System vor der Verwendung dieses Zahlwegs durchführen sollte, sowie Betragsbeschränkungen.
• Und schließlich Buchungen in Bezug auf Interimssachkonten.
• Hinweis: Sie können einen Zahlweg als inaktiv definieren, indem Sie das Ankreuzfeld Aktiv entmarkieren. Diese Methode wird im Zahllauf nicht berücksichtigt.

• Alle in SAP Business One definierten Eingangs-/Ausgangszahlwege werden in den Stammsätzen der Geschäftspartner auf der Registerkarte Zahlungslauf angezeigt.
• Um anzugeben, welche Zahlwege Sie für jeden Geschäftspartner verwenden möchten, markieren Sie das Ankreuzfeld Einschließen für den bevorzugten Zahlweg.
  • Beachten Sie, dass Sie möglicherweise nach rechts blättern müssen, um die Spalte Einschließen anzuzeigen.
• Sie können einen Standardzahlweg festlegen, der neuen Geschäftspartnern auf der Registerkarte GP unter Allgemeine Einstellungen automatisch zugeordnet wird.
• Im Stammsatz können Sie auch einen Zahlweg als Standardzahlweg festlegen, der in allen Belegen für diesen Geschäftspartner verwendet werden soll.
• Aus den Zahlwegen, die in den Geschäftspartnerstammsätzen enthalten sind, wählt das System basierend auf den Einstellungen im Zahllauf automatisch einen aus. Wenn Sie einen bestimmten Zahlweg für eine bestimmte Rechnung verwenden möchten, können Sie den Zahlweg auch direkt in der Rechnung selbst eingeben.
• Hinweis: Um den Zahlungsassistenten verwenden zu können, stellen Sie sicher, dass Sie auch Banken und Hausbankkonten eingerichtet haben:
  • Sie können die Banken, mit denen Ihr Unternehmen arbeitet, im Bankeneinrichtungsbereich im Modul Administration definieren.
  • Sie können in SAP Business One mehrere Filialen oder Konten als Hausbanken definieren. Dies erfolgt im Fenster Hausbankkonten im Bereich Bankeneinrichtung im Modul Administration.
  • Definieren Sie in den Kreditoren-Geschäftspartner-Stammdaten auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen die Bankverbindung des Geschäftspartners. Diese Informationen werden für Zahlungen verwendet, die vom Zahlungsassistenten angelegt wurden.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie mitnehmen sollten:

• Der Zahlungsassistent legt Zahlungen in Batches für eingehende Überweisungszahlungen, Ausgangsschecks und Überweisungszahlungen an.
• Im Zahlungsassistenten gibt es auch eine Option zum Ausstellen eines Zahlungsauftragslaufs, der eine Bankdatei anlegt, keine Journalbuchung anlegt und die Rechnungen offen lässt.
• Mit dem Zahlweg steuern Sie den Prozess des Zahlungsassistenten.
• In den Stammsätzen jedes Geschäftspartners geben Sie an, welche Zahlwege Sie für den Geschäftspartner verwenden möchten, und einen Standardzahlweg, der in allen Belegen für diesen Geschäftspartner verwendet werden soll.