Gestión de pagos

Primero, veamos un proceso de pago manual típico:

Los clientes pagan sus deudas, es decir, las facturas de clientes pendientes, de acuerdo con las condiciones de pago acordadas: Base de efectivo, Plazos, 30 netos, etc.

En nuestro ejemplo empresarial, María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers, se ocupa de los pagos recibidos cada tarde.

Visualiza la cuenta bancaria de la empresa en línea para ver los pagos recibidos de los clientes mediante transferencia bancaria.

En SAP Business One, verifica las cuentas de tarjeta de crédito (Visa y Master Card) para ver el importe de los cobros con tarjeta de crédito emitidos en el punto de venta de la tienda y en el centro de servicio al cliente durante el día.

Luego, María ingresa un depósito de tarjeta de crédito en SAP Business One para registrar los pagos que Visa y Master Card transfirieron a la cuenta bancaria de la empresa.

Tenga en cuenta que en este ejemplo empresarial, nos centramos en el proceso de pagos manuales.

Recuerde que también tiene las opciones Asistente de pago y Procesamiento de extractos bancarios, que le permiten crear pagos recibidos y efectuados de forma automática y semiautomática.

Ajuste el escenario de pago adecuado a las necesidades del cliente y la localización de acuerdo con las decisiones tomadas junto con el contable del cliente.

• Existen cuatro opciones de medios de pago para los pagos recibidos. Primero veremos los tres medios de pago que suelen tener un proceso de dos pasos: efectivo, cheque y tarjeta de crédito.
• Independientemente del medio de pago, cuando emite un pago recibido completo, la factura pendiente en la cuenta del cliente se cierra.
• Los pagos en efectivo, con cheque y con tarjeta de crédito se contabilizan en una cuenta de compensación o temporal.
• Tenga en cuenta que el término "compensación" se utiliza en la localización de EE. UU. En otras localizaciones el término podría ser: "Cuenta temporal" o "Cuenta transitoria". Las cuentas de compensación deben predefinirse durante la configuración.
• En el ejemplo que se muestra, vemos un Pago recibido a la izquierda de 105 que genera el siguiente asiento automático:
  • Debe a una cuenta de compensación: saldo de caja/tarjeta de crédito/cheques recibidos.
  • Haber a cuenta de cliente.
  • Las herramientas externas, como el sistema de punto de venta y la autorización de transacciones de tarjeta de crédito, se pueden integrar en el proceso estándar.
• El sistema recupera el efectivo y las cuentas de cheques recibidos de la ventana Determinación de cuentas de mayor.
• La cuenta de tarjeta de crédito se recupera del campo Cuenta de mayor en la ventana de definición de tarjetas de crédito en la configuración bancaria en el módulo Gestión.
• A la derecha, vemos la segunda contabilización de un documento de depósito utilizada para transferir los fondos de la cuenta de compensación a la cuenta de banco propio y compensar la cuenta de compensación.

Otra opción para los medios de pago es la transferencia bancaria.

Cuando un cliente paga utilizando el pago Transferencia bancaria significa que la transacción NO implica una cuenta de compensación. El cliente transfiere el pago directamente a su banco propio.

Aquí vemos el débito en la cuenta de banco propio y el crédito en la cuenta de cliente.

En el área central, seleccione las operaciones abiertas para el pago de la tabla utilizando la casilla de selección en la columna Seleccionado.

El sistema le ofrece herramientas para identificar rápidamente la naturaleza de los documentos visualizados y para ayudar en su selección.

Un asterisco (*) después de la fecha de factura indica que la factura está vencida actualmente. Es decir, la fecha de vencimiento de la factura es anterior o igual a la fecha actual.

El porcentaje de descuento por pronto pago muestra la tasa de descuento por pronto pago definida para el interlocutor comercial, depende de la fecha del cobro y la fecha de la factura. Puede modificarlo si es necesario.

La columna Pago total muestra el importe pendiente de una factura. El sistema propone el saldo vencido como el importe a pagar. Modifique este importe si el pago es solo para una parte del importe de la factura.

La columna de clase de documento le indica el origen de cada línea. Por ejemplo, IN para factura, CN para abono y JE para asiento.

Mediante Parametrizaciones de formulario, puede optar por visualizar el indicador Número de referencia de IC en la tabla. Esto le permite basar el pago en el número de factura del proveedor en lugar de en su propio número de documento interno cuando emite un pago efectuado.

Puede seleccionar si desea que el sistema muestre todas las transacciones en la tabla o restringir la visualización a facturas y abonos. La parametrización para visualizar todas las transacciones por defecto se encuentra en las parametrizaciones de documento para pagos recibidos y efectuados.

En caso de que desee documentar un pago que no se basa en una factura. Por ejemplo, pago por adelantado, seleccione la opción Pago a cuenta.

En el ejemplo presentado, el Importe total vencido incluye el pago a cuenta y el importe de pago total de las transacciones abiertas de la tabla.

Después de determinar el importe de pago, debe especificar los medios de pago. Puede seleccionar uno de los siguientes medios de pago: Cheque, Transferencia bancaria, Tarjeta de crédito o Efectivo.

En algunos países, también puede utilizar el medio de pago Letra de cambio.

Seleccione el icono Medios de pago para abrir la ventana Medios de pago.

En la mayoría de los casos, el pagador paga el importe en su totalidad utilizando un medio de pago. Sin embargo, es posible dividir el importe entre varios medios de pago. El sistema toma los detalles sobre los medios de pago para los pagos recibidos del registro maestro de clientes.

Cuando contabiliza un pago, el sistema reconcilia el pago con las facturas seleccionadas y cierra las transacciones. Si el pago se contabilizó como un pago a cuenta, las facturas y el pago permanecen abiertos. Si se ha realizado un pago parcial, el sistema ajusta el saldo vencido adecuadamente.

Si saca efectivo de su caja registradora o cheques de su cajón de cheques y los lleva a su banco, puede utilizar la transacción Depósito para contabilizar esta transferencia.

En este gráfico vemos el proceso de pagos en efectivo. El pago recibido abona la cuenta de cliente y debita la cuenta de saldo de caja. Cuando se realiza el depósito, se acredita el depósito en efectivo y se debita la cuenta bancaria.

Un depósito de cheques es similar.

El pago recibido abona la cuenta de cliente y debita la cuenta de cheques recibidos. Cuando se realiza el depósito, la cuenta de cheques recibidos se acredita y la cuenta bancaria se debita.

SAP Business One admite varios escenarios de cancelación de pagos, depósitos y cheques.

Por ejemplo:

• En caso de que introduzca un pago o depósito incorrecto,
• En situaciones en las que se cancela un pago, o
• En caso de que necesite cancelar un pago o depósito después de que el cheque relacionado con un pago ya se haya depositado.
• Tenga en cuenta que puede cancelar un cheque depositado de un depósito con varios cheques.

Para obtener más detalles sobre cómo cancelar pagos, depósitos y cheques, consulte la Ayuda en línea.

Trabajar con pagos efectuados es similar a los pagos recibidos, excepto, por supuesto, que se paga dinero en lugar de recibirlo.

Al crear un pago efectuado:

• Hay un débito en la cuenta del proveedor,
• Y un crédito a la cuenta bancaria

A diferencia de los pagos recibidos, normalmente el proceso de pagos efectuados manuales no implica cuentas de compensación o temporales para tarjetas de crédito, cheques y transferencias bancarias. En su lugar, la contabilización en el Haber se realiza directamente en la cuenta bancaria.

Si desea utilizar una cuenta de compensación o temporal, se puede insertar manualmente una cuenta provisional en el campo Cuenta de mayor de la ventana Medios de pago. Luego, cuando se reduce el pago del banco, se debe crear una entrada manual para debitar la cuenta provisional y acreditar la cuenta bancaria.

Además, el asistente de pago se puede utilizar para generar automáticamente pagos contra una cuenta de compensación si se define una en la ventana Cuentas banco propio: Definición. Consulte el curso Asistente de pago para obtener más información sobre este proceso.

Si desea configurar el sistema para que utilice cuentas de compensación automáticamente, puede utilizar el Procesamiento de extracto bancario. Esta funcionalidad se puede configurar para contabilizar automáticamente la transferencia entre las cuentas bancarias y de compensación.

Estos son algunos puntos clave que hay que eliminar:

• En los pagos recibidos que implican efectivo, cheque y tarjeta de crédito, los pagos normalmente se contabilizan en una cuenta de compensación o temporal.
• Se debe procesar un documento de depósito para transferir los fondos de la cuenta de compensación a la cuenta de banco propio y compensar la cuenta de compensación.
• Cuando un cliente paga utilizando el medio de pago Transferencia bancaria, la transacción no implica una cuenta de compensación. El cliente transfiere el pago directamente a su banco propio.
• En un documento de pago, un asterisco (*) después de la fecha de factura indica que la factura está vencida actualmente. Es decir, la fecha de vencimiento de la factura es anterior o igual a la fecha actual.
• En los pagos efectuados, por lo general, el proceso no implica cuentas de compensación o temporales. En su lugar, la contabilización en el Haber se realiza directamente en la cuenta bancaria.
• Si desea utilizar una cuenta de compensación o temporal en los pagos efectuados, puede hacerlo de tres maneras. Puede insertar manualmente una cuenta provisional en el campo Cuenta de mayor en la ventana Medios de pago. Puede utilizar el asistente de pago para generar automáticamente pagos contra una cuenta de compensación. O puede utilizar la funcionalidad Procesamiento de extractos bancarios. 

• María, la responsable del área de contabilidad de OEC Computers, desea que el proceso de creación de pagos de clientes y proveedores sea más eficiente. María desea crear pagos mensuales en un lote.
• Le presenta a María el Asistente de pago y le muestra las parametrizaciones necesarias para ejecutar la herramienta.

El Asistente de pago le permite crear pagos efectuados y recibidos en lotes para transferencias bancarias, cheques y letras de cambio. Los pagos se crean de acuerdo con sus criterios de selección y vías de pago.

El asistente de pago crea:

• Pagos de transferencias bancarias entrantes y
• Cheques emitidos y pagos por transferencia bancaria

El asistente de pago se ejecuta sobre transacciones y documentos de proveedores y clientes que no se pagaron por completo, se acreditaron ni se reconciliaron. Las ejecuciones también cubren pagos a cuenta que no están imputados o reconciliados en transacciones específicas.

Si los pagos creados son pagos por transferencia bancaria o pagos por débito directo, el asistente de pago crea ficheros de pago en el formato específico de país correcto.

También existe una opción para emitir una Ejecución de orden de pago que crea un archivo bancario, no crea ningún asiento contable y deja las facturas abiertas. Las facturas se cerrarán después de obtener la confirmación del banco.

Esta función es compatible con 2 informes:

• Informe de órdenes de pago por interlocutor comercial y
• Informe de órdenes de pago por ejecución de pago

En el Asistente de pago, los pagos se crean de acuerdo con sus criterios de selección y métodos de pago.

Este gráfico muestra los pasos del asistente de pago.

Primero, cada ejecución del asistente de pago se identifica por un nombre de ejecución de pago y la fecha de la ejecución de pago.

A continuación, especifique varios criterios de selección de la siguiente manera:

• Parámetros generales, como la fecha de la siguiente ejecución de pago planificada, el tipo (saliente o entrante), el medio de pago (cheque o transferencia bancaria) y la serie de documentos utilizada para crear los documentos de pago.
• Los socios comerciales que el sistema verifica para ver las facturas vencidas. Incluidos los criterios de selección ampliados.
• Criterios de selección para los documentos que incluye el sistema, como intervalos de fechas.
• Y, por último, las vías de pago que se deben utilizar en la ejecución de pago.

En función de estos criterios de selección, el sistema crea un informe de recomendación o una lista de pagos sugeridos:

• Puede aceptar o rechazar las recomendaciones.
• Con el botón Añadir línea manual, puede crear un documento de pago o una línea de orden de pago entre una cuenta de banco propio y un interlocutor comercial o una cuenta de destino sin hacer referencia a ningún documento en SAP Business One.
• El botón Transacciones no incluidas crea una lista de todas las partidas abiertas que no se pudieron incluir en la ejecución de pago.

En el paso Guardar opciones, puede:

• Grabe los criterios de selección sin el informe de recomendación. Esta opción no reserva las transacciones abiertas seleccionadas para esta ejecución de pago. Aún puede compensar las transacciones utilizando los documentos de pagos recibidos o efectuados o mediante una nueva ejecución de pago.
• La segunda opción es guardar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior. Esto reserva las transacciones abiertas seleccionadas solo para esta ejecución de pago, lo que significa que las transacciones abiertas guardadas con esta opción no se pueden compensar mediante los documentos de pagos recibidos o efectuados o una nueva ejecución de pago. Para borrar una ejecución de pago recomendada, en el primer paso del asistente de pago, seleccione la ejecución de pago, haga clic con el botón derecho y seleccione Cancelar.
• También existe una opción para emitir una Ejecución de orden de pago que crea un archivo bancario, no crea ningún asiento contable y deja las facturas abiertas. Las facturas se cerrarán después de obtener la confirmación del banco. Al obtener la confirmación del banco, puede cargar la ejecución de pago grabada, ejecutar los pagos y cerrar las facturas.
• La segunda opción, Ejecutar ejecución de pago, simplemente ejecuta los pagos.
• Y la última opción: Ejecutar ejecución de pago en el servidor, permite al usuario fijar un tiempo programado (retrasado) para la ejecución.

Cuando ejecuta los pagos, el sistema crea automáticamente los documentos de pago para sus recomendaciones aceptadas.

Un pago normalmente consolida facturas para un interlocutor comercial, a menos que se especifique lo contrario en el maestro de interlocutores comerciales. Por ejemplo, puede seleccionar un pago único para crear un pago para cada factura para ese socio de negocios.

Si los pagos creados son pagos por transferencia bancaria o pagos por débito directo, el asistente de pago puede crear el fichero de pago en el formato específico del país que se enviará al banco de la empresa. Para crear o adaptar formatos de archivo, utilice Electronic File Manager (EFM). Este add-on de SAP Business One es una herramienta gráfica que le permite definir y modificar formatos de ficheros bancarios.

Si los pagos creados son pagos con cheque, se pueden imprimir directamente desde el sistema. Después de imprimir los cheques, el sistema asigna los números de cheque. Una vez finalizado el proceso, utilice la opción Confirmación de número de cheque en el módulo Gestión de bancos para confirmar los números asignados.

Es muy importante definir métodos de pago al configurar la gestión de bancos en el módulo Gestión. Estos datos se utilizan por defecto en cada ejecución de pago.

Con la vía de pago, se controla todo el proceso de pago.

En la definición de una vía de pago, defina lo siguiente:

• En primer lugar, el tipo de pago y el medio de pago: para pagos efectuados: cheque o transferencia bancaria, para entrada: solo transferencia bancaria.
• En segundo lugar, el banco propio y la cuenta bancaria que normalmente deben recibir o emitir el pago realizado con esta vía de pago. Si la empresa trabaja con un banco propio adicional, defina una vía de pago para cada banco o sucursal.
• En tercer lugar, las verificaciones de validación que el sistema debe realizar antes de utilizar esta vía de pago, así como las restricciones de importe.
• Y, por último, las contabilizaciones en relación con las cuentas provisionales de mayor.
• Nota: Puede definir una vía de pago como inactiva desmarcando la casilla Activo. Este método no se incluirá en la ejecución de pago.

• Todas las vías de pagos recibidos/efectuados definidas en SAP Business One aparecen en los registros maestros de los interlocutores comerciales, en la ficha Ejecución de pago.
• Para especificar qué métodos de pago desea utilizar con cada interlocutor comercial, seleccione la casilla Incluir para el método de pago preferido.
  • Tenga en cuenta que es posible que deba desplazarse hacia la derecha para ver la columna Incluir.
• Puede fijar un método de pago por defecto que se asignará automáticamente a los nuevos interlocutores comerciales en la ficha IC en Parametrizaciones generales.
• En el registro maestro, también puede fijar una vía como la vía de pago por defecto que se utilizará en todos los documentos para este interlocutor comercial.
• A partir de las vías de pago incluidas en los registros maestros de interlocutores comerciales, el sistema selecciona automáticamente una, en función de las parametrizaciones de la ejecución de pago. Si desea utilizar una vía de pago específica para una determinada factura, también puede introducir directamente la vía de pago en la propia factura.
• Nota: Para utilizar el asistente de pago, asegúrese de haber configurado también bancos y cuentas de banco propio:
  • Puede definir los bancos con los que trabaja su empresa en el área de configuración de la gestión de bancos en el módulo Gestión.
  • Puede definir más de una sucursal o cuenta como banco propio en SAP Business One. Esto se realiza en la ventana Cuentas de bancos propios en el área de configuración de la gestión de bancos en el módulo Gestión.
  • En los datos maestros del interlocutor comercial del proveedor, en la ficha Condiciones de pago, defina los detalles bancarios del interlocutor comercial. Esta información se utilizará para los pagos creados por el asistente de pago.

Estos son algunos puntos clave que hay que eliminar:

• El Asistente de pago crea pagos en lotes para pagos de transferencias bancarias entrantes, cheques emitidos y pagos por transferencia bancaria.
• En el Asistente de pago también existe una opción para emitir una Ejecución de orden de pago que crea un fichero bancario, no crea ningún asiento y deja las facturas abiertas.
• Con la vía de pago, se controla el proceso del asistente de pago.
• En los registros maestros de cada interlocutor comercial, especifique las vías de pago que desea utilizar para el interlocutor comercial y una vía de pago por defecto que se utilizará en todos los documentos para este interlocutor comercial.