À l'aide d'une écriture préenregistrée

• Vous implémentez SAP Business One chez un nouveau client.
• Vous aidez le comptable à implémenter sa procédure de travail dans SAP Business One.
• Le comptable lui demande comment sauvegarder une version préliminaire d'une écriture au journal. Elle saisit une très longue écriture au journal de charges salariales chaque mois et souhaite pouvoir sauvegarder et fermer l'entrée à tout moment. Elle souhaite la rouvrir ultérieurement pour ajouter d'autres données avant de les comptabiliser dans le fichier d'écritures au journal permanent.
• Vous lui montrez l'écriture préenregistrée.

• Examinons un autre exemple d'utilisation des pièces préenregistrées.
• Un stagiaire aide le comptable à enregistrer des écritures au journal manuelles dans le système de comptabilité.
• La comptable vous dit qu'elle apprécie vraiment l'aide, mais qu'elle veut pouvoir vérifier les écritures au journal que l'étudiant saisit avant qu'elles ne soient enregistrées définitivement dans le fichier des écritures au journal.
• Vous informez le comptable de la possibilité d'utiliser des pièces préenregistrées.

SAP Business One propose une procédure en deux étapes pour la création d'écritures au journal. Vous pouvez d'abord créer les écritures au journal sous forme de versions préliminaires, les corriger et les comptabiliser ultérieurement :

• Un utilisateur crée des écritures dans une écriture préenregistrée. L'écriture préenregistrée est essentiellement un dossier permettant de stocker plusieurs versions préliminaires d'écritures au journal.

  Vous pouvez sauvegarder des écritures au journal non soldées dans une écriture préenregistrée tant que l'écriture préenregistrée est en mode brouillon.

  Cela est utile lorsque vous avez des entrées avec de nombreuses lignes que vous voulez sauvegarder pendant le processus, avant que l'écriture au journal ne soit complète et équilibrée.

• Étant donné que les écritures au journal manuelles ne sont pas incluses dans le processus d'approbation, vous pouvez utiliser le processus d'écriture préenregistrée pour permettre à un autre utilisateur de vérifier et de traiter les écritures au journal.
• Vous pouvez modifier les pièces préenregistrées tant qu'elles n'ont pas été comptabilisées. Vous pouvez accéder à la pièce préenregistrée, apporter les corrections nécessaires et enregistrer la pièce préenregistrée.
• Vous pouvez supprimer une écriture préenregistrée ou une écriture d'une écriture préenregistrée, tant qu'elles n'ont pas été comptabilisées.
• Pour commencer à utiliser des pièces préenregistrées, sélectionnez Gestion financière → Écritures préenregistrées.

La fenêtre Pièce préenregistrée comporte deux zones : la table supérieure est une liste d'écritures préenregistrées. Lorsque vous sélectionnez un enregistrement d'écriture préenregistrée dans la table supérieure, la table inférieure répertorie les entrées de l'écriture préenregistrée en surbrillance.

Pour ajouter un nouveau chèque-cadeau :

Étape 1 - Sélectionnez Ajouter une écriture au journal à une nouvelle écriture comptable pour ouvrir la fenêtre Écriture au journal préenregistrée.

Étape 2 - Saisissez des données et sélectionnez Ajouter au chèque-cadeau. Si l'entrée n'est pas encore soldée, le système affiche un avertissement. Cependant, vous pouvez toujours ajouter l'entrée à l'écriture préenregistrée.

N'oubliez pas de mettre à jour la fenêtre Pièce préenregistrée après avoir ajouté des données.

Étape 3 - Pour ajouter une nouvelle entrée au même chèque-cadeau, sélectionnez Ajouter entrée au chèque-cadeau existant. Vous pouvez ajouter de nombreuses entrées au même chèque-cadeau de cette façon.

Étape 4 - Lorsqu'il est temps d'enregistrer l'écriture préenregistrée, assurez-vous que toutes les entrées sont soldées et sélectionnez Enregistrer pièce préenregistrée.

Le statut de l'entrée comptabilisée ou de la pièce préenregistrée est Clôturé. Cochez la case Non soldé uniquement pour afficher uniquement les postes non soldés.

Après avoir créé des écritures dans une écriture préenregistrée, vous disposez de deux options pour les comptabiliser dans le fichier des écritures au journal :

• Dans la fenêtre Pièce préenregistrée. Ou,
• À partir de l' état pièce préenregistrée. Accédez à Comptabilité financière → État pièce préenregistrée.

L' état pièce préenregistrée affiche les pièces préenregistrées en fonction des critères sélectionnés.

La colonne N° groupe affiche le numéro de l'écriture préenregistrée et l'écriture spécifique dans l'écriture préenregistrée.

À partir de la liste des pièces préenregistrées, vous pouvez vérifier et mettre à jour les détails d'une écriture préenregistrée à l'aide de la flèche de liaison.

Vous pouvez indiquer un certain numéro d'opération au journal à partir d'un document préenregistré et enregistrer uniquement cette entrée. Cette action laissera le statut de l'écriture préenregistrée en cours et l'entrée pertinente clôturée. Vous pouvez ensuite comptabiliser les autres entrées.

Remarque ! L'option de comptabilisation des écritures sélectionnées à partir d'une écriture préenregistrée est disponible à partir de cet état et non dans la fenêtre Pièce préenregistrée.

• Vous utilisez des écritures préenregistrées lorsque vous avez besoin d'une procédure en deux étapes pour créer des écritures au journal et pour créer d'abord les écritures au journal en tant que versions préliminaires, les corriger et les comptabiliser ultérieurement.
• Dans l' état pièce préenregistrée, vous pouvez enregistrer des entrées sélectionnées à partir d'une écriture préenregistrée.