Comptabilisation d'écriture au journal manuelle

Vous implémentez SAP Business One sur un nouveau site client.

Le comptable de la société souhaite saisir les transactions manuellement pour les petites dépenses. Elle vous demande comment enregistrer ces transactions dans le système.

Vous lui montrez les écritures au journal manuelles.

Dans SAP Business One, une écriture au journal est automatiquement comptabilisée à partir de nombreux documents, tels que des factures client et fournisseur.

En outre, vous pouvez comptabiliser manuellement une écriture au journal directement sur un compte général ou sur un compte auxiliaire de partenaire.

Toutes les écritures au journal sont comptabilisées dans un fichier dans SAP Business One : le fichier Écritures au journal.

Vous pouvez définir différentes valeurs par défaut pour les écritures au journal.

Vous pouvez également modifier certaines options de pièce pour une écriture au journal individuelle.

Toutes les écritures au journal font référence au type et au numéro du document d'origine car les écritures au journal sont souvent créées automatiquement à partir d'un autre document.

Par exemple, IN est utilisé pour les factures clients.

Les pièces d'origine des écritures au journal manuelles sont les écritures au journal elles-mêmes. Pour cette raison, ils se réfèrent à eux-mêmes et sont de type Écriture au journal (qui est standard pour l'écriture au journal).

La plupart des écritures au journal font référence à d'autres types de pièces (par exemple PU pour les factures fournisseurs).

La fenêtre Écriture au journal se trouve dans le module Comptabilité financière.

La fenêtre de saisie des écritures au journal est divisée en trois zones : données d'en-tête de pièce, mode de traitement développé pour un poste et table des postes.

Vous pouvez afficher ou masquer le mode de traitement développé. Le mode fait toujours référence à la ligne actuellement sélectionnée et affiche toutes les zones de poste pour que vous saisissiez les données pertinentes.

À l'aide des Options formulaire, vous pouvez définir les colonnes à afficher dans la table des postes individuels.

Notez que vous pouvez également importer des lignes d'écritures au journal à partir d'Excel en cliquant sur le bouton Importer d'Excel.

Pour en savoir plus, reportez-vous au cours Importer d'Excel.

Vous pouvez saisir plusieurs lignes avec des montants au débit ou au crédit. Dans chaque ligne que vous ajoutez, SAP Business One recommandera un montant de solde que vous pouvez mettre à jour.

Lorsque vous saisissez des écritures au journal manuelles, dans chaque ligne, positionnez le curseur dans la zone Compte général/Code partenaire et appuyez sur la touche de tabulation pour afficher la liste des comptes ou sur CTRL + Tab pour afficher la liste des données de base des partenaires. Vous pouvez également utiliser le menu contextuel pour ouvrir la liste des comptes ou la liste des partenaires.

Notez que vous pouvez rechercher un compte ou un partenaire à l'aide de la zone Compte général/Nom du partenaire.

Si vous connaissez le premier caractère du code ou du nom du client, indiquez-le, suivi d'un astérisque. Appuyez ensuite sur CTL + Tab pour générer une liste de tous les codes clients commençant par ce caractère.

Si vous connaissez un code ou un nom de client partiel, placez d'abord un astérisque (*), puis le code ou le nom partiel. Appuyez ensuite sur CTL + Tab pour afficher une liste de tous les enregistrements contenant la chaîne que vous avez saisie.

Il en va de même pour un compte, mais en appuyant sur Tab pour afficher la liste des comptes.

• Les utilisateurs peuvent faire des erreurs de saisie. Par conséquent, l'écriture au journal créée peut contenir des informations incorrectes. Pour fournir un audit de la correction, l'utilisateur doit d'abord contre-passer l'écriture au journal par erreur, puis capturer le document correctement.
• Pour annuler une écriture manuelle, sélectionnez Annuler dans le menu Données ou directement dans le menu contextuel de l'écriture au journal.
• Vous pouvez indiquer si des transactions d'annulation sont effectuées :
  • En tant que transactions de contre-passation standard, ou
  • Comme contre-passation de transactions avec des montants négatifs
• La méthode que vous sélectionnez détermine également l'écriture au journal d'annulation automatique créée pour les documents commerciaux annulés.

• La transaction de contre-passation standard entraîne la comptabilisation du débit erroné en tant que crédit et le crédit erroné comme débit. Cela corrige le solde des comptes. Cependant, la contre-passation standard entraîne une augmentation supplémentaire des totaux au débit et au crédit, ce qui peut induire en erreur.
• Sur le côté gauche de l'image, vous pouvez voir un exemple d'écriture au journal avec erreur et l'écriture de contre-passation correspondante. À droite, vous pouvez voir l'effet de l'écriture d'annulation sur le solde du compte A. Le solde total est rapproché mais le côté débit n'a pas été affecté et le côté crédit est augmenté.

L'annulation de la transaction avec des montants négatifs entraîne la comptabilisation du débit erroné en tant que débit négatif et du crédit erroné en tant que crédit négatif. Cela corrige non seulement le solde des comptes, mais aussi les totaux. Comme vous pouvez le voir sur l'image dans la table de situation du compte.

Le pays détermine si des contre-passations de transaction standard ou des contre-passations de transaction avec des montants négatifs sont nécessaires.

Vous pouvez définir le type d'annulation utilisé dans la fenêtre Détails entreprise dans la zone de menu Initialisation système du module Administration. Dans l'onglet Initialis. de base, vous pouvez sélectionner la zone Autoriser montants négatifs pour écriture de contre-passation pour activer la transaction de contre-passation avec des montants négatifs. Sinon, le système utilisera la transaction de contre-passation standard.

Cette option est pertinente pour les deux options automatiques (par ex. facture client) et les écritures au journal manuelles.

Lorsque vous saisissez une écriture au journal manuelle, vous pouvez cocher la case Contre-passer. Cela vous permet de créer une transaction d'annulation pour l'écriture au journal actuelle et de définir la date à laquelle la transaction d'annulation doit être créée.

Exemple d'utilisation de cette option : dans les cas où la société doit émettre un reporting périodique et avoir des reports de produits.

Lorsque la date de contre-passation de la transaction arrive, la fenêtre Contre-passation apparaît lors de la connexion.

Vous pouvez également ouvrir la fenêtre Contre-passation de transactions à partir du module Comptabilité financière.

Vous exécutez la transaction d'annulation en cliquant sur le bouton Exécuter.

Par conséquent, une nouvelle transaction est créée. La zone Remarques de cette transaction affiche le texte (Annulation) et le numéro de la transaction d'origine. L'option Annuler est désactivée.

Dans la transaction d'origine, l'option Annuler n'est pas visible et le mot Annulé indique que la transaction a été annulée.

Remarque !

Les contre-passations de transaction ne peuvent être comptabilisées que si la date de contre-passation est déjà arrivée, et

Vous ne pouvez contre-passer chaque écriture au journal qu'une seule fois.

Voici quelques points à retenir :

• Toutes les écritures au journal sont comptabilisées dans le fichier Écritures au journal. Y compris les écritures au journal automatiques comptabilisées à partir de documents, tels que les factures client et fournisseur, et les écritures au journal comptabilisées manuellement.
• Lorsque vous saisissez des écritures au journal manuelles, dans la zone Compte général/Code partenaire, appuyez sur la touche Tabulation pour afficher la liste des comptes. Ou CTL + Tab pour afficher la liste des données de base des partenaires. N'oubliez pas que vous pouvez également saisir la liste des comptes ou des partenaires à partir du menu contextuel.
• Selon les normes de votre pays, vous pouvez indiquer si les transactions de contre-passation sont exécutées en tant que transactions de contre-passation standard ou en tant que transactions de contre-passation avec des montants négatifs.
• La contre-passation planifiée est effectuée en saisissant une date future pour l'annulation dans l'écriture au journal. La transaction d'annulation peut être définie pour être demandée automatiquement.