Découverte des notions de base financières

Imaginez que vous implémentiez SAP Business One chez un nouveau client, OEC Computers. Votre contact principal est la comptable d'OEC Computers, Marie.

Marie est très intéressée par l'implémentation et vous demande comment SAP Business One gère le processus de comptabilité financière.

Elle veut s'assurer qu'elle comprend la vue d'ensemble afin de pouvoir présenter les résultats commerciaux aux propriétaires de l'entreprise à chaque période.

Discutons de quelques bases financières.

Chaque transaction commerciale est enregistrée dans les livres de la société.

Cela vous permet de :

• Pour gérer efficacement votre société avec la possibilité de produire des rapports financiers.
• Pour déclarer les transactions commerciales aux autorités.

Chaque transaction commerciale se traduit par un échange de valeur :

Un compte donné augmente en valeur et un autre diminue la valeur, ce qui se traduit par l'enregistrement d'écritures soldées côté débit et côté crédit.

Dans d'autres cours, nous avons découvert les documents du processus de vente et leurs conséquences sur la comptabilité.

Pour revoir ce processus, essayons de répondre à la question suivante :

Dans un processus de vente standard, quels documents affectent le système comptable ?

Il s'agit des documents du processus de vente qui créent des écritures au journal automatiques et affectent donc le système comptable : la livraison, la facture client, l'encaissement (et éventuellement la remise en banque). Notez que la livraison crée une écriture comptable uniquement si vous utilisez l'inventaire permanent.

Dans SAP Business One, une écriture au journal est automatiquement enregistrée pour de nombreux documents au cours des processus de vente, d'achat et de gestion des stocks.

Supposons maintenant un instant que nous sommes dans un système d'inventaire non permanent afin de garder notre exemple simple. Dans ce cas, dans notre exemple de processus de vente, la facture client crée automatiquement l'écriture au journal suivante :

• Il existe un débit sur le compte client pour le prix total de la vente.
• Il existe un crédit sur le compte de taxes pour la taxe sur les ventes et un crédit sur le compte de produits pour le prix de vente (hors taxe).

Vous avez la possibilité de fractionner l'écriture au journal par lignes de pièce. Autrement dit, les lignes avec les mêmes comptes généraux ne sont pas regroupées dans l'écriture au journal créée. Une ligne d'une écriture au journal est liée à une ligne du document commercial.

Pour activer cette option, dans la fenêtre Paramétrage des documents, sous l'onglet Général, sélectionnez l'option Fractionner dans la zone Fractionner écriture au journal par lignes de document.

Concentrons-nous sur le côté débit. Chaque transaction enregistrée pour le client affecte le solde du compte client. Examinons le compte client plus en détail.

Il s'agit d'un exemple de compte client.

Le solde du compte représente l'écart entre le total des transactions au débit et le total des transactions au crédit enregistrées pour ce compte.

La synthèse de la transaction ou le solde d'un compte général ou d'un partenaire donné est l'information initiale que le système comptable peut fournir sur l'entreprise.

Dans le graphique, nous voyons que le total des débits est supérieur au total des crédits, de sorte que le compte a un solde débiteur.

Auparavant, nous avons mentionné que dans chaque écriture au journal, un compte augmente en valeur et qu'un autre diminue en valeur, ce qui entraîne l'enregistrement d'écritures au débit et au crédit de rapprochement.

L'effet sur le solde du compte serait le suivant :

• Les comptes d'actif, de charges et de dessins sont généralement débiteurs.
• Les comptes de passif, de produit et de capital (capitaux propres) sont généralement créditeurs.

Vous pouvez voir ici le solde type des différents types de comptes.

Par exemple, examinons l'échange de valeurs pour l'actif et le passif.

Pour les immobilisations :

• Les mouvements au débit augmentent toujours la valeur de l'immobilisation.
• Les transactions au crédit diminuent toujours la valeur de l'immobilisation.

Pour les dettes :

• Les opérations au crédit augmentent toujours le passif.
• Les opérations au débit diminuent toujours le passif.

Nous aborderons les différents types de compte dans un autre cours.

Dans une facture client type, quel est l'effet des montants au débit et au crédit sur les soldes des comptes concernés ?

Encore une fois, nous ferons quelques hypothèses pour garder l'exemple simple : supposons que le client est exonéré de taxe et qu'il s'agit d'un système d'inventaire non permanent.

La réponse est que les deux comptes augmentent leurs valeurs.

Le compte client est considéré comme un actif, de sorte que tout débit sur ce compte augmente la valeur du compte.

Un crédit sur le compte de produits, comme nous l'avons vu sur la diapositive précédente, augmente la valeur du compte.

Notez que vous pouvez afficher un aperçu de l'écriture au journal correspondante et des comptes concernés avant d'ajouter un document qui génère une écriture au journal. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Aperçu écriture journal dans la barre d'outils ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document et sélectionnez l'option Aperçu écriture journal.

Voici quelques points à retenir :

• Le solde du compte représente l'écart entre le total des transactions au débit et le total des transactions au crédit enregistrées pour ce compte.
• Dans chaque écriture au journal, un compte donné augmente en valeur et un autre diminue en valeur, ainsi que le solde au débit et au crédit.
• Les comptes d'actif, de charges et de dessins sont généralement débiteurs.
• Les comptes de passif, de produit et de capital (capitaux propres) sont généralement créditeurs.