Exploration des écritures au journal automatiques dans SAP Business One

Imaginez que vous implémentiez SAP Business One chez un nouveau client, OEC Computers. Votre contact principal est la comptable d'OEC Computers, Marie.

Marie est très intéressée par l'implémentation et vous demande comment SAP Business One gère le processus de comptabilité financière.

Elle veut s'assurer qu'elle comprend la vue d'ensemble afin de pouvoir présenter les résultats commerciaux aux propriétaires de l'entreprise à chaque période.

Examinons les options financières nécessaires et la manière dont elles affectent les écritures au journal qui sont automatiquement comptabilisées par les pièces.

Dans les écritures au journal qui sont automatiquement comptabilisées par des documents dans SAP Business One, comment le système identifie-t-il les comptes à utiliser ?

Le système sait quels comptes utiliser car lorsque vous initialisez SAP Business One, vous définissez des comptes généraux par défaut liés à un processus de gestion spécifique dans la fenêtre Liens comptables.

Dans cette fenêtre, vous définissez également des comptes collectifs qui relient les comptes auxiliaires des partenaires au grand livre.

Examinons d'abord la manière dont les comptes sont déterminés pour les postes utilisés dans les processus de gestion.

Comme nous l'avons mentionné, lorsque vous implémentez SAP Business One pour la première fois, vous définissez les comptes généraux par défaut à utiliser lorsque des transactions sont créées au cours des différents processus de gestion, tels que les ventes, les achats et les stocks.

Ces comptes par défaut sont définis dans la fenêtre Liens comptables sous le module Administration --> Définition -- > Comptabilité financière.

Lorsque des articles sont utilisés dans les transactions, il existe deux options pour la détermination des comptes :

• Dans la solution traditionnelle, le système recherche les comptes par défaut en fonction de la détermination des comptes définie dans les données de base article.
• Vous pouvez également utiliser la solution étendue pour la détermination des comptes.
• La solution étendue fournit une matrice centralisée pour déterminer les règles d'affectation des comptes généraux dans les écritures au journal en fonction d'une liste de critères (clôturée) prédéfinie.
• Les deux options sont basées sur la fenêtre Liens comptables.
• Nous aborderons ces options dans le chapitre ŸComptes généraux par défaut.
• Remarque ! Il est très important de vous assurer de prendre les décisions relatives à la détermination des comptes généraux avec le comptable du client.

Dans la fenêtre Liens comptables, vous définissez également les Comptes collectifs clients pour le processus Ventes et la Comptabilité fournisseurs pour le processus Achats.

Un compte collectif relie les comptes auxiliaires du partenaire au grand livre.

Vous devez définir un compte général comme compte collectif dans le plan comptable.

Chaque fois que vous comptabilisez une pièce pour un partenaire, le système enregistre automatiquement l'écriture au journal dans :

• Le solde du compte des données de base du partenaire et
• Le solde du compte collectif.
• Vous ne pouvez pas comptabiliser d'écritures au journal directement sur un compte collectif.

Dans une facture client, par exemple, lorsque le client est débité, le compte client est également débité.

Cette écriture au journal apparaît maintenant dans les deux soldes de comptes (le compte client et le compte collectif).

Notez que les soldes des données de base du partenaire n'apparaissent pas dans le plan comptable. Seuls les comptes collectifs clients et fournisseurs apparaissent.

Les comptes collectifs clients et fournisseurs cumulent les transactions des clients et des fournisseurs dans leurs soldes.

Par conséquent, le plan comptable présente l'état financier complet de la société.

Les états financiers offrent également une vue d'ensemble. Par exemple, le bilan contient les comptes clients et fournisseurs.

Nous avons appris comment le système « sait » quels comptes utiliser dans les écritures au journal automatiques.

Pour ce faire, utilisez les valeurs définies dans la fenêtre Liens comptables.

Mais comment le système "connaît-il" la valeur à créditer et à débiter dans ces écritures au journal automatiques ? Par exemple, dans une écriture au journal automatique créée par une facture client ?

Voici un scénario courant de définition des prix dans SAP Business One au cours du processus de vente :

Remarque ! Dans les diapositives suivantes, nous supposons qu'aucun prix spécial ni aucune remise n'a été défini(e) pour les articles et les partenaires concernés.

Notre client Star Trek Computers demande une offre sur 4 lecteurs multimédia portables.

Jean crée une offre de vente. Elle sélectionne le client, puis l'article. Le prix unitaire apparaît dans l'offre. Comment ?

• Les Données de base article incluent 3 prix facultatifs pour cet article. Chacune d'elles est représentée dans une liste de prix différente.
• Star Trek Computers étant un client revendeur, sa liste de prix par défaut, telle que définie dans son enregistrement de données de base, est la liste de prix du revendeur.
• Par conséquent, dans l'offre de vente, le prix unitaire pour un lecteur multimédia portable est 110, le prix de la liste de prix des revendeurs.

Le commercial Jean saisit une quantité de 4. La valeur totale de l'offre est de 440 (en supposant qu'il n'existe aucun poste supplémentaire dans l'offre et qu'aucun montant de remise, de fret ou de taxe n'est ajouté).

Star Trek Computers envoie par e-mail une commande client basée sur l'offre de vente.

Dans SAP Business One, Jean copie l'offre de vente dans une commande client.

2 jours plus tard, Joe, le responsable magasin, envoie le camion de la société avec les livraisons hebdomadaires, y compris 4 lecteurs multimédia portables pour Star Trek Computers.

Plus tard dans la journée, le comptable copie la livraison dans une facture client.

Étant donné qu'aucune modification n'a été apportée au prix lors du processus de copie, la valeur totale de la facture est de 440 et il s'agit des montants au crédit et au débit dans l'écriture au journal automatique créée par la facture client.

Dans le processus d'achat, un scénario commun de définition des prix serait le suivant :

Joe, le responsable magasin, émet une commande d'achat de 10 lecteurs multimédia portables. Il sélectionne le fournisseur Coconut Devices, puis l'article - lecteur multimédia portable. Le prix unitaire apparaît dans le bon de commande. Comment ?

• Comme Coconut Devices est un fournisseur, sa liste de prix par défaut, telle que définie dans son enregistrement de données de base, est Liste de prix d'achat.
• Par conséquent, dans la commande d'achat, le prix unitaire du lecteur multimédia portable est 100, le prix de la liste de prix d'achat pour les données de base article du lecteur multimédia portable.

Joe saisit une quantité de 10. La valeur totale de la commande d'achat est de 1 000 (en supposant qu'il n'y ait pas de postes supplémentaires dans la commande d'achat et qu'aucun montant de remise, de frais de transport ou de TVA ne soit ajouté).

Joe envoie la commande d'achat au fournisseur par e-mail.

Quelques jours plus tard, Joe reçoit une livraison comprenant 10 lecteurs multimédia portables de Coconut Devices.

Dans SAP Business One, il copie la commande fournisseur dans une réception sur commande d'achat.

Une semaine plus tard, la facture de Coconut Devices arrive par courrier et le comptable copie la réception sur commande d'achat dans une facture fournisseur.

Étant donné qu'aucune modification n'a été apportée au prix lors du processus de copie, la valeur totale de la facture fournisseur est de 1 000 et il s'agit des montants au crédit et au débit dans l'écriture au journal automatique créée par la facture fournisseur.

Revenons à la réception de marchandises que Joe a saisie en fonction de la livraison qu'il a reçue du fournisseur.

En supposant que l'entreprise exécute un inventaire permanent, la valeur du coût de l'article est calculée automatiquement dans chaque transaction de stock.

Vous trouverez plus de détails sur l'inventaire permanent dans un cours distinct.

Lorsque Joe a saisi la réception sur commande d'achat dans SAP Business One, la valeur de la liste de prix d'achat (100 par unité) a affecté le prix unitaire dans la réception sur commande d'achat ainsi que la valeur du coût de l'article.

La valeur du coût de l'article est calculée automatiquement, en arrière-plan, en fonction de la méthode de valorisation sélectionnée pour l'article (moyenne mobile, FIFO ou standard). Cet article particulier a été défini comme moyenne mobile. Par conséquent, en fonction du nombre total d'articles en stock et des prix d'achat précédemment payés, la valeur du coût de l'article calculée après la réception sur commande d'achat était de 90.

Joe a saisi une quantité de 10 lecteurs multimédia portables. Par conséquent, la valeur totale de l'écriture au journal créée par la réception sur commande d'achat était de 1 000 et il s'agit des montants au crédit et au débit enregistrés dans les comptes de stock par défaut.

Cependant, la valeur de l'écriture au journal liée à la livraison envoyée au client est 360. Autrement dit, la quantité de 4 articles multipliée par le coût de l'article à ce moment-là (90).

N'oubliez pas que la valeur totale de la facture basée sur cette livraison était de 440. Elle a été calculée en fonction de la liste de prix du revendeur (110) définie comme liste de prix par défaut dans la fiche client.

Dans les écritures au journal automatiques, le système identifie les comptes à utiliser car vous avez défini des comptes généraux par défaut dans la fenêtre Liens comptables. Ces comptes par défaut incluent des comptes collectifs qui relient les comptes auxiliaires des partenaires au grand livre.

Les soldes des données de base du partenaire sont représentés dans le plan comptable des comptes collectifs clients et fournisseurs qui cumulent les transactions client et fournisseur dans leurs soldes.

Dans une facture client, le système identifie la valeur à créditer et à débiter dans l'écriture au journal automatique à l'aide de la liste de prix par défaut définie dans la fiche client et du prix de l'article dans cette liste de prix.

Dans une livraison, le système "connaît" la valeur à créditer et à débiter dans l'écriture au journal automatique à l'aide du coût de l'article qui est calculé automatiquement, en fonction de la méthode de valorisation sélectionnée pour l'article.