Exploration des options de rapprochement de comptes bancaires

Voici un exemple :

• Une fois par semaine, Marie, la comptable d'OEC Computers, reçoit un extrait de compte de la banque.
• Marie vous demande quel est le moyen le plus efficace pour saisir cet extrait de compte dans SAP Business One.
• Et comment faire correspondre les transactions enregistrées par la banque pour OEC Computers avec la transaction qu'elle a enregistrée pour le compte bancaire général dans SAP Business One.
• Vous devez tenir compte du fait qu'OEC Computers paie et est payé à l'aide de tous les moyens de paiement (remises de chèques et d'espèces, chèques pour paiements ainsi que virement bancaire).

• Les encaissements, les décaissements et les remises en banque comptabilisent les écritures au journal sur le compte banque société.
• L'extrait de compte sert d'instrument de notification juridiquement contraignant de la banque à ses clients.
• Vous devez faire correspondre les transactions de la banque société enregistrées dans SAP Business One avec les données de l'extrait de compte et les ajuster si nécessaire.
• Vous ne devez pas rapprocher ces postes non soldés tant que vous n'avez pas reçu l'extrait de compte indiquant que la banque a réellement effectué le paiement.
• Ce processus de comparaison est appelé Rapprochement bancaire, où vous effectuez la comparaison d'un compte avec des données externes.
• Dans SAP Business One, nous appelons ce processus Rapprochement.
• Les rapprochements bancaires aident les responsables fonctionnels à s'assurer que toutes les transactions bancaires sont correctement enregistrées sur le livre comptable et l'extrait de compte.

• Lorsque vous effectuez un rapprochement, vous comparez les postes non soldés d'un compte général bancaire dans SAP Business One avec les postes non soldés d'un extrait de compte externe.
• Ensuite, SAP Business One marque ces transactions comme rapprochées en externe.
• Dans la plupart des cas, l'extrait de compte est reçu d'une banque et le compte à rapprocher est le compte bancaire associé. Cependant, l'extrait peut également être reçu d'un partenaire qui souhaite rapprocher le compte partenaire dans vos livres avec son propre compte.
• Dans SAP Business One, nous avons également le processus de lettrage qui est distinct du processus de rapprochement externe.

• Le terme Lettrage fait référence à la comparaison et au rapprochement des postes créditeurs non soldés avec les postes débiteurs non soldés au sein d'un compte (donc interne). Cela est nécessaire pour les comptes pour lesquels un processus de gestion n'est pas considéré comme entièrement terminé tant que chaque montant au crédit n'a pas un montant au débit correspondant :
  • Pour les comptes clients, une créance (débit) doit être suivie d'un encaissement (crédit).
  • Pour les comptes fournisseurs, une dette (crédit) doit être suivie d'un décaissement (débit).
  • Lors de l'utilisation d'un compte transitoire, un décaissement vers un fournisseur effectué par l'assistant de paiement (débit) doit être suivi d'un transfert sur le compte général bancaire (crédit).
• Ce cours traite du processus de rapprochement.

• Dans SAP Business One, vous disposez de trois options pour effectuer le rapprochement : rapprochement, rapprochement manuel et traitement de l'extrait de compte.
• Notez qu'il s'agit des noms des fenêtres dans SAP Business One.
• Pour éviter de créer des rapprochements en double, l'utilisateur doit sélectionner une option et l'utiliser pour effectuer des rapprochements.
• Cette décision dépend de la localisation de la société.
• Examinons ces trois options.

• La première option de SAP Business One est appelée Rapprochement. Elle est prise en charge dans toutes les localisations.
• Cette option vous permet d'importer d'abord ou de saisir manuellement les transactions d'extrait de compte dans le système à l'aide de la fonction Traiter extrait de compte externe (si nécessaire, vous pouvez ajouter cette fenêtre à l'aide de Options formulaire - Menu principal).
• Le système affiche ensuite côte à côte les transactions en cours du compte général dans SAP Business One et la transaction importée ou saisie à partir de l'extrait de compte. Vous rapprochez les transactions correspondantes côté SAP Business One et côté banque. Si nécessaire, vous pouvez effectuer des transactions de rapprochement pour faire correspondre vos données avec celles de la banque.
• Vous pouvez sélectionner un type de rapprochement : Manuel, Automatique ou Semi-automatique. Elles fonctionnent de manière très similaire aux types de lettrage.
• Pour utiliser le rapprochement, sélectionnez le chemin de menus Banking  Extraits de compte et rapprochements externes  Rapprochement.

• La deuxième option est Rapprochement manuel. Elle est prise en charge en Australie, au Brésil, au Canada, en Chine, à Chypre, en Inde, au Japon, en Corée, en Nouvelle-Zélande, à Singapour, en Afrique du Sud, au Royaume-Uni et aux États-Unis.
• Cette option vous permet de saisir la date de fin et le solde de l'extrait reçu de la banque. Le système affiche les transactions en cours pour le compte bancaire général. Vous les comparez manuellement au solde reçu de la banque.
• Cette fonction vous permet de vérifier et de rapprocher les transactions enregistrées dans SAP Business One par rapport au solde reçu de la banque et de créer des ajustements si nécessaire.
• Le système suit l'écart entre le solde final de l'extrait et les postes rapprochés du compte général. Le système vous autorise à rapprocher le compte uniquement lorsque cet écart est égal à 0.
• À partir de l'écran de rapprochement manuel, vous pouvez créer des ajustements pour clôturer les écarts et ramener l'écart à 0. Par exemple, vous pouvez déposer des paiements en espèces, par chèque et par carte de crédit qui apparaissent sur l'extrait de compte. Vous pouvez également comptabiliser des écritures au journal ou créer des paiements. Le système garde une trace du solde de l'extrait pour le prochain rapprochement. Pour utiliser le rapprochement manuel, sélectionnez Opérations bancaires  Extraits de compte et rapprochements externes  Rapprochement manuel.

• La dernière option est le traitement de l'extrait de compte (BSP). Cette option automatise le traitement et le rapprochement des transactions à partir d'un extrait de compte.
• Il est conçu pour les entreprises qui utilisent intensivement le virement bancaire direct pour les décaissements et les encaissements.
• Étant donné que la plupart des clients paient par virement bancaire direct, le comptable de la société n'a connaissance d'un encaissement qu'après avoir importé le fichier bancaire.
• La fonction de traitement d'extrait de compte vous permet de générer automatiquement des encaissements et des décaissements, et d'effectuer des lettrages et des rapprochements.
• En saisissant les détails de l'extrait de compte, automatiquement ou manuellement, vous pouvez créer des transactions qui n'ont pas encore été comptabilisées.
• Ce processus est pris en charge dans toutes les localisations.
• La clé de l'efficacité de la fonctionnalité BSP est la configuration.
• Il est important de souligner que l'automatisation du traitement de l'extrait de compte est directement liée à l'exactitude des options pertinentes pour l'entreprise.

• Marie, la comptable d'OEC Computers, émet un virement bancaire de 500 EUR pour payer une facture fournisseur reçue de l'un des fournisseurs de l'entreprise.
• Deux types de rapprochement doivent avoir lieu pour ce décaissement. Quels sont ces rapprochements ?

• Lettrage pour l'enregistrement des données de base du fournisseur afin qu'il corresponde au montant du décaissement (débit) et au montant de la facture fournisseur (crédit).
• Rapprochement pour faire correspondre l'opération de décaissement enregistrée sur le compte bancaire dans SAP Business One avec les données d'extrait de compte que Marie recevra de la banque.

• Voici quelques points clés :
  • Vous devez faire correspondre les transactions de la banque société enregistrées dans le compte bancaire dans SAP Business One avec les données d'extrait de compte que vous recevez de la banque et les corriger si nécessaire.
  • Ce processus de comparaison est appelé Rapprochement bancaire, où vous effectuez la comparaison d'un compte avec des données externes.
  • Dans SAP Business One, nous appelons ce processus Rapprochement.
  • Ensuite, SAP Business One marque ces transactions comme rapprochées en externe.
• Dans SAP Business One, vous disposez de trois options pour effectuer un rapprochement :
  • Rapprochement
  • Rapprochement manuel
  • et Traitement de l'extrait de compte (BSP).
• Pour éviter de créer des rapprochements en double, l'utilisateur doit sélectionner une option et l'utiliser pour effectuer des rapprochements.